احتکار اطلاعات واژه‌ای به ظاهر غریب.

معمولاً با شنیدن کلمه احتکار تصاویری مثل تعداد زیادی از غذاهای کنسرو شده و یا انبارهای غیرقانونی مواد غذایی و دارویی در اطراف شهر به ذهنمان خطور می‌کند. ولی احتمالا برایتان جالب باشد که بدانید احتکار تنها به این موارد خلاصه نمی‌شود و این معظل با واژه‌ای به نام احتکار اطلاعات (Information hoarding) گریبان‌گیر سازمان‌ها هم شده‌است. شکی نیست که این مفهوم بار معنایی منفی دارد؛ اما در اینجا می‌خواهم با نگاهی متفاوت به آن بپردازیم.

حالا بیایید و بر فرض محال فکر کنید احتکار اتفاق افتاده است؛ ولی چه کسی می‌تواند چیزی را در خانه‌ای که پر از اقلام مختلف است؛ پیدا کند؟ چه کسی می‌تواند در انباری شلوغ و به هم‌ریخته دنبال یک چیز خاص بگردد؟

احتکار اطلاعات عاملِ پنهانِ ضررِ مالی سازمان.

طی تحقیقی گروه اطلاعات بین‌المللی (International Data Corp) تخمین زده که 500 شرکت‌ مالی که در لیست Fortune قرار دارند، به‌دلیل عدم به اشتراک گذاشتن دانش بین تیم‌ها و افراد، سالانه حداقل 5/31 میلیارد دلار ضرر می‌کنند. عدم به اشتراک گذاشتن دانش (خواه عمدی یا غیر عمدی) یک مشکل هزینه‌بر است. وقتی کارکنان دانش خود را به اشتراک نمی‌گذارند، تیم‌ها فرصت‌های بالقوه همکاری را از دست می‌دهند. افراد وقت خود را برای پیدا کردن اطلاعات تلف می‌کنند و از طرفی سازمان‎‌ها به دلیل عدم توانایی در نگه‌داشتن متخصصین و افرادی که دانش مرتبط دارند ضرر می‌کنند.

چرا کارمندان اطلاعات را احتکار می‌کنند؟

احتکار اطلاعات دلایل مختلفی دارد. مثلا کارمندان بعد از سال‌ها کار در یک حوزه، نسبت به تخصصی که در آن کار به دست آورده‌اند حس مالکیت می‌کنند. آنها احتمالا می‌ترسند با اشتراک گذاشتن اطلاعاتی که در آن فیلد کاری به سختی به‌دست آورده‌اند جایگاهشان متزلزل شود یا افرادی که هنوز در آن زمینه صلاحیت کافی ندارند، با کفایت و شایسته به‌نظر برسند. بعضی از کارمندان هم به این دلیل اطلاعات را احتکار می‌کنند تا با مشاوره دادن به دیگران احساس رضایت و امنیت شغلی را تجربه کنند. گاهی اوقات هم احتکار انجام نمی‌شود اما به اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری بهینه انجام نمی‌شود.

دلیل اینکار هر چه باشد، نتایج یکسان است: در صورت احتکار اطلاعات بهره‌وری به شدت آسیب می‌بیند. اولین قدم برای رفع این مشکل اعتراف به وجود احتکار اطلاعات در سازمان است. در این مرحله، پنج نشانه وجود دارد که به کمک آنها می‌فهمید سازمان شما تا چه حد دچار مشکل احتکار اطلاعات؟ و چگونه به کمک تکنیک‌های مدیریت‌دانش می‌توان چنین مشکلاتی را برطرف کرد:

1- افراد یکسان به طور مداوم به سؤالات یکسانی پاسخ می‌دهند؟

البته که اگر سازمان شما افرادی متخصص دارد، این موضوع ایرادی ندارد و طبیعی است. اما اگر متوجه شوید که برخی از کارمندانتان به طور مداوم به سؤالات یکسانی پاسخ می‌دهند، احتمالا مشکلی در سازمان وجود دارد. مستندسازی پاسخ‌های پرسش‌های متداول در یک پلتفرم مدیریت دانش به همه امکان می‌دهد تا به راحتی به این اطلاعات دسترسی پیدا کنند. همچنین با مستندسازی این اطلاعات امکان اضافه کردن اطلاعات و همچنین همکاری بهتری در رابطه با این اطلاعات فراهم می‌شود. این یعنی ثبات بیشتر برای کارمندانتان و ذخیره زمان برای تمرکز کارکنان کلیدی روی نقاط قوت سازمان و بروز ابتکار عمل.

2- گرداوری اطلاعات برای ارائه‌ها سخت است!؟ (اختراع مجدد چرخ)

آیا هر بار گرداوری اطلاعات برای ارائه دادن کار سخت و پیچیده‌ای است؟ آخرین بار دقیقاً آن تصویر را از کجا پیدا کردم؟ پاراگرافی که هفته گذشته به عنوان مقدمه استفاده کردم، کجاست؟ حالا تصور کنید که اگر همه اطلاعات مورد نیاز شما در یک مکان مرکزی فهرست‌بندی باشد و همه محتوا (نه فقط عناوین اسناد و برچسب‌ها) قابل جستجو باشند. چقدر گردآوری این اطلاعات آسانتر می‌شود؟ در چنین فضایی، دانش نهایی و فعلی به گونه‌ای ذخیره می‌شود که بدون فوت وقت می‌توانید تشخیص دهید کدام نسخه از یک سند، جدیدترین نسخه موجود است. وقتی اطلاعات به‌روز برای همه در یک پلتفرم در دسترس باشد، نیاز به دوباره کاری و اختراع دوباره چرخ نیست! بلکه تمام اطلاعات مورد نظر شما (مثلا ارائه ای که هفته پیش برای رئیس داشتید) در لحظه در دسترس شما خواهد بود.

3- با ترک کارمندان دانش سازمانی خود را از دست می‌دهید؟

اگر سیستمی برای حفظ دانش کارکنانی که سازمان را ترک می‌کنند یا بازنشسته می‌شوند (آفبوردینگ) نداشته باشید، قطعاً بخشی از ارزشمندترین دانش سازمانیتان را از دست خواهید داد. برای جلوگیری از این مشکل، باید از روش‌های مدیریت دانش استفاده کنید. اطلاعات مهم را از مغز کارمندان برتر خود به مکانی که در دسترس همگان برای یادگیری است، برسانید. برای اینکار نیاز به استخراج دانش دارید. در حالت ایده‌آل، باید به دنبال پلتفرمی باشید که قادر به ذخیره و پشتیبانی از انواع فایل‌ها و رسانه‌ها (حاوی ویدئوها، تصاویر، فایل‌های صوتی و دیگر موارد) باشد. (تا کارمندان بتوانند دانششان را در قالب دلخواه خود مستند کنند.)

4- اطلاعات به طور منظم از طریق ایمیل یا چت به اشتراک گذاشته می‌شود؟

این سناریو را تصور کنید: بخش مارکتینگ یک سند آموزشی جدید برای محصولتان ایجاد می‌کند. تک‌تک کارمندان در هر بخش شرکت از دانش مندرج در این سند سود می‌برند: بِه‌روش‌ها، زبان استاندارد، مروری بر ویژگی‌های جدید و… .

بخش مارکتینگ ایمیلی برای کل شرکت ارسال می‌کند که حاوی سند مذکور است (یا آن را در گروه شبکه اجتماعی تیم می‌‎کند). ماه‌ها بعد، بخش مارکتینگ هنوز ممکن است از سوی کارمندان درخواست‌هایی برای ارسال مجدد آن دریافت ‌کند. چراکه کارمندان نمی‌توانند آن را در صندوق‌های ورودی به هم ریخته یا انبوه چت‌ها پیدا کنند. هر بار که یک فرد جدید در شرکت استخدام می‌شود، بخش مارکتینگ باید این سند را برای آنها ارسال کند. حالا فکر کنید! اگر بتوان آن سند را در یک پلتفرم مدیریت دانش، جایی که همه می‌توانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند، ذخیره کرد؛ دیگر نیاز نیست حتی یک ایمیل در این رابطه ارسال شود. تیم‌های تولیدکننده آن محتوا، زمان خود را بجای اینکه صرف فرستادن دوباره و دوباره آن سند کنند، می‌توانند روی تولید مطالب جدید تمرکز کنند.

5- در فرهنگ شرکت شما، شفافیت ارزشی ندارد؟

آیا در محیط کار شما بخاطر همکاری و به اشتراک‌گذاری اطلاعات با دیگران به شما پاداش می‌دهند؟ آیا در این محیط کاری شما کارمندان می‌توانند به راحتی شکست‌هایشان را همچون موفقیت‌هایشان مطرح کنند؟ یا برعکس، از احتکار اطلاعات رنج می‌برید؟ آن هم به این دلیل که کارمندان تا آخرین لحظه همه چیز را مخفی نگه می‌دارند تا مانع از ورود اطلاعات به زعم آنها بی‌مورد و مغایرت‌های احتمالی شوند؟

اگرچه ممکن است با به اشتراک‌گذاشتن نقص‌ها و دستآورد‌هایتان احساس کنید که اطلاعاتی را افشا کرده‌اید؛ اما واقعیت این است که هدف اصلی شفافیت در سازمان تمرکز بر عملکرد فردی نیست. بلکه هدف اصلی آن یادگیری سایرین از تجربه افراد و استفاده از این دانش برای ایجاد ایده‌ها و برنامه‌‎های جدید است. شرکت‌هایی که شفافیت و به اشتراک‌گذاری دانش را پذیرفته‌اند نه تنها کارمندان خود را به اشتراک‌گذاری اطلاعات تشویق می‌کنند، بلکه باعث می‌شوند که کارمندان احساس همبستگی و صمیمت بیشتری کنند. به طور مثال یکی از این شرکت‌ها Mercer است.

برای اشتراک‌گذاری موفق دانش از تحول دیجیتال کمک بگیرید.

خلاصه اینکه اگر یکی یا همه این علائم را در سازمان خود دارید، وقت آن است که مشکل احتکار اطلاعات در سازمانتان را جدی بگیرید. توجه کنید که ایجاد و بهبود فرهنگ همکاری و اشتراک دانش، یک شبه اتفاق نمی‌افتد. اما با داشتن رویکردی مثبت نسبت به اشتراک‌گذاری و همچنین استفاده از فناوری‌هایی که سبب تقویت همکاری بین افراد می‌شود این فرهنگ کم کم در سازمان شما جا خواهد افتاد. برای این کار باید از یک روش مدیریت دانش استفاده کنید و انبوه اطلاعات مهم شرکت را در محلی قابل دسترس و قابل جستجو (پایگاه دانش) قرار دهید تا بدین طریق سازمان شما بتواند عادت احتکار اطلاعات را فراموش کند. البته ناگفته نماند که نمی‌توانید تمام مشکلات دانشی را تنها با ابزارهای اطلاعاتی حل کنید.