پاسخگویی به نیازهای شهروندان و ارائه خدمات فراگیر و یکپارچه که هدف اصلی شهرداری‌هاست، با کمک مدیریت دانش ممکن می‌شود. مدیریت دانش به شهرداری‌ها اجازه می‌دهد تا دانش و اطلاعات خود را در جهت بهبود حدمات یا ارائه خدمات جدید به کار گیرند.
شهرداری و خدمات شهری
عملکرد شهرداری‌ها به‌طور مستقیم با افزایش رفاه شهروندان و کیفیت زندگی شهری در ارتباط است. ایجاد توسعه پایدار، افزایش کیفیت زندگی، مشارکت شهروندان، شفافیت، اثربخشی و کارایی و قانونمندی از اهداف مهم این حوزه است. مدیریت دانش در شهرداری‌ها با اقداماتی همچون تسهیل به اشتراک‌گذاری دانش ذینفعان مختلف، مستندسازی تجربیات در فرایندهای کاری مختلف، استفاده از دانش جمعی و همچنین یادگیری از درس‌آموخته‌های پروژه‌های شهری موجب تحقق این اهداف می‌شود.
کاربــــردها
رای‌ون کاربردهای متنوعی دارد که در شهرداری و خدمات شهری به کار می‌آید.
هندبوک دیجیتالی کارکنان، فضایی برای جمع‌آوری خط‌مشی‌های محل کار است. با هندبوک کارکنان، دسترسی به قوانین و مقررات، مزایای در نظر گرفته شده برای کارکنان، قواعد دورکاری، استراتژی‌های حیاتی سازمان، نوع لباس پوشیدن و موارد دیگر تسهیل می‌شود. همه خط‌مشی‌های بیان شده در هندبوک کارکنان قابلیت جستجو و ردیابی دارند و در فصول مجزا سازمان‌دهی شده‌اند.
تمام خط مشی‌های سازمان را در یک جا متمرکز کنید.
با فصل‌بندی درست محتوای هندبوک، جستوجو و مطالعه آن را به کاری ساده و لذت بخش تبدیل کنید.
از ویکیِ دارای ویرایشگر پیشرفته برای انتشار و مدیریت محتوا استفاده کنید.
مدیریت نسخه‌ها و پیگیری تغییرات در بخشهای مختلف هندبوک را به راحتی انجام دهید.
مرکز حکمرانی
مرکز حکمرانی یک فضای اختصاصی برای دسترسی کارکنان به اطلاعات مهم کسب‌وکار و اجتناب از ریسک تطبیق (Compliance) است. خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و مستندات فرایندها را انتشار دهید و مدیریت کنید تا مطمئن شوید که همه افراد مرتبط می‌دانند که چگونه می‌توانند به کاهش ریسک و برآوردن الزامات تطبیق کمک کنند.
خط‌مشی‌ها یا فرایندها را به عنوان صفحات ویکی و با کنترل نسخه منتشر کنید.
در صورت نیاز، خط‌مشی‌ها و فرایندها را در یک ساختار سلسله‌مراتبی مرتب کنید.
افراد را از به‌روزرسانی خط‌مشی یا قوانین و مقررات مطلع کنید.
فرایندی برای صحه‌گذاری و تایید خط‌مشی‌ها ایجاد کنید.
هر گونه فعالیت در صفحات قوانین و خط‌مشی‌ها را به همراه لاگ‌برداری ردیابی کنید.
هلپ دسک IT
با استفاده از یک هلپ دسک، ردیابی تیکت‌ها، مدیریت تسک‌ها و گردش کارها بسیار ساده می‌شود و سرعت رسیدگی به مسائل IT در سازمان افزایش پیدا می‌کند. هلپ دسک جایی است که می‌توانید پشتیبانی به صورت سلف‌سرویس ارائه دهید، پرسش‌های متداول را در آن بگذارید و اطلاعات کلیدی برای ارائه خدمات IT به واحدهای دیگر را سازمان‌دهی و استفاده کنید. حتی می‌توانید ابزارهای ارتباطی خود را به آن متصل کنید تا درخواست‌ها و تیکت‌ها، بدون دردسر در سیستم شما به گردش درآیند.
تیکت‌های پشتیبانی را ثبت و ردگیری کنید.
دانش لازم برای سرویس‌دهی و پاسخگویی سریع‌تر به تیکت‌ها را فراهم کنید.
بار درخواست‌ها را با هدایت کاربران به سمت سلف سرویس‌هایی مانند FAQ و ویکی کاهش دهید.
یک پایگاه دانش برای سیاست‌ها و رویه‌های ITایجاد کنید.
یک پایگاه دانش از تجهیزات و دارایی‌های ITایجاد کنید.
مرکز رهبری استراتژیک
این مرکز باعث می‌شود چشم‌انداز و استراتژی‌های سازمان که مستقیما از لایه رهبری سازمان شکل گرفته بلاواسطه در معرض دید کارکنان قرار گیرد. این مرکز زمینه ارتباط مناسب بین کارکنان و لایه ارشد سازمان را فراهم نموده، فاصله‌ها را کم کرده و موجب ایجاد دیالوگ بین افراد در سازمان می‌شود. دیالوگ زمانی شکل می‌گیرد که از حضور کارکنان و نظراتشان نیز در آن استفاده کنید.
انتقال دیدگاه‌های رهبران سازمان را به کارکنان منتقل کنید و آن‌ها ار از به‌روزرسانی‌ها مطلع کنید.
ایده‌ها، بازخورها و سوالات کارکنان را جمع‌آوری کرده و از آن‌ها استفاده کنید.
ارتباطی بدون واسطه بین رهبران و کارکنان سازمان ایجاد کنید.
آنبوردینگ
جمع‌آوری و تهیه یک توالی مناسب از انواع محتوا و اطلاعات باعث می‌شود کارکنان تازه‌وارد، دانش و ارتباطات مورد نیاز خود را خیلی سریع‌تر به دست آورند. اگر یک مرکز آنبودینگ منظم و ساختارمند برای سازمان خود ایجاد کنید بهره‌وری و انگیزه کارکنان به وضوح افزایش می‌یابد.
هر فرد تازه‌وارد را با نکات، اطلاعات، ملزومات و روش‌های کاری مرتبط با سمت خود به سرعت و سادگی آشنا کنید.
اصول فرهنگی، ارزش‌های سازمانی و اطلاعات سایر کارکنان را به طور مستمر با نیروهای تازه‌وارد به اشتراک بگذارید.
سوالات پرتکراری را که از طرف تازه‌واردها مطرح می‌شود در قالب FAQ یا ویکی جمع‌آوری کنید.
کمک کنید هر تازه‌وارد بداند برای مشورت یا راهنمایی در زمینه‌های تخصصی از چه کسی باید کمک بگیرد.
پایگاه دانش محصول
پایگاه دانش محصول، محلی است متمرکز برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و به‌روز رسانی‌های مرتبط با محصول. با این پایگاه دانش، به کارکنان خود امکان دسترسی سریع و آسان به جزئیات محصول، اطلاعیه‌ها و نقشه راه بدهید. کارکنان می‌توانند در این پایگاه سوالات خود را بپرسند و ایده‌هایی در مورد محصول ارائه دهند.
انواع اسناد محصول مانند چشم‌انداز و استراتژی محصول، مستندات طراحی، نقشه‌راه محصول، نقشه‌های سفر و PRD را تولید، نگهداری و به‌روز کنید.
جزئیات محصول را در ویکی‌های قابل جستوجو ذخیره کنید.
اطلاعات انتشار نسخه‌های جدید محصول (Product Release)را به اشتراک بگذارید.
فضاهایی برای پرسیدن سوال و ارائه ایده‌های مربوط به محصول ایجاد کنید.
به راحتی اطلاعات و تجربیات پروژه‌های خاتمه‌یافته را پیدا کنید.
مرکز پرسش‌وپاسخ
مرکز پرسش‌وپاسخ، کمک می‌کند پرسش‌ها و مساله‌ها از محیط‌های بسته و محدود سازمان شما مثل واحدها و حلقه‌های آشنایی افراد خارج شوند و در کل سازمان به جریان بیفتند. با داشتن این مرکز، کارکنان شما به راحتی می‌توانند پرسش‌ها و ایده‌هایشان را به اشتراک بگذارند. حتی این مرکز کمک می‌کند نیازهای سازمانتان را بهتر شناسایی کنید و به بهبود مستمر و مشارکت کارکنان جانی تازه ببخشید.
فضایی برای مطرح شدن پرسش‌ها، مساله‌ها و چالش‌های حرفه‌ای افراد ایجاد کنید.
امکان جمع‌سپاری حل مساله در سازمان و استفاده از عقل جمعی را فراهم کنید.
حل مسائل را با توزیع بهینه پرسش‌ها و مساله‌ها تسریع کنید.
با ایجاد تدریجی FAQاز دوباره‌کاری برای حل مساله‌های تکراری جلوگیری کنید و به راحتی به پاسخ به پرسش‌های متداول پاسخ دهید.
پایگاه دانش تامین‌کنندگان (وندور)
پایگاه دانش تامین‌کنندگان، محلی است برای دسترسی به تمامی اطلاعات مرتبط با تامین‌کنندگان و فرایند تامین و تدارکات در سازمان شما. ارسال درخواست خرید، یافتن تامین‌کنندگان تاییدشده و دسترسی به منابع تدارکات را برای کارکنان آسان کنید.
دستورالعمل‌ها و فرآیندهای تدارکات را مشخص کنید.
یک فهرست قابل جست‌و جو و فیلتر از تامین‌کنندگان به همراه اطلاعات و سوابق آن‌ها ایجاد کنید.
تمپلیت‌های درخواست خرید و سایر اسناد کلیدی را با افراد به اشتراک بگذارید.
به‌روزرسانی‌های مختلف درباره تامین‌کنندگان را اطلاع‌رسانی کنید.
شبکه اجتماعی سازمانی
شبکه اجتماعی، بستری برای تعامل و ایجاد روابط میان کارکنان در سازمان شماست. با شبکه اجتماعی سازمانی، انتقال اطلاعات سریع‌تر می‌شود و ضمن افزایش میزان صمیمت بین کارکنان، میزان احساس تعلق به سازمان نیز افزایش چشم‌گیری پیدا می‌کند. شبکه اجتماعی به حذف سیلوهای دانش در سازمان کمک می‌کند.
کارکنان را تشویق کنید که حتی صحبت‌های جزیی کاری خود را نیز در شبکه‌های اجتماعی سازمانی انجام دهند.
اطلاعات و به‌روزرسانی‌ها را به صورت مرتب در شبکه اجتماعی ارسال کنید.
با استفاده از قابلیت نظرسنجی اطلاعات را از افراد جمع‌آوری کنید.
تصاویر و محتواهایی را که صرفا جنبه اطلاع رسانی دارند به اشتراک بگذارید.
اجازه دهید کارکنان با هم شبکه‌های کاری و انجمن‌های اختصاصی ایجاد کنند.
اتاق پروژه
اتاق پروژه فضایی برای هماهنگی و مدیریت اطلاعات پروژه‌ها از ابتدا تا انتهاست. شناسنامه پروژه، مستندات مدیریتی و فنی، OPAها، صورتجلسات، درسآموختهها، روند روزمره پروژه و هر گونه دانش دیگر را بین اعضای همان پروژه یا پروژه‌های دیگر به اشتراک بگذارید. وظایف اعضا را در راستای پیشرفت پروژه در اتاق پروژه تعریف کنید و در عین حال آن‌ها را با آخرین تحولات و دستاوردهای پروژه به‌روز نگه‌دارید.
برنامه‌ریزی‌ها و تحویل‌شدنی‌های پروژه را منتشر کنید.
متخصص‌ها و نقش‌های کلیدی را شناسایی کنید.
فایل‌ها و اسناد پروژه را به اشتراک بگذارید.
به‌روزرسانی وضعیت پروژه را به همراه نوتیفیکیشن به اشتراک بگذارید.
پایگاه دانش تجهیزات
هر تجهیز یا دارایی فیزیکی در سازمان شما برای کارکرد و نگهداری، نیاز به مجموعه‌ای از داده‌ها، مستندات و دانش دارد. یک پایگاه دانش متمرکز که تمام این اطلاعات به صورت یکپارچه و مرتب در آن وجود داشته باشد باعث می‌شود بهره‌برداری، نگهداری و تعمیرات تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی از راندمان و اثربخشی بالاتری برخوردار باشد.
برای هر تجهیز یا دارایی فیزیکی یک شناسنامه مناسب تهیه کنید.
سوابق و مستندات مربوط به هر تجهیزه یا دسته از تجهیزات را ذخیره کنید.
داده‌های فنی، دانش تجربی و اطلاعات آموزشی مرتبط با هر تجهیز را به اشتراک بگذارید.
با اتصال به سیستم‌های عملیاتی مانند اموال یا نت، اطلاعات پراکنده را برای استفاده بهینه کاربران متمرکز کنید.
پایگاه اطلاعات مدیریتی
پایگاه اطلاعات مدیریتی، دسترسی مدیران سازمان به اطلاعات و آپدیت‌های مهم را فراهم می‌کند. محتواهای آموزشی، دانش‌های مدیریتی، گزارش‌ها و مستندات کلان و فضاهایی برای همفکری و اشتراک‌گذاری ایده‌ها به لایه مدیریتی سازمان کمک خواهد کرد.
تصمیمات مدیریتی، گفتگو در مورد آن‌ها و سوابق مرتبط را نگهداری کنید.
به منابع آموزشی و اطلاعات مدیریتی مورد نیاز دسترسی فراهم کنید.
به‌روش‌ها و پرسش‌های متداول مدیریتی را سازمان‌دهی کنید.
اهداف و برنامه‌های سازمان را بین مدیران واحدهای مختلف به اشتراک بگذارید.
