استفاده از روش هدف گذاری اسمارت در انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش!

تصمیم‌گیری و انتخاب کردن، همیشه کاری سخت بوده و هست؛ چراکه به واسطه هر تصمیم باید منتظر پیامدها یا اتفاق‌هایی جدید باشیم. اتفاق‌هایی که شاید هرگز با آنها مواجه نشده‌ایم. این کار سخت‌تر هم می‌شود علی الخصوص اگر قرار باشد نرم‌افزاری جدید به سایر نرم‌افزار‌های سازمانمان اضافه کنیم. آن هم نرم‌افزار مدیریت دانش، که قرار است طیف وسیعی از کارها و افراد را تحت تاثیر قرار دهد. با تمام این اوصاف، برای کم شدن ریسک این انتخاب راه‌هایی وجود دارد. یکی از این راه‌ها استفاده از هدف گذاری اسمارت (SMART) است.

در روش هدف‌گذاری اسمارت، با مشخص کردن اهداف کلی (Goal) و اهداف مشخص (Objective)، انتخاب کم اشتباه‌تری را تجربه می‌کنید. یعنی با دانستن اینکه چه مسیری پیش رویتان است، قرار است چه چیزی به‌دست بیاورید و اینکه نحوهٔ دستیابی به آن چگونه است، می‌توانید انتخاب مطمئن‌تری را تجربه کنید. استفاده از روش هدف گذاری اسمارت علاوه بر مواردی که گفته شد، شامل مزایای زیر هم هست:

• کمک به شناسایی فروشندگان بالقوۀ نرم‌افزار
• محدودکردن فروشندگان به وندور لیستی کوتاه
• ایجاد دقت بیشتر در ویژگی‌ها و کاربردهای نرم‌افزار

 البته درست است که با کمک هدف گذاری اسمارت کار شما برای انتخاب و تصمیم‌گیری راحت‌تر می‌شود اما تعیین اهداف کلی و اهداف مشخص برای نرم‌افزار مدیریت دانش از آنچه که به نظر می‌رسد چالش‌برانگیزتر است. به‌خصوص وقتی‌که شرکتتان قبلاً هرگز روی این نوع نرم‌افزار سرمایه‌گذاری نکرده است. با این حال ناامید نشوید، جای نگرانی نیست چراکه در این نوشته سعی می‌کنم با ارائۀ راهنمایی گام‌به‌گام، روند به‌کارگیری هدف‌ گذاری اسمارت را ساده‌تر کنم.

تعریف اهداف کلی و مشخص در هدف‌گذاری اسمارت

با توجه به اینکه تفاوت‌ در درک مفاهیم معمولا باعث سردرگمی می‌شود؛ قبل از پرداختن به اصل مطلب، به ارائۀ تعاریف مربوط به هدف گذاری اسمارت (SMART) می‌پردازم. این‌کار باعث ایجاد اتفاق‌نظر بیشتر روی موضوع اصلی می‌شود.  در ابتدا به تعریف تک تک واژه‌های SMART با توجه به هدف ما که انتخاب ‌نرم افزار است، می‌پردازم.

اهداف کلی و مشخص باید دارای ویژگی‌های زیر باشند.

• مشخص (Specific) یعنی برای کارهایی که باید انجام‌ شوند، صریح باشید. همۀ افراد درگیر باید مسیر نرم‌افزار پیشنهادی و آنچه‌که می‌توانند برای کمک به موفقیت آن انجام دهند را درک کنند.
• قابل‌اندازه‌گیری (Measurable) برای اندازه‌گیری موفقیتتان، متغیرهای اندازه‌گیری ویژه‌ای (که برای سازمان شما مهم هستند) ایجاد کنید. به‌عنوان‌مثال، کم‌کردن میانگین زمانی که کارکنان به‌صورت هفتگی برای جستجوی اطلاعات صرف می‌کنند یا افزایش دستیابی به نرخ مشخصی از مشارکت در یک بستر اشتراک‌گذاری دانش، ممکن است نتایج مهمی را برای شرکت شما به همراه داشته باشد.
• دست‌یافتنی: (Achievable) برای دستیابی به اهداف کلی و مشخص در مدل اسمارت، منابع، ساعات کار و بودجه کافی تخصیص داده‌اید؟ شما باید مطمئن شوید که منابع موردنیاز کارکنان برای دستیابی به اهداف کلی را دقیقا برآورده کرده‌اید.
• مرتبط بودن: (Relevant) برای رسیدن به این فاکتور باید جواب دقیقی برای این سؤالات داشته باشید.
  • 1. آیا اهداف مشخص از اهداف کلی پشتیبانی می‌کنند؟
  • 2.آیا اهدافتان از مأموریت به‌اشتراک‌گذاری دانش سازمان شما پشتیبانی می‌کنند؟

• محدودۀ زمانی مشخص (Time-bound) چه زمانی باید اهداف مشخص تکمیل و یا اندازه‌گیری شوند؟

به‌موازات اینکه شروع به تعیین اهداف مشخص می‌کنید، باید مطمئن شوید که آنها را به طرح SMART که در بالا خواندید، مرتبط کرده‌اید. در‌صورتی که به اطلاعات دقیق‌تری در مورد این متدولوژی نیاز دارید توصیه می‌کنم مقاله چطور با الگوی اهداف هوشمند، هدف‌گذاری کنیم؛ را مطالعه کنید.

ویژگی‌های بنیادین اهداف کلی (Goal):

اهداف کلی، همان نیات هستند. به بیانی دیگر، به دستاوردها و نتایجی گفته می‌شوند که شما دوست دارید برای رسیدن به آنها تلاش کنید. برای مثال در نرم‌افزار مدیریت دانش، هدف کلی ممکن است تسهیل فرایندهای انتقال دانش میان افراد و سازمان‌ها باشد. این اهداف با اعطای مستمر پاداش برای خلق، انتقال و استفاده از دانش تعیین می‌شوند.

• به‌واسطهٔ شناخت شما از خصوصیات افراد سازمان (جامعه) پدید می‌آیند.
• از بیانیه چشم‌انداز شرکت شما خاص‌تر هستند.
• متمایز از اهداف مشخص هستند چرا که اهداف کلی به جدول زمانی وابسته نیستند.

ویژگی‌های بنیادین اهداف مشخص (Objective):

• برای عملی‌شدن از جدول زمانی دقیق و قابل‌اندازه‌گیری پیروی می‌کنند.
• بیان می‌کنند که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام خواهد داد.
• آنها را می‌توان به کارکنان یا بخش‌های ویژه‌ای اختصاص داد.
• پس از اتمام می‌توان آنها را از لیست خط زد.

چهار گام اساسی در هدف گذاری اسمارت (SMART) برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش

اهداف مشخص، گام‌هایی خاص، ویژه و کاربردی هستند که سازمان شما برای دستیابی به اهداف کلی، از آنها بهره می‌برد. در این شرایط، آنها به نقش خودِ مدیریت دانش مربوط می‌شوند که عبارت است از برقراری پیوند میان دانشِ خبرگان با کارکنانی که برای انجام مؤثر کارهایشان به آنان نیاز دارند. حالا که تفاوت‌های موجود میان اهداف کلی و مشخص را شناختید، بیایید بررسی کنیم که چطور آنها را برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش خود به‌کار ببریم. شما می‌توانید موقع ارزیابی مدیریت دانش و بسترهای به‌اشتراک‌گذاری دانش، از این طرح کلی برای بهینه‌سازیِ مسیر خود استفاده کنید.

برای شروع باید از هر گروهی که نرم‌افزارجدید مدیریت دانش روی آنها تأثیر خواهد گذاشت، نمایندگانی را انتخاب کنید. مطمئن شوید که ایجادکنندگان محتوا و مصرف‌کنندگان محتوا و همچنین رهبران بخش‌های مختلف که به نوعی تحت تأثیر قرار دارند، در این گروه منتخب هستند. چرا که هر دیدگاه، بینش مهمی را به فرآیند و تصمیم نهایی شما اضافه می‌کند.

۱.  دانش داخل سازمان را تحلیل کنید.

اولین گام، شناسایی مسائل رایج مربوط به‌اشتراک‌گذاری دانشِ پیش‌روی شرکتتان است که بر تمامیِ بخش‌های مربوطه تأثیر می‌گذارد. تا زمانی که ندانید حوزه‌های مسئلۀ شما چیست، نمی‌توانید راه‌حل‌های فناوری را با اهداف کلی و مشخص تجاری خود هماهنگ و همسو کنید. یکی از راه‌هایی که شما را قادر به انجام این تجزیه‌وتحلیل می‌کند. این است که از کارمندان بخواهید درباره شیوه‌های رایج به‌اشتراک‌گذاری دانش خود در نظرسنجی زیر شرکت کنند. از آنها بخواهید که برای رتبه‌بندی گزاره‌های زیر یکی از مقیاس ۱ تا ۵ را اختصاص دهند:

• همواره می‌دانم که از کجا می‌توانم منابع مورد نیاز شغلم را پیدا کنم.
• تیم من باید هر بار که پروژه جدیدی را شروع می‌کنیم از صفر شروع کند.
• این که بدانم آیا شخص دیگری قبلاً کاری مشابه با کار من انجام داده است یا خیر کار دشواری است.

همچنین می‌توانید جهت جمع‌آوری داده‌های کیفی بیشتر در خصوص به‌اشتراک‌گذاری دانش در شرکت خود با کارمندان مصاحبه کنید. این مصاحبه‌ها فرصت خوبی هستند تا از کارمندان بپرسید از نظر آنها چه چیزی برای اشتراک‌گذاری دانش مناسب‌تر است و چه چیزی می‌تواند بهبود یابد یا اصلاح شود. این به شما کمک می‌کند منابعی را که ارزش سرمایه‌گذاری دارند و فرایندهایی که ارزش اصلاح دارند را شناسایی کنید.

۲. محتوای در جریان سازمان را ارزیابی کنید.

تنوع و حجم (کمیت) اطلاعاتی که سازمان شما قبلاً در پایگاه‌های داده و وب ذخیره کرده است و همچنین دانشی که کارکنان از طریق تجربیات و دانش شخصی‌شان کسب کرده‌اند را ارزیابی و مستند کنید. توجه داشته باشید هر بخش از اطلاعات در کجا ذخیره می‌شوند و در حال حاضر با چه فرمتی وجود دارند. همچنین باید نحوۀ استفاده کارمندان از دانشی که در حال حاضر در دسترس دارند را بررسی کنید. اگر بستر اشتراک‌گذاری دانشتان قابلیت تجزیه‌وتحلیل درون‌سازمانی دارد، می‌توانید تجزیه و تحلیل‌ها را مرور کنید تا ببینید کاربران بیشتر چه چیزی را مشاهده می‌کنند، به اشتراک می‌گذارند و دربارۀ آن اظهارنظر می‌کنند. اگر یک چنین بستری برایتان فراهم نیست، ممکن است لازم باشد برای به‌دست‌آوردن درک بهتری از این موضوع در مورد روش استفاده اطلاعات در شرکتتان، نظرسنجی کنید. همزمان‌که مشغول ارزیابی استفاده از اطلاعات هستید، از خود بپرسید:

• آیا تا اینجا توانسته‌ام نقص و محدودیت در به‌اشتراک‌گذاری دانش سازمانم را شناسایی کنم؟

 داشتن پاسخ صریح برای این سؤال به شما کمک می‌کند اهداف کلی و مشخص خود را بادقت و جزئیات بهتری بنویسید.

۳. منابع مالی مشخصی به مدیریت دانش اختصاص دهید. 

تخصیص ارزش پولی دقیقی برای به‌اشتراک‌گذاری مؤثر دانش، کاری سخت و مشکل است. بااین‌حال، می‌توانید برآوردی آگاهانه ارائه دهید که به شما در ارزیابی نرم‌افزار و فرایندهای جدید کمک کند. در همین راستا مطالعه‌ای از مک کینزی نشان داد به‌اشتراک‌گذاری موثر دانش، باعث افزایش سطح بهره‌وری از ۲۰ تا ۲۵ درصد می‌شود. به‌عبارتی اگر ۲۰۰ کارمند در شرکت خود دارید و میانگین حقوق آن ۵۵۰۰۰ دلار است، بهبود بهره‌وری تا ۲۰ درصد می‌تواند منجر به پس‌انداز ماهانه تقریباً ۵۷۰۰۰ دلار شود. اینکه بتوانید یک ارزش پولی تخمینی را به تلاش‌های اشتراک دانش خود گره بزنید، نه تنها به شما در تعیین اهداف کلی کمک می کند، بلکه به شما در توجیه بودجه برای در اختیار گرفتن فناوری‌ها و منابع هم کمک می‌کند.

۴. روی اهداف کلی و مشخصِ قابل‌اجرا توافق کنید.

هنگام نهایی کردن اهداف کلی و مشخصِ نرم‌افزار مدیریت دانش، تیم شما باید برای بررسی تمامیِ گزینه‌ها و تعیین نتایج نهایی دور هم جمع شوند. وقتی روی مجموعه‌ای از اهداف کلی و اهداف مشخص به توافق رسیدید، باید معیارهای مرتبط با اهداف مشخص را در جهت سنجش پیشرفت خود دنبال کنید. پیگیریِ این معیارها به شما کمک می کند از بازگشت سرمایه خود مطلع شوید، با این کار به استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش اعتبار داده‌اید.

کلام آخر

باوجوداینکه اولین قدم در مسیر انتخاب و راه‌اندازی یک بستر مدیریت دانش جدید دشوار است؛ اما در نهایت این تلاش‌ها، ارزشمند هستند. پس قبل از هر اقدامی با کمک هدف‌گذاری اسمارت ابتدا اهداف کلی و مشخص مدیریت دانش سازمانتان را مشخص کنید. اینکار تضمین می‌کند بهترین ارائه‌دهندگان نرم‌افزار را برای بررسی انتخاب کنید و در نهایت آن راه‌حل نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای سازمان و کارمندان شما سازگار است.