چطور مدیریت دانش را در مگاپروژهها مثل حوزه نفت و گاز، راه‌سازی، عمران شهری به کار ببریم؟
مدیریت دانش امروزه مفهوم غریبی نیست و در بسیاری از شرکت‌ها، پروژه‌ها و مگاپروژهها به کار گرفته‌می‌شود. استقرار این مفهوم در پروژه‌ها از ساختار معینی پیروی می‌کند که شامل پیش از اجرای پروژه، تکمیل پروژه و اتمام پروژه می‌شود.
اجرا و نهادینه‌سازی مدیریت دانش در تمامی مراحل پروژه و با توجه به وجود کارکنان، منابع دانشی و حجم بالای اطلاعات در هر یک از مراحل قابل‌توجیه است. این مراحل از مراحل ابتدایی یعنی نیازسنجی و امکان‌سنجی تا مراحل پایانی و تکمیلی پروژه را در بر می‌گیرد. به‌عبارتی می‌توان گفت ساختار و اصول مدیریت دانش در پروژه‌ها شامل یادگیری پیش از اجرا، حین اجرا، پس از اجرا و یادگیری از منابع بیرونی است. دانش به‌دست آمده در نهایت به‌منظور پیش‌بینی، جلوگیری از بحران و در صورت لزوم حل مسائل استفاده می‌شود.
خوب است بدانید که تفاوت زیادی بین مدیریت دانش در پروژه‌ها با مدیریت دانش در مگاپروژهها وجود ندارد. مدیریت دانش در پروژه‌ها و پروژه‌های عظیم بجز در مقیاس، انگیزه و ریزه‌کاری‌های اجرا تا حد زیادی یکسان هستند. مدیران و سایر ذی‌نفعان در پروژه‌های بزرگ یا مگاپروژهها می‌توانند از اصول زیر در مدیریت دانش مگاپروژه‌های خود استفاده کنند:
یادگیری پیش از پروژه – مدیریت دانش در مگاپروژهها
وجود هزینه‌ها، ریسک‌ها، خطرات و مجهولات در مگاپروژهها به‌مراتب بیشتر از پروژه‌های کوچک است. این امر موجب می‌شود مرحله «یادگیری پیش از پروژه» به‌شکل ویژه‌ای مهم شود. این مرحله، شامل یادگیری و الگوبرداری از ساختار و تشکیلات مدیریت پروژه به‌کار گرفته‌شده در پروژه‌های بزرگِ موفق است. با اینکار دلایل عمده‌ای که منتهی به تجاوز از برنامه زمانی، هزینه‌ها یا محدوده از پیش تعیین‌شده می‌شود، مشخص خواهد شد.
عمده‌ترین دلایل عقب‌ماندگی و انحراف از برنامه زمانی برای پروژه‌ها، تفکرات و محاسبات رؤیایی و بی‌پایه‌واساس و نادیده‌گرفتن مجهولات است. این در حالی است که در مرحله پیش از پروژه است که می‌توان جلوی بروز بسیاری از کمبودها (Shortage ها)، ادعاهای پیمانکاران (Claims)، نقص‌ها (Defect) و… را با یادگیری هوشمندانه گرفت.
نمونه‌هایی از ریسک‌های مواجهه پیش از اجرا در پروژه‌های عمرانی:
- وضعیت خاکِ شناسایی‌شدهِ در سایت پروژه، به‌مراتب نامناسب‌تر و بدتر از آن چیزی است که انتظار داشته‌ایم؛
- با تغییرات در دولت، انتظار می‌رود که مجدداً مذاکره و هماهنگی‌هایی درباره استراتژی‌های کلان پروژه صورت گیرد؛
- تغییرات در قیمت کالاهایی که باید برای مراحلی مثل ساخت، تأمین شود؛
- عدم بررسی پروژه از جنبه زیست‌محیطی و طراحی شهری؛
- عدم توجه و هماهنگی با دیگر طرح‌های توسعه‌ای و دیگر ارگان‌های دولتی و غیردولتی؛
- ضعف و نقص در مراحل مطالعات مقدماتی که مشاوران و طراحان مراحل بعدی بر اطلاعات آنها اتکا می‌کنند؛
- آنالیز نه‌چندان دقیق زنجیره به‌هم‌پیوسته‌ای از مؤلفه‌ها شامل: سازمان افزار، دانش افزار، فن افزار و انسان افزار که در هر پروژه‌ای مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرند.
هرچند امکان تشخیص دقیق این ریسک‌ها وجود ندارد، اما می‌توان با مدل‌سازی دانش و آموخته‌های پروژه‌های پیشین و مرور آن در ابتدای پروژه جاری، شانس خود را برای شناسایی بخش بیشتری از ریسک‌های پروژه افزایش دهید. باید بدانید ریسک‌ها را نمی‌توان از بین برد، اما می‌توان آنها را به‌خوبی مدیریت کرد. مدیریت هم یعنی به‌کارگیری صحیح دانش پیشین در تقابل با ریسک‌های پیشرو. پس همه جوانب را باید در نظر بگیرید، ریسک‌ها و خطرات را شناسایی کنید و راهکارهایی جهت مقابله با آنها در نظر بگیرید. مدیریت دانش و مدیریت ریسک در پروژه‌های بزرگ بسیار به‌هم‌پیوسته و مرتبط هستند. این یعنی در هر پروژه‌ای باید زمان زیادی را به نیازسنجی، امکان‌سنجی پیش یادگیری اختصاص دهید و یافته‌ها را ثبت و ضبط کنید.
یادگیری حین پروژه – مدیریت دانش در مگاپروژهها
پروژه‌های عظیم به‌شدت پیچیده هستند و نیاز به سیستمی جامع و یکپارچه برای «یادگیری حین اجرا» دارند. رویدادهای یادگیری از قبیل بازنگری پس از اقدام (After Action Review) که یکی از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش است باید برای همه پیمانکاران الزامی شود. یعنی باید تجربه‌ها و درس‌آموخته‌ها به‌صورت یکپارچه در اختیار همه تیم‌ها و پیمانکاران قرار گیرد. سیستم مدیریت درس‌آموخته‌ها باید به‌گونه‌ای باشد که هر پیمانکار با ثبت یک درس جدید، باعث هم‌افزایی و تشدید سرعت یادگیری در سیستم مدیریت درس‌آموخته‌ها شود. همچنین یک تیم یادگیری در سطح رهبری پروژه باید تعریف شود. بخشی از نقش آنها باید تحلیل و بررسی روند پروژه باشد. در اینجا حتی به ضعیف‌ترین سیگنال‌های منفی دریافتی از شرایط موجود باید توجه کنید و آنها را تحلیل و بررسی کنید.
به هیچ وجه نباید از یادگیری حین اجرا در یک پروژه عظیم غفلت کنید. چرا که یادگیری سریع و حین اجرا، می‌تواند فواید بسیار زیادی به همراه داشته باشد. پروژه‌های عظیم باید برای خود یک چارچوب مدیریت دانش داخلی ایجاد و پیاده‌سازی کنند. از طرفی باید مرزهای آن را به سایر ذی‌نفعان کلیدی مانند دولت، بهره‌برداران، کارکنان و … برسانند. مگاپروژهها می‌توانند در حوزه نفت و گاز، راه، عمران شهری و … تعریف شوند.
یادگیری پس از پروژه – مدیریت دانش در مگاپروژهها
هر پروژه عظیم باید پس از هر مایلستون (Milestone) از جنبه‌های مختلف، نگاه به گذشته داشته باشد. این نگاه به گذشته و تحلیل آن نباید صرفاً از جنبه‌های مهندسی باشد بلکه باید مسیر کلی پروژه به طور یکپارچه بررسی و تحلیل شود. دلایل هر تأخیر و انحراف از برنامه و حتی جنبه‌های نرم‌تر پروژه همچون فرهنگ، رفتار و ارتباطات هم باید مورد بررسی قرار بگیرد. ارتباط تنگاتنگی بین سیاست و پروژه‌های عظیم برقرار است. دولت‌ها و حکومت‌ها معمولاً بر روی پروژه‌های عظیم خود مانور تبلیغاتی زیادی می‌دهند و یک پروژه عظیم گاهی ابعاد سیاسی و اجتماعی پیدا می‌کند. ازاین‌رو برای پروژه‌های بزرگ و عظیم شاید از لحاظ سیاسی سخت باشد که صادقانه و شفاف اشتباهات، تجربیات و درس‌آموخته‌های خود از پروژه را منتشر کند.
به هر صورت نباید از تلاش و تمرین باز ایستاد و باید از شکست‌ها درس پیروزی گرفت. این آموزه‌ها و تجربیات قطعاً رهنمودهایی برای پروژه‌های عظیم آینده خواهند بود. ازاین‌رو هر شرکت درگیر در پروژه نیاز به جمع‌آوری و مستندسازی درس‌آموخته‌های داخلی خود برای مگاپروژه‌های بعدی و در آینده خواهد داشت. در همین راستا خواندن مقاله بِه‌روش‌هایی برای مستندسازی درس آموخته پروژه خالی از لطف نیست.
یادگیری از منابع بیرونی – مدیریت دانش در مگاپروژهها
به‌عنوان آخرین مورد از اصول اجرای مدیریت دانش در مگاپروژهها باید به دانش بیرونی یعنی مشاوران، پایگاه‌های دانش، به‌روش‌ها (Best Practices)، شرکت‌ها و پروژه‌های پیشرو و متعالی اشاره کنم. همگی اینها از مواردی هستند که در مراحل مختلف چرخه حیات پروژه‌ها بالاخص پروژه‌های عظیم می‌توانند راهگشا باشند.
نکته آخر
همانطور که در این مقاله خواندید پروژه‌های بزرگ و عمرانی مستلزم صرف زمان و هزینه زیادی‌اند. به همین دلیل مسئولان ومدیران اجرایی باید آنها را با ریز‌بینی و دقت بالایی نظارت و اجرا کنند. همچنین پروژه‌های بزرگ، از لحاظ پیچیدگی، مجهولات و فشارهای سیاسی می‌توانند منبعی بر از ابهام و اضطراب باشند، همین پیچیدگی و عظیم بودن است که پیاده‌سازی مدیریت دانش در مگا پروژه‌ها را کاملاً ضروری می‌کند. چراکه اگر مدیریت دانش به طور صحیح به‌کار گرفته شود. می‌تواند به‌عنوان یک عامل اصلی در موفقیت پروژه‌ها باشد و هزینه، زمان و ریسک‌های اجرا را به‌خوبی کنترل کند.
