پایگاه دانش برند یک مخزن نرم‌افزاری است که کاربریِ آسانی دارد و هر کسی در سازمان بنا به نیاز خود از آن استفاده می‌کند. پایگاه دانش برند تضمین می‌کند که همه افراد در سازمان به برند شما و پیامی که قرار است برساند پایبند باقی می‌مانند. دارایی‌ها و منابع خلاقانه مانند برندبوک، لوگو‌ها، فونت‌ها، عکاسی و موارد دیگر را ذخیره کنید و به اشتراک بگذارید.
برندبوک سازمان را منتظر و به‌روزرسانی کنید.
ملزومات برند (Brand Asset) و عکاسی را مدیریت کرده و به اشتراک بگذارید.
به سادگی از رعایت الزامات برند در تبلیغات، کمپین‌ها و …اطمینان حاصل کنید.
از محتواهای مرتبط با برند مثل بروشور، کارت ویزیت، سربرگ و… استفاده مجدد کنید.
لیست سوالات متداول درباره برند را ایجاد کنید.
پایگاه دانش مشتریان
پایگاه دانش مشتریان محلی است که شما برای دستیابی به داستان هر مشتری در سازمان خود و بینش درباره آن‌ها به آن مراجعه می‌کنید. تیم‌هایی که مستقیماً با مشتری در ارتباط هستند می‌توانند به محتواهای تایید شده، فایل‌ها و مستندات، ارجاعات و داده‌های تجمیعی هر مشتری دسترسی داشته باشند. همچنین، همه افراد در سازمان شما از طریق جریان مداومی از آخرین اخبار، از مشتریان جدید سازمان مطلع می‌شوند.
اطلاعات و داستان مرتبط با هر مشتری را در قالب یک ویکی ساده جمع‌آوری کنید.
قالب‌هایی جهت تسریع و سادگی در فرآیند نگارش و انتشار اطلاعات درباره مشتری ایجاد کنید.
افراد را از آخرین به روزرسانی‌های مرتبط با هر مشتری مطلع کنید.
کلیه اسناد و تعاملات رسمی و غیررسمی با هر مشتری را آرشیو کنید.
هندبوک کارکنان
هندبوک دیجیتالی کارکنان، فضایی برای جمع‌آوری خط‌مشی‌های محل کار است. با هندبوک کارکنان، دسترسی به قوانین و مقررات، مزایای در نظر گرفته شده برای کارکنان، قواعد دورکاری، استراتژی‌های حیاتی سازمان، نوع لباس پوشیدن و موارد دیگر تسهیل می‌شود. همه خط‌مشی‌های بیان شده در هندبوک کارکنان قابلیت جستجو و ردیابی دارند و در فصول مجزا سازمان‌دهی شده‌اند.
تمام خط مشی‌های سازمان را در یک جا متمرکز کنید.
با فصل‌بندی درست محتوای هندبوک، جستوجو و مطالعه آن را به کاری ساده و لذت بخش تبدیل کنید.
از ویکیِ دارای ویرایشگر پیشرفته برای انتشار و مدیریت محتوا استفاده کنید.
مدیریت نسخه‌ها و پیگیری تغییرات در بخشهای مختلف هندبوک را به راحتی انجام دهید.
مرکز حکمرانی
مرکز حکمرانی یک فضای اختصاصی برای دسترسی کارکنان به اطلاعات مهم کسب‌وکار و اجتناب از ریسک تطبیق (Compliance) است. خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و مستندات فرایندها را انتشار دهید و مدیریت کنید تا مطمئن شوید که همه افراد مرتبط می‌دانند که چگونه می‌توانند به کاهش ریسک و برآوردن الزامات تطبیق کمک کنند.
خط‌مشی‌ها یا فرایندها را به عنوان صفحات ویکی و با کنترل نسخه منتشر کنید.
در صورت نیاز، خط‌مشی‌ها و فرایندها را در یک ساختار سلسله‌مراتبی مرتب کنید.
افراد را از به‌روزرسانی خط‌مشی یا قوانین و مقررات مطلع کنید.
فرایندی برای صحه‌گذاری و تایید خط‌مشی‌ها ایجاد کنید.
هر گونه فعالیت در صفحات قوانین و خط‌مشی‌ها را به همراه لاگ‌برداری ردیابی کنید.
هلپ دسک IT
با استفاده از یک هلپ دسک، ردیابی تیکت‌ها، مدیریت تسک‌ها و گردش کارها بسیار ساده می‌شود و سرعت رسیدگی به مسائل IT در سازمان افزایش پیدا می‌کند. هلپ دسک جایی است که می‌توانید پشتیبانی به صورت سلف‌سرویس ارائه دهید، پرسش‌های متداول را در آن بگذارید و اطلاعات کلیدی برای ارائه خدمات IT به واحدهای دیگر را سازمان‌دهی و استفاده کنید. حتی می‌توانید ابزارهای ارتباطی خود را به آن متصل کنید تا درخواست‌ها و تیکت‌ها، بدون دردسر در سیستم شما به گردش درآیند.
تیکت‌های پشتیبانی را ثبت و ردگیری کنید.
دانش لازم برای سرویس‌دهی و پاسخگویی سریع‌تر به تیکت‌ها را فراهم کنید.
بار درخواست‌ها را با هدایت کاربران به سمت سلف سرویس‌هایی مانند FAQ و ویکی کاهش دهید.
یک پایگاه دانش برای سیاست‌ها و رویه‌های ITایجاد کنید.
یک پایگاه دانش از تجهیزات و دارایی‌های ITایجاد کنید.
مرکز رهبری استراتژیک
این مرکز باعث می‌شود چشم‌انداز و استراتژی‌های سازمان که مستقیما از لایه رهبری سازمان شکل گرفته بلاواسطه در معرض دید کارکنان قرار گیرد. این مرکز زمینه ارتباط مناسب بین کارکنان و لایه ارشد سازمان را فراهم نموده، فاصله‌ها را کم کرده و موجب ایجاد دیالوگ بین افراد در سازمان می‌شود. دیالوگ زمانی شکل می‌گیرد که از حضور کارکنان و نظراتشان نیز در آن استفاده کنید.
انتقال دیدگاه‌های رهبران سازمان را به کارکنان منتقل کنید و آن‌ها ار از به‌روزرسانی‌ها مطلع کنید.
ایده‌ها، بازخورها و سوالات کارکنان را جمع‌آوری کرده و از آن‌ها استفاده کنید.
ارتباطی بدون واسطه بین رهبران و کارکنان سازمان ایجاد کنید.
پایگاه دانش بازاریابی
تیم‌های بازاریابی به طور پیوسته محتواهایی برای جذب مشتریان تهیه می‌کنند. پایگاه دانش بازاریابی، این محتوا را که شامل پیام‌ها، ویدیوها، ملزومات بازاریابی و اطلاعات کمپین‌ها می‌شود را مدیریت کرده و کمک می‌کند تا کارمندان و ذینفعان بتوانند راحت‌تر به اهداف بازاریابی دست یابند.
کمپین‌های جدید را اعلام کرده و اطلاعات و محتواهایی که قابلیت به اشتراک‌گذاری دارند را توزیع نمایید.
مطالب و ملزومات کمپین‌های گذشته را برای آینده ذخیره و نگهداری کنید.
آخرین پست‌های بلاگ، شبکه‌های اجتماعی و همینطور پیام‌های روابط عمومی را اطلاع‌رسانی کنید.
تیم فروش را در جریان تاریخ‌های کلیدی کمپین‌ها قرار دهید.
اطلاعات، سوابق و ملزومات بازاریابی مرتبط با یک موضوع خاص را جستوجو و بازیابی کنید.
آنبوردینگ
جمع‌آوری و تهیه یک توالی مناسب از انواع محتوا و اطلاعات باعث می‌شود کارکنان تازه‌وارد، دانش و ارتباطات مورد نیاز خود را خیلی سریع‌تر به دست آورند. اگر یک مرکز آنبودینگ منظم و ساختارمند برای سازمان خود ایجاد کنید بهره‌وری و انگیزه کارکنان به وضوح افزایش می‌یابد.
هر فرد تازه‌وارد را با نکات، اطلاعات، ملزومات و روش‌های کاری مرتبط با سمت خود به سرعت و سادگی آشنا کنید.
اصول فرهنگی، ارزش‌های سازمانی و اطلاعات سایر کارکنان را به طور مستمر با نیروهای تازه‌وارد به اشتراک بگذارید.
سوالات پرتکراری را که از طرف تازه‌واردها مطرح می‌شود در قالب FAQ یا ویکی جمع‌آوری کنید.
کمک کنید هر تازه‌وارد بداند برای مشورت یا راهنمایی در زمینه‌های تخصصی از چه کسی باید کمک بگیرد.
پایگاه دانش قیمت‌گذاری
پایگاه دانش قیمت‌گذاری مرکزی است برای همه اطلاعات مربوط به قیمت‌گذاری، از آخرین اسناد تاییدشده گرفته تا بروشورها و سایر اقلام مرتبط. این پایگاه کارکنان را قادر می‌سازد تا با اطمینان کامل از صحت اطلاعات مربوط به قیمت‌گذاری، پاسخگویی به مشتریان را سرعت بخشند.
آخرین اطلاعات و راهنماهای قیمت‌گذاری را در ویکی‌های قابل جستجو جمع‌آوری کنید.
منابع قیمت‌گذاری تایید شده را در یک جا تجمیع کنید.
آخرین تغییرات قیمت‌گذاری را به موقع اطلاع‌رسانی کنید.
امکان گفت‌و‌گو و تبادل نظر حول اطلاعات قیمت‌گذاری و استفاده از شعور جمعی را فراهم کنید.
اسناد و اطلاعات قدیمی قیمت‌گذاری را بایگانی کنید.
پایگاه دانش محصول
پایگاه دانش محصول، محلی است متمرکز برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و به‌روز رسانی‌های مرتبط با محصول. با این پایگاه دانش، به کارکنان خود امکان دسترسی سریع و آسان به جزئیات محصول، اطلاعیه‌ها و نقشه راه بدهید. کارکنان می‌توانند در این پایگاه سوالات خود را بپرسند و ایده‌هایی در مورد محصول ارائه دهند.
انواع اسناد محصول مانند چشم‌انداز و استراتژی محصول، مستندات طراحی، نقشه‌راه محصول، نقشه‌های سفر و PRD را تولید، نگهداری و به‌روز کنید.
جزئیات محصول را در ویکی‌های قابل جستوجو ذخیره کنید.
اطلاعات انتشار نسخه‌های جدید محصول (Product Release)را به اشتراک بگذارید.
فضاهایی برای پرسیدن سوال و ارائه ایده‌های مربوط به محصول ایجاد کنید.
به راحتی اطلاعات و تجربیات پروژه‌های خاتمه‌یافته را پیدا کنید.
مرکز پرسش‌وپاسخ
مرکز پرسش‌وپاسخ، کمک می‌کند پرسش‌ها و مساله‌ها از محیط‌های بسته و محدود سازمان شما مثل واحدها و حلقه‌های آشنایی افراد خارج شوند و در کل سازمان به جریان بیفتند. با داشتن این مرکز، کارکنان شما به راحتی می‌توانند پرسش‌ها و ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند. حتی این مرکز کمک می‌کند نیازهای سازمانتان را بهتر شناسایی کنید و به بهبود مستمر و مشارکت کارکنان جانی تازه ببخشید.
فضایی برای مطرح شدن پرسش‌ها، مساله‌ها و چالش‌های حرفه‌ای افراد ایجاد کنید.
امکان جمع‌سپاری حل مساله در سازمان و استفاده از عقل جمعی را فراهم کنید.
حل مسائل را با توزیع بهینه پرسش‌ها و مساله‌ها تسریع کنید.
با ایجاد تدریجی FAQاز دوباره‌کاری برای حل مساله‌های تکراری جلوگیری کنید و به راحتی به پاسخ به پرسش‌های متداول پاسخ دهید.
مرکز RFP و پروپوزال
این مرکز به تیم فروش کمک می‌کند به بهترین شکل به RFP ها رسیدگی کرده و پاسخ مناسب به آن‌ها ارائه دهند. کاهش زمان آماده‌سازی پروپوزال با تکیه بر رویه‌های موفق پیشین و استفاده از پاسخ سوالات مشترک در RFP ها به بهره‌وری بیشتر تیم فروش کمک می‌کند.
تمپلیت‌های پروپوزال، منابع لازم برای فروش و همین طور پروپوزال‌های قبلی را جمع‌آوری کنید.
آخرین نسخه معتبر از تاییدیه‌ها، گواهینامه‌ها، رضایت مشتریان، و سایر موارد حساس را نگهداری و استفاده کنید.
تجربه‌ها و نکات مرتبط با پروپوزال‌های موفق خود را ثبت کرده و به موقع استفاده کنید.
همواره آخرین تعاملات داخل و خارج سازمان در مورد هر RFP و پروپوزال را به اشتراک بگذارید تا همه افراد مرتبط در جریان و به‌روز باشند.
تیم مجازی
تیم مجازی، برقراری ارتباط و همکاری را برای اعضای تیم‌ها، دپارتمان‌ها و یا کمیته‌های تخصصی ساده‌تر می‌کند. در تیم مجازی می‌توانید آخرین اخبار، اسناد و اطلاعات را در محیطی که به همین منظور ایجاد شده است با تیم خود به اشتراک بگذارید تا اعضای تیم همیشه مطلع، هماهنگ و به‌روز باشند.
فضایی برای دپارتمان‌ها و تیم‌ها تعریف کنید.
برای پرسیدن سوال و به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، انجمن ایجاد کنید.
لینک‌ها و اسناد مرتبط پست کنید.
امکان آشنایی بیشتر بین اعضا را از طریق تکمیل پروفایل‌ها فراهم کنید، خصوصاً اگر با یک تیم بزرگ دورکار طرف هستید.
پایگاه دانش تامین‌کنندگان (وندور)
پایگاه دانش تامین‌کنندگان، محلی است برای دسترسی به تمامی اطلاعات مرتبط با تامین‌کنندگان و فرایند تامین و تدارکات در سازمان شما. ارسال درخواست خرید، یافتن تامین‌کنندگان تاییدشده و دسترسی به منابع تدارکات را برای کارکنان آسان کنید.
دستورالعمل‌ها و فرآیندهای تدارکات را مشخص کنید.
یک فهرست قابل جست‌و جو و فیلتر از تامین‌کنندگان به همراه اطلاعات و سوابق آن‌ها ایجاد کنید.
تمپلیت‌های درخواست خرید و سایر اسناد کلیدی را با افراد به اشتراک بگذارید.
به‌روزرسانی‌های مختلف درباره تامین‌کنندگان را اطلاع‌رسانی کنید.
شبکه اجتماعی سازمانی
شبکه اجتماعی، بستری برای تعامل و ایجاد روابط میان کارکنان در سازمان شماست. با شبکه اجتماعی سازمانی، انتقال اطلاعات سریع‌تر می‌شود و ضمن افزایش میزان صمیمت بین کارکنان، میزان احساس تعلق به سازمان نیز افزایش چشم‌گیری پیدا می‌کند. شبکه اجتماعی به حذف سیلوهای دانش در سازمان کمک می‌کند.
کارکنان را تشویق کنید که حتی صحبت‌های جزیی کاری خود را نیز در شبکه‌های اجتماعی سازمانی انجام دهند.
اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها را به صورت مرتب در شبکه اجتماعی ارسال کنید.
با استفاده از قابلیت نظرسنجی اطلاعات را از افراد جمع‌آوری کنید.
تصاویر و محتواهایی را که صرفا جنبه اطلاع رسانی دارند به اشتراک بگذارید.
اجازه دهید کارکنان با هم شبکه‌های کاری و انجمن‌های اختصاصی ایجاد کنند.
پایگاه دانش فرصت‌های فروش
این پایگاه دانش فضایی برای نمایندگان فروش و اعضای تیم‌های مرتبط با فروش فراهم می‌کند تا بر روی فرصت‌های فروش با یکدیگر تعامل کنند. با به اشتراک گذاشتن جزئیات و به‌روزرسانی فایل‌ها، مشتریان بالقوه را به مشتریان بالفعل تبدیل کنید. پس از انجام فروش، قرارداد و سایر مستندات فروش نیز در همین‌جا سازمان‌دهی می‌شود.
به‌روزرسانی‌های ارتباط با مشتری را به اشتراک بگذارید.
صورت‌جلسه‌ها و فایل‌های پروژه‌های فروش را بارگذاری کنید.
اطلاعات مربوط به مشتری و قراردادها را در ویکی‌های قابل جستوجو ذخیره کنید.
دسترسی سریع و یکپارچه به اطلاعات مربوط به مشتری و جزئیات قراردادها را برای همه تیم فروش سازمان فراهم کنید.
اتاق پروژه
اتاق پروژه فضایی برای هماهنگی و مدیریت اطلاعات پروژه‌ها از ابتدا تا انتهاست. شناسنامه پروژه، مستندات مدیریتی و فنی، OPAها، صورتجلسات، درس‌آموخته‌‌ها، روند روزمره پروژه و هر گونه دانش دیگر را بین اعضای همان پروژه یا پروژه‌های دیگر به اشتراک بگذارید. وظایف اعضا را در راستای پیشرفت پروژه در اتاق پروژه تعریف کنید و در عین حال آن‌ها را با آخرین تحولات و دستاوردهای پروژه به‌روز نگه‌دارید.
برنامه‌ریزی‌ها و تحویل‌شدنی‌های پروژه را منتشر کنید.
متخصص‌ها و نقش‌های کلیدی را شناسایی کنید.
فایل‌ها و اسناد پروژه را به اشتراک بگذارید.
به‌روزرسانی وضعیت پروژه را به همراه نوتیفیکیشن به اشتراک بگذارید.
پایگاه دانش تجهیزات
هر تجهیز یا دارایی فیزیکی در سازمان شما برای کارکرد و نگهداری، نیاز به مجموعه‌ای از داده‌ها، مستندات و دانش دارد. یک پایگاه دانش متمرکز که تمام این اطلاعات به صورت یکپارچه و مرتب در آن وجود داشته باشد باعث می‌شود بهره‌برداری، نگهداری و تعمیرات تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی از راندمان و اثربخشی بالاتری برخوردار باشد.
برای هر تجهیز یا دارایی فیزیکی یک شناسنامه مناسب تهیه کنید.
سوابق و مستندات مربوط به هر تجهیزه یا دسته از تجهیزات را ذخیره کنید.
داده‌های فنی، دانش تجربی و اطلاعات آموزشی مرتبط با هر تجهیز را به اشتراک بگذارید.
با اتصال به سیستم‌های عملیاتی مانند اموال یا نت، اطلاعات پراکنده را برای استفاده بهینه کاربران متمرکز کنید.
راهنمای محصول
هر محصولی چه ساده چه پیچیده نیاز به راهنما دارد؛ یک راهنمای خوب باید کامل، قابل جستجو و به‌روز باشد تا کاربران یا مشتریان به راحتی بتوانند راهنمایی مورد نیاز خود را پیدا کنند. به سادگی ساختار مطلوب برای راهنمای محصول خود را ایجاد کنید و محتوای راهنما را به صورت متمرکز تولید و منتشر کنید.
برای مقالات راهنمای محصول، فرمت مشترک را تعریف کنید.
به صورت فردی یا تیمی، نگارش محتوای مقالات را انجام دهید و در صورت نیاز توسط یک یا چند ناظر صحه‌گذاری کنید.
با استفاده از تاریخ انقضاء، زمان بازنگری هر مقاله را مشخص کنید.
کل ساختار راهنمای محصول را به شکل مورد نظر منتشر کرده و در دسترس کاربران یا مشتریان قرار دهید.
با بررسی آمار و گزارش‌ها از کارایی هر مقاله و کل راهنما آگاه شوید و آن را بهبود دهید.
پایگاه اطلاعات مدیریتی
پایگاه اطلاعات مدیریتی، دسترسی مدیران سازمان به اطلاعات و آپدیت‌های مهم را فراهم می‌کند. محتواهای آموزشی، دانش‌های مدیریتی، گزارش‌ها و مستندات کلان و فضاهایی برای همفکری و اشتراک‌گذاری ایده‌ها به لایه مدیریتی سازمان کمک خواهد کرد.
تصمیمات مدیریتی، گفتگو در مورد آن‌ها و سوابق مرتبط را نگهداری کنید.
به منابع آموزشی و اطلاعات مدیریتی مورد نیاز دسترسی فراهم کنید.
به‌روش‌ها و پرسش‌های متداول مدیریتی را سازمان‌دهی کنید.
اهداف و برنامه‌های سازمان را بین مدیران واحدهای مختلف به اشتراک بگذارید.
تعامل و گفتگو بین مدیران را تسهیل کنید.
با کاربردهای رای‌ون در صنعت یا دپارتمان کاری خود آشنا شوید.
