استاندارد چیست؟

در ابتدای این نوشته به مفهوم استاندارد و چگونگی شکل‌گیری آن می‌پردازم؛ بعد از آشنایی با این مفهوم هم به این سؤال پاسخ می‌دهم که صنایع پایین‌دستی نفت و گاز چیست؟ و چه چیزهایی را می‌توان به‌عنوان استاندارد مدیریت دانش در صنایع پایین دستی نفت و گاز به کار گرفت؟

هرم شکل‌گیری استاندارد‌ صنعتی و اجزاء آن

در نگاهی جامع و برای رسیدن به یک استاندارد باید مراحل و سطوح مختلفی طی شود. تمامی این مراحل را می‌توانید در هرم شکل‌گیری استاندارد که در تصویر پایین ترسیم شده است ببینید. این هرم از دو جهت قابل طی‌کردن است؛ از پایین به بالا و بالعکس. نگاه از پایین به بالا مسیر شکل‌گیری، تکامل و تکوین آن را نشان می‌دهد و نگاه از بالا به پایین نشان‌دهندۀ هضم کردن، به‌کاربردن و انطباق‌دادن آن درون سازمان (adaptation) است. در ادامه هر 6 سطح این هرم را به تفکیک توضیح می‌دهم.

1. آزمون و خطا

فرض کنید در شرکتی هستید و قصد دارید در حوزه جدیدی مثلاً حوزه محتوای ویدئویی شروع به کار کنید. در ابتدای کار متوجه می‌شوید که هیچ مرجعی برای شروع این کار ندارید. با فرض وجودداشتن یک عقل سلیم در مجموعه و تجربه خودتان پروسه ضبط ویدئو را شروع می‌کنید. این کار شامل برنامه‌ریزی و انتخاب تجهیزات مورد نیاز تا برنامه پیش‌تولید، تولید و پس از تولید ویدئو می‌شود. در مرحله آخر و پس از انتشار متوجه می‌شوید که ویدئوی شما بازدید زیادی نداشته است. اینجاست که به دنبال عیب‌یابی و رفع اشکال بر می‌آیید تا به نتیجه دلخواه برسید. این کار و این پروسه برای هر کار و در هر شرایطی نشان‌دهنده آزمون و خطاست. نکته قابل توجه در این سطح زمان‌بر و پرهزینه بودن آن است. به‌عبارتی نقطه صفر در صورت نداشتن مرجع همین جاست.

۲. درس‌آموخته‌ها یا تجربیات عملی درون‌سازمانی

با توجه به آنچه که در سطح قبل خواندید هر بار که شما سعی و خطا می‌کنید و به‌نتیجه مطلوب و یا نامطلوب می‌رسید عملاً درس می‌گیرید. اینجاست که می‌فهمید مثلاً فلان قسمت را بهتر است به روش دیگری انجام دهید. با شرایط و مختصات خاص آن درس، هرکدام از این درس‌آموخته‌ها می‌تواند مرجعی برای شخص شما و یا هرکدام از همکاران شما باشد. به کمک این درس‌آموخته‌ها در صورت انجام کار مشابه، دیگر نیازی به سعی و خطای دوباره نیست.

این نکته را در ذهن بسپارید که لایه قبل و این لایه از هرم دائماً با هم در تعامل هستند. به این صورت که ممکن است از یک درس‌آموخته استفاده کنید و به نتیجه نرسید. اینجاست که مشخص می‌شود شرایط ثبت درس‌آموخته با شرایط شما منطبق نیست. پس شما سعی و خطا می‌کنید و پس از رسیدن به نتیجه مطلوب، درس‌آموخته جدید با شرایط جدید را ضمیمه قبلی می‌کنید.

۳. فرایندها یا روش‌های مدون درون‌سازمانی

درس‌آموخته‌ها که از حدی بیشتر می‌شود، بهتر است آنها را تبدیل به فرایند کنیم. با این کار اگر کسی خواست آنها را انجام بدهد، دیگر مجبور نیست سراغ درس‌هایی پراکنده و دور از هم برود. مثلاً فرض کنید وارد بانک می‌شوید، بانکی که شعب مختلفی دارد. آیا می‌شود هر شعبه با استفاده از آزمون‌وخطا و درس‌آموخته‌ها کارها را پیش ببرد؟ یا درس‌آموخته‌ها را بین شعب به اشتراک بگذارند؟ در هر دو حالت یکپارچگی از بین می‌رود و هزاران مشکل پیش می‌آید. به همین دلیل جایی باید باشد که تمامی این درس‌آموخته‌ها را جمع‌آوری کند، کنار هم بچیند، تبدیل به یک SOP یا دفترچه فرایند و یا روش اجرایی کند. با این کار بعد از پخش‌کردن فرایند‌ها در همه شعب، با یک روال ثابت از آن استفاده می‌کنند. در این مرحله باز هم تعامل بین سطوح قبلی (درس‌آموخته و آزمون‌وخطا) برقرار است.

۴. بِه‌روش‌ها یا الگوهای برتر مورد استفاده درون یا مابین شرکت‌ها

برای توضیح این سطح از هرم فرض کنید شرکتی برای ضبط و انتشار ویدئو در یوتیوب از شرکت شما و ده‌ها شرکت دیگر تحقیق و بررسی می‌کند. این شرکت از بین تمامی روش‌ها بهترین فرایندها و نکات را انتخاب می‌کند. این یعنی شرکت بهترین روش یا بِه‌روش‌ انجام این کار را پیدا کرده است. فقط نکته اصلی اینکه هر چه به سطح بالاتر هرم نزدیک می‌شویم با روش‌ها و اصول عمومی‌تری مواجه می‌شویم. یعنی برای پیاده‌سازی آنها نیاز است به سمت پایین هرم حرکت کنیم تا مطابق با نیاز و خواست سازمانمان، الگوها را اجرا کنیم.

۵. استاندارهای غیررسمی ولی مورد پذیرش در یک صنعت یا حوزه کاری

در این سطح نهادها و جاهایی که قوانین و مقررات می‌گذارند مانند سندیکاها، جوامع مدیریتی خاص، مراکز تحقیقاتی و …، بررسی و تحقیقی در سطح مقیاس‌پذیر و بزرگ‌تری را انجام می‌دهد. آنها بِه‌روش‌ها را جمع‌آوری می‌کنند، قالب عمومی‌تری به آنها می‌دهند و نتیجه این موارد را منتشر می‌کنند تا مثلاً کسانی که نیازمند تولید محتوای ویدئویی در ایران هستند، این Defacto standard را داشته باشند. این سطح از هرم به نسبت چند مورد قبلی بسیار عام‌تر است و نیازمند هضم‌شدن در سازمان است. روش هضم هم به این صورت است که بِه‌روش‌های داخل آن را شناسایی می‌کنید و از داخل آن فرایندها را پیدا کرده و بعد از انجام آزمون‌وخطا درست‌ترین را انجام می‌دهید. به عبارتی شخصی‌سازی شامل تولید درس‌آموخته‌های جدید، یادگیری و تحلیل اینکه در سازمان من این Defacto standard چطور پیاده‌سازی می‌شود، است.

۶. استانداردهای صنعتی

در رأس هرم هم ما استاندارهای صنعتی را داریم. مراجعی همچون ISO international standard organization یا british standards institution BSI وظیفه تولید استاندارد را دارند. در ایران مؤسسه ملی استاندارد این وظیفه را بر عهده دارد. این مؤسسات تمامی اسناد و مدارک سطح‌های پایین‌تر هرم و همچنین افراد متخصص را در کنار هم قرار می‌دهد. این کار وقتی انجام می‌شود که برای یک کار مشخص و یا یک موضوع در صنایع و یا شرکت‌ها، خطوط راهنمایی شکل بگیرد. یا اینکه مبنایی را برای ممیزی سازمان‌ها ایجاد کند و مشخص کند چه سازمان‌هایی منطبق و چه سازمان‌هایی غیرمنطبق کار می‌کنند. خروجی این سطح از هرم بسیار کلی و عمومی است یعنی شما اگر آن را بخوانید فقط کلیات و سرنخ‌ها را می‌بینید و بسیار جای تفسیر دارد. در نتیجه مثل مرحله قبل قطعا نیاز به هضم و تفسیر دارد.

نمونه استانداردهای تدوین شده ملی و بین‌المللی

حالا که با نحوۀ شکل‌گیری استاندراد آشنا شدید خوب است بدانید دستیابی به کیفیتِ مطلوب در تولید یک فرآورده یا خدمت، در صنایع مختلف و مؤسسات گوناگون نیازمند شناخت و به‌کارگیری استانداردهای تدوین شده درباره آن فعالیت است. این نظم به‌صورت قانون، قاعده، معیار و اصل، توسط گروهی از افراد ذی‌نفع و علاقه‌مند، تدوین و تحت عنوان ملاکی به نام استاندارد عرضه می‌شود. صنایع نفت و گاز ایران از پیش‌گامان منحصر به ­فرد در شناخت نقش بنیادی استانداردها، تحقق و تجسم واقعی آن در جامعه ما بوده‌اند. استانداردهای کارخانه‌ای، استانداردهایی هستند که توسط یک مؤسسه، کارخانه یا شرکت خاص درباره فعالیت‌های تولیدی و تخصصی آن شرکت و یا سازمان تدوین می‌شوند مانند مجموعه استانداردهای شرکت‌های Shell و BP.

استانداردهای ملی، در مورد کالا یا خدمات عمومی در مقیاس یک کشور هستند، مانند: استانداردهای ملی ایران (ISIRI)، استانداردهای ملی آلمان (DIN) و استانداردهای ملی انگلستان (BSI). اکثر استانداردهای منطقه‌ای مانند استاندارد اروپا (CEN) و استانداردهای بین المللی مانند (ISO) هم استانداردهای ملی هستند که در سطح بین المللی با تغییراتی مورد پذیرش قرار گرفته‌اند.

آیا مدیریت دانش قابل استانداردسازی است؟

از حق نگذریم استانداردسازی برای بشر امروز یک موهبت است. چراکه استاندارد کمک می‌کند زبان یکدیگر را بفهمیم، سریع‌تر رشد کنیم و کمتر به تعارض برخورد کنیم و درعین‌حال از همدیگر یاد بگیریم. از طرفی استانداردها در حوزه نفت، گاز و پتروشیمی که موضوع این مقاله هم هست نقش بسیار مهمی را بازی می‌کنند. در حوزه مدیریت دانش اغلب با این عبارت مواجه می‌شویم که مدیریت دانش استاندارد پذیر نیست! به همین دلیل در این نوشتار سعی کرده‌ام قسمت‌های استاندارد پذیر مدیریت دانش در صنایع پایین دستی نفت و گاز و پتروشیمی را برای شما تشریح کنم.

دو بخش از مدیریت دانش است که نمی‌توان آن را استاندارد کرد:

• هدف‌گذاری مدیریت دانش: مثل کارهایی مانند تدوین استراتژی یا تعیین اهداف، چون شهود و ادراک فردی و جمعی به‌شدت در آن درگیر است، استانداردسازی سخت می‌شود. هرچند مدل‌ها و متدولوژی‌ها کمک می‌کنند اما نحوه اجرا و متغیرهای مختلفی وجود دارد که امکان استانداردسازی را به حداقل می‌رساند.
• جاری‌سازی و ترویج. جایی که پای مؤلفه‌های فرهنگی، مدیریت تغییر و رفتار انسانی وارد می‌شود، مثل جاری‌سازی و ترویج مدیریت دانش، نقش ابتکارات، روابط انسانی، فرهنگ سازمانی بسیاری از مسائل پررنگ می‌شود که از محدوده حکمرانی استانداردها خارج است.

بر خلاف دو موردِ بالا، مدل‌سازی، طراحی فرایندها، تحلیل و خلق دانش، به اشتراک گذاری و استفاده مجدد از دانش، حوزه‌هایی هستند که امکان تعریف استاندارد برای آن‌ها وجود دارد. استانداردسازی مدیریت دانش در این زمینه‌ها علاوه بر این که به پایداری و اثربخشی مدیریت دانش کمک می‌کند، منجر به مزایایی مانند امکان یکپارچه‌سازی دانش، قابل‌درک شدن منابع دانشی برای ذی‌نفعان مختلف و حتی اتوماتیک شدن جریان دانش بین واحدها و سازمان‌ها می‌شود.

صنایع پایین دستی نفت و گاز کدام‌اند؟

صنایع پایین دستی شامل تولید، بازاریابی و دادوستد انواع مصنوعات هیدروکربنی می‌شود. این صنایع پایین دستی، از دریافت نفت و گاز توسط صنایع میان دستی شروع شده و به تحویل محصولات به نقاط توزیع ختم می‌شود. به این ترتیب صنایع پایین دستی شامل پالایش نفت خام، فراوری و خالص‌سازی گاز طبیعی خام، بازاریابی و توزیع محصولات تولید شده از آن‌ها می‌شود. صنایع پتروشیمی و پالایشگاه‌های نفت و گاز همگی در رده صنایع پایین دستی قرار می‌گیرند. ویژگی بسیار مهم صنایع پایین دستی، طبیعتِ فرایندمحور آن‌هاست. جایی که صحبت از فرایند باشد قطعاً ساخت‌یافتگی عملیات باید بالا باشد و به همین دلیل پتانسیل استانداردسازی بالا می‌رود.

چه چیزهایی را می‌توان به‌عنوان استاندارد مدیریت دانش در صنایع پایین دستی نفت و گاز به کار گرفت؟

استاندارد‌سازی مدیریت دانش در صنایع پایین دستی به دلیل ویژگی‌هایی ذاتی مانند فرایندمحوری، تشابه سطح فناوری و امکان تعریف شاخص‌های کمی مزیت‌های فراوانی دارد. استانداردسازی در این حوزه دستیابی به نتایج را هم تسریع می‌کند هم تضمین.

مدیریت دانش در صنایع پایین دستی نفت و گاز را می‌توان در دو سطح به سمت استانداردشدن پیش برد:

استاندارد‌سازی مدیریت دانش در سطح مفاهیم

ساختار اولیه هر نظام مدیریت دانش در سازمان این موارد هستند: نقشه دانش، درخت‌های مفاهیم مختلف (تکسونومی ها) و حتی آنتالوژی هایی که به شکلی نظام‌مند روابط بین مفاهیم مختلف را آشکار می کنند. از این ساختارها هم برای ارزیابی و اندازه‌گیری استفاده می‌شود، هم برای تحلیل، مدل‌سازی، سازماندهی دانش و درس‌آموخته ها. از طرف دیگر حتی استانداردسازی در زمینه فرایندها و رویه‌های کاری نیز بر پایه استانداردسازی مفاهیم و رویه‌ها انجام می شود. در این حوزه در دنیا کاملا مرسوم است که از ساختارهای استاندارد استفاده شود. نمونه‌ای از این ساختار استاندارد در زیر آمده است. این ساختار شامل بیش از 1400 حوزه دانش است که به صورت استاندارد برای شرکت‌های پایین دستی تدوین شده و کلیه فعالیت‌های آن‌ها را پوشش می‌دهد و می‌تواند مبنای مدیریت دانش در این سازمان‌ها قرار بگیرد. استفاده از این درخت حوزه‌های دانش می‌تواند زمان و هزینه یک صنعت پایین دستی نفت و گاز را برای طراحی و راه‌اندازی نظام مدیریت دانش به حداقل برساند.

استاندارد‌سازی مدیریت دانش در سطح رویه‌‌ها و فرایند‌ها

بخش دیگری از استانداردسازی مدیریت دانش با مدل‌سازی، یکسان‌سازی و استاندارد کردن فرایندها و رویه‌های کاری و ایجاد امکان جمع‌آوری و به‌کارگیری دانش در دل فرایندهای کاری امکان‌پذیر است. سطح خوبی از این استانداردسازی در سیستم‌های کیفیت قابل دستیابی است و اگر الزاماتی مانند الزامات ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵ که مدیریت دانش نیز در آن موردتوجه است رعایت شود، بخش عمده‌ای از راه را رفته‌اید.

سطوح بالاتر با به‌کارگیری ابزارهای اتوماسیون فرایندی مانند BPMSها و به‌کارگیری هم‌زمان یک پایگاه دانش در کنار آن قابل دستیابی است. به این ترتیب مطمئن خواهید بود در یک قالب کاملاً استاندارد، آن چه سازمان شما در فرایندها یاد می‌گیرد در پایگاه دانش ذخیره شده و به‌صورت اتوماتیک در شرایط زمانی و مکانی مناسب به استفاده‌کننده ارائه می‌شود. این سطح از استانداردسازی می‌تواند حتی موجب تسری مدیریت دانش به دل ریزترین فرایندهای کاری در حوزه بهره‌برداری، نگهداری و تعمیرات، HSE و … برسد.