موفقیت مدیریت دانش در گرو اجرای بی واسطه آن توسط تیم شماست.

همه ما می‌دانیم که جاری‌سازی و نهادینه کردن روح مدیریت دانش در سازمان و تبدیل آن به یک فرهنگ پایدارِ سازمانی کار ساده‌ای نیست. اینطور نیست که بقول برخی از شبه کارشناسان، کار با فرهنگ سازی جمع شود. چراکه خود این عبارت نیاز به تامل دارد. از طرفی اینکار یک‌روزه، یک‌هفته‌ای یا با انجام یک پروژه یک‌ساله میسر نمی‌شود. موفقیت مدیریت دانش در اصل یک حرکت مستمر سازمانی است. حرکتی که باید با انرژی درونی سازمان اتفاق بیافتد. این یعنی باید عده‌ای دلسوز در سازمان وجود داشته باشند که مجهز به ابزارها و روش‌های مناسب مدیریت دانش باشند و به‌تدریج و با یادگیری تجربی، در مدیریت دانش حرفه‌ای شوند.

مدیریت دانش باید تبدیل به یک توانمندی درونی در سازمان شما شود و زمانی که این اتفاق بیفتد شاید لازم نباشد عنوان مدیریت دانش را بر آن بگذارید. در این نوشته قصد دارم فلسفه جدیدی را مطرح کنم که هم ریسک شکست در مدیریت دانش را کاهش می‌دهد، هم هزینه‌های شما را در راه موفقیت مدیریت دانش را به شکل معقولی کاهش می‌دهد: فلسفه‌ای با این مفهوم «خودت انجام بده».

راز موفقیت مدیریت دانش چیست؟

خودت انجام بده یا به‌اصطلاح فرنگی‌ها DIY) Do It Yourself) که از این به بعد آن را خود اجرا می‌نامم روشی است برای ساختن، تعمیر کردن یا ایجاد بهبود در چیزهای مختلف بدون کمک مستقیم خبره‌هایی آن موضوع. رفتار «خود اجرا» بر اساس انگیزه‌های مختلفی بروز می‌کند:

• انگیزه‌های مرتبط با بازار مثل نیاز به کاهش هزینه‌ها، نیاز به شخصی سازی (Customize) محصول و یا حتی فقدان محصول مناسب در بازار
• انگیزه‌های شخصی مثل علاقه به حرفه‌ای شدن در یک موضوع، توانمندسازی سازمانی و …

عبارت خود اجرا یا DIY از سال 1912 به مشتریان و مصرف‌کنندگان نسبت داده شد و مورد استفاده قرار گرفت. از سال 1950 هم به‌صورت استاندارد به بدنه زبان راه پیدا کرد. اینجا DIY دقیقا همان راز موفقیت مدیریت دانش است.

چرا مدیریت دانش خود اجرا جواب می دهد؟

موفقیت مدیریت دانش در سازمان به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ قسمت مهمی از آن به فرهنگ سازمانی و تغییر پایدار آن بر می‌گردد. مدیریت دانش به‌صورت خود اجرا می‌تواند بسیاری از مصائب و مشکلات را از سر راه موفقیت مدیریت دانش بردارد. سه دلیل زیر شفاف می‌کند چرا مدیریت دانش به‌صورت «خود اجرا» در سازمان‌ها نتیجه بهتری خواهد داشت و موجب موفقیت آن می‌شود.

هیچ‌کس اندازه خود شما، زیر و بم کسب و کارتان را نمی‌شناسد.

برای طراحی راه‌حل‌ها و فرایندهای خوب در مدیریت دانش، باید دانش عمیقی نسبت به خودِ فعالیت‌ها و کسب و کارِ سازمان وجود داشته باشد. برای همین است که اغلب یک مشاور که در زمینه مدیریت دانش در صنعت معینی کارکرده نمی‌تواند در صنایع دیگر، راه‌حل‌های موفقی ارائه دهد. حتی اگر مشاوری پیدا کنید که در صنعت شما شناخت خوبی داشته باشد، باز هم سازمان شما می‌تواند ریزه‌کاری‌های زیادی داشته باشد. از آن جا که موفقیت مدیریت دانش و امکان ترویج آن در سازمان تا حد زیادی به شناخت دقیق این ریزه‌کاری‌ها نیاز دارد، هیچ‌کس اندازه خود شما مستعد ایجاد راه‌حل‌های مناسب نیست.

هیچ‌کس اندازه خود شما، زبان سازمانتان را بلد نیست.

هر سازمانی، پیچیدگی‌های ارتباطی خاص خود را دارد؛ آدم‌های تأثیرگذار، افراد خبره، روش تعامل و پیشبرد اهداف، شیوه مذاکره و امتیازدادن و گرفتن. همه اینها چیزهایی هستند که در مسیر جاانداختن راهکارهای مدیریت دانش باید بدانید و شما هستید که اینها را می‌دانید. مشاوران برای یادگرفتن این موارد باید زمان زیادی بگذارند و سعی و خطای زیادی بکنند که با طبیعت مشاوره در تضاد است. شما هستید که زبان گفتگو با افراد را در سازمان یاد گرفته‌اید و می‌دانید کارها چگونه در سازمانتان پیش می‌رود. انرژی و انگیزه داخلی، ضریب موفقیت مدیریت دانش را بالا می‌رود.

مشاور فقط راهنمایی می‌کند. نه هدف‌گذاری، نه پیاده‌سازی، نه اجرا و نه پایش

فرض کنید اضافه‌وزن دارید و هدف‌گذاری کرده‌اید وزن خود را به محدوده ایده‌آل برسانید. مشاور فقط رژیم غذایی به شما می‌دهد و ورزش‌ها را برای شما برنامه‌ریزی می‌کند. اما کسی که باید برای اجرای آن تلاش کند، انگیزه داشته باشد و پیشرفت لحظه‌ای خود را بسنجد شما هستید. مدیریت دانش هم همین‌طور است، منکر استفاده از مشاور نیستم ولی تأکید من بر این است که مدیریت دانش را خود شما باید تحلیل، تعریف و اجرا کنید، از مشاور فقط برای رفع اشکال استفاده کنید. اگر مشاوری توان رفع اشکال ندارد و فقط علاقه‌مند به اجرای پروژه‌ است، بدانید که یک جای کار می‌لنگد پس دور آن مشاور را خط بکشید. راهنماهای استقرار مدیریت دانش در فروشگاه اینترنتی دانش مارکت می‌تواند جایگزین شایسته و کم هزینه‌ای برای یک مشاور باشد.

برای موفقیت مدیریت دانش «خود اجرا» چه چیزهایی نیاز دارید؟

مدیریت دانش به‌صورت خود اجرا نیاز به یک سری مواد اولیه دارد. بعضی از این مواد به موارد زیر نیازمند است:

• تعهد و پشتیبانی مدیریت؛
• آدم‌هایی که سرشان برای این‌طور کارها درد می‌کند و به‌اندازه کافی هم باهوش و مجرب هستند.

اگر این دو مورد را دارید بقیه مواد را به شرح زیر آماده کنید:

• محتواها و مطالب آموزشی و ترویجی باکیفیت و کافی برای افزایش دانش عمومی در سازمان شما؛
• الگوها و راهنماهایی که شما را گام‌به‌گام در طراحی راهکارهای مدیریت دانشِ مختص سازمانتان راهنمایی می‌کند؛
• یک مشاور زبده که به شما نحوه فکرکردن به مدیریت دانش و حل مسئله در مدیریت دانش را یاد بدهد نه برای شما مدیریت دانش پیاده کند. مشاوری که همان نقش رفع اشکال را در مواقع ضروری باید بازی کند؛
• ابزار یا بهتر است بگویم پلتفرم نرم‌افزاری منعطف و مقیاس‌پذیری که بتواند راهکارهای طراحی شده توسط شما را به‌خوبی پشتیبانی کند.