پاسخگویی به نیازهای شهروندان و ارائه خدمات فراگیر و یکپارچه که هدف اصلی شهرداری‌هاست، با کمک مدیریت دانش ممکن می‌شود. مدیریت دانش به شهرداری‌ها اجازه می‌دهد تا دانش و اطلاعات خود را در جهت بهبود خدمات یا ارائه خدمات جدید به کار گیرند.
شهرداری و خدمات شهری
عملکرد شهرداری‌ها به‌طور مستقیم با افزایش رفاه شهروندان و کیفیت زندگی شهری در ارتباط است. ایجاد توسعه پایدار، افزایش کیفیت زندگی، مشارکت شهروندان، شفافیت، اثربخشی و کارایی و قانونمندی از اهداف مهم این حوزه است. مدیریت دانش در شهرداری‌ها با اقداماتی همچون تسهیل به اشتراک‌گذاری دانش ذینفعان مختلف، مستندسازی تجربیات در فرایندهای کاری مختلف، استفاده از دانش جمعی و همچنین یادگیری از درس‌آموخته‌های پروژه‌های شهری موجب تحقق این اهداف می‌شود.
کاربــــردها
رای‌ون کاربردهای متنوعی دارد که در شهرداری و خدمات شهری به کار می‌آید.
هندبوک دیجیتالی کارکنان، فضایی برای جمع‌آوری خط‌مشی‌های محل کار است. با
هندبوک کارکنان، دسترسی به قوانین و مقررات، مزایای در نظر گرفته شده برای
کارکنان، قواعد دورکاری، استراتژی‌های حیاتی سازمان، نوع لباس پوشیدن و موارد
دیگر تسهیل می‌شود. همه خط‌مشی‌های بیان شده در هندبوک کارکنان قابلیت جستجو
و ردیابی دارند و در فصول مجزا سازمان‌دهی شده‌اند.
متمرکز کردن تمام خط‌مشی‌های سازمان
با فصل‌بندی درست محتوای هندبوک، جستوجو و مطالعه آن را به کاری ساده و
لذتبخش تبدیل کنید.
استفاده از ویکیِ دارای ویرایشگر پیشرفته برای انتشار و مدیریت محتوا
مدیریت نسخه‌ها و پیگیری تغییرات در بخشهای مختلف هندبوک
مرکز حکمرانی
مرکز حکمرانی یک فضای اختصاصی برای دسترسی کارکنان به اطلاعات مهم کسب‌وکار
و اجتناب از ریسک تطبیق (Compliance) است. خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و مستندات
فرایندها را انتشار دهید و مدیریت کنید تا مطمئن شوید که همه افراد مرتبط
می‌دانند که چگونه می‌توانند به کاهش ریسک و برآوردن الزامات تطبیق کمک
کنند.
خط‌مشی‌ها یا فرایندها را به عنوان صفحات ویکی و با کنترل نسخه منتشر کنید.
در صورت نیاز، خط‌مشی‌ها و فرایندها را در یک ساختار سلسله‌مراتبی مرتب کنید.
افراد را از به‌روزرسانی خط‌مشی یا قوانین و مقررات مطلع کنید.
فرایندی برای صحه‌گذاری و تایید خط‌مشی‌ها ایجاد کنید.
هر گونه فعالیت در صفحات قوانین و خط‌مشی‌ها را به همراه لاگ‌برداری ردیابی کنید.
ایجاد یک فید خبری برای به‌روزرسانی‌های تیم حکمرانی
هلپ دسک IT
با استفاده از یک هلپ دسک، ردیابی تیکت‌ها، مدیریت تسک‌ها و گردش کارها بسیار ساده می‌شود و سرعت رسیدگی به مسائل IT در سازمان افزایش پیدا می‌کند. هلپ دسک جایی است که می‌توانید پشتیبانی به صورت سلف‌سرویس ارائه دهید، پرسش‌های متداول را در آن بگذارید و اطلاعات کلیدی برای ارائه خدمات IT به واحدهای دیگر را سازمان‌دهی و استفاده کنید. حتی می‌توانید ابزارهای ارتباطی خود را به آن متصل کنید تا درخواست‌ها و تیکت‌ها، بدون دردسر در سیستم شما به گردش درآیند.
ثبت و ردیابی تیکت‌های پشتیبانی
کمک به سرویس‌دهی و پاسخگویی سریع‌تر به تیکت‌ها
کاهش بار درخواست‌ها با هدایت کاربران به سمت سلف سرویس‌هایی مانند FAQ و ویکی
ایجاد پایگاه دانش از سیاست‌ها و رویه‌های IT
ایجاد پایگاه دانش تجهیزات و دارایی‌های IT
مرکز رهبری استراتژیک
این مرکز باعث می‌شود چشم‌انداز و استراتژی‌های سازمان که مستقیما از لایه رهبری سازمان شکل گرفته بلاواسطه در معرض دید کارکنان قرار گیرد. این مرکز زمینه ارتباط مناسب بین کارکنان و لایه ارشد سازمان را فراهم نموده، فاصله‌ها را کم کرده و موجب ایجاد دیالوگ بین افراد در سازمان می‌شود. دیالوگ زمانی شکل می‌گیرد که از حضور کارکنان و نظراتشان نیز در آن استفاده کنید.
به‌روزرسانی و انتقال دیدگاه‌های رهبران سازمان
استفاده از ایده‌ها، بازخورها و سوالات کارکنان
ایجاد ارتباط بدون واسطه بین رهبران و کارکنان سازمان
آنبوردینگ
جمع‌آوری و تهیه یک توالی مناسب از انواع محتوا و اطلاعات باعث می‌شود کارکنان تازه‌وارد، دانش و ارتباطات مورد نیاز خود را خیلی سریع‌تر به دست آورند. اگر یک مرکز آنبودینگ منظم و ساختارمند برای سازمان خود ایجاد کنید بهره‌وری و انگیزه کارکنان به وضوح افزایش می‌یابد.
هر فرد تازه‌وارد را با نکات، اطلاعات، ملزومات و روش‌های کاری مرتبط با سمت خود به سرعت و سادگی آشنا کنید.
اصول فرهنگی، ارزش‌های سازمانی و اطلاعات سایر کارکنان را به طور مستمر با نیروهای تازه‌وارد به اشتراک بگذارید.
سوالات پرتکراری را که از طرف تازه‌واردها مطرح می‌شود در قالب FAQ یا ویکی جمع‌آوری کنید.
کمک کنید هر تازه‌وارد بداند برای مشورت یا راهنمایی در زمینه‌های تخصصی از چه کسی باید کمک بگیرد.
پایگاه دانش محصول
پایگاه دانش محصول، محلی است متمرکز برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و به‌روز رسانی‌های مرتبط با محصول. با این پایگاه دانش، به کارکنان خود امکان دسترسی سریع و آسان به جزئیات محصول، اطلاعیه‌ها و نقشه راه بدهید. کارکنان می‌توانند در این پایگاه سوالات خود را بپرسند و ایده‌هایی در مورد محصول ارائه دهند.
انواع اسناد محصول مانند چشم‌انداز و استراتژی محصول، مستندات طراحی، نقشه‌راه محصول، نقشه‌های سفر و PRD را تولید، نگهداری و به‌روز کنید.
ذخیره کردن جزئیات محصول در ویکی‌های قابل جستوجو
به اشتراک‌گذاری اطلاعات انتشار نسخه‌های جدید محصول (Product Release)
ایجاد فضاهایی برای پرسیدن سوال و ارائه ایده‌های مربوط به محصول
مرکز پرسش‌وپاسخ
مرکز پرسش‌وپاسخ، کمک می‌کند پرسش‌ها و مساله‌ها از محیط‌های بسته و محدود سازمان شما مثل واحدها و حلقه‌های آشنایی افراد خارج شوند و در کل سازمان به جریان بیفتند. با داشتن این مرکز، کارکنان شما به راحتی می‌توانند پرسش‌ها و ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند. حتی این مرکز کمک می‌کند نیازهای سازمانتان را بهتر شناسایی کنید و به بهبود مستمر و مشارکت کارکنان جانی تازه ببخشید.
ایجاد فضایی برای مطرح شدن پرسش‌ها، مساله‌ها و چالش‌های حرفه‌ای افراد
فراهم کردن امکان جمع‌سپاری حل مساله در سازمان و استفاده از عقل جمعی
سرعت دادن به حل مسائل با توزیع بهینه پرسش‌ها و مساله‌ها
جلوگیری از دوباره‌کاری برای حل مساله‌های تکراری و پاسخ به پرسش‌های متداول با ایجاد تدریجی FAQ
پایگاه دانش تامین‌کنندگان (وندور)
پایگاه دانش تامین‌کنندگان، محلی است برای دسترسی به تمامی اطلاعات مرتبط با تامین‌کنندگان و فرایند تامین و تدارکات در سازمان شما. ارسال درخواست خرید، یافتن تامین‌کنندگان تاییدشده و دسترسی به منابع تدارکات را برای کارکنان آسان کنید.
مشخص کردن دستورالعمل‌ها و فرآیندهای تدارکات
ایجاد یک فهرست قابل جست‌و جو و فیلتر از تامین‌کنندگان به همراه اطلاعات و سوابق آن‌ها
ذخیره کردن تمپلیت‌های درخواست خرید و به اشتراک‌گذاری اسناد کلیدی
اطلاع‌رسانی به‌روزرسانی‌ها درباره تامین‌کنندگان
شبکه اجتماعی سازمانی
شبکه اجتماعی، بستری برای تعامل و ایجاد روابط میان کارکنان در سازمان شماست. با شبکه اجتماعی سازمانی، انتقال اطلاعات سریع‌تر می‌شود و ضمن افزایش میزان صمیمت بین کارکنان، میزان احساس تعلق به سازمان نیز افزایش چشم‌گیری پیدا می‌کند. شبکه اجتماعی به حذف سیلوهای دانش در سازمان کمک می‌کند.
کارکنان را تشویق کنید که حتی صحبت‌های جزیی کاری خود را نیز در شبکه‌های اجتماعی سازمانی انجام دهند.
اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها را به صورت مرتب در شبکه اجتماعی ارسال کنید.
با استفاده از قابلیت نظرسنجی اطلاعات را از افراد جمع‌آوری کنید.
تصاویر و محتواهایی را که صرفا جنبه اطلاع رسانی دارند به اشتراک بگذارید.
اجازه دهید کارکنان با هم شبکه‌های کاری و انجمن‌های اختصاصی ایجاد کنند.
اتاق پروژه
اتاق پروژه فضایی برای هماهنگی و مدیریت اطلاعات پروژه‌ها از ابتدا تا انتهاست. شناسنامه پروژه، مستندات مدیریتی و فنی، OPAها، صورتجلسات، درس‌آموخته‌‌ها، روند روزمره پروژه و هر گونه دانش دیگر را بین اعضای همان پروژه یا پروژه‌های دیگر به اشتراک بگذارید. وظایف اعضا را در راستای پیشرفت پروژه در اتاق پروژه تعریف کنید و در عین حال آن‌ها را با آخرین تحولات و دستاوردهای پروژه به‌روز نگه‌دارید.
انتشار برنامه‌ریزی‌ها و تحویل‌شدنی‌های پروژه
متخصص‌ها و نقش‌های کلیدی را شناسایی کنید.
فایل‌ها و اسناد پروژه را به اشتراک بگذارید.
به‌روزرسانی وضعیت پروژه را به همراه نوتیفیکیشن به اشتراک بگذارید.
به راحتی اطلاعات و تجربیات پروژه‌های خاتمه‌یافته را پیدا کنید.
پایگاه دانش تجهیزات
هر تجهیز یا دارایی فیزیکی در سازمان شما برای کارکرد و نگهداری، نیاز به مجموعه‌ای از داده‌ها، مستندات و دانش دارد. یک پایگاه دانش متمرکز که تمام این اطلاعات به صورت یکپارچه و مرتب در آن وجود داشته باشد باعث می‌شود بهره‌برداری، نگهداری و تعمیرات تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی از راندمان و اثربخشی بالاتری برخوردار باشد.
برای هر تجهیز یا دارایی فیزیکی یک شناسنامه مناسب تهیه کنید.
سوابق و مستندات مربوط به هر تجهیزه یا دسته از تجهیزات را ذخیره کنید.
داده‌های فنی، دانش تجربی و اطلاعات آموزشی مرتبط با هر تجهیز را به اشتراک بگذارید.
با اتصال به سیستم‌های عملیاتی مانند اموال یا نت، اطلاعات پراکنده را برای استفاده بهینه کاربران متمرکز کنید.
پایگاه اطلاعات مدیریتی
پایگاه اطلاعات مدیریتی، دسترسی مدیران سازمان به اطلاعات و آپدیت‌های مهم را فراهم می‌کند. محتواهای آموزشی، دانش‌های مدیریتی، گزارش‌ها و مستندات کلان و فضاهایی برای همفکری و اشتراک‌گذاری ایده‌ها به لایه مدیریتی سازمان کمک خواهد کرد.
تصمیمات مدیریتی، گفتگو در مورد آن‌ها و سوابق مرتبط را نگهداری کنید.
به منابع آموزشی و اطلاعات مدیریتی مورد نیاز دسترسی فراهم کنید.
به‌روش‌ها و پرسش‌های متداول مدیریتی را سازمان‌دهی کنید.
اهداف و برنامه‌های سازمان را بین مدیران واحدهای مختلف به اشتراک بگذارید.
