هشت گام حیاتی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان

یک برنامه مدیریتِ دانشِ موفقیت‌آمیز، بهره‌وری کارکنان، کیفیت محصولات و خدمات و ثبات عملکرد سازمان را از طریق سرمایه‌گذاری روی دارایی‌های معنوی و دانش محور افزایش می‌دهد. البته پیاده‌سازی این برنامه می‌تواند با چالش‌هایی همراه باشد. بسیاری از شرکت‌ها با تصور ایجاد بهبودهای سریع، به سوی راهکارهای مدیریت دانش حمله‌ور می‌شوند (مثلاً مدیریت اسناد، داده‌کاوی، وبلاگ نویسی و انجمن‌های خبرگی) بدون اینکه در ابتدا در نظر داشته باشند که به دنبال محقق ساختن چه اهدافی هستند یا اینکه چطور سازمان برای مدیریت طولانی مدتِ دارایی‌هایِ دانشیِ خود، بِه‌روشهایی را به کار گرفته و در آینده نیز از آنها استفاده خواهد کرد. همین امر باعث شد تا اصول مرتبط با این کار را در هشت گام حیاتی برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان برایتان بنویسیم.

کلید موفقیت طولانی مدت در پیاده سازی جامع مدیریت دانش، رویکردی سنجیده و گام‌به‌گام است. 

۵ نکته و ویژگی‌ کلیدی در پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش که باید به آن‌ها توجه داشته باشید.

یک برنامه مدیریت دانش موفقیت‌آمیز به این پنج حوزه توجه خواهد داشت:

  • کارکنان: برنامه مدیریت دانش شما باید توانایی افرادِ سازمان برای این که با دانش خود بر دیگران تأثیر بگذارند را افزایش دهد.
  • فرآیندها: فرآیندهایی که برای مدیریت‌دانش ایجاد می‌کنید باید دارای روش‌هایی بهینه برای شناسایی، مدیریت و انتشارِ صحیح و دقیقِ دانش ارائه دهند. 
  • نرم‌افزار: نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید به شما در پیکربندی و استفاده از ابزارهای مختلف برای اجرایی‌ کردن مدیریت دانش کمک کند و به کارهای شما سرعت بدهد.
  • ساختار: ساختارهای سازمانی باید متحول شوند تا زمینه مناسب‌تری برای آگاهی بخش‌های مختلف سازمان از یکدیگر و انتقال تخصص بین آن‌ها فراهم شود.
  • فرهنگ: سازمان شما باید برای موفقیت طولانی مدت، یک فرهنگِ دانش محور با تاکید بر به اشتراک‌گذاری دانش ایجاد کرده و آن را پرورش دهد.

مراحل آمادسازی و پیش‌نیازهای پیاده‌سازی مدیریت دانش برای مواجهه با چالش‌های آن  

پیاده‌سازی طرح‌های مدیریت دانش عموما آسان نیست. حتی اگر به بهترین شکل برنامه‌ریزی کرده باشید، باید برای مواجهه و دست و پنجه نرم‌کردن با موانع و مشکلات آماده باشید. اگر می‌خواهید خودتان را آماده کنید، برخی از رایج‌ترین چالش‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش را در ادامه لیست کرده‌ایم:

  •  ناتوانی در تشخیص یا بیان دانش؛ در زمان تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح.
  •  فاصله جغرافیایی و یا موانع زبانی در یک شرکت بین‌المللی
  • محدودیت‌های فناوری اطلاعاتی و ارتباطاتی
  • کیفیت پایینی تعریف حوزه‌های دانش
  • تغییر مداوم کسب و کار
  • تضادهای داخلی (مانند نگاه طبقاتی بالا به پایین حتی در تخصص افراد)
  • نبود انگیزه و اهداف برای مدیریت عملکرد
  • برنامه‌های آموزشی و مربیگری ضعیف 
  • موانع فرهنگی (مانند ذهنیت «همیشه به همین شکل این کار را انجام می‌داده‌ایم»)

هشت گام پیاده‌سازی مدیریت دانش و عوامل موفقیت در پیاده‌سازی آن

این رویکرد هشت مرحله‌ای به شما کمک می‌کند برای چالش‌های رایج در پیاده‌سازی مدیریت‌ دانش برنامه‌ریزی کنید، ریسک‌ها را به حداقل و نتایج مثبت را به حداکثر برسانید. این رویکرد بر اساس فعالیت‌های آزمایش‌شده و واقعی برای اجرای هر برنامه سازمانی جدید توسعه یافته است. گام‌های اولیه بر استراتژی، برنامه‌ریزی و جمع‌آوری نیازمندی‌ها تاکید می‌کنند؛ و گام‌های بعدی بر روی اجرا و بهبود مستمر متمرکز هستند.

 مرحله اول: اهداف طرح مدیریت دانش را تعیین کنید.

 پیش از انتخاب ابزار، تعریف مراحل فرایندهای مدیریت دانش یا ایجاد جریان‌های کاری آن، ابتدا موقعیت نهایی مطلوب خود را مجسم کرده و بیان کنید. برای تعیین اهداف مناسب برای طرح مدیریت دانش در سازمان خود مشکلاتی‌ که نیاز به راه حل دارند را شناسایی کنید؛ در کنار آن عواملی را شناسایی کنید که برای کسب و کار شما مهم هستند و می‌توانند به عنوان دلیل و انگیزه پیاده‌سازی مدیریت دانش مطرح شود. هم اهداف کوتاه‌مدت و هم اهداف‌ بلندمدتی که در رفع مشکلات کسب و کارتان کارا و در عین حال حائز اهمیت هستند را مستندسازی کنید. اهداف کوتاه‌مدت باید به دنبال ارزیابی این امر باشند که آیا طرح در مسیر درست خود قرار دارد یا نه. در حالی‌که اهداف بلند‌مدت در ایجاد و انتقال یک تصویر جامع از مدیریت‌دانش به شما کمک خواهند کرد.

مرحله دوم: آماده تغییر باشید.

مدیریت دانش در استفاده از یک یا چند ابزار فناوری اطلاعات خلاصه نمی‌شود؛ بلکه یک تغییر فرهنگی است. کارمندان احتمالاً باید در نحوه به اشتراک‌گذاری دانشی که در آن تخصص دارند تجدید نظر کنند. یکی از موانع رایج در مسیر بهبود به اشتراک گذاری دانش این است که شرکتها عمدتاً به عملکرد فردی پاداش می‌دهند. این اقدام «دانش قدرت است» را ترویج می‌کند که با فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش و دانش محوری در تناقض است. 

پیاده سازیِ موفقیت آمیز یک طرح مدیریت دانش جدید ممکن است نیازمند تغییراتی در هنجارها و ارزش‌های مشترک سازمان باشد. تغییراتی که ممکن است برخی از کارکنان در برابر آنها مقاومت کرده یا حتی تلاش کنند آن را از بین ببرند. برای اینکه تأثیر رفتارهای منفی را به حداقل برسانید، آماده مدیریت این تغییرات فرهنگی باشید. افراد پیشگام در عرصه مدیریت دانش را از سرتاسر سازمان به کار بگیرید؛ چرا که این افراد مشوق به اشتراک گذاری دانش در بخش خود هستند و بازخوردهای بدردبخوری از مدیریت دانش را به تیم پیاده سازی می‌دهند.

مرحله سوم: یک فرآیند سطح بالا را به عنوان پایه و اساس کار خود در نظر بگیرید.

 ایجاد یک فرآیند سطح بالای مدیریت دانش، گامی کلیدی در پیاده سازی موثر طرح مدیریت است. اگر با یک فرایند سطح بالا کار خود را آغاز کنید این امر به شما کمک می‌کند به تدریج تمام فرآیندهای دقیق در مراحل 4 و 5 و 6 را بهبود و توسعه دهید. به یاد داشته باشید: کارکنانی که قرار است از این دانش استفاده کرده و در آن مشارکت کنند باید بخشی از این اقدامات باشند. فرآیندی که کاملاً توسعه یافته است باید پیش از مرحله هفتم (پیاده‌سازی) نهایی شده و مورد توجه و تایید واقع شود.

سازمان‌هایی که فرآیند مدیریت دانش را نادیده گرفته و یا آن را به شکل ضعیفی تعریف می‌کنند نمی‌توانند تحقق کامل  اهداف مدیریت دانش خود را به چشم ببینند. شناسایی، جمع آوری، تفکیک و به اشتراک‌گذاری دانش در بهترین حالت به شیوه‌ای فی‌البداهه انجام خواهد شد. به روش‌های رایجی که باید در برنامه خود آنها را در نظر بگیرید شامل: استراتژی، خلق، شناسایی، دسته‌بندی، جمع‌آوری، اعتبارسنجی، انتقال، نگهداری، آرشیو، اندازه‌گیری و گزارش‌کردن دانش است.

مرحله چهارم: نیازهای نرم افزاری خود را تعیین کرده و آنها را اولویت‌بندی کنید.

 وقت آن است که تعیین کنید چه قابلیت‌های نرم افزاری می‌تواند فعالیت‌های مدیریت دانش شما را بهبود بخشیده و آنها را به حالت خودکار در آورد. شما می‌توانید نیازهای نرم افزار مدیریت دانش خود را بر اساس اهداف طرح مدیریت دانش که در مرحله اول تعیین شد و شیوه‌های کنترل فرایند و معیارهای آن که در مرحله سوم آنها را تعریف کردید، تعیین کنید.  

بازار نرم‌افزاری مدیریت دانش بسیار گسترده و متنوع است. در نتیجه ضروری است که ارائه دهندگان اصلی را بشناسید، هزینه و فایده هر نوع نرم افزار را درک کنید، و بفهمید که چگونه هر راه حل می‌تواند به شما در رسیدن به اهدافتان کمک کند. بکوشید درکی درستی به دست بیاورید که کارمندان از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنند و اینکه آیا این استفاده برای آنها مفید است یا نه؛ قبل از اینکه مطمئن شوید آیا نرم افزارهایی که در اختیار دارید نیازهای شما را برطرف می‌کنند یا نه، زیاد در خرید یک نرم افزار جدید عجله نکنید. از سوی دیگر می‌توانید تصمیمات هزینه‌بر در زمینه نرم افزار را به زمانی موکول کنید که طرح مدیریت دانش شما به اندازه کافی جلو رفته و حمایت کافی به دست آورده است؛ احتمالا در این شرایط است که به اتوماسیون فرایندهای مدیریت دانش و قدرت محاسباتی بیشتری نیاز خواهید داشت.

مرحله پنجم: موقعیت کنونی خود را ارزیابی کنید.

بعد از اینکه اهداف طرح مدیریت دانش خود را مشخص کردید و برای تغییرات فرهنگی آماده شدید، فرآیندهای سطح بالا را تعریف کردید، نیازهای نرم افزاری خود را مشخص کرده و اولویت بندی کردید، می‌توانید موقعیت کنونی مدیریت دانش را در سازمان خود ارزیابی کنید. ارزیابی باید پنج بخش اصلی مدیریت دانش را پوشش دهد: کارکنان، فرآیندها، نرم افزار، ساختار و فرهنگ. ارزیابی وضعیت مدیریت دانش باید یک دید کلی نسبت به موقعیت کنونی، فاصله بین موقعیت کنونی و موقعیت مطلوب و پیشنهاداتی برای از بین بردن این فاصله‌ها ارائه دهد. این پیشنهادات پایه و اساس نقشه راه شما در مرحله ۶ خواهند بود.

مرحله ششم: نقشه راهی برای پیاده سازی مدیریت دانش طراحی کنید.

اکنون که موقعیت کنونی خود را ارزیابی کرده‌اید وقت آن است که یک نقشه راه برای پیاده سازی طرح مدیریت دانش خود طراحی کنید. اما پیش از آن که خیلی جلو بروید، باید از وجود پشتیبانی و تعهد رهبران ارشد و منابع مالی برای پیاده سازی و نگهداری برنامه مدیریت دانش دوباره مطمئن شوید. بدون این پیش نیازها تلاش‌های شما بیهوده خواهند بود. داشتن شواهد و مدارک محکم برای کمبودها و نقایص سازمانتان بر اساس ارزیابی، می تواند به موقع زنگ خطر را به صدا درآورد. 

داشتن یک استراتژی در مورد چگونگی غلبه بر کاستی‌ها در جلب حمایت رهبری و دریافت بودجه مورد نیاز بسیار مهم است. این استراتژی می‌تواند در قالب  یک نقشه راه متشکل از پروژه‌های مرتبط به هم‌ ارائه شود؛ که هر یک از این پروژه‌ها شکاف‌های خاصی را که از طریق ارزیابی، شناسایی شده اند برطرف می‌کند. نقشه‌ راه می‌تواند در بازه زمانی چندین ماه تا چندین  سال گسترده شود و مایلستون‌ها و پیش‌نیازی‌ها را نشان دهد. یک نقشه راه خوب باید در مراحل اولیه پروژه‌ها،  چندین موفقیت کوتاه‌مدت به دست آورد که منجر به تقویت حمایت مدیران در مراحل بعدی می‌شود.  با گذشت زمان، نقشه راه را بر اساس شرایط متغیر اقتصادی و عوامل موفقیت  کسب و کار بازبینی و تکمیل کنید. شما بدون شک از طریق درس‌هایی که از پروژه‌های قبلی  گرفته‌اید به بینشی خاص دست خواهید یافت که می‌توانید آنها را برای پروژه‌های آینده هم به کار ببرید.

مرحله هفتم: پیاده سازی

پیاده‌سازی یک طرح مدیریت دانش و به بلوغ رساندن اثربخشی در کل سازمانتان، به منابع قابل توجهی از جمله کارکنان و بودجه نیاز دارد. برای این سفر طولانی آماده باشید. اما مطمئن شوید که به طور تدریجی در این مسیر پیشرفت می‌کنید و این پیشرفت‌ها را جشن بگیرید. مطمئن باشید زمانی که ارزش و فایده یک طرح حس ‌شود، مقاومت کمی برای ادامه سرمایه‌گذاری روی مدیریت دانش وجود خواهد داشت.

اکنون زمان پیاده سازی برنامه است. شما می‌دانید چه اهدافی دارید. شما به شکل مناسب مشکلات فرهنگی را برطرف کرده‌اید. فرآیندها و نرم افزارهای ضروری برای طرح مدیریت دانشتان  را در اختیار دارید. شما شکاف‌های موجود را می‌شناسید و نقشه‌راهی دارید که به شما می‌گوید چگونه این شکاف را برطرف کنید. همانطور که در هر مرحله از نقشه راه پیش می‌روید، مطمئن شوید که به پیروزی‌های کوچکی پی‌برده‌اید. بدون آنها، برنامه شما ممکن است حمایت ذینفعان کلیدی را از دست بدهید و سرعت شما کند شود.

مرحله هشتم: اندازه گیری و بهبود برنامه مدیریت دانش 

چگونه می‌فهمید سرمایه گذاری‌هایی که روی مدیریت دانش انجام داده‌اید نتیجه داده‌اند یا نه؟ شما راهی نیاز دارید که اثربخشی خود را بسنجید و آن را با نتایج مورد انتظار مقایسه کنید. در صورت امکان چند سنجه اولیه تعریف کنید تا بتوانید به این وسیله وضعیت سازمان را پیش از پیاده‌سازی برنامه مدیریت دانش بسنجید. پس از پیاده‌سازی، نتایج جدید را با نتایج قبلی مقایسه کنید تا ببینید عملکرد شما چقدر بهبود پیدا کرده‌است.  اگر فواید این برنامه آن گونه که پیش‌بینی کرده‌اید آشکار و واضح نبود، ناامید نشوید. زمان می‌برد تا سازمان در استفاده از  فرآیندها و بهبودهای صورت گرفته مهارت کافی را به دست آورد. با گذشت زمان باید نتایج بر طبق روند پیش بینی شده جلو برود.

قدرت مدیریت دانش

 پیاده سازی کامل طرح مدیریت دانش نیازمند صرف زمان و منابع مختلف است؛ در مقابل، نتایج آن می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد. ریسک چنین پروژه‌هایی می تواند با اتخاذ یک رویکرد گام به گام کمتر شود؛ رویکردی که به تدریج مزایای مدیریت دانش را برای سازمان شما آشکار می‌کند. سازمان‌هایی که به این شیوه بر روی مدیریت دانش سرمایه‌گذاری کرده‌اند به سرعت نتایج ملموس آن را مشاهده می‌کنند. این سازمان‌ها با استفاده از چرخه‌های زمانی کوتاه‌تر، کارآیی بالاتر، تصمیم‌گیری بهتر و استفاده گسترده‌تر از راهکارهای مطمئن در سراسر شرکت، سودآوری خود را افزایش می‌دهند. 

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email