مدیریت دانشِ منابع انسانی چیست؟

مدیریت دانشِ منابع انسانی عبارت است از متمرکزسازی تمامی سیاست‌ها، خط‌مشی‌ها، مستندات، اطلاعات و دانشِ مرتبط با منابع انسانی که دائما به‌روزرسانی می‌شود و دسترسی به اطلاعات را برای تمام کارکنان آسان می‌کند. نکته کلیدی این منبع متمرکز این است که به کارمندان صرف‌نظر از حوزه کاری، جایگاه یا مدت تصدی، اجازه می‌دهد که به صورت 24 ساعته و در 7 روز هفته، از طریق یک پورتال مشارکتی به اطلاعات منابع انسانی موردنیاز خود دسترسی داشته باشند. این پایگاهِ متمرکزِ دانش باعث کاهش سرخوردگی کارمندان، کاهش احتمال منسوخ یا نادرست بودن اطلاعات و همچنین کاهش فشار کاری بر روی کارکنان منابع انسانی می‌شود. (آنها دیگر مجبور نیستند بارها و بارها به یک سؤال مشابه پاسخ دهند.)

تعریف مختصر و مفید از KM و HR.

مدیریت دانش (Knowledge Management = KM) به فرایند شناسایی، سازماندهی، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات و دانش در یک سازمان گفته می‌شود. این کار می‌تواند باعث  بهبود عملکرد، نوآوری و یادگیری سازمانی شود.

مدیریت منابع انسانی (Human Resources = HR) عملکردی درون‌سازمانی است که با مدیریت و توسعه سرمایه انسانی سازمان سروکار دارد. این مفهوم می‌تواند شامل فعالیت‌هایی مانند استخدام، آموزش، جبران خدمات، حقوق و مزایا، ارزیابی عملکرد، روابط کارکنان و از این قبیل امور باشد.

نقاطِ تلاقی KM و HR کجاست؟

مدیریت دانش و مدیریت منابع انسانی ارتباط نزدیکی با هم دارند. به عنوان مثال:

• مدیریت دانش می‌تواند در امور جذب و انتقالِ دانش و تخصص کارکنان به مدیریت منابع انسانی کمک کند. مخصوصاً زمانی که سِمَت کارکنان واگذار می‌شود یا تغییر می‌کند. این امر می‌تواند میزان از دست رفتن اطلاعات ارزشمند را کم کند و فرایند آفبوردینگ، آنبوردینگ و آموزش کارکنان جدید یا کارکنان فعلی را تسهیل کند.
• مدیریت دانش می‌تواند با ایجاد یک منبع متمرکز و قابل دسترس (پایگاه دانش) از سیاست‌ها و خط‌مشی‌ها، روش‌ها، مستندات و پرسش‌های متداول به مدیریت منابع انسانی کمک کند تا این دپارتمان خدمات بهتر و سریع‌تری را به کارکنان ارائه دهد. این کار می‌تواند در بهبود رضایت، مشارکت و نگهداشت کارکنان مؤثر باشد.
• از طرفی مدیریت منابع انسانی هم می‌تواند با پاداش دادن به کارکنان به منظور تشویق آنها به مشارکت و استفاده از دانش، به مدیریت دانش کمک کند تا فرهنگ یادگیری دانش و به اشتراک‌گذاری آن در سازمان شکل بگیرد.
• همچنین، مدیریت منابع انسانی می‌تواند به منظور استفاده مؤثر از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش، برای کارکنان دوره‌های آموزشی همراه با پشتیبانی برگزار کند.

چرا مدیریت دانش منابع انسانی برای سازمان شما بسیار مهم است؟

شاید این طور به نظر برسد که تمرکززدایی اطلاعات آنقدرها هم کار مهمی نیست، اما وقتی صحبت از کل یک سازمان است قضیه فرق می‌کند. تحقیق جالبی در مورد دانش و بهره‌وری در محل کار نشان می‌دهد که 60 درصد از کارمندان در طول هفته، 5 ساعت یا بیشتر را صرف جستجو و یافتن اطلاعات می‌کنند. با توجه به اینکه منابع انسانی منبع اصلی اطلاعات حیاتی برای تمامی کارکنان در یک سازمان است، مدیریتِ دانشِ منابع انسانی، راهی آسان برای برون رفت از این تنگنا است. در دنیای کسب‌وکار امروز، مدیریت منابع انسانی بیشتر دنبال پیدا کردن جواب مناسب و سریع برای سؤالات مهم است. نکته مهم اینکه راه‌حل‌های مدیریتِ دانشِ منابع انسانی پاسخی ساده، مؤثر و کارآمد به این چالش‌های روبه‌رشد می‌دهد. در ادامه به این چالش‌ها و نحوه برون رفت از آنها می‌پردازم.

چالش‌ها و موانع مدیریت دانش در منابع انسانی

برخی از چالش‌ها یا موانع رایج مدیریت دانش منابع انسانی عبارتند از:

عدم آگاهی و عدم پذیرش:

کارمندان ممکن است ارزش به اشتراک‌گذاری دانش خود را ندانند یا اینکه ندانند چطور این کار را به درستی انجام دهند. به این ترتیب اگر از مزایا یا ویژگی‌های اینکار آگاه نباشند، ممکن است تمایلی به استفاده از پایگاه دانش منابع انسانی نداشته باشند.

سیلو‌های دانشی و افزایش بیش‌ازحد داده‌ها:

دانش منابع انسانی سازمانتان در پلتفرم‌ها، سیستم‌ها یا بخش‌های مختلف پراکنده است در نتیجه یافتن و دسترسی به آن معمولا دشوار است. از طرف دیگر، ممکن است حجم اطلاعات آنقدر زیاد باشد که فیلتر کردن و اولویت‌بندی را مشکل کند.

اطلاعات قدیمی یا نادرست:

دانش منابع انسانی ممکن است در طول زمان به دلیل تغییر در خط‌مشی‌ها، مقررات یا رویه‌ها، منسوخ  یا تبدیل به اطلاعات نادرست شود. این امر می‌تواند اعتماد و اعتبار پایگاه دانش منابع انسانی را کاهش دهد و مانعی برای استفاده از آن شود.

دشواری کسب دانش ضمنی:

دانش ضمنی دانشی سربسته، شخصی و مختص به یک زمینه خاص است که کارکنان بر اساس تجربه و تخصص خود کسب کرده‌اند. مستندسازی و انتقال دانش ضمنی به آشکار اغلب سخت و پرهزینه است، به‌خصوص زمانی که کارکنان سازمان را ترک می‌کنند یا به سمت‌های دیگر منصوب می‌شوند.

کمبود منابع و تخصص:

مدیریت دانش منابع انسانی ممکن است برای اجرا و نگهداری نیاز به کارکنانی متخصص و متعهد، زمان کافی، بودجه و فناوری داشته باشد. به همین دلیل بسیاری از سازمان‌ها ممکن است منابع یا متخصصین کافی برای حمایت از برنامه‌های مدیریت دانش منابع انسانی را نداشته باشند.

چگونه می‌توان بر این چالش‌ها یا موانع غلبه کرد؟

پاسخ ساده‌ای برای این سؤال وجود ندارد، زیرا چالش‌ها یا موانع مختلف ممکن است نیاز به راه‌حل‌های متفاوتی داشته باشند. با این وجود چند پیشنهاد متداول را  نام می‌برم که ممکن است به شما در غلبه بر برخی از چالش‌ها یا موانع رایج در مدیریت دانش منابع انسانی کمک کند:

ایجاد فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش:

کارکنان را تشویق کنید تا دانش و تخصص خود را با دیگران به اشتراک بگذارند و برای انجام این کار به آنها پاداش دهید. به اشتراک‌گذاری دانش را بخشی از سیستم ارزیابی و تشخیص عملکرد کارکنان در نظر بگیرید. با آنها در مورد فواید و ارزش اشتراک‌گذاری دانش هم برای افراد و هم برای سازمان گفت‌وگو کنید.

پیاده‌سازی راهکارهای فناوری:

از پلتفرم یا ابزاری استفاده کنید که بتواند به شما کمک کند تا دانش منابع انسانی را به صورت مؤثر و کارآمدی جذب، ذخیره و به اشتراک گذاشته و به راحتی قابل دسترسی باشد. راهکاری را انتخاب کنید که کاربرپسند، ایمن و قابل ارتقاء باشد و با سیستم‌های دیگر یکپارچه شود. به‌علاوه‌ی ارائه آموزش و پشتیبانی در مورد استفاده از راهکارهای فناورانه را فراموش نکنید.

رسیدگی منظم و به‌روزرسانی محتوا:

پایگاه دانش منابع انسانی خود را به صورت دوره‌ای بررسی کنید و مطمئن شوید که همهۀ اطلاعات موجود در آن مرتبط، دقیق و به‌روزرسانی شده هستند. هرگونه اطلاعات منسوخ شده یا اضافی را حذف یا بایگانی کنید. همچنین، درخواست بازخورد از کاربران و ذی‌نفعان در مورد کیفیت و مفید بودن محتوا را در برنامه‌تان قرار دهید.

تشویق کارکنان به مشارکت و ارسال بازخورد:

کارکنان را در طراحی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش منابع انسانی خود مشارکت دهید. از آنها بخواهید که نظرات، پیشنهادات و دغدغه‌های خود را مطرح کنند. به هر مشکل یا چالشی که ممکن است با آن مواجه شوند رسیدگی کنید. موفقیت‌ها و دستاوردهای آنها را تحسین کنید.

سرمایه‌گذاری بر روی آموزش و پیشرفت کارکنان:

فرصت‌هایی را برای کارمندان فراهم کنید تا مهارت و دانش جدیدی بیاموزند و بتوانند در انجام وظایف مرتبط با شغلشان پویا‌تر عمل کنند. تسهیل انتقال دانش بین کارمندان باتجربه و تازه‌کار از طریق مشاوره، آموزش دادن یا به صورت ناملموس، ترویج فرهنگ یادگیری و پیشرفت مستمر باید انجام شود.

چگونه می‌توانید این سیستم را در سازمانتان پیاده کنم؟

هیچ رویکرد یکسانی برای اجرای مدیریت دانش منابع انسانی در سازمان شما وجود ندارد. اما در ادامه سعی می‌کنم چند مرحله متداول را نام ببرم، شما می‌توانید آنها را سرمشق خود قرار دهید:

1. رویکردتان به این سیستم را سازماندهی کنید:

تیمی تشکیل دهید که انتظارات و طرح کلی پروژه را مشخص کند و راهکار مناسبی ارائه دهد. همچنین، این تیم می‌تواند مسئول ترسیم استراتژی پیاده‌سازی برنامۀ آموزشی باشد. برنامه‌ای که به منظور تشویق در پذیرش طرح ایجاد شده.

2. دانش موجود را شناسایی و برای ثبت آن الگوسازی کنید:

از الگوها یا قالب‌ها برای تولید مقالاتی با دانشِ منسجم و استاندارد استفاده کنید. با اینکار موضوعات مشترک منابع انسانی مانند سیاست‌ها و خط‌مشی‌ها، رویه‌ها، مزایا، حقوق و دستمزد را پوشش می‌دهید. این امر شما را از کیفیت و صحت اطلاعات مطمئن می‌کند و پیدا کردن اطلاعات و استفاده از آنها توسط کاربران را آسان‌تر می‌کند.

3. تولید محتوای جدید، حذف اطلاعات تکراری و بازنگری را فراموش نکنید:

کاستی‌های موجود در پایگاه دانش منابع انسانی فعلی خود را شناسایی کنید و محتوای جدیدی برای آنها تولید کنید. همچنین محتوای موجود را بازنگری کنید، اطلاعات تکراری را یکی و قدیمی‌ها را به‌روزرسانی کنید. اطمینان حاصل کنید که محتوای شما مرتبط، واضح و مختصر است.

4. پایگاه دانش منابع انسانی‌تان را پیکربندی کنید:

نرم افزار پایگاه دانش منابع انسانی خود را با ویژگی‌ها و قابلیت‌های مناسبی بهینه کنید. مثلا قراردادن موتور جست‌وجو، ایجاد دسته‌بندی، برچسب‌گذاری، تنظیم مکانیسم‌های بازخورد، تجزیه و تحلیل و مواردی از این قبیل مفید هستند. همچنین باید سِمَت‌ها و مجوزها را برای کاربران و گروه‌های مختلف مانند نویسندگان، ویراستاران، بررسی کنندگان، تأیید کنندگان و غیره تعریف کنید. البته ناگفته نماند که اینکار بر عهده شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار مدیریت دانش است ولی نکته اینکه شما باید بدانید که چه ماژول‌هایی در نرم‌افزار مناسب سازمان شماست.

5. بررسی نهایی انجام دهید و منتشر کنید.

قبل از راه‌اندازی پایگاه دانشِ منابعِ انسانیِ خود برای کل سازمان، بررسی نهایی محتوا و پلتفرم را انجام دهید تا مطمئن شوید که همه چیز به درستی کار و انتظارات شما را برآورده می‌کند. سپس، پایگاه دانش منابع انسانی خود را منتشر کنید و موضوع را با کارمندان خود در میان بگذارید. همچنین، آنها را تشویق کنید تا از این پایگاه دانش به عنوان اولین مرجع برای دریافت پاسخ سؤالات خود یا مسائل مربوط به منابع انسانی استفاده کنند.

کاتالیزور پیاده‌سازی مدیریت دانش در منابع انسانی نرم‌افزار است.

پلتفرم‌های مدیریت دانش منابع انسانی، راهکارهای بسیار پیچیده‌ای هستند. پس به جای اتلاف زمان و منابع گرانبهای سازمانتان، از ابتدای کار و برای ساختن یک پورتال داخلی، با یک ارائه دهنده خدمات معتبر ارتباط بگیرید. از جمله شرکتهای ایرانی در این حوزه شرکت اینوتکس ایران است. این شرکت با ارائه خدمات مشاوره و نرم افزار مدیریت دانش «رای‌ون» راهکارهای هوشمندانه و قابل اجرایی را برای تعداد زیادی از دپارتمان‌ها از جمله منابع انسانی ارائه می‌دهد.

درک مدیریت دانش منابع انسانی مهم است؛ اما کافی نیست.

همه‌ی مواردی که گفتم منطقی و فریبنده به نظر می‌رسد، منطقی به این دلیل که عین واقعیت است و فریبنده به این دلیل که با تنها یک اقدام برای اجرای مدیریت دانش منابع انسانی، هیچ چیز تغییر نخواهد کرد. ایجاد عزمی مشترک یا سیستم مدیریت منابع انسانی داخلی ممکن است یکی از موانع را از سر راه بردارد، اما در مجموع به سازمان‌ها سطح کنترل و اشرافی که احتمالاً به دنبال آن هستند را نمی‌دهد. یافتن یک راهکار مبتنی بر خدمات می‌تواند به‌طور کاملاً مؤثری به تیم‌های مدیریت دانش منابع انسانی کمک کند. برای اینکار وقتی به مدیریت دانش منابع انسانی فکر می‌کنید، تیمی ایجاد کنید که انتظارات و گستردگی پروژه را تعیین و سپس راهکار مناسب را پیدا کند. همچنین، این تیم باید مسئول ترسیم استراتژی پیاده‌سازی و ایجاد برنامه‌ای برای آموزش، به‌منظور تشویق به پذیرش پروژه در سطح شرکت باشد.

نکاتی که در مرحله برنامه‌ریزی باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

• مستندسازی تمام چیزهایی که باید در پلتفرم مدیریت دانش منابع انسانی قرار بگیرد؛
• ایجاد چارچوبی کلی برای یکدست شدن دانش و روش سازماندهی این اطلاعات؛
• تعیین کنترل‌های دسترسی مبتنی بر نقش برنامه‌ریزی شده و مجوزهای قابل تنظیم؛
• ایجاد استراتژی و جدول زمانی برای افزایش کاربران پلتفرم مدیریت دانش منابع انسانی؛
• برنامه‌ریزی آموزش مدیریت دانش در سطح شرکت در مورد سیستم جدید.