تشکیل ارتباطات داخلی زیربنای ترویج نوآوری
اگر دوست دارید برنامه نوآوری در سازمان شما موفقیت آمیز باشد؛ قبل از هر چیز باید در صدد ترویج طرح‌های نوآورانه و شکل‌دهی به ارتباطات داخلی باشید. وجود چنین برنامه‌ای باعث می‌شود که قسمت‌های مختلف فرایند نوآوری، مثل رشته‌ای به هم پیوند بخورند. ارتباطات استراتژیک و وابسته به برنامه کمک می‌کند فرهنگی ایجاد و حفظ شود که در آن، کارکنان احساس تعلق به سازمان پیدا کنند و این حس به آنها منتقل می‌شود که قدرت تأثیرگذاری روی اهداف شرکت را دارند و متوجه می‌شوند که برای زحماتشان پاداش دریافت می‌کنند.
این مهم است که به طور مداوم با کارکنان خود در تمام سازمان و در هر سطح از ارشدیت ارتباط برقرار کنید تا احساس کنند در جریان اهداف نوآوری شما قرار دارند، در چاره‌اندیشی‌ها الهام‌بخش هستند و نقشی محوری در دستیابی به اهداف سازمانی ایفا می‌کنند. مثلا شرکت GAM Investments برای ترویج نوآوری تنها از چند تکنیک ارتباطی ساده اما موثر برای ایجاد تعامل با برنامه نوآوری خود استفاده می‌کند. یکی از این تکنیک‌ها استفاده از ایمیل اختصاصی برای ارسال تبریک یا اطلاع‌رسانی‌ها است. این شرکت معتقد است نباید ارزش پاداش‌های غیر مادی را کمتر از پاداش‌های مادی بدانیم. چراکه پاداش‌های معنوی در ایجاد فرهنگ اصیل و کارا موثر‌تر هستند.
اهداف ارتباطات داخلی در برنامه نوآوری
- در مورد برنامه نوآوری خود اطلاع‌رسانی و هیجان ایجاد کنید تا کارمندان شما مشتاق مشارکت فعال در آن باشند.
- برای دستیابی به اهداف تجاری خود از به‌روش‌های صنعت خود و سایر صنایع استفاده کنید، اطلاع‌رسانی کنید و آموزش‌های لازم را ارائه دهید.
- تا حد امکان تعامل پایداری در مورد جمع‌سپاری ایده‌های تأثیرگذار داشته باشید. ایده‌هایی را به سرانجام برسانید که نتایج ملموسی را برای کسب‌وکار شما به‌دنبال دارند.
- با گذشت زمان، وفاداری بیشتری بین اعضای تیم ایجاد کنید تا فرایند نوآوریتان، مداوم و پایدار شود.
آنچه هنگام طرح‌ریزی برنامه ارتباطی خود باید بدانید.
عموم کارکنان تمایل دارند در مقابل تغییر مقاومت کنند، حتی اگر آن تغییر در جهت بهتر شدن باشد. به همین دلیل، توصیه می‌کنیم که کمپین ارتباطی خود را زودتر راه‌اندازی کنید. باید آموزش و آگاهی‌رسانی در مورد مزایای این برنامه برای کسب‌وکار و کارمندان خیلی زودتر از زمان اجرای واقعی برنامه نوآوری شروع شود. پیشنهاد می‌کنیم که کمپین را حدود شش هفته قبل از اجرای برنامه نوآوری خود شروع کنید تا در مورد آن پیش‌زمینه و هیجان ایجاد شود.
طرح ارتباطات داخلی خود را به عنوان یک طرح تبلیغاتی چند کاناله در نظر بگیرید. فراموش نکنید که کانال‌های مختلف (از جمله اینترنت، ایمیل، جلسات حضوری و مکاتبه‌ای) و واسطه‌های مختلف (خبررسانی، تصاویر، ویدیوها، انیمیشن‌ها و غیره) را در نظر بگیرید.
رایج‌ترین کانال‌های ارتباطی برنامه ترویج نوآوری
بیایید بهترین راه‌ها برای اعلام تغییرات را بررسی کنیم. تمامی کانال‌های ارتباطی زیر مزایا و معایب خاص خود را دارند و می‌توانید از آنها برای مقاصد مختلف استفاده کنید.
جلسه‌های خصوصی
بدون شک، قوی‌ترین راه برای برقراری ارتباط با یک شخص، گفت‌وگو با او است. زمانی که با کارمندان خود حضوری و رودررو گفت‌وگو می‌کنید؛ سنجش واکنش آنها نسبت به تغییرات، درک نیازهای فردی آنها و انطباق دادن موضوع موردنظر شما با آنها آسان است. هر کسی سبک ارتباطی خاص خودش را دارد. زمانی که شما با کارکنانتان در یک اتاق هستید، می‌توانید هر فرد را به بهترین نحو ارزیابی کنید و واکنش لازم را نشان دهید. البته این روش همیشه هم عملی نیست، اما اینکه فضایی را برای گفت‌وگوهای دو نفره با ذینفعان دارای اولویت خودتان ایجاد کنید، فکر خوبی است.
جلسات گروهی (همراه با پرسش و پاسخ)
همیشه زمانی می‌رسد که باید تغییرات را به صورت دسته‌جمعی با تیم خود در میان بگذارید. اکثر مدیران، ارائه سخنرانی‌های گروهی را به عنوان روشی برای انجام این کار در نظر می‌گیرند. در عین حال، این روش می‌تواند معایب قابل توجهی داشته باشد. اولاً، برآوردن نیازها و نگرانی‌های فردی در یک گروه سخت‌تر از برقراری ارتباط دو نفره است. دوماً، تیم شما به احتمال زیاد نسبت به بیان نگرانی‌ها یا سؤالات در یک جمع عمومی مطمئن نخواهد بود و معنی آن این است که بسیاری از نگرانی‌های آنها برطرف نخواهد شد. البته که یک جلسه پرسش و پاسخ گروهی می‌تواند کمک بسیار زیادی به کاهش نگرانی‌ها کند، اما همیشه مشکل ناشناس نبودن وجود دارد.
ایمیل
اگرچه که ارسال ایمیل‌های سازمانی می‌توانند رسمی و غیرشخصی به نظر برسند؛ اما روش بسیار خوبی برای ارتباط برقرار کردن با یک تیم گسترده‌تر هستند. در عین حال فرصت ارسال بازخورد به صورت ناشناس را برای کارمندان فراهم می‌کند. علاوه بر این، شما این فرصت را خواهید داشت که به دقت در مورد عباراتی که قرار است در پیام خود استفاده کنید فکر کنید. اما جنبه منفی آن این است که هیچ‌وقت نمی‌توانید مطمئن باشید که تمام افراد تیم پیام شما را خوانده‌اند. یک روش مناسب برای حل این مشکل، استفاده از یک ردیاب خوانده شدن ایمیل مانند Hunter است تا مطمئن شوید که ایمیل‌های شما ارسال و خوانده شده‌اند.
وبسایت و اینترانت
پلتفرم‌های مرجع آنلاین مانند میکروسایت‌ها و اینترانت‌ها هم راه‌های مناسبی برای برقراری ارتباط هستند، به‌خصوص زمانیکه تیم شما باید به پروتکل‌ها یا فرایندهای جدید مراجعه کنند. شما می‌توانید وبسایت و میکروسایت را با رسانه‌های ارزشمندی همچون ویدئو، پادکست یا حتی پلتفرم‌های واقعیت افزوده (AR) همراه کنید تا ارتباط و نتیجه بهتری دریافت کنید.
پلتفرم‌های مدیریت دانش
پلتفرم‌های مدیریت دانش چیزی را ارائه می‌دهند که هیچ کانال ارتباطی دیگری نمی‌تواند آن کار را بکند. آن‌هم شفافیت کامل در کل قیف نوآوری است. با استفاده از این پلتفرم‌ها، تیم شما می‌تواند مسیر یک ایده را از لحظه تصور تا زمان اجرا دنبال کند و در هر مرحله از مسیر، پیشرفت آن را نظاره کند. همچنین، ذینفعان کلیدی می‌توانند به صورت بلادرنگ بازخورد بدهند و این امکان را به شما می‌دهد که پروژه خود را مطابق با نیازهای تیم خود توسعه دهید.
ابزارها و تکنیک‌های ارتباطی در نرم‌افزار مدیریت دانش
بولتن‌ها
بولتن‌ها روشی عالی برای برقراری ارتباط و اطلاع‌رسانی به دیگران است که می‌تواند شامل موارد مهمی همچون آموزش افراد در مورد روش استفاده از نرم‌افزار و ارائه اطلاعات ارزشمند برای قبول کردن آن باشد. همچنین، ارائه دستورالعمل‌هایی در مورد روش تفکر، ساختار و ارسال ایده‌هایی که تأثیرگذار هستند هم مهم است. انتشار بولتن‌های کاربردی از طرف مدیران دانشی تضمین می‌کند که هر کاربر جدید یا هر کاربر که به محتوا دسترسی دارد با نحوه ارائه ایده‌های جلب توجه کننده و جدید آشنا شود. ضمن اینکه بولتن‌ها یک ابزار ارتباطی عالی برای ارائه بروزرسانی‌ها، تشویق، الهام‌بخشی، ارائه به‌روش‌ها، مثال‌ها و همچنین ارسال اطلاعات فوری به تمام همکاران یا گروه‌های سفارشی‌تر هستند. برای انجام این کار در نرم‌افزار مدیریت دانش رای‌ون می‌توانید از شبکه اجتماعی سازمانی نرم‌افزار استفاده کنید.
برنامه‌های ارزیابی و پاداش
شما همچنین باید ایده‌ها و نتایج چالش را برجسته کنید؛ تأثیر آنها را به نمایش بگذارید و دیگران را تشویق به مشارکت کنید. پرسیدن سؤالات متنوع از طریق بولتن‌ها، همراه با دعوت از خِبرگان در یک نقش استراتژیک خاص، این امکان را می‌دهد که از کارمندان بااستعداد خود، نظرات بیشتری دریافت کنید.
وضعیت ایده و بازخورد
پیشبرد بهترین ایده‌ها تا مرحله پذیرش و ارائه بازخورد مداوم به بهترین ایده‌پردازان، یک تکنیک ارتباطی بسیار قدرتمند است که می‌تواند به افزایش تعامل، ایده‌پردازی و اشتراک گذاری دانش کمک کند. پس برنامه ارتباطی خود را به عنوان نقشه راهی برای ارتباط مستمر با همکاران خود در نظر بگیرید. آنها را در مورد آنچه که اتفاق می‌افتد، چرایی آن، نقش آنها در این فرآیند و اقداماتی که برای کمک به شما برای دستیابی به اهداف نوآوری باید انجام دهند آگاه کنید.
خلاصۀ مقاله در کمتر از 30 ثانیه:
برای موفقیت آمیز بودن برنامه نوآوری در سازمان باید 6 ستون اصلی را رعایت کنید. اولین پایه این ستون ترویج نوآوری است. برای اینکار باید ارتباطات داخلی تقویت شود. از جمله مهمترین ابزارهای ارتباطات داخلی هم موارد زیر است. 1) جلسه‌های خصوصی. 2) جلسات گروهی (همراه با پرسش و پاسخ)؛ 3) ایمیل؛ 4) پلتفرم‌های مدیریت دانش.
