همین ب بسم‌الله باید بگویم که آموزش کارکنان تازه وارد آنقدرها که احتمالا فکر می‌کنید کم هزینه نیست و شما باید برای کاهش هزینه‌های منابع انسانی اقدامات اساسی انجام دهید. طبق داده‌های مجله Training Industry، هزینه‌های جهانی برای آموزش کارکنان تقریبا 370 میلیارد دلار است که البته هر سال این مقدار بیشتر هم می‌شود. از طرفی متوسط هزینه آموزشی برای هر یادگیرنده 1286 دلار است. اگر این آموزش‌ها به صورت مستمر انجام شود، در درازمدت بهره‌وری را افزایش می‌دهد. چراکه کارمندان از طریق منحنی‌های یادگیری، آموزش می­‌بینند و برای تسلط بر ابزارها و فرایندهای جدید تلاش می‌کنند. این موضوع حتی برای شخصی که به تازگی استخدام‌‌ نشده و مهارت بالایی دارد هم صدق می‌کند. با این مقدمه باید به این سوال پاسخ دهیم که چطور می‌توانیم هزینه‌های آنبوردینگ سازمان را کم کنیم؟

اگر در این مطلب هزار بار هم از اهمیت دوره‌ها و آموزش‌های حین کار برای کارمندان بگویم باز هم بسیاری از مدیران بیش از حد روی سود خالص سازمان خود تمرکز می‌کنند. آنها دائماً به دنبال فرصتی برای صرفه‌جویی، کاهش هزینه‌های مربوط‌به منابع انسانی و افزایش کارایی هستند. ولی خوشبختانه تعدادی از مدیران هم هستند که هزینه‌های آموزشی برای کارکنان را کم نمی‌کنند. نکته مهم اینکه شما هر مدیری و با هر رویکردی که باشید حاضر نیستید با قبول کم بودن توانایی کارمندان جدید، موفقیت سازمانتان را به خطر بیندازد. این نکته‌ای مثبت است. همین نکته سوال دیگری را با این عنوان ایجاد می‌کند: آیا می‌توان این هزینه‌ها را بدون کاهش بهره‌وری کم کرد؟

راهکار کاهش هزینه‌های آنبوردینگ سازمان چیست؟

خوشبختانه، راهی برای کاهش هزینه‌های آنبوردینگ سازمان و درعین‌حال بهبود نتایج آموزش کارکنان چه تازه وارد‌ها و چه دیگر کارمندان وجود دارد. آن راه در قدرت سیستم مدیریت دانش (KM) شما پنهان است. حالا و با این مقدمه به شما می‌گویم که چطور برای صرفه‌جویی در هزینه و کمک به استخدام کارکنان جدید، از ابزار مدیریت دانش خود به شکل مؤثرتری استفاده کنید. قبل از پرداختن به جان این نوشته، اگر فرایند آنبوردینگ برای شما جذاب است توصیه می‌کنم مقاله به‌روش‌های فرآیند آنبوردینگِ ریموت برای استخدام کارمندان جدید را هم مطالعه کنید.

باید فرایند آنبوردینگ را سریع و مؤثر کنید.

آموزش کافی و درست به کارمندان جدید کمک می‌کند فرایندهای درون‌سازمانی، روش‌کارها و نحوه استفاده از فناوری‌ها و تجهیزات مختلف را یاد بگیرند. از طرفی معارفه و معاشرت سازمانی به آنها کمک می‌کند تا با فرهنگ سازمانی شما آشنا شوند. ناگفته نماند که این کار کمی مبهم‌ و زمان‌بر است. همین گنگ بودن باعث می‌شود که بسیاری از شرکت‌ها در این کار خرابکاری ­کنند. متأسفانه اگر معارفه درستی برای افراد تازه‌وارد نداشته باشید، آنها احساس می‌کنند که فردی غریبه در شرکت شما هستند.

زنگ خطر زمانی برای شما به صدا درمی‌آید که نتوانید کارکنان تازه وارد را با فرهنگ سازمانی خود هماهنگ کنید. اینجاست که رضایت شغلی آنها کمتر شده، کمتر درگیر کار می‌­شوند و بهره‌وری کمتری برای سازمان شما خواهند داشت. اگر مراقب این اشتباه نباشید و آنبوردینگ ضعیفی داشته باشید. استخدامی‌های جدید شما به زودی به سمت درب خروج می‌روند. اگر نتیجه‌ای غیر از این را در ذهن دارید باید به مدیریت دانش فکر کنید. چرا که مدیریت دانش با ایجاد تجربه‌ آنبوردینگ منسجم‌، دسترس‌پذیر و سریع‌، از ایجاد این اتفاق جلوگیری می‌کند و در نهایت باعث کاهش هزینه‌های منابع انسانی سازان شما می‌شود.

KM چگونه موجب کاهش هزینه‌های منابع انسانی در آنبوردینگ می‌شود؟

کمک می‌کند تا اطلاعات را سازماندهی کنید.

KM به شما کمک می‌کند فرایند معارفه سازمانی کارکنان تازه وارد (آنبوردینگ) را سازماندهی و مستند کنید. یعنی مطمئن شوید که هیچ‌چیز مهمی را از دست نمی‌دهید. به طور مثال شما می‌دانید که برای اطمینان از آماده بودن لپ‌تاپ و سیستم شخصی کارمند جدید، قبل از اولین روز کاری با واحد IT شرکت هماهنگ کنید. به‌این‌ترتیب، شخص استخدامی جدید مجبور نیست وقت خود را برای پیداکردن نحوه ساز وکار ابزارها و اطلاعات تلف کند. در عوض می‌تواند وقت خود را صرف شناخت بیشتر کسب‌وکار کند.

اطمینان می‌­­دهد تا از کارمند تازه وارد به گرمی استقبال کنید.

یک سیستم KM عالی به قرار گرفتن همه افراد در گردش کار کمک می‌کند، بنابراین تیم استخدام‌شده جدید دقیقاً می‌داند چه زمانی باید شروع به کار ‌کنند، نحوه استقبال از آنها چگونه خواهد بود و چه کاری باید انجام دهند تا روند هماهنگی با سازمان آسان‌تر شود. به‌این‌ترتیب، کارمندان جدید از همان روز اول احساس می‌­کنند که از طرف کارمندان دیگر تأیید و پذیرش شده‌اند.

فرایند گرفتن و به‌اشتراک‌گذاری دانشِ افرادِ خبره را تسهیل می‌کند.

بعضی از کارمندان کهنه‌کار و باسابقه، گاو صندوق و گنج اطلاعاتی شرکت شما به حساب می‌­آیند. این افراد دانش خود را هنگام خروج از تیم و یا سازمان با خود می‌برند. برای جلوگیری از به وجود آمدن این اتفاق شما باید بستر مدیریت دانشی داشته باشید. این بستر به شما امکان می‌دهد اطلاعات حیاتی را ثبت و ضبط کنید. با این کار می‌توانید اطلاعات ذخیره شده را بلافاصله در دسترس افراد جدید قرار دهید. حالا کارمندان جدید شما روی شانه‌ غول‌ها و کهنه‌کارها هستند حتی اگر آن غول‌ها محل کار خود را ترک کرده باشند. (کارمندان جدید بهره کافی را از تجربیات کارکنان قبلی می‌برند)

هر زمانی امکان آموزش به کارمندان تازه وارد وجود دارد.

تصور کنید که از فردا با دستورالعمل ساخت آپولو که همین الان به دستتان رسیده است باید آپولو هوا کنید(😎)!؟ این جمله پر از اغراق و نشدن است اما برنامه‌های آموزشی و آنبوردینگ هم گاهی کمتر از این اغراق نیستند. معمولا در این برنامه‌ها اطلاعات زیادی به شکل فشرده و خارج از ظرفیت و درک استخدام‌شده‌های جدید به آنها منتقل می‌شود. این موضوع قطعا مشکل‌ساز است. به‌خصوص زمانی که کارمندان نمی‌دانند اطلاعات ازدست‌رفته یا فراموش‌شده را از کجا پیدا کنند. علاوه بر این، جمع کردن همه کارمندان در یک محل مرکزی برای برگزاری جلسه‌های هماهنگ، می‌تواند پرهزینه و زمانبر باشد. حتی اگر آموزش‌ها به‌صورت مجازی برگزار شوند باز هم باعث مصرف منابع زیادی می‌­شوند.

یک بستر KM هر دو چالش‌ بالا را با ارائه آموزش بر اساس تقاضا حل می‌کند. به جای اینکه اطلاعات یکسان را بارها و بارها برای هر استخدامی جدید تکرار کنید، می‌توانید مطالب مورد نیاز کارمندان را به شکل فیلم یا سند در بیاورید. با این کار آنها می‌توانند با سرعت متناسب با نیازشان یاد بگیرند و در صورت تمایل اطلاعات را دوباره بررسی کنند. حالا اطمینان حاصل می‌کنید که استخدامی‌­های جدید جزئیات ضروری را از دست نمی‌دهند. همچنین با کمک بستر KM کاهش زمان استخدام برای مدیران و سایر رهبران را شاهد خواهید بود. از طرفی باعث کاهش هزینه‌های آموزشی و دردسر (برای همه افراد درگیر) می‌شود.

باعث کاهش هدر رفت زمان، برای کارشناسان فنی می‌شود.

 اگر اطلاعات برای استخدام‌شدگان جدید در هر زمان و از هر مکان در دسترس باشد، مسئولیت کارشناسان فنی کمتر می‌شود. به این ترتیب، افراد متخصص در شرکت‌های کوچک و متوسط زمان بیشتری برای تمرکز بر مسئولیت‌های اصلی خود دارند. کارمندان جدید هم مجبور نیستند هر بار که سؤالی دارند، وقت آنها را بگیرند. از طرفی گذراندن وقت با هر استخدامی جدید به‌صورت جداگانه و برای انتقال دانش می‌تواند متخصصین را از وظایف اصلی خود دور کند. اما اگر از یک راه‌حل مدیریت دانش استفاده کنید، می‌توانید دانش آن‌ها را ذخیره کنید و تمام آن را به افراد تازه‌کار ارائه بدهید.

احتمال بروز اشتباه را کاهش می‌دهد.

اشتباه کردن امری طبیعی است. هیچ فردی در بین ما نیست که حداقل یک اشتباه جزئی در کار مرتکب نشده باشد. اما این هم مهم است که از اشتباهات درس بگیریم و درس‌آموخته‌های آن را مدیریت کنیم. باید تلاش کنید تا مطمئن شوید دوباره آن اشتباهات را تکرار نمی‌­کنید. با استفاده از یک سیستم مدیریت دانش، استخدام‌شدگان جدید نه تنها از اشتباهات خود درس می‌گیرند، بلکه می‌توانند از اشتباهات سایر کارکنان هم درس بگیرند. با ایجاد دستورالعمل‌ها، آموزش‌ها و فهرست‌های ارزش‌گذاری شده بایدها و نبایدهای گام به گام، می‌توانید اشتباهات کارمندان خود را کاهش دهید و به استخدام‌شدگان جدید کمک کنید تا وظایف خود را با قدرت بیشتری انجام دهند. این لایه حمایتی اضافی، عادات سازمانی خوب را پرورش می‌دهد و تعداد اشتباهات تهدیدکننده بهره‌وری کارکنان را در حین یادگیری وظایف، کم می‌کند.

باعث رضایت بیشتر کارمندان می­‌شود.

بر اساس داده‌های Jobvite، حدود 30 درصد از جویندگان کار ظرف 90 روز پس از شروع کار، از شغل خود استعفا می­دهند. آنها انتظارات برآورده نشده، تجربیات بد و فرهنگ سازمانی را دلایل اصلی ترک کار ذکر می‌کنند. بر اساس داده‌های به اشتراک گذاشته شده توسط Gallup، برای درک عمق این فاجعه باید بدانید که هزینه جایگزینی یک کارمند می‌تواند تا دو برابر حقوق سالانه یک کارمند باشد. بنابراین برای جایگزینی کارمندی که 50000 دلار درآمد دارد، باید تا سقف 100000 دلار خرج کنید. آنهم اگر استخدامی جدید از کار استعفا ندهد؛ چرا که اگر او برود این هزینه بیشتر هم می­‌شود.

مدیریت دانش مطمئن‌ترین راه کاهش هزینه‌های آنبوردینگ سازمان است.

شما نمی‌توانید کاری کنید که هیچ کارمندی از شرکت شما بیرون نرود ولی می‌توانید با کمک KM و آنبوردینگ خوب نرخ برون رفت افراد از سازمانتان را کم کنید. این کار به نوبه خود به کاهش هزینه‌های آنبوردینگ سازمان، آموزش کارکنان، و مدیریت هزینه‌های استخدام کمک می‌کند. جالب است بدانید بیشتر چالش‌هایی که باعث افزایش هزینه جذب افراد جدید می‌­شوند، با فناوری‌های مناسب قابل‌حل است. سرمایه‌گذاری در یک بستر مدیریت دانش مناسب یکی از بهترین ابزارها و فناوری‌هایی است که می‌تواند به کاهش هزینه‌های آنبوردینگ سازمان، بهبود تجربه استخدامی­‌های جدید و کمک به پیشرفت کارکنان سازمان بی‌انجامد.