در سال‌های گذشته یکی از مشکلاتی که در مدیریت دانش داشته‌ام ایجاد یک تصویر ذهنی صحیح از مفهوم پایگاه دانش در ذهن مشتریان، مدیران و سایر مخاطبان بوده است. تصویری که درون آن، باید درک درستی از مفهوم نقشه دانش نیز وجود داشته باشد. مفهومی که عده زیادی به‌اشتباه برای آسودگی خیال، آن را با یک درخت ساده اشتباه می‌گیرند. این مخاطبان معمولا نمی‌دانند، یکی از گام‌های مهم که بیشتر سازمان‌ها برای استقرار مدیریت دانش، آن را اجرا می‌کنند تدوین نقشه دانش است. نقشه دانش را می‌توان با تعابیر، جزئیات و سطوح متفاوتی برای سازمان ایجاد کرد. این امر وابستگی زیادی به کاربردی دارد که برای نقشه دانش تعریف می‌شود. در این نوشته ابتدا با روایتی ساده پایگاه دانش و نقشه دانش را برای شما به رشته تحریر در می‌آورم. سپس دورنمایی از یک روش ساده برای تدوین نقشه دانش را در قالب یک اینفوگرافی با شما به اشتراک می‌گذارم.
نقشه دانش چیست؟
می‌توان گفت نقشه دانش، یک نمایش تصویری از سرمایه‌های فکری و دانشیِ سازمان است. نقشه علاوه بر این که به سازماندهی دانشِ سازمان شما کمک می‌کند، می‌تواند به شما نشان دهد کدام دانش‌ها برای سازمان شما حیاتی هستند. این دانش‌ها کجا هستند، چگونه جریان می‌یابند و شکاف‌های دانش سازمان شما در چه حوزه‌هایی هستند؟
از نقشه دانش تا پایگاه دانش با مثالی عینی (کتابخانه)
با یک مثال شروع می‌کنم؛ کتابخانه‌ای عمومی را در نظر بگیرید که از شیوه‌های سنتی برای دسته‌بندی و سازماندهی کتاب‌ها استفاده می‌کند. روش مرسوم در کتابخانه برای سازماندهی و جانمایی فیزیکی کتاب‌ها، دسته‌بندی موضوعی است. وقتی به کتابخانه وارد می‌شوید اولین چیزهایی که می‌بینید تعداد زیادی قفسه و کتاب‌های درون آن‌هاست. در نگاه اول گیج‌کننده به نظر می‌رسد. اما وقتی جلوتر می‌روید به‌نوعی سازماندهی موضوعی برخورد می‌کنید. قفسه‌ها یا در سطح بالاتر راهروها (شامل تعدادی قفسه) نام‌گذاری شده‌اند.
مثلاً یک راهرو با نام ادبیات وجود دارد که وقتی وارد آن می‌شوید، قفسه‌های آن شامل ادبیات بین‌الملل، ادبیات معاصر، ادبیات کهن، آثار نظم و … است. در قفسه آثار نظم هم ممکن است طبقه‌ای به اشعار سنتی و طبقه دیگر به شعر نو اختصاص‌داده‌شده باشد. راهروهای دیگری تحت عناوین جغرافیا، تاریخ، فیزیک، کامپیوتر و … وجود دارد. این طبقه‌بندی موضوعی در اصل، روش اصلی طبقه‌بندی در آن کتابخانه است که ممکن است با ورود کتاب‌هایی در حوزه‌های جدید که پیش از آن وجود نداشته، دستخوش تغییر و به‌روزرسانی هم شود. وظیفه این تغییر و نام‌گذاری قفسه‌ها بر عهده کتابدار است.
محدودیت در جستجو قبل از ورود سیستم‌های نرم‌افزاری
اما این طبقه‌بندی برای دستیابی به کتاب‌ها کفایت نمی‌کند. هر کتابی دارای یک سری اطلاعات کتاب‌شناختی است که در کتابخانه‌های قدیمی و فاقد سیستم نرم‌افزاری بر روی کارت‌هایی مرتب نوشته شده بود و در جعبه‌هایی قرار داده می‌شد. در چنین کتابخانه‌ای اگر شخصی کتاب‌هایی را می‌خواست که توسط یک نویسنده خاص نوشته شده است یا توسط انتشاراتی مشخصی منتشر شده است کار سختی در پیش داشت؛ چرا که اصل سازماندهی بر اساس موضوع گذاشته شده بود و دستیابی به کتاب‌ها از طریق مشخصه‌های دیگر کاری سخت می‌شد.
از طرفی طبقه‌بندی موضوعی در مورد کتاب‌هایی که به چند موضوع مرتبط می‌شدند هم کار سختی می‌شد. مثلاً زمانی که به یک کتاب در مورد تاریخ ریاضیات کاربردی در کامپیوتر احتیاج داشته باشید آیا باید در بخش کتاب‌های تاریخی دنبال آن بگردید یا ریاضیات یا کامپیوتر. در نگاه اول این مسئله با قراردادن کتاب در موضوع اولویت‌دارتر (یا مرجح) حل شد، اما اتصال آن با دو موضوع دیگر ممکن نبود چون یک کتاب فقط و فقط در یک قفسه می‌توانست قرار بگیرد. البته با ورود سیستم‌های نرم‌افزاری به کتابخانه‌ها چون هر کتاب علاوه بر موضوع به نویسنده، انتشاراتی، سال انتشار، دیگر موضوعات مرتبط و ده‌ها مشخصه دیگر متصل می‌شد، کار جستجو و دستیابی به آن‌ها بسیار ساده‌تر شد.
مفهوم نقشه دانش بر اساس مثال کتابخانه
از روی این مثال می‌توان مفهوم نقشه دانش را نیز به‌خوبی توضیح داد:
- ساختار موضوعی در نقشه دانش می‌تواند یک درخت باشد که شامل حوزه‌های دانش سازمان است که باید برای انجام مأموریت خود به‌خوبی در آن‌ها تخصص داشته باشد. به این دلیل گفتم «می‌تواند» درخت باشد، چون در اکثر موارد حوزه‌های دانش می‌توانند مشترکاتی داشته باشند که این ساختار را از حالت درخت خارج و به سمت یک شبکه موضوعات پیش ببرد.
- همان‌طور که در کتابخانه، کتاب‌ها با قطع‌های مختلف، مجلات، روزنامه‌ها، کتاب‌های مرجع با اندازه‌ها و ساختارهای داخلی متفاوت وجود دارد. در سازمان هم اقلام مختلفی وجود دارد که می‌توان آن‌ها را دانش دانست. نقشه، روند طراحی یا روزنگار شخصی یک طراح، مستندات دریافتی در مورد مشخصات یک قطعه از اینترنت، روش‌هایی که برای جوش دو قطعه با جنس خاص نباید استفاده شود و …
- همان‌طور که در کتابخانه، ساختار دسته‌بندی موضوعی برای سازماندهی کتاب‌ها کفایت نمی‌کند، سازماندهی دانش با کمک حوزه‌های دانش هم برای پیداکردن دانش در شرایط و پروژه‌های بعدی کافی نیست. حتی زمانی که نیاز داشته باشیم دانش‌های سازمان‌دهی‌شده را بنا بر شرایطی که افراد درگیر آن هستند به‌صورت اتوماتیک به آن‌ها ارائه دهیم، وجود مشخصه‌های دیگر بسیار مهم می‌شود. این مشخصه‌ها در سیستم‌های مدیریت دانش می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- پروژه‌ها که خود شامل فرایندهای کاری، تجهیزات و ابزارها، اجزاء محصول، پیمانکاران، شرکت‌های دانش‌بنیان، سازمان‌های همکار و … است.
قراردادن بهینه دانش در جایگاه درست
زمانی که بتوانیم ساختار فوق را با مختصات مناسب آماده کنیم، قراردادن یک دانش در سیستم می‌تواند به شکل بهینه با وصل شدن به هر یک از موضوعات مرتبط در درخت (گراف) اصلی و درخت‌های فرعی سازماندهی شود. با این کار مثلاً زمانی که فردی به یک نوع عدم انطباق برخورد می‌کند با جستجوی دانش‌های مرتبط با آن نوع عدم انطباق بدون توجه به حوزه دانش، به راه‌حل‌های موردنیاز خود می‌رسد. باز هم اگر نیاز باشد می‌تواند محدوده نتایج جستجوی دانش خود را با تجهیز مرتبط، فرایند مرتبط و… باریک‌تر کند تا در اطلاعات انبوه به کیفیت بیشتری پاسخ خود را بیابد.
اگر مدیر دانش سازمان هستید قطعاً برای برگزاری جلسه تدوین نقشه دانش نیاز به منابع معتبر و راهگشایی‌های بیشتری خواهید داشت، پس اگر نیاز به مطالعه بیشتر برای درک بهتر مفهوم نقشه دانش دارید توصیه می‌کنم مقاله هفت نکته برای مدیریت بهتر جلسه تدوین نقشه دانش را مطالعه کنید.
و اما پایگاه دانش
با توضیحات بالا، تعریف پایگاه دانش ساده‌تر می‌شود. می‌توان گفت پایگاه دانش در نگاه ساده، همان کتابخانه است که نظام سازماندهی مناسب در آن حکم‌فرماست. این کتابخانه با کتاب‌های متناسب با نیازهای سازمان پر شده است. کتاب‌ها به بهترین شکل به‌صورت چندوجهی به ساختار سازماندهی متصل شده‌اند. در نهایت، دورنمایی از یک روش ساده برای تدوین نقشه دانش را مرور می‌کنم.
مراحل پیشنهادی برای ایجاد نقشه دانش بر اساس بررسی APQC
نقشه دانش به سازمان شما کمک می‌کند دانش‌های ریسکی و همچنین مشکلات جریان دانش را شناسایی کنید. مرکز کیفیت و بهره‌وری آمریکا (APQC) با بررسی تعدادی از سازمان‌های پیشرو مراحل زیر را برای ایجاد و استفاده از نقشه‌های دانش پیشنهاد داده است. این مراحل در اینفوگرافی زیر به تصویر کشیده شده است. برای دریافت نسخه بزرگ‌تر روی آن کلیک راست کرده و در پنجره جدید باز کنید.
