آیا برای خروج از خدمت کارمندان خود چک‌لیستی دارید؟

چک‌لیستی که به شما کمک کند هنگام از دست دادن کارمندانتان، (به هر دلیلی) بدون دغدغه دانش آنها را حفظ کنید. کارمندانتان چند وقت است که برای شما کار می­‌کنند؟، آنها بالاخره روزی شرکت شما را ترک می‌کنند. بعضی از کارکنانتان ممکن است به دلایل شخصی از شغل خود استعفا دهند، بعضی هم به‌اجبار مجبور به ترک شغل خود می‌شوند. مخلص کلام اینکه فرقی ندارد به چه دلیلی کارمند خود را از دست می‌دهید، چون این شُتُری است که دم در هر کسب و کاری می‌نشیند؛ چیزی که در اینجا با اهمیت است داشتن فرایند Offboarding (آفبوردینگ) برای مدیریت این چالش است.

به دلیل اهمیت مفهوم آفبوردینگ، ما در تیم محتوایی اینوتکس ایران این مقاله را ترجمه و منتشر کردیم. شما می‌توانید تمام بخش‌های مهمی که در این محتوا به آن می‌پردازیم را در فهرست زیر ببینید. البته به دلیل غنی بودن مطلب، در این بلاگ‌پست تنها به بخش‌ 1 و 2 از فهرست پایین اشاره می‌کنیم.

• بخش 1: چرا داشتن چک لیست Offboarding با اهمیت است؟
• بخش 2: ​​مراحل شکل‌گیری چک لیست Offboarding چیست؟
• بخش 3: معرفی 10 نرم‌افزار و ابزاری که برای Offboarding کارکنان مناسب‌اند.
• بخش 4: چطور یک چک لیست Offboarding کارآمد ایجاد کنیم.

 مدیریت خروج از خدمت یا Offboarding چیست؟

 Offboarding یا مدیریت خروج از خدمت، فرایندی است که طی آن کارمندان شما از شرکت خارج می‌شوند. این فرایند شامل تمامی مراحلی است که برای جدایی رسمی بین کارفرما و کارمند موردنیاز است. خروج از خدمت می‌­تواند به دلیل بازنشستگی، استعفا یا فسخ قرارداد باشد. هدف شما باید این باشد که فرایند را به‌درستی انجام دهید تا پس از ترک خدمت کارمند، بتوانید دانش کلیدی او را حفظ کنید و دیگر نیاز نباشد دوباره با او تماس بگیرید یا بدتر، مجبور به شکایت از او شوید!

تفاوت آفبوردینگ و آنبوردینگ چیست؟

 جذب یک کارمند با فرایند Onboarding آغاز شده و با Offboarding کار او در سازمان به پایان می‌­رسد. شما نمی‌­توانید کارمندان جدید را فوراً وارد جریان کاری شرکت خود کنید. قبل از هر چیز باید آنها را توجیه کنید که موظف به انجام چه کاری هستند و چگونه باید آن را انجام دهند. برای مطالعه بیشتر در مورد آنبوردینگ می‌توانید مقاله آنبوردینگ چیست؟ چطور موتورِ کارکنانِ تازه وارد را گرم کنیم؟ را مطالعه کنید. همین امر در مورد آفبوردینگ هم صدق می­‌کند. انصراف از خدمت یک کارمند فوراً و در لحظه انجام نمی‌شود. برای اینکه اطمینان پیدا کنید فرایند خروج از خدمت به‌درستی انجام شده‌است باید فرایندی گام‌به‌گام را دنبال کنید؛ فرایندی که به آن آفبوردینگ گفته می‌شود.

چرا فرایند مدیریت خروج از خدمت مهم است؟

 کارمندانی که از شرکت شما جدا شده‌­اند، ممکن است مدافع یا حتی مخالف شرکت شما باشند. موافق یا مخالف بودن این افراد بستگی به درکی دارد که از شرکت شما پیدا کرده‌اند. کارمندانی که طرف‌دار شرکت شما هستند می‌توانند بر سایر کارمندان تأثیر بالقوه‌ای داشته باشند چرا که به‌خوبی از شما یاد می‌کنند. در مورد افرادی که مخالف شرکتتان هستند این موضوع برعکس است. همین موضوع یکی از دلایلی است که باید فرایند خروج از خدمت را به نحوی انجام دهید تا کارمندان بیشتری طرف‌دار شرکت شما باشند.

نکته مهم دیگر امنیت داده‌­هاست. حدود 20 درصد از شرکت‌ها از این شکایت دارند که کارمندان قبلی آنها اطلاعات شرکتشان را منتشر کرده‌اند و دلیل این امر به فرایند نادرست خروج از خدمت کارکنان نسبت‌داده‌شده است. خسارات ناشی از چنین حوادثی ممکن است برای شرکت شما هزینه زیادی داشته باشد و به همین دلیل است که فرایند Offboarding بسیار مهم است. یک آفبوردینگ درست به شما این امکان را می­‌دهد که تجربه و حس کارمند را درک کرده و تصورات غلط احتمالی او را اصلاح کنید. همچنین راهی برای رشد شبکه و توسعه بیشتر شرکت شما در آینده را ایجاد خواهد کرد. استفاده از یک روش اثبات‌شده بهترین راه برای داشتن یک فرایند offboarding موفقیت‌آمیز است. یکی از روش‌های عالی در این زمینه استفاده از چک لیست است.

چک لیست Offboarding چیست؟

چک لیست‌ها از این بابت عالی هستند که شما می‌توانید مطمئن باشید که هیچ کدام از مراحل را هنگام فرایند Offboarding فراموش نخواهید کرد. این لیست مراحلی که برای داشتن یک فرایند آفبوردینگ یکپارچه و قدم‌به‌قدم لازم است را مشخص می­‌کند؛ بنابراین این چک لیست، شامل مجموعه‌ای از ابزارهاست که توسط منابع انسانی و سایر بخش­‌ها تهیه و استفاده می‌شود تا اطمینان حاصل شود که فرایند جدایی کارفرما و کارمند به‌صورت ساده و سر راست انجام می‌گیرد.

در ادامه به شکل فهرست وار به این چک لیست اشاره می‌کنیم سپس بخش‌های متغیر و جزئیات با اهمیتی که باید در تهیه آن دقت کنید را شرح می‌دهیم.

قبل از ادامه مقاله اگر به موضوع چک لیست‌ها علاقه دارید توصیه میکنم حتما مقاله جالب «چک‌لیست خلبانان چه چیزهایی درباره مدیریت دانش به ما می‌آموزند؟» را از دست ندهید.

بخش 1: چرا داشتن چک لیست Offboarding با اهمیت است؟

 تجربه و حسی که کارمندان حین آفبوردینگ دارند دقیقا به اندازه حس آنها حین استخدام اهمیت دارد. به همین دلیل است که داشتن چک لیستی یکپارچه و مفصل برای خروج از خدمت کارکنان از بخش‌های اساسی منابع انسانی (HR) شرکت‌ها است. ازآنجایی‌که این چک لیست برای کارمند (به طور خاص) و برای شرکت (به طور کل) مهم است؛ اجرای ضعیف یا نادرست آن می­‌تواند ارتباطات ارزشمند بین شرکت و کارمند را برای همیشه از بین ببرد، مشکلات امنیتی بزرگی را به همراه بیاورد و باعث بی­‌تفاوتی یا خصومت اعضای تیم شما شود. این یعنی اگر فرایند آنبوردینگ شما هر بار متفاوت از دفعه قبل باشد، احتمالا تعداد بیشتری از کارمندان، شرکت شما را ترک خواهند کرد و پیدا‌کردن کارمندان مناسب و متبحر برای شما بسیار مشکل‌تر خواهد شد.

Offboarding یا همان «مدیریت خروج از خدمت کارکنان» در بسیاری از شرکت‌ها نادیده گرفته می­‌شود. در بسیاری از شرکت‌ها، مدت زمانی که طول می‌کشد تا کارمند جایگزین پیدا کنند، مدت زمانی که طول می‌کشد تا اسناد و فایل‌ها را به بخش جدید منتقل کنند، یا صرفاً مدت زمانی که طول می‌کشد کارمند از شرکت خارج شود؛ باعث می‌شود که فرایند آفبوردینگ فرایندی طولانی شود. اما شما می‌­توانید با انجام کارهایی این دوره طولانی را به یک مزیت استراتژیک برای شرکت خود تبدیل کنید.

قدردانی از کارمند قبل از خداحافظی با او

وقتی یک کارمند شرکت را ترک می‌کند، بقیه کارمندان تعجب می‌کنند که چرا همکارشان کار را ترک کرده است. صرف‌نظر از دلیل ترک شغل، فردی که بنابرخواست خودش کار را ترک کرده است می‌­تواند بر روحیه سایر کارکنان آسیب برساند. اما درصورتی‌که تجربه فرد از offboarding یا انفصال‌ از خدمت خوب باشد، این ماجرا تغییر می‌کند؛ چرا که شرکت به سایر کارمندان نشان می‌دهد که به طور مناسبی از کارمند در حال خروج قدردانی شده است. برای این کار، می‌توانید در جلسه‌ای که با همه اعضای شرکت دارید؛ از فرد قدردانی کنید یا می‌توانید یک ایمیل قدردانی از فرد را برای تمامی کارکنان خود بفرستید.

در صورت امکان، سعی کنید از کارمند بخواهید دلایل خود را برای ترک شرکت بیان کند، تا سایر کارمندان اطمینان پیدا کنند که این تصمیم صرفاً تصمیمی شخصی بوده است. این حرکت به سایر کارمندان نشان می­‌دهد که برای آنها و نقش آنها در رشد سازمان ارزش قائل هستید. این کار به آنها اطمینان می­‌دهد که چیزی برای ترسیدن وجود ندارد و درصورتی‌که تصمیم داشته باشند استعفا دهند، نیاز نیست راجع به اقدامات آتی یا واکنش‌های منفی احتمالی شرکت نگران باشند.

نظر‌خواهی و دلجویی از کارمند مستعفی

از طرف دیگر، فرایند Offboarding سبب می‌شود تا کارمندانی که می‌خواهند استعفا دهند راحت‌تر کار جدید پیدا کنند و مصاحبه، استخدام و جایگزینی آنها آسان‌تر شود. به همین دلیل است که باید با کارمندی که می‌خواهد استعفا دهد باب گفتگو را باز نگه دارید. همچنین شما می‌­توانید از آشنایی کارمند مستعفی خود با سازمان و تخصص او در سازمانتان استفاده کنید و شرح شغلی موردنیاز خود را اصلاح‌کرده یا تغییر دهید تا نفر بعدی که استخدام می‌کنید کاملاً متناسب با آن جایگاه شغلی باشد. نظر آنها در مورد فرد بعدی که به‌جای آنها می‌آید یا ارتقا می‌یابد را بپرسید. در نهایت، فرایندهای دخیل در آفبوردینگ کمک می‌کند تا ببینید آیا مشکلی پیش‌آمده که کارمند تصمیم به استعفا گرفته است یا خیر. اینجاست که اهمیت مصاحبه‌ پایان خدمت صادقانه و آزاد مشخص می‌شود. این موضوع در ادامه مطلب به خوبی موردبحث قرار خواهد گرفت.

چه شرایطی شامل offboard یا انفصال‌ازخدمت در کارمندان می‌شود؟

اشخاصی که برای مدتی در سازمان شما کارکرده‌اند و سپس به دلیل استعفا، انتقال داخلی، اتمام دوره کاری، اخراج یا بازنشستگی، شغل را ترک می‌­کنند واجد شرایط انفصال‌ازخدمت می‌شوند. کارمندان پاره‌وقت، تمام‌وقت و همچنین کارکنان قراردادی به دلایل زیر ممکن است شغل خود را تغییر داده یا منتقل شوند:

انتقال درون سازمانی:

یک مورد که اکثر دپارتمان‌های منابع انسانی هنگام تدوین برنامه‌های offboarding خود در نظر نمی‌گیرند مربوط به افراد یا کارمندانی است که در داخل شرکت به بخش‌های دیگر منتقل می‌شوند. برای این دسته از افراد هم باید فرایندهای آفبوردینگ اجرا شود. گویی که آنها دارند شرکت را به کل ترک می‌کنند. در تمامی این موارد، کارمند باید دانش عمیقی که از آن پوزیشن شغلی دارد و وضعیت پروژه در حال اجرا را به نفر بعد منتقل کند.

اخراج یا پایان دوره‌کاری:

این مربوط به کارمندانی است که کارشان با یک سازمان به دلیل تخلفات اخلاقی، عملکرد ضعیف یا به این دلیل که سازمان از نظر مالی نیاز به کاهش هزینه جاری دارد به پایان می­‌رسد.

استعفای خود کارمند:

این دسته شامل کارکنانی هستند که قبل از بازنشستگی به‌صورت داوطلبانه شرکت را ترک می­‌کنند. بر اساس یک نظرسنجی در سال 2018 که توسط  Robert Half Internationa انجام شد، مشخص شد که 75 درصد از کارمندانی که کمتر از 34 سال سن دارند و 64 درصد از کل کارمندان فکر می‌­کنند تغییر شغل یا انتقال به بخش‌های جدید برای توسعه فردی و یا شغلی آنها مفید و موفقیت‌آمیز خواهد بود.

 بازنشستگی کارمند:

افرادی که زندگی کاری آنها با موفقیت به پایان می‌رسد. این کارمندان منبعی عالی از دانش هستند. اطلاعات مفید این افراد قبل از ترک شغل باید جهت راهنمایی و آموزش همکاران جوان‌تر مورداستفاده قرار گیرد. حتی می‌توان از آنها در آینده به‌عنوان مشاور یا حتی کارمند پاره وقت استفاده کرد. بنابراین چنین افرادی باید تحت شرایط عالی بازنشسته شوند.

پنج مزیت استفاده از چک لیست offboarding چیست؟

برای اجرای راحت‌تر و ساده‌تر فعالیت­های منابع انسانی، داشتن یک چک لیست آفبوردینگ ضروری است. بهتر است چک‌لیستی را انتخاب کنید که قبلاً توسط چندین سازمان استفاده شده باشد. چک لیست‌هایی که شرکت‌ها توانسته‌اند با استفاده از آنها روند خروج از خدمت کارکنان خود را مدیریت کنند.

 کارمندان سابق می­‌توانند تبدیل به کارمندان آتی شوند.

افراد به دلایل زیادی شغل و شرکت خود را ترک می‌­کنند. از جمله این دلایل می‌توان به عدم فرصت­ رشد یا عدم امکان دورکاری اشاره کرد. همچنین ممکن است این افراد از شرکتی دیگر پیشنهاد مالی بهتری بگیرند و یا در آنجا فرصت‌­های رشد بیشتری برای خود ببینند. نکته‌ بسیار مهم اینکه اغلب کارمندان به شکلی ناگهانی تصمیم به ترک یک شرکت نمی‌گیرند.

اگر این افراد تجربه­‌ای صمیمی و مثبت از offboarding خود داشته باشند معمولاً پس از گذراندن یک دوره خاص ممکن است به شرکت قبلی خود بازگردند. از دیدگاه یک شرکت، استخدام مجدد کارکنان سابق بسیار مقرون‌به‌صرفه بوده و مزایای خود را دارد. استخدام کارمندان سابق (نسبت به کارمند جدید) باعث می‌شود که وظایف شغلی فرد با سرعت بیشتری انجام شود چون کارمندان سابق با روند کاری به‌خوبی آشنا هستند. امروزه استخدام شدن بسیار سخت شده است؛ به همین دلیل اغلب شرکت‌ها دنبال استخدام مجدد کارمندان قدیمی خود هستند.

کارمندان سابق سفیر برند شما هستند.

نحوه خروج از خدمت خوب یک کارمند قدیمی تأثیر طولانی‌مدتی داشته و برای همیشه با او باقی می­‌ماند. در مدت زمان حضور کارمند در سازمان شما، این فرد مطمئناً لحظاتی را تجربه می‌کند که در ذهنش باقی‌مانده و هرگز فراموش نمی‌کند؛ بنابراین اگر فرایند خروج از خدمت چنین کارمندی یک فرایند لذت‌بخش یا به‌یادماندنی باشد، او به طور خودکار تبدیل به سفیر غیر رسمی برند شما خواهد شد. این کارمندان با هرکسی صحبت کنند از شرکت شما تعریف خواهند کرد. آنها تأثیر مثبت عمیقی روی برند سازمان شما داشته و جذابیت شرکت شما را برای کارمندان آتی افزایش می‌دهند.

کارمندان سابق مشتری هم هستند!

درست مانند کارمندان آتی شما که در بیشتر موارد مشتریان شما هستند، کارمندان سابق شما هم جزو مشتریان شما هستند. هیچ تبلیغی بهتر از این نیست که کارمند سابق شما کماکان مشتری وفادار و ثابت‌قدم شما باقی بماند. وجود چنین کارمندانی گواه این است که شما با مشتریان خود هم به‌خوبی رفتار می­‌کنید.

امنیت دارایی‌های دیجیتال حفظ می‌شود.

از لحاظ امنیتی، داشتن یک فرایند مناسب offboarding بسیار مهم است. اگر کارمندی به‌صورت غیرداوطلبانه مجبور به ترک شغل شود، ممکن است دچار حس ناامیدی شود و تلاش کند تا به شرکت شما آسیب برساند. به‌عنوان‌مثال، ممکن است کارمند سابق شما برخی از فایل­‌های مهم شرکت را حذف کرده یا پایگاه‌داده شرکت را منتشر کند. بیش از 20 درصد از شرکت‌­ها اظهار کرده‌اند که اطلاعات آنها توسط کارمندان سابقشان منتشر شده­‌اند. این بدان معناست که حداقل یک‌سوم از کارکنان سابق شرکت‌ها هنوز به اطلاعات آن شرکت دسترسی دارند. این مشکل قابل اجتناب است و اگر کارمندی تحت یک پروسه آفبوردینگ مناسب از شرکت خارج شود چنین اتفاقی نخواهد افتاد. با انجام یک فرایند مناسب، تضمین خواهد شد که کارمندان سابق بعد از ترک شغل دیگر به شبکه­‌ها و سیستم‌­های شرکت دسترسی نخواهند داشت.

چالش­‌های انسانی اجرای Offboarding چیست؟

آفبوردینگ فرایندی مفید برای مدیران، سرپرستان و حتی منابع انسانی است. بااین‌حال، اجرای کل این فرایند کار چندان آسانی نیست و سختی آن هم به دلیل دشوار بودن تغییر برای اغلب مردم است. در اینجا چند مورد از این چالش­‌ها را بیان می‌کنیم:

درک نادرست و عدم تعهد به آن در مدیریت سازمان

گاهی اوقات برای مدیران و منابع انسانی درک اهمیت فرایند آفبوردینگ مشکل است. بااین‌حال، ایجاد رابطه‌ای عالی با مدیران و ارائه منابع ارزشمند به آن‌ها می­‌تواند شانس موفقیت را به‌صورت قابل‌توجهی افزایش دهد. از طرفی عدم تعهد کارکنان و مدیریت به کل فرایند و هماهنگی با بخش‌ها چالش دیگری است. در نتیجه اینجا اتوماسیون و پذیرش سلسله‌مراتب اهمیت زیادی دارد.

پیشرفت سخت و لزوم پیگیری مداوم

ارتقای استانداردها و فرایند‌ها از جمله راه‌هایی است که هزینه فرسایش شغلی را کاهش می‌دهد. یک نظرسنجی از 7000 فرد بزرگسال که در سال 2017 انجام شد نشان داد که بیش از 50 درصد از کارمندان (در یک دوره زمانی شغلی) شغل خاصی را ترک کردند تا از مدیر خود دور باشند. شما به‌راحتی می­‌توانید از این تغییر تعداد کارکنان جلوگیری کنید، اما برای این کار نیاز به یکسری اطلاعات مناسب دارید که به کمک آنها بتوانید تغییرات مطلوب را ایجاد کنید. این کار نیازمند صرف وقت و حوصله است.

مواجهه با کارکنان ناراضی موجود

کارگران خشمگین یا آزرده‌خاطر در بیشتر موارد با این فرایند همکاری نمی‌کنند. به همین دلیل شرایط واگذاری پروژه به نفر بعدی، انتقال دانش و حتی مستندسازی تا حدودی چالش‌برانگیز است، اما شما باید تمام تلاش خود را بکنید تا مراحل انتقال تا انتها انجام شود.

فشار بیش از حد بخش­‌های منابع انسانی

به گفته مشاور Aspen Edge، واحد منابع انسانی وظایف متعددی دارد؛ به همین دلیل است که این بخش تقریباً همیشه شلوغ است. ساده‌سازی کل فرایند و مستندسازی آن در هر مرحله، باعث می‌شود که این فرایند برای تمام کارمندان یکسان بوده و در نتیجه این فرایند ثبات داشته باشد.

جمع‌آوری نادرست اطلاعات یا دست‌کم گرفتن آنها

خیلی مهم است که به طور کامل بفهمیم چه چیزی درست و چه چیزی اشتباه است. با این کار شما می‌توانید تغییرات مثبت لازم را ایجاد کرده که در نهایت به شما کمک می­‌کند تا کارمندان فعلی خود را حفظ کنید.

اقدامات لازم برای صحت‌سنجی فرایند Offboarding چیست؟

جدی گرفتن احساسات انسانی

هرگز ترک شغل یک کارمند را شخصی در نظر نگیرید. با کارمندی که در حال ترک شرکت شماست با نهایت احترام رفتار کنید. وسوسه نشوید که کارها را به لحظه آخر موکول کرده و آنها را روی سر کارمند آوار کنید زیرا ممکن است آن را نوعی تنبیه تلقی کند. حتی این کار سبب ایجاد سوء‌برداشت‌های بدی خواهد شد.

ایجاد قانون مدون

قانونی مدون داشته باشید که به‌واسطه آن کارمندان بدانند هر زمان که تصمیم به ترک شرکت شما بگیرند، از آنها تقدیر خواهد شد. کارمندان شما باید همیشه احساس کنند که به‌خاطر مشارکت و نقششان در رشد شرکت، در حقیقت بخشی از سازمان هستند.

سهیم کردن تمامی تیم‌ها در فرایند

هماهنگی بین دپارتمان‌های مختلف و افراد در تمامی مراحل offboarding ضروری است. این هماهنگی برای آفبوردینگ موفقیت‌آمیز و بدون مشکل کارکنان ضروری است.

استفاده از اتوماسیون

به‌جای سروکله زدن با توده‌های کاغذ، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت دانش مانند رای‌ون و یا کلیک مایند برای ساده‌سازی فرایند استفاده کنید. درعین‌حال با استفاده از آن مطمئن شوید که هر کارمندی وظیفه خود را انجام می‌دهد.

اطمینان از مستندسازی اصولی

همانطور که پیشتر هم به آن اشاره شد واحد منابع انسانی نقش پررنگی در این فرایند دارد. در نتیجه و درست مثل فرایند onboarding که از طریق نرم‌افزار قابل انجام است و داده‌ها یا اطلاعات مرتبط و مفیدی در اختیار کارمند قرار می‌گیرد؛ در فرایند Offboarding هم باید چگونگی آنالیز و مستندسازی داده‌ها یا اطلاعات برای شناسایی روندها را مد نظر قرار دهند چراکه این روزها فرایند خروج از خدمت حتی  از onboarding کارمندان هم مهم‌تر  است. Offboarding ترکیبی از اقدامات، تصمیمات و فرآیندهایی است که در حین انفصال از خدمت یک کارمند اتفاق می­‌افتد. عدم آفبوردینگ درست کارمندان می‌­تواند خطر بزرگی برای شرکت شما ایجاد کند.

خطرات ناشی از عدم وجود آفبوردینگ چیست؟

حفظ کارکنان همیشه و علی‌الخصوص امروزه بسیار مهم است. بااین‌حال، اگر کارمندی به میل خود تصمیم به ترک شرکت بگیرد شما نمی‌­توانید کاری انجام دهید و این موضوع می‌­تواند سبب شود که تعداد کارکنان بیشتری از شرکت شما بروند. طبق گفته Dark Reading، حدود 50 درصد از کارمندان سابق هنوز به برنامه‌های تحت فضای ابری شرکت‌ها دسترسی دارند.

یافته‌های محققان – که بر اساس مطالعه‌ای روی بیش از 500 فرد تصمیم‌گیرنده در صنعت IT انجام شد؛ نشان می‌دهد تعداد کمی از شرکت‌ها دارای پروسه مدیریت مناسب جهت حذف، خاتمه، ذخیره و لاگ سیستم‌های در دسترس کارمندان هستند. همچنین 20 درصد از شرکت‌کنندگان گزارش کردند که عدم توانایی این شرکت‌ها در محروم کردن کارمندان سابق از دسترسی به اپ‌های شرکتی، تا حد زیادی سبب انتشار اطلاعات شرکت‌ شده‌است. در حال حاضر، برای سازمان­‌ها رویه‌ای استاندارد وجود دارد که در آن برای هر کارمند 20 الی 30 مجوز برای چهار تا پنج سال گذشته را لغو می‌کنند اما در واقعیت ممکن است این میزان بیشتر هم باشد. گزارشی که در سال ۲۰۱۹ منتشر شد نشان داد که کارمندان شرکت‌های آمریکایی که حداقل ۸۰۰ کارمند دارند، از ۴۴ اپلیکیشن تحت فضای ابری استفاده می‌کنند.

این شرکت‌ها لایسنس‌های خود را به طور متوسط از 140 فروشنده می‌گیرند و ازآنجایی‌که تنها تعداد انگشت شماری از این شرکت­ها آمار داشته‌های خود را دارند، سالانه چهار میلیون دلار در این زمینه هدر می­‌رود. این موضوع به‌وضوح نشان می­‌دهد که سازمان­‌ها کاملاً میزان SaaS’s مورداستفاده توسط کارکنان خود و همچنین خطرات SaaS’s را دست‌کم می‌گیرند؛ بنابراین، بخش IT بهتر است که دسترسی کارکنان منفصل از خدمت به اطلاعات مالی و عملیاتی کارفرمای سابق خود را محدود کند. اکنون که اصول اولیه offboarding را شرح دادیم، نوبت به مرحله بعدی یعنی جزئیات این فرایند می‌رسد.

بخش 2: ​​مراحل شکل‌گیری چک لیست Offboarding چیست؟

انجام درست offboarding به این معنی است که باید موارد ذکر شده در یک چک لیست از پیش تعیین‌شده را به‌دقت دنبال کنید تا هیچ مرحله­‌ای در این فرایند فراموش نشود. در این چک لیست متغیرهای زیادی وجود دارد و اقدام‌های زیادی باید انجام دهید. توجه کنید که این کار فقط از طریق رویکردی سیستماتیک قابل دستیابی است. جهت اجرای موفقیت‌آمیز آفبوردینگ، این فرایند باید در 3 فاز مختلف انجام شود. اصلاً نباید در این فرایند عجله کنید یا سعی کنید همه چیز را در یک روز به پایان برسانید.

فاز 1: آماده­‌سازی

این مرحله شامل تمام فعالیت­‌هایی است که منجر به انفصال از خدمت کارمند می­‌شود. به طور مثال: ارائه استعفانامه، ناهار یا شام خداحافظی و اطلاع‌­رسانی به تمام بخش‌­هایی که باید فرایندهای خروج از خدمت را انجام دهند.

فاز 2: خروج

این مرحله روند واقعی انفصال از خدمت کارمند را پوشش می‌دهد که شامل فعالیت­‌هایی چون استرداد تجهیزات، انتقال اطلاعات، مصاحبه خروج، امضای قرارداد انفصال از خدمت و پرداخت غرامت یا پاداش نهایی است.

فاز 3: پس از خروج

این مرحله، آخرین مرحله انفصال از خدمت است؛ تا آخرین روز استخدام کارمند به طول می‌انجامد و شامل مواردی مانند پیوستن به شبکه فارغ‌التحصیلان، شناسایی فرصت‌های توسعه، تشویق ارجاع‌ها و پیشنهادهایی جهت بهبود فرایند است.

چه کسانی در اجرای فرایند Offboarding باید مشارکت کنند؟

آفبوردینگ دربر‌گیرنده مسئولیت جمعی دپارتمان‌ها یا واحدهای مختلف در یک شرکت است. مسئولیت هر یک از بخش‌های مختلف ذکر شده در بالا با یکدیگر همپوشانی دارد و افرادی که در تمام مراحل  باید مشارکت داشته باشند شامل:

• خود کارمند
• مدیر مستقیم او
• همکاران
• واحد فناوری اطلاعات (IT)
• واحد منابع انسانی
• دپارتمان‌های مرتبط (در صورت نیاز)

یک فرایند offboarding کارآمد به کارکنان فعلی و آینده نشان می‌دهد که شرکت برای آنها ارزش خاصی قائل است. چراکه نحوه برخورد با کارمندان، هنگام انفصال از خدمت نشان‌دهنده تمایل این شرکت برای بازگشت و کار مجدد کارمند در آینده است. مراحلی که در ادامه می‌بینید به شما کمک می‌کند تا فرایند انفصال از خدمت یک کارمند، تأثیر ماندگارتری روی او داشته باشد.

با برنامه شروع کنید.

اولین قدم این است که یک برنامه سنجیده و مناسب برای کارمندی که قرار است سازمان شما را ترک کند؛ بچینید. در مورد جزئیات منطقی این فرایند فکر کنید؛ برای این کار می‌­توانید چک لیست آفبوردینگی که شامل موارد زیر است را تهیه کنید:

• چه زمانی قرار است حقوق نهایی کارمند را واریز کنید.
• مناسب‌ترین روش برای برگرداندن وسایل شرکت که در اختیار اوست؛ چیست؟

زمان مناسبی را برای انفصال از خدمت کارمند تعیین کنید.

به سایر اعضای تیم اطلاع دهید که یکی از کارمندان در حال انفصال از خدمت است؛ چراکه در این زمان، بازار شایعات یا گمانه‌زنی‌ها زیاد است و این شایعات به‌راحتی و سرعت می‌­تواند روند کاری شرکت شما را دچار اختلال کند. بگذارید همه بدانند که یکی از کارمندان شما قرار است از سازمان برود و از او به‌خاطر خدماتش تشکر کنید. در صورت مناسب بودن دلیل انفصال از خدمت کارمند، می‌توانید دلیل او را با سایر کارمندان نیز در میان بگذارید. همچنین باید به آنها اطلاع دهید که تا زمان استخدام جایگزین مناسب این شخص، چه کسی مسئولیت­‌های او را بر عهده می‌گیرد.

به اشتراک گذاشتن اخبار با سایر کارمندان باعث می‌شود خطوط ارتباطی جدیدی ایجاد شود و هر کارمند به این فکر کند که: «قبل از اینکه این فرد شرکت را ترک کند چه اطلاعات و یا مدارکی را باید از او بگیرم؟» باید اطمینان حاصل کنید که مدیران مستقیم، تیم و حتی زیردستان کارمند در حال انفصال از خدمت دقیقاً می‌دانند چه اتفاقی در حال رخ‌دادن است. بخش‌های حقوق و دستمزد و IT هم باید از تغییرات جدید مطلع شوند چرا که ممکن است خود آنها هرکدام چندین مرحله به این چک لیست آفبوردینگ اضافه کنند. اگر کارمندی که قرار است شرکت شما را ترک کند مدیر ارشد است، احتمالاً جهت شفافیت بیشتر باید اطلاعیه‌ای عمومی در شرکت پخش کنید.

مسئولیت‌ها و وظایف کارمند در حال انفصال از خدمت را مستند کنید.

معمولاً این امید وجود دارد که هم‌زمان با انفصال از خدمت کارمند قبلی، کسی جایگزین او شود. به همین دلیل است که باید کارمند در حال انفصال از خدمت، فرد جایگزین خود را کاملاً با مسئولیت‌های این شغل آشنا کند. اما اگر درحال‌حاضر جایگزینی وجود نداشته باشد، باید از کارمند خود بخواهید تا مسئولیت‌های شغلی خود را مستندسازی کند. از او بخواهید که تمامی وظایف روزانه و هفتگی‌، جزئیات تماس فروشندگان و مشتریان را به‌صورت یک کتابچه خودآموز آماده و به شما تحویل دهد.

خود را برای انجام کارهای اداری آماده کنید.

شما باید یک سری مدارک آماده کنید و آنها را به کارمند در حال انفصال از خدمت بدهید یا در پرونده او قرار دهید. این مدارک عبارت‌اند از:

• نامه استعفای کارمند؛
• توافقنامه امضا شده عدم رقابت/عدم افشای اطلاعات؛
• نامه قدردانی از رئیس مافوق کارمند؛
• اسناد امضا‌شده‌­ از پرداختی‌‌های مرخصی و پرداخت نهایی به کارمند.

اطلاعات کارمند درحال انفصال‌ از خدمت را به جانشینش منتقل کنید.

اگر از قبل برای فرد جایگزین برنامه‌­ریزی کرده­‌اید، این مرحله باید آسان باشد. اما درصورتی‌که هنوز فرد جایگزین را پیدا نکرده‌اید، باید رابطه خود با کارمند در حال انفصال از خدمتتان را در حد عالی حفظ کنید. می­‌توانید از او بخواهید که اطلاعات مربوط به نقش و شغل خود را به شرکت منتقل کند و یا فرد جایگزین را آموزش دهد. اگر هنوز جانشینی برای تصدی این شغل وجود ندارد، احتمالاً مجبور می‌شوید فرایندها، اسناد و حتی لیستی از مخاطبین خود تهیه کنید تا به‌محض تصدی پست جدید، فرد جایگزین بتواند از آنها استفاده کند.

نحوه انتقال اطلاعات کارمند در حال انفصال از خدمت به جانشینش در درجه اول به نوع شغل بستگی دارد. برای مثال، نقش‌های فنی فرایند محور را می‌توان به‌راحتی و با جزئیات مستندسازی کرد؛ اما مستندسازی فرایندهای مدیریتی تا حدودی چالش‌برانگیز هستند. بااین‌حال، به‌خاطر بسپارید که وقتی کارمند شرکت شما را ترک کند، در صورت بروز مشکل یا سؤال در آینده، نمی‌توانید روی کمک او چندان حساب باز کنید.

دارایی­‌های شرکت را پس بگیرید.

بسیاری از شرکت­ها نمی‌توانند دارایی‌­هایی که متعلق به شرکت است (مانند لپ‌تاپ، تلفن همراه و حتی تجهیزات) را از کارمند پس بگیرند. به‌عنوان‌مثال، تحقیقات نشان می‌دهد که سرقت این دارایی‌ها توسط کارکنان در ایالات متحده تا 50 میلیون دلار در سال برای کسب‌وکارها هزینه در بر دارد. شما باید شخصی را به‌عنوان مسئول بازپس‌گیری این دارایی‌ها کنید یا می‌توانید از کارمند دیگری مانند مدیر خط یا فردی در تیم تأمین یا بخش(IT بخواهید که نه‌تنها مسئول پیگیری این روند باشد، بلکه از بازپس‌گیری دارایی‌ها نیز اطمینان حاصل کند.

چارت سازمانی شرکت را به‌روز کنید.

ارجاع دادن کارمند جایگزین و تازه وارد به کارمندان سابق یک سازمان می‌­تواند سرعت ارتباطات داخلی را به شکل قابل‌توجهی کم کند یا حتی آن را مختل کند. به همین دلیل باید چارت سازمانی و دایرکتوری‌­های شرکت خود را با جزئیات مربوط به کارمند جدید به‌روز کنید تا بتوانید فرایند انفصال از خدمت آسان و بدون وقفه‌ای داشته باشید.

اگر نام یا سمت کارمند در حال انفصال از خدمت در هر سند و یا بخشی از سازمان شما (به‌عنوان‌مثال، وب‌سایت شرکت، بروشورها و غیره) ذکر شده است باید آنها را به‌روزرسانی و اصلاح کنید. این وظیفه می‌­تواند توسط مدیران خط، خود کارمند در حال انفصال از خدمت، یا حتی کارمند جایگزین انجام شود. بااین‌حال، تصور رایج این است که این کار جزو مسئولیت‌های بخش منابع انسانی است تا تمام اطلاعات مربوطه را به‌روز کنند.

مجوز‌ها و دسترسی کارمند به سیستم‌های سازمان را لغو کنید.

نقض امنیت سایبری در ایالات متحده، استرالیا و … سالانه حدود 19/8 میلیون دلار هزینه داشته‌است. تحقیقات دقیق نشان می‌دهد که اکثر این تخلف‌ها توسط کارمندان سابق شرکت‌ها انجام می‌شود چراکه در بسیاری از موارد دسترسی سیستمی برای کارمندان سابق لغو نمی‌شود. اگرچه این کار فرایندی است که به بخش IT مربوط می‌شود؛ اما این بخش منابع انسانی است که باید به بخش IT  اطلاع دهد تا چک لیست خروج را تکمیل کند و دسترسی‌ کارمند را ببندد. به‌خاطر داشته باشید که هر حساب مشترک (از جمله سیستم‌های داخلی تک‌کاربره، پسوردهای مشترک و غیره) باید با جزئیات جدید به‌روزرسانی شوند تا مانع از دسترسی غیرمجاز به آنها شود.

فرایند پرداخت نهایی را تکمیل کنید.

چنین عملکردی جز جدایی‌ناپذیر اکثر سیستم­‌های حقوق و دستمزد است. بسیار مهم است که مطمئن شوید فرایند پرداخت نهایی در لیست حقوق و دستمزد لحاظ شده است. علی‌رقم اهمیت این موضوع، برخی از کارمندان سابق سازمان­های بزرگ تا چند ماه پس از ترک شرکت از سیستم حقوق و دستمزد حذف نمی­‌شوند. شما باید مطمئن شوید که حقوق و دستمزد همیشه دارای اطلاعات یا جزئیات به‌روز (مانند مدت‌زمان اعلام تا ترک شرکت کارمند، تاریخ ترک، تعطیلات احتمالی یا زمان مرخصی است و هر اطلاعات دیگری که از نظر قانونی نیاز به پرداخت دارند) است. به‌محض اینکه کارمند در حال انفصال از خدمت شرکت را ترک نمود، مشخصات او  مانند: نام، مشخصات حساب بانکی و غیره باید بلافاصله از لیست حقوق و دستمزد حذف شود.

حتما با کارمند مصاحبه خروج داشته باشید.

مصاحبه خروج حاوی اطلاعات بسیار ارزشمندی است که می‌توان از آن برای ایجاد پیشرفت­ و تغییرات گسترده در شرکت استفاده کنید. همچنین کارمند باید آزاد باشد تا بتواند دلیل دقیق ترک شرکت شما را بیان کند؛ بنابراین، هنگام انجام مصاحبه خروج، موارد زیر را در دستور کار قرار دهید.

• ابتدا هدف از مصاحبه را بیان کنید.
• در مرحله بعد، درباره شغلی که کارمند در سازمان شما داشت، شغل جدید او، دلیل ترک کار صحبت کنید.
• از کارمند خود بخواهید پیشنهاداتی احتمالی که به رشد شرکت شما کمک می‌کنند را ارائه دهد.

کلام آخر

اطمینان حاصل کنید که کارمندان سابق شما همیشه راهی برای حفظ ارتباط با شرکت شما دارند. در ارتباط بودن ازاین‌جهت مهم است که آنها می‌توانند از فرصت­های شغلی آتی شرکت آگاه شوند. مرحله بعد از شناسایی تمام فرایندهای درگیر در Offboarding، داشتن یک ابزار یا نرم‌­افزار مناسب است که به شما در اجرای مرحله به مرحله این کار کمک ­کند. گزینه‌های نرم‌افزاری زیادی برای این کار وجود دارد که در ماه‌های آیند در این مورد مقاله‌ای منتشر می‌کنیم.