ایزو 30401 پُلی برای دستیابی به سیستم مدیریت دانش.

در این مقاله قرار است اطلاعات مفید و کاربردی در مورد ایزو 30401 کسب کنید. از آنجایی که این استاندارد به واسطه مدیریت دانش شکل گرفته است؛ کمی هم در مورد سیستم مدیریت دانش می‌خوانید.

ایزو چیست و چطور باید گواهی ایزو بگیریم؟

سازمان جهانی ایزو یا سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) یک مؤسسه بین‌المللی است که استانداردهای کلی و جزئی را برای هماهنگ‌کردن استانداردهای متفاوت جهانی تعیین می‌کند. این سازمان در سال ۱۹۴۷ تأسیس شد و دفتر مرکزی آن در ژنو سوئیس است. ایران هم یکی از کشورهای عضو این سازمان است. ایزو مخفف کلمه یونانی ἴσος (isos) به معنای برابری است و نشان دهنده هدف این سازمان یعنی برابری و استانداردسازی فرهنگ‌هاست. این سازمان انواع استانداردهای تجاری و صنعتی جهانی را تعیین می‌کند. برای دریافت گواهینامه ایزو، شما باید با موسسه‌های صدور گواهینامه تماس بگیرید و شرایط و مدارک لازم را در اختیار آنها قرار دهید و نشان دهید که سازمان شما از استانداردهای موجود در ایزو پیروی می‌کند.

چه ISOهایی در دنیا وجود دارد؟

بر اساس اعلام سازمان بین‌المللی استاندارد (ISO) بیش از 80 استاندارد سیستم مدیریت (MSS) وجود دارد که موضوعات مختلفی مانند مدیریت کیفیت، مدیریت زیست‌محیطی، بهداشت و ایمنی، مدیریت انرژی، آزمایش و کالیبراسیون، دستگاه‌های پزشکی، مدیریت ایمنی مواد غذایی و امنیت اطلاعات را پوشش می‌دهند. از این بین محبوب‌ترین ایزوها به ترتیب زیر هستند:

• ایزو 9001 –مدیریت کیفیت
• ایزو 14001- مدیریت زیست‌محیطی
• ایزو 22301- تداوم کسب و کار
• ایزو 27001- امنیت اطلاعات

همان‌طور که می‌بینید در دنیا استاندارهای زیادی وجود دارد که سعی دارند فرایندهای متحد شکل با بازدهی بالا را برای سازمان‌ها و انجام امور ایجاد کنند. این استاندارها با توجه به حوزه خاص خود تفاوت‌هایی دارند. مثلاً ایزو 9001 و ایزو 14001 هر دو استانداردهای سیستم مدیریت ایزو هستند که از ساختاری با سطح بالا پیروی می‌کنند و دارای یک چرخه (برنامه – اجرا، کنترل، عمل) مشابه هستند. با این حال، حوزه تمرکز و دستورالعمل‌های آنها با هم متفاوت است.

ایزو 9001 یک سیستم مدیریت کیفیت است که هدف آن افزایش رضایت مشتری و کیفیت محصول است ولی ایزو 14001 یک سیستم مدیریت زیست‌محیطی است که هدف آن اندازه‌گیری و بهبود اثرات زیست‌محیطی و به‌حداقل‌رساندن اثرات منفی بر محیط‌زیست است. ایزو 14001 بر اساس ایزو 9001 است، اما مستقیماً مواد آنها با هم مشابه و هم‌تراز نیست.  هدف اصلی ایزو 9001 رضایت مشتری است، درحالی‌که هدف ایزو 14001 به‌حداقل‌رساندن اثرات زیست‌محیطی سازمان است. طبق این پاراگراف ما استانداردهای متفاوتی داریم که یکی از مهمترین آن‌ها استاندارد ایزو 30401 است.

چرا باید به 30401 ISO (ایزو ۳۰۴۰۱) پایبند باشیم؟

قطعاً بارها شنیده‌اید که مدیریت دانش از این جهت مهم است که کارایی و توانایی تصمیم‌گیری سازمانی را افزایش می‌دهد. خب با این همه خوبی! چرا هنوز سازمان‌هایی از وجود این مفهوم بی‌نصیب‌اند؟ این سؤال بهانه‌ای شد تا برای شما از ایزو ۳۰۴۰۱ بنویسم. دستورالعملی که برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش است و به سازمان‌ها اجازه می‌دهد ابزارها و تکنیک‌های مناسب برای عملکرد خود را به نحوی استفاده کنند که منجر به موفقیت مدیریت دانش شود. خوب است بدانید که شکل‌گیری ایزو ۳۰۴۰۱ به سال‌های 2015 تا 2018 برمی‌گردد و توسط یک کمیته بین‌المللی تدوین شده‌است. نیک میلتون از شرکت Knoco Ltd که احتمالاً معرف حضورتان است هم در این کمیته مشارکت داشت.

مزایای پیاده‌سازی استاندارد ایزو 30401 چیست؟

ما ایزو 30401 را اجرایی می‌کنیم تا بتوانیم به مزایای مدیریت دانش در سازمان دست پیدا کنیم پس طبیعتاً این مزایا  شامل مزایای اجرای خود مدیریت دانش هم می‌شود که در پاراگراف اول در این مورد صحبت کردم اما به‌عنوان مزیت دیگر اجرای ایزو ۳۰۴۰۱ می‌توان به این اشاره کرد که سیستم مدیریت دانش به افراد اجازه می‌دهند اطلاعات را پیدا کنند، به اشتراک بگذارند و از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری سریع‌تر استفاده کنند. در نهایت می‌توان بزرگ‌ترین مزایای  اجرای ایزو ۳۰۴۰۱ را موارد زیر دانست:

• چالش کمتر، مواجه با چالش‌ها و بسیاری از مشکلات رایج KM به حداقل می‌رسد؛
• پشتیبانی بهتر، یک سیستم مدیریت مؤثر برای پشتیبانی از KM استقرار می‌دهید.
• بهبود تصمیم‌گیری، با اجرای ایزو 30401، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای تصمیم‌گیری خود را با اطمینان از اینکه دانش مناسب در زمان مناسب در دسترس افراد مناسب قرار می‌گیرد، بهبود بخشند.
• افزایش نوآوری، ایزو 30401 می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا با ارائه چارچوب مدیریت دانشی که از خلاقیت و نوآوری پشتیبانی می‌کند، قابلیت‌های نوآوری خود را افزایش دهند.
• مدیریت بهتر ریسک، با اجرای ایزو 30401 سازمان‌ها می‌توانند ریسک‌های مربوط به ازدست‌دادن دانش یا سوءمدیریت را بهتر مدیریت کنند.
• بهبود رضایت مشتری، با مدیریت مؤثر دانش، سازمان‌ها می‌توانند نیازها و انتظارات مشتری را بهتر برای برآورده کرده و سبب افزایش رضایت آنها شوند.
• افزایش کارایی، سازمان‌ها با مدیریت مؤثرتر دانش می‌توانند تلاش‌های مضاعف را کاهش داده و کارایی را افزایش دهند.

الزامات پیاده‌سازی ایزو۳۰۴۰۱ چیست؟

درست است که ایزو 30401 برای هر سازمانی، صرف‌نظر از نوع یا اندازه آن، محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهد، قابل‌اجرا است. اما برای پیاده‌سازی آن الزاماتی به شرح زیر وجود دارد:

• تعهد رهبری، مدیریت عالی باید تعهدش را نسبت به توسعه و اجرای سیستم مدیریت دانش نشان دهد.
• مفاد سازمان، سازمان باید مسائل داخلی و خارجی مرتبط با هدف را تعیین و کمک کند تا به نتایج موردنظر سیستم مدیریت دانش دست یابد.
• سیاست مدیریت دانش، سازمان باید خط‌مشی مدیریت دانش متناسب با هدف و زمینه سازمان را ایجاد کند.
• اهداف مدیریت دانش، سازمان باید اهداف مدیریت دانش را به نحوی تعیین کند که با خط‌مشی مدیریت دانش سازگار باشد.
• طرح مدیریت دانش، سازمان باید یک برنامه مدیریت دانش ایجاد کند که شامل اقداماتی برای رسیدگی به ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط با مدیریت دانش باشد.
• منابع، سازمان باید منابع مورد نیاز برای استقرار، اجرا، نگهداری، بررسی و بهبود سیستم مدیریت دانش خود را فراهم کند.

چالش‌های اجرای استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ چیست؟

حالا که با چرایی اجرای ایزو 30401 آشنا شدید؛ بهتر است در مورد چالش‌های آن هم بدانید تا اگر برای اجرای آن دست‌به‌کار شدید، آمادگی مواجه با آنها را داشته باشید. ایزو 30401:2018 استانداردی برای مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) است. این سند از یک رویکرد فرایندگرا برای مدیریت دارایی‌های ICT استفاده می‌کند که می‌تواند به استقرار، پیاده‌سازی، بهره‌برداری و نگهداری سیستم مدیریت دارایی  ICT کمک ‌کند. ایزو ۳۰۴۰۱ (2018) توجه دارد که هر سازمان نیازها و الزامات منحصربه‌فرد خود را برای دستیابی به اهداف دارد و این نیازها و الزامات ممکن است با سایر سازمان‌ها متفاوت باشند.

بنابراین، هدف از این سند ارائه نمایی کلی از مجموعه فرایندهایی است که می‌توان از آنها برای ایجاد معماری اطلاعاتی قدرتمند پیرامون دارایی‌های فناوری اطلاعات استفاده نمود. این سند نه‌تنها به تعهدات قانونی می‌پردازد، بلکه برای ارائه خدمات خود نیز از بِه‌روش‌ها بهره می‌برد. رویکردی که استاندارد ایزو ۳۰۴۰۱ برای مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات ارائه می‌دهد بر مبنای این پیش‌فرض است که تمام سازمان‌ها (سازمان، ارائه‌دهندگان خدمات و مشتریان) می‌دانند کدام فرایندهای تجاری به خدمات ICT  نیاز دارند. این رویکرد با الزامات قانونی در رابطه با قوانین حفاظت از داده‌ها مطابقت دارد و با شناسایی موارد تکراری در برنامه‌های کاربردی و زیرساخت، هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.  

سیستم مدیریت دانش چیست؟

سیستم‌ مدیریت دانش ابزاری است که به شرکت‌ها امکان ایجاد، ذخیره و به اشتراک‌گذاری دانش را می‌دهد. این سیستم‌ سازمان را قادر می‌سازد تا دانش را در یک مکان مرکزی (پایگاه دانش) جمع‌آوری کند. سپس یادگیری برای کارکنان در سراسر سازمان را آسان می‌کند تا در هر زمان به آن دسترسی داشته باشند. این کار هزینه‌های مرتبط با آموزش استخدامی‌های جدید (آنبوردینگ) و آفبوردینگ را کاهش می‌دهد و بینش‌ ارزشمندی در مورد الگوها، فرهنگ سازمانی و رفتار مشتریان به کارمندان ارائه می‌دهد.

سیستم مدیریت دانش همچنین می‌تواند پایگاه‌های دانش قابل جستجو را برای بازیابی اطلاعاتِ مورد نیاز کارکنان، مشتریان یا سایر ذینفعان فراهم کند. اگر این سیستم همراه با یک نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده شود، برخی از فرایندها را خودکار می‌کند، منابع داده را در گردش‌کارِ فرایندِ کسب و کار ERP ادغام می‌کند، کارایی را افزایش و خطاها را کاهش می‌دهد.

کاربردهای سیستم مدیریت دانش:

سیستم‌های مدیریت دانش که با نام سیستم‌های KM یا سیستم‌های مدیریت اطلاعات (IMS) هم شناخته می‌‌شود برای استفاده بهینه از دانش، کاهش هزینه‌ها و بهبود عملیات تجاری مورد استفاد قرار می‌گیرند. این سیستم‌ها را می‌توان در همه زمینه‌هایی که ورودی داده دارند؛ اعم از خدمات مشتری، منابع انسانی، بازاریابی یا مهندسی استفاده کرد.

از سیستم مدیریت دانش کجا استفاده کنیم؟

خدمات مشتری :

در خدمات مشتری، یک سیستم KM می‌تواند اطلاعات مشتری را ذخیره و تعاملات مشتری را ردیابی کند (مدیریتِ دانشِ مشتری). اینکار به کسب و کارها کمک می‌کند تا مشتریان خود را بهتر درک کنند و تجربه بهتری برای مشتری ارائه دهند.

منابع انسانی:

منابع انسانی نقش مهمی در سیستم‌های مدیریت دانش ایفا می‌کند. آنها مسئول تخصیص و استقرار سرمایه انسانی یک سازمان و ارزیابی عملکرد آنها هستند. انواع مختلفی از فرآیندهای منابع انسانی در این نوع سیستم قابل ثبت و ارزیابی است: استخدام، آموزش، آنبوردینگ و آفبوردینگ، توسعه سازمانی، تدوین استراتژی کارکنان و غیره.

بازاریابی یا مهندسی:

سیستم‌های مدیریت دانش کمک می‌کنند تا اطمینان حاصل کنید که دانش سازمان شما از بین نمی‌رود و برای افراد در بخش‌ها یا نقش‌های مختلف قابل دسترسی است. بازاریابی یا مهندسی هم از این امر مستثنی نیست، بنابراین در این حوزه هم باید به طور موثر مورد استفاده قرار گیرد تا همه از وجود آن در سازمان مطلع شوند. به‌طور مثال کمپین‌های تبلیغاتی یا انجام پروژه‌های بزرگ بر اساس درس‌آموخته‌های ثبت شده و به‌روش‌های ناب انجام شود. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه خواندن مقاله مدیریت دانش در بازاریابی و فروش را توصیه می‌کنم.

چرخه عمر در سیستم مدیریت دانش:

1-رهبری (سرپرستی)

رهبری (سرپرستی) نقش مهمی در چرخه عمر سیستم مدیریت دانش ایفا می‌کند. رهبری از مراحل ابتدایی شروع می‌شود. برای ذی‌نفعان نقش‌های مختلفی را تعریف و تخصیص می‌دهد، مرحله برنامه‌ریزی را پیش می‌برد، مدیران دانش را راهنمایی می‌کند تا مهارت‌های رهبری و تخصص خود را به کار بگیرند و در نهایت در مرحله اجرا یعنی مرحله‌ای که باید پیشرفت کار در نقاط عطف پروژه نظارت شود، نقش آن به اوج خود می‌رسد. چرخه عمر رهبری در هر مرحله از سیستم KM، تأثیر قابل‌توجهی بر موفقیت یا شکست آن دارد.

2- برنامه‌ریزی

هر سیستم مدیریت دانش (KMS) چه برای کسب‌وکارهای کوچک و چه برای یک شرکت بزرگ، باید به‌دقت برنامه‌ریزی شود. KMSی که به‌صورت دقیق برنامه‌ریزی نشود و نتواند تمام مراحل زیر را در نظر بگیرد، نمی‌تواند موفق شود:

• شناسایی ذی‌نفعان
• تعریف الزامات
• طراحی معماری
• توسعه یک استراتژی اجرایی
• تهیه یک برنامه اجرایی
• پیاده‌سازی و اجرا KMS

در مدیریت دانش، پشتیبانی‌کردن در چرخه عمر اهمیت زیادی دارد. این چرخه شامل چهار مرحلهٔ توسعه، نصب، بهره‌برداری و نگه‌داری است. در هر یک از این مراحل، با توجه به نیازهای هر مرحله و درنظرگرفتن منابع و وظایف، پشتیبانی‌کردن نقش‌ متفاوتی خواهد داشت.

4- عملیات

عملیات، مراحلی در چرخه حیات سیستم مدیریت دانش هستند که از فعالیت‌های روزانه یک سازمان حمایت می‌کنند. عملیاتها می‌تواند توسط کارمندان خود سازمان انجام شود و یا به یک شرکت شخص ثالث سپرده شود. این مفهوم شامل ورود داده‌ها، بایگانی الکترونیکی و ذخیره‌سازی اسناد هستند. عملیات از این جهت اهمیت دارد که تضمین می‌کنند سازمان‌ها می‌توانند در صورت نیاز به داده‌های خود دسترسی داشته باشند. عملیات چرخه عمر سیستم مدیریت دانش را می‌توان به سه دسته تقسیم کرد: ورود داده‌ها، بایگانی الکترونیکی و ذخیره‌سازی اسناد

•  ورود داده‌ها فرایند افزودن اطلاعات جدید به سیستم است. این مرحله می‌تواند شامل واردکردن داده‌ها به‌صورت دستی یا بارگذاری فایل‌ها از رایانه باشد.
• تشکیل پرونده الکترونیکی فرایند سازماندهی و ذخیره اسناد الکترونیکی است و شامل ایجاد پوشه‌های مختلف است.
• ذخیره اسناد، مکانی را برای ذخیره اسنادی که مورد نیاز سایر افراد است را فراهم می‌کند. این مقاله در مورد نحوه ذخیره صحیح اسناد است تا در صورت نیاز به‌راحتی بازیابی شوند. 

5- ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد فرایندی است که عملکرد سیستم‌های مدیریت دانش (KMS) را از نظر اثربخشی، کارایی و رضایت ارزیابی می‌کند. چرخه حیات KMS شامل سه مرحله: طراحی، پیاده‌سازی و بهره‌برداری است.

6- بهبود

چرخه حیات سیستم مدیریت دانش فرایندی است که برای شناسایی، برنامه‌ریزی و اجرای موارد  بهبودیافته در سیستم مدیریت دانش استفاده می‌شود.

KMS می‌تواند از سه طریق به شما در بهبود سیستم مدیریت دانش زیر کمک کند:

• بهبود کیفیت محتوا
• افزایش تجربه کاربر
• افزایش همکاری