تصحیح یک تصویر ذهنی اشتباه!
در سال‌های گذشته یکی از مشکلاتی که در مدیریت دانش داشته‌ام ایجاد یک تصویر ذهنی صحیح از مفهوم پایگاه دانش در ذهن مشتریان، مدیران و سایر مخاطبان بوده است. تصویری که درون آن، باید درک درستی از مفهوم نقشه دانش نیز وجود داشته باشد. مفهومی که عده زیادی به‌اشتباه برای آسودگی خیال، آن را با یک درخت ساده اشتباه می‌گیرند. این مخاطبان معمولا نمی‌دانند، یکی از گام‌های مهم که بیشتر سازمان‌ها برای استقرار مدیریت دانش، آن را اجرا می‌کنند تدوین نقشه دانش است. این مفهوم را می‌توان با تعابیر، جزئیات و سطوح متفاوتی برای سازمان ایجاد کرد. این امر وابستگی زیادی به کاربردی دارد که برای نقشه دانش تعریف می‌کنید.
نقشه دانش چیست؟
در تعریفی ساده می‌توان گفت نقشه دانش، یک نمایش تصویری از سرمایه‌های فکری و دانشیِ سازمان است که به سازماندهی دانشِ سازمان شما کمک می‌کند. می‌تواند نشان دهد کدام دانش‌ها برای سازمان شما حیاتی هستند، دانش‌ها کجا هستند، چگونه جریان می‌یابند و شکاف‌های دانش سازمان شما در چه حوزه‌هایی هستند؟
انواع مختلف نقشه دانش
نقشه برداری از دانش با جمع آوری صرف اطلاعات متفاوت است. پس وقتی از آن به عنوان مسیری برای رسیدن به راهکار استفاده می‌کنیم، باید ببینیم که چگونه نقشه‌برداری دانش به ما کمک می‌کند تا نحوه استفاده از اطلاعات را متوجه شویم. نقشه‌های دانش به یکی از سه روش زیر قابل طبقه‌بندی است:
فرایندی یا رویه‌ای
شرکت‌های کارآمد برای هر کاری که انجام می‌دهند یک فرآیند یا رویه دارند. به نقشه‌هایی که می‌توانند به طور مؤثر این رویه‌ها را در سراسر سازمان مستند و با آنها ارتباط برقرار کنند؛ نقشه دانش فرایندی می‌گویند. به عبارتی نقشه دانش فرایندی یا رویه‌ای یک نمایش بصری از مراحل یا فرآیندهای مورد نیاز برای انجام یک وظیفه یا فعالیت خاص است. این نوع نقشه کمک می‌کند تا بفهمید که چگونه اشیاء، ابزارها، سامانه‌ها و افراد با هم کار می‌کنند و چگونه مسائل را حل می‌کنند. با استفاده از نقشه دانش روالی، شما می‌توانید عملکرد خود را بهبود بخشید، خطای کاربر را کاهش دهید در زمان و هزینه را صرفه‌جوئی کنید. این نقشه ها بیشترین کمک را در فرایند انتقال دانش به سازمان می‌کنند.
شایستگی
نقشه دانش شایستگی یک نمایش بصری از مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز برای انجام یک نقش یا عملکرد خاص است. این نوع نقشه به شما کمک می‌کند بفهمید که چه ویژگی‌های رفتاری، شخصیتی، دانشی و علمی برای موفقيت در يك سازمان يا مؤسسه لازم است. با استفاده از این نقشه، می‌توانيد منابع انسانی خود را بهينه سازي؛ عملكرد كاركنان را ارزيابي و طرح‌های آموزش و توسعۀ حرفۀ‌ای را طراحى كنید.
استراتژیک
نقشه دانش استراتژیک یک ابزار بصری است که نشان می‌دهد که چگونه سازمان یا مؤسسه قصد دارد از دانش خود برای رسیدن به اهداف استراتژیک استفاده کند. این نقشه شامل چندین عنصر می‌شود، مانند: گزارۀ ارزش، اهداف استراتژیک، شاخص‌های سنجش عملکرد، فعاليت‌های كليدی و منابع دانش. با کمک این نقشه، می‌توانيد روابط علّت و معلولى بین عناصر را درك كنيد و فعاليت‌های لازم برای تحقق استراتژی را تعیین کنید.
چرا نقشه دانش با اهمیت است؟
این مفهوم برای سازمان‌ها مهم است چراکه به آنها کمک می‌کند تا دانش مورد نیاز خود را در دسترس قرار داده و از آن بهره‌مند شوند. به‌عبارتی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا:
- افراد دارای دانش را شناسایی و با آنها ارتباط برقرار کنند.
- منابع و محتویات دانشی را یافته و به آنها دسترسی پیدا کنند.
- فرآیندهای یادگیری و انتقال دانش را توسعه دهند و بهینه‌سازی کنند.
- موانع و محدودیت‌های دسترسی به دانش را شناسایی و رفع کنند.
مراحل تدوین نقشه دانش چیست؟
- اول باید هدف و محدوده نقشه دانش را تعیین کنید. برای مثال، شما می‌خواهید آن را برای یک واحد، یک پروژه یا یک فرآیند تدوین کنید؟
- دوم باید حوزههای دانشی را شناسایی و تعریف کنید. حوزههای دانشی، عبارتند از زمینه‌‌های علمی، فنی یا مدیریتی که در آن ها دانش به وجود می‌آید، استفاده می‌شود و منتقل می‌گردد.
- سوم باید منابع و افراد دارای دانش را در هر حوزه شناسایی و دانش آنها را اولويت‌بندی كنيد. منابع دانش، عبارتند از اسناد، پروژە‌ها، فرایند‌ها، آموزش‌ها و غیرە کە حامل دانش باشند. افراد دارای دانش، عبارتند از خبرگان و كاركناني كە در حوزۀ خاصی تخصص يا تجربە دارند.
- و در مرحله چهارم باید جريانات و ارتباطات دانشی را بين حوزە‌ها، منابع و افراد خبره را تعیین و نحوة جابجایی آن را مشخص كنيد.
از نقشه دانش تا پایگاه دانش با مثالی عینی (کتابخانه)
با یک مثال شروع می‌کنم؛ کتابخانه‌ای عمومی را در نظر بگیرید که از شیوه‌های سنتی برای دسته‌بندی و سازماندهی کتاب‌ها استفاده می‌کند. روش مرسوم در کتابخانه برای سازماندهی و جانمایی فیزیکی کتاب‌ها، دسته‌بندی موضوعی است. وقتی به کتابخانه وارد می‌شوید اولین چیزهایی که می‌بینید تعداد زیادی قفسه و کتاب‌های درون آن‌هاست. در نگاه اول گیج‌کننده به نظر می‌رسد. اما وقتی جلوتر می‌روید به‌نوعی سازماندهی موضوعی برخورد می‌کنید. قفسه‌ها یا در سطح بالاتر راهروها (شامل تعدادی قفسه) نام‌گذاری شده‌اند.
مثلاً یک راهرو با نام ادبیات وجود دارد که وقتی وارد آن می‌شوید، قفسه‌های آن شامل ادبیات بین‌الملل، ادبیات معاصر، ادبیات کهن، آثار نظم و … است. در قفسه آثار نظم هم ممکن است طبقه‌ای به اشعار سنتی و طبقه دیگر به شعر نو اختصاص‌داده‌شده باشد. راهروهای دیگری تحت عناوین جغرافیا، تاریخ، فیزیک، کامپیوتر و … وجود دارد. این طبقه‌بندی موضوعی در اصل، روش اصلی طبقه‌بندی در آن کتابخانه است که ممکن است با ورود کتاب‌هایی در حوزههای جدید که پیش از آن وجود نداشته، دستخوش تغییر و به‌روزرسانی هم شود. وظیفه این تغییر و نام‌گذاری قفسه‌ها بر عهده کتابدار است.
محدودیت در جستجو قبل از ورود سیستم‌های نرم‌افزاری
اما این طبقه‌بندی برای دستیابی به کتاب‌ها کفایت نمی‌کند. هر کتابی دارای یک سری اطلاعات کتاب‌شناختی است که در کتابخانه‌های قدیمی و فاقد سیستم نرم‌افزاری بر روی کارت‌هایی مرتب نوشته شده‌بود و در جعبه‌هایی قرار داده‌می‌شد. در چنین کتابخانه‌ای اگر شخصی کتاب‌هایی را می‌خواست که توسط یک نویسنده خاص نوشته شده‌است یا توسط انتشاراتی مشخصی منتشر شده‌است کار سختی در پیش داشت. چرا که اصل سازماندهی بر اساس موضوع است و دستیابی به کتاب‌ها از طریق مشخصه‌های دیگر کاری سخت می‌شد.
از طرفی طبقه‌بندی موضوعی در مورد کتاب‌هایی که به چند موضوع مرتبط می‌شدند هم کار سختی می‌شد. مثلاً زمانی که به یک کتاب در مورد تاریخ ریاضیات کاربردی در کامپیوتر احتیاج دارید. آیا باید در بخش کتاب‌های تاریخی دنبال آن بگردید یا ریاضیات یا کامپیوتر. در نگاه اول این مسئله با قراردادن کتاب در موضوع اولویت‌دارتر (یا مرجح) حل شد؛ اما اتصال آن با دو موضوع دیگر ممکن نبود چون یک کتاب فقط و فقط در یک قفسه می‌توانست قرار بگیرد. البته با ورود سیستم‌های نرم‌افزاری به کتابخانه‌ها چون هر کتاب علاوه بر موضوع به نویسنده، انتشاراتی، سال انتشار، دیگر موضوعات مرتبط و ده‌ها مشخصه دیگر متصل می‌شد، کار جستجو و دستیابی به آنها بسیار ساده‌تر شد.
مفهوم نقشه دانش بر اساس مثال کتابخانه
با این مثال می‌توان مفهوم نقشه دانش را نیز به‌خوبی توضیح داد:
- ساختار موضوعی در نقشه دانش می‌تواند یک درخت باشد که شامل حوزههای دانش سازمان است و باید برای انجام مأموریت خود به‌خوبی در آنها تخصص دارد. به این دلیل گفتم «می‌تواند» درخت باشد، چون در اکثر موارد حوزههای دانش می‌توانند مشترکاتی داشته باشند که این ساختار را از حالت درخت خارج و به سمت یک شبکه موضوعات پیش ببرد.
- همان‌طور که در کتابخانه، کتاب‌ها با قطع‌های مختلف، مجلات، روزنامه‌ها، کتاب‌های مرجع با اندازه‌ها و ساختارهای داخلی متفاوت وجود دارد. در سازمان هم اقلام مختلفی وجود دارد که می‌توان آنها را دانش دانست. نقشه، روند طراحی یا روزنگار شخصی یک طراح، مستندات دریافتی در مورد مشخصات یک قطعه از اینترنت، روش‌هایی که برای جوش دو قطعه با جنس خاص نباید استفاده شود و …
- همان‌طور که در کتابخانه، ساختار دسته‌بندی موضوعی برای سازماندهی کتاب‌ها کفایت نمی‌کند؛ سازماندهی دانش با کمک حوزههای دانش هم برای پیداکردن دانش در شرایط و پروژه‌های بعدی کافی نیست. حتی زمانی که نیاز داشته باشیم دانش‌های سازمان‌دهی‌شده را بنا بر شرایطی که افراد درگیر آن هستند به‌صورت اتوماتیک به آنها ارائه دهیم، وجود مشخصه‌های دیگر بسیار مهم می‌شود. این مشخصه‌ها در سیستم‌های مدیریت دانش می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پروژه‌ها که خود شامل فرایندهای کاری، تجهیزات و ابزارها، اجزاء محصول، پیمانکاران، شرکت‌های دانش‌بنیان، سازمان‌های همکار و … است.
- زمانی که بتوانیم ساختار فوق را با مختصات مناسب آماده کنیم، قراردادن یک دانش در سیستم می‌تواند به شکل بهینه با وصل شدن به هر یک از موضوعات مرتبط در درخت (گراف) اصلی و درخت‌های فرعی سازماندهی شود. با این کار مثلاً زمانی که فردی به یک نوع عدم انطباق برخورد می‌کند با جستجوی دانش‌های مرتبط با آن نوع عدم انطباق بدون توجه به حوزه دانش، به راه‌حل‌های موردنیاز خود می‌رسد. باز هم اگر نیاز باشد می‌تواند محدوده نتایج جستجوی دانش خود را با تجهیز مرتبط، فرایند مرتبط و… باریک‌تر کند تا در اطلاعات انبوه به کیفیت بیشتری پاسخ خود را بیابد.
اگر مدیر دانش سازمان هستید قطعاً برای برگزاری جلسه تدوین نقشه دانش نیاز به منابع معتبر و راهگشایی‌های بیشتری دارید. پس برای درک این مفهوم، می‌توانید علاوه بر خواندن مقاله‌هایی همچون هفت نکته برای مدیریت بهتر جلسه تدوین نقشه دانش، از خدمات آموزشی ما استفاده کنید.
و اما پایگاه دانش
با توضیحات بالا، تعریف پایگاه دانش ساده‌تر می‌شود. می‌توان گفت پایگاه دانش در نگاه ساده، همان کتابخانه است که نظام سازماندهی مناسب در آن حکم‌فرماست. این کتابخانه با کتاب‌های متناسب با نیازهای سازمان پُر شده‌است. کتاب‌ها به بهترین شکل به‌صورت چندوجهی به ساختار سازماندهی متصل شده‌اند.
چگونه نقشه دانش را بروزرسـانی کنیم؟
برای بروز رسانی، باید از ابزارها و سامانه‌هایی استفاده کنید که امکان اتصال به منابع و مستندات دانشی را فراهم کنند. همچنین باید نقشه دانش را با توجه به تغییرات در حوزه‌‌ها، منابع و جریان‌های دانشی مرتبا بازبینی و توسعه دهید. برای این کار، می‌توانید از روش‌های مختلف مثل گروه‌بندی، طبقه‌بندی، نمودارسازی، تکسونومی‌ها، آنتولوژی و غیره استفاده کنید. حالا دورنمایی از یک روش ساده برای تدوین نقشه دانش را در قالب اینفوگرافیک با شما به اشتراک می‌گذارم.
مراحل پیشنهادی برای ایجاد نقشه دانش بر اساس بررسی APQC
نقشه دانش به سازمان شما کمک می‌کند دانش‌های ریسکی و همچنین مشکلات جریان دانش را شناسایی کنید. مرکز کیفیت و بهره‌وری آمریکا (APQC) با بررسی تعدادی از سازمان‌های پیشرو مراحل زیر را برای ایجاد و استفاده از نقشه‌های دانش پیشنهاد داده است. این مراحل در اینفوگرافی زیر به تصویر کشیده شده است. برای دریافت نسخه بزرگ‌تر روی آن کلیک راست کرده و در پنجره جدید باز کنید.
یک پاسخ
دکتر جهانیان از مطالب بسیار ارزنده و کاربردی جنابعالی استفاده شد بنده دانشجوی دکتری مدیریت راهبردی دانش هستم.
جدیداً رو موضوعی با عنوان اندازه گیری میزان دانش سازمانی کار می کنیم لطفاً اگه مطالبی تکمیلی در این حوزه داشتید به اشتراک بگذارید ممنون میشم.
بسیار سپاسگذارم .