مدیریت دانش در استارت آپ‌ها یک ضرورتِ کلیدی است.
استارت آپ‌ها اساسا در یک چرخه مداوم هستند؛ چرخه‌ای که به آنها کمک می‌کند مسئله‌ها و راه‌حل‌ها را تست کنند (Problem-Solution Fit)، تطابق محصول با بازار را بسنجند (Product-Market Fit) و از توازن مدل کسب و کارِ خود (Business Model Fit) مطمئن شوند. تعریف استارت آپ هم همین است. گروهی که مرتب در حال تجربه کردن و تغییر مولفه‌ها است تا به یک مدل کسب و کار مقیاس‌پذیر و اقتصادی برسد. این یعنی آزمون مرتب مجهولات و یادگیری تا جایی که به تجربه شخصی یا با تکیه بر تجربه‌های تکرارپذیر دیگران به یک مدل کسب‌و‌کار پایدار برسید. این آموخته‌ها جزء ارزشمندترین دارایی‌های اولیه هر استارت آپ است. آموخته‌هایی که باید مستقل از بنیانگذار، هم‌بنیانگذاران و کارکنان اولیه به صورت مناسب سازماندهی و نگهداری شود.
جالب است بدانید سازماندهی و نگهداری این اطلاعات نیازی است که در همه استارت آپ‌ها وجود دارد ولی به دلیل کم اهمیت پنداشتنش نادیده گرفته‌می‌شود. همین امر باعث شد در این مقاله بگویم چرا اجرای مدیریت دانش در استارت آپ‌ها ضروری است. به همین دلیل در دو بخش کلی به این موضوع می‌پردازم.
بخش اول: 5 الزام برای وجود مدیریت دانش در استارت آپ‌ها:
بخش دوم: درس‌آموخته‌های ما از مدیریت دانش در استارت آپ‌ها و شرکت‌های کوچک
جایگاه استارت آپ‌ها در اقتصاد دانش‌بنیان کجاست؟
جای هیچ بحثی نیست که اقتصاد دانش‌بنیان امروز دنیا بر محور مدل‌های جدید کسب و کار، کارآفرینی و شرکت‌های نوپایی می‌چرخد که به‌سرعت درحال‌رشد و توسعه هستند. از ۱۵۰۰۰ میلیارد دلار تولید ناخالص داخلی ایالات متحده به‌عنوان بزرگ‌ترین اقتصاد دنیا در سال ۲۰۱۵، نزدیک به ۱۰۰۰ میلیارد دلار آن مربوط به تنها ۹ شرکت فناور و نوآور بوده‌است. از طرفی، استارت آپ‌ها یا شرکت‌های نوپا، نقش پررنگی در ایجاد فرصت‌های شغلی بازی می‌کنند. تعاریف متعددی از استارت آپ‌ها ارائه شده است در این بین ما به تعریف زیر بسنده می‌کنیم.
یک استارت آپ، کسب و کاری است که معمولاً حول محور فناوری شکل می‌گیرد و پتانسیل رشد بالایی دارد. نکته کلیدی در این تعریف، همان پتانسیل رشد بالاست؛ چرا که مقیاس‌پذیری و رشد از مشکلات مهم استارت آپ‌ها است.
مدیریت دانش در استارت آپ‌ها و شرکت‌های کوچک از سه مرحله بلوغ عبور می‌کند.
فاز اول (شناخت)
استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط با فرایندهای مدیریت دانش دست‌وپنجه نرم می‌کنند و از تکنیک‌ها و ابزارهایی که برایشان آشنایی دارد بهره می‌برند و از روش‌های عمومی و ابزارهای سنتی استفاده می‌کنند. در این فاز شرکت‌ها در زمینه مدیریت دانش سرمایه‌گذاری نمی‌کنند، اما از انعطاف راه‌حل‌های تکنولوژیکی و سازمانی حداکثر بهره را می‌برند.
فاز دوم (رشد)
شرکت‌ها تکنیک‌های جدیدی را در دستور کار خود قرار می‌دهند اما همچنان از ابزارهای سنتی مدیریت دانش استفاده می‌کنند. در این فاز، شرکت‌ها شایستگی‌های جدید مدیریتی و سازمانی در زمینه مدیریت دانش کسب می‌کنند. هرچند به علت استفاده از تکنیک‌های جدید و ابزارهای سنتی، شکافی بین تکنیک‌ها و ابزارهای مورداستفاده شرکت ایجاد می‌شود.
فاز سوم (بلوغ)
شرکت‌ها روی تکنولوژی‌های جدید سرمایه‌گذاری می‌کنند. این شرکت‌ها ابزارهای نوآورانه جدید را در جهت استفاده هر چه بیشتر از تکنیک‌هایی که مورداستفاده قرار می‌دهند، استفاده می‌کنند. در این فاز شرکت‌ها شایستگی‌های تکنولوژیکال جدیدی را کسب می‌کنند. کسب کردن این شایستگی‌ها موجب کاهش شکاف ایجاد شده بین تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش می‌شود.
کمبود مدیریت دانش در استارت آپ‌ها از زمان رشد پدیدار می‌شود.
در مراحل اولیه، اندازه تیم در استارت آپ معمولاً کوچک است (کمتر از ۱۰ نفر). بنیان‌گذاران فنی استارت آپ به معماری محصول/خدمت اقدام می‌کنند و تمام زیر و بم آن را می‌دانند. به‌خاطر این که تیم کوچک است، هسته اصلی به‌راحتی در دسترس هستند و می‌توانند پاسخگوی هر سؤالی باشند. فرایندهای کاری هم شامل مجموعه مشخصی از فعالیت‌های توسعه محصول، بازاریابی و فروشِ آن است که توسط همان تیم انجام می‌شود. خُب! تا این جا مشکلی وجود ندارد. ولی در زمانِ شروع رشد مشکل کم‌کم نمایان می‌شود.
استارت آپ به حالت پایداری رسیده‌است و می‌خواهد با تکرار و تکرارِ مدل موفقِ کسب‌و‌کار در مقیاس بزرگ‌تر، رشد خود را شروع کند. این مقیاس بزرگ‌تر نیاز به استخدام و ایجادِ واحدهای جدید دارد. تیم توسعه بزرگ‌تر می‌شود، همچنین تیم‌های تخصصی جدیدی که تا کنون وجود نداشته‌اند؛ مثل کیفیت، پشتیبانی مشتری و … شکل می‌گیرد.
شواهد متعددی بر این مبنی وجود دارد که افزایش تعداد اعضای یک تیم از ۵ نفر به ۱۰ نفر و بیشتر، باعث اتفاق‌های بدی می‌شود. شما باید همواره زمان بیشتری به هماهنگی اختصاص بدهید و زمان کمتر و کمتری برای کارهای اصلیِ کسب و کار شما باقی می‌ماند. اینجاست که نیاز دارید کارها را همان گونه که توسط هسته اولیه انجام می‌دادید توسط نیروهای جدید هم انجام بدهید. جواب مشخص است: نیروهای جدید باید همان چیزهایی را بدانند که هسته اصلی می‌دانسته و روابط و تعاملات باید به‌گونه‌ای باشد که تضمین‌کننده دسترسی به دانش و آگاهی هم‌تیمی‌ها باشد. این جاست که شما باور می‌کنید مدیریت دانش برای استارت آپ‌تان از نان شب هم واجب‌تر است. در ادامه با هم دقیق‌تر می‌ببینیم چرا یک استارت آپ باید به مدیریت دانش خود بی‌توجه نباشد.
بخش اول: پنج الزام برای وجود مدیریت دانش در استارت آپ‌ها
الزام اول: نایاب شدن خبره‌های اولیه
در مراحل شکل‌گیری یک استارت آپ، بنیان‌گذاران و ایده‌پردازان اصلی در دسترس هستند و وقت کافی دارند. از طرفی تعداد افرادی هم که به آنها مراجعه می‌کنند کم است؛ اما همین که تعداد افراد زیاد می‌شود، تنها مرجع دانشِ سازمانی همان نفرات اصلی هستند که تبدیل به یک منبع کمیاب می‌شوند و مراجعه به آنها بسیار زیاد می‌شود. این امر، بهره‌وری آنها را به‌شدت پایین می‌آورد و آنها را روی حواشی متمرکز می‌کند.
الزام دوم : به‌کارگیری نیروهای تازه‌وارد
نیروهای تازه‌وارد، خصوصاً در بخش‌های تخصصی مثل توسعه نرم افزار، مثل یک خوره وقت حرفه‌ای‌ها را می‌گیرد و آنها را فلج می‌کند. این وضعیت باعث می‌شود نیروهای تازه‌کار در بلندمدت هم به حرفه‌ای‌ها وابسته بمانند. مطالعات نشان می‌دهد حداقل ۲۰% از زمان کارکنان صرف پیداکردن پاسخِ سؤال‌هایی می‌شود که قبلا به آنها پاسخ داده‌شده‌است. متمرکز کردن این پرسش‌وپاسخ‌ها، راندمان را بالا می‌برد و هزینه‌های بالاسری کسب و کارِ نوپا را کاهش می‌دهد.
الزام سوم : خروج کارکنان و ازدست‌رفتن دارایی‌های دانشی
استارت آپ‌ها در مرحله رشد در معرض خطرِ خروجِ کارکنان هستند. به‌خصوص اگر یکی از بنیان‌گذاران یا طراحان اصلیِ کسب و کار اقدام به خروج نماید احتمالاً بخش مهمی از دارایی‌های فکری و دانشی شرکت را هم با خود می‌برد. افرادی که باقی می‌مانند باید حدس بزنند طراحی محصول چگونه بوده و منطق پشتِ برخی تصمیمات در مورد محصول چه بوده‌است. در بهترین حالت باید چرخ را دوباره اختراع کنند، در بدترین حالت هم حدس‌های اشتباه، شرکت را به چالش می‌کشد. دارایی فکری و دانشی در یک استارت آپ، یکی از دارایی‌های بسیار حیاتی است که عموماً استارت آپ‌ها توان تحمل ازدست‌دادن آن را ندارند.
الزام چهارم : زمان رساندن محصول به بازار (Time to Market)
یک شرکت نوپای فناوری محور می‌تواند سرمایه‌های دانشی بالایی جذب کند و افراد بسیار باهوشی در اختیار بگیرد؛ اما به دلیل عدمِ مدیریت صحیح دانش و اطلاعات در پروسه تبدیل ایده به محصول و رساندن آن به بازار، به قهقرا برود. همه می‌دانیم که محصولات مشتری‌مدار، در یک چرخه مستمر شکل می‌گیرند و تکامل پیدا می‌کنند؛ هر دور اجرای چرخه، محصول را به بازار نزدیک‌تر می‌کند. اگر شکست‌ها، موفقیت‌ها، ریزه‌کاری‌ها، و درس‌آموخته‌های ناشی از هر چرخه به‌درستی ثبت و ضبط نشود و در دورهای بعدی توسعه محصول مورداستفاده قرار نگیرد، زمان رسیدنِ محصول به بازار طولانی‌تر می‌شود. این یعنی افزایش ریسک و احتمال شکست کل کسب و کار؛ چرا که هزینه‌ها بالا می‌رود، فرصت‌های بازار از دست می‌رود و افراد خسته می‌شوند.
الزام پنجم : دریافت انرژی از مشتری
هر استارت آپی که محصول خود را به‌صورت موفقیت‌آمیز به بازار عرضه کند، با حجم قابل‌توجهی از درخواست‌ها اعم از پشتیبانی، سؤال و … از سوی مشتریان مواجه می‌شود. برخی از شرکت‌های نوپا حتی به ایجاد مراکز تماس روی می‌آورند و آن را به‌خوبی تجهیز می‌کنند. قلب عملکرد یک مرکز تماس، استفاده بهینه از دانشِ سازمانی برای پاسخ‌گویی به مشتری است. به این معنی که یک سؤال فقط یک‌بار از سوی خبره‌ها پاسخ داده‌شود. در اینجا مدیریت دانش تنها پاسخ مناسب برای افزایش راندمان و جلوگیری از فلج شدن تیم و کسب و کار به‌خاطر فشار مشتریان خواهد بود.
به‌کارگیری مدیریت دانش در استارت آپ‌ها
حالا که از الزامات وجود مدیریت دانش در استارت آپ صحبت کردم نیاز است از جنبه‌ای دیگر هم به آن بپردازم. چرا که وقتی صحبت از سازمانی می‌شود که در مدیریت دانش عملکردی خوب و ارزش‌آفرین دارد سریعا سازمانی بزرگ، پیچیده و حتی چندملیتی به ذهن می‌آید، تصوری که کمتر رنگ و بوی واقعیت دارد. در حال حاضر، شرکت‌های کوچک و استارت آپ‌ها حتی بیشتر از شرکت‌های بزرگ نیازمند استفاده از سیستم مدیریت دانش هستند. ولی نکته اینکه به‌کارگیری مدیریت دانش در آنها در مقایسه با شرکت‌های بزرگ کمتر موردتوجه قرار گرفته‌است. پس بیشتر در این زمینه می‌نویسم تا متقاعد شوید کسب و کار کوچک شما با کمک مدیریت دانش می‌تواند بهره‌وری و رشد قابل‌توجهی را تجربه کند.
بررسی کارهای انجام شده در این حوزه نشان می‌دهد هرچند چارچوب جامعی برای استفاده از مدیریت دانش در استارتاپ‌ها به علت چابکی و استاندارد فناپذیری آنها وجود ندارد اما تکنیک‌های مختلفی از مدیریت دانش در آنها استفاده می‌شود. متأسفانه به علت نبود وجود مقالات تجربی در این حوزه، شکاف بزرگی در زمینه استفاده از مدیریت دانش در استارتاپ‌ها ایجاد شده‌است که البته در سال‌های اخیر به‌سرعت در حال پرشدن است.
بخش دوم: درس‌آموخته‌های ما و تحقیقات علمی از مدیریت دانش در استارت آپ‌ها
در 18 سال اخیر که شرکت ما در زمینه مدیریت دانش به ارائه مشاوره‌های حرفه‌ای مشغول بوده‌ایم، کمتر پیش‌آمده‌است که استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک برای اجرا یا مشاوره مدیریت دانش به ما درخواست بدهند. این امر دو دلیل اصلی دارد.
- اولی این که خدمات مشاوره و مدل‌های پیاده‌سازی جامع مدیریت دانش بیشتر برای پاسخ‌دادن به نیاز سازمان‌های بزرگ تعریف می‌شوند.
- دوم این که استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک به مدیریت دانش نیاز دارند و آگاهانه یا ناآگاهانه آن را به کار می‌گیرند اما خیلی کمتر پیش می‌آید برچسب مدیریت دانش را روی برخی از فعالیت‌های خود بزنند.
به عبارتی فرایندها در شرکت‌های کوچک و استارتاپ‌ها آن‌قدر ظریف هستند که آنها مدیریت دانش خود را (در صورت وجود) باید در دل همان فرایندها ببینند و به همین دلیل ممکن‌است نه آن را مدیریت دانش اطلاق کنند و نه به‌سادگی قابل تشخیص باشد.
تحقیق در مورد روش‌ها و ابزارهای مورداستفاده توسط استارتاپ‌ها
بررسی تحقیقاتی که اخیراً در این زمینه انجام شده‌است کمک می‌کند تا درک بهتری از این موضوع پیدا کنیم. مقاله‌هایی بسیاری دیده‌می‌شود که اقدام به بررسی روش‌ها و ابزارهای مورداستفاده توسط استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط کردند. مقاله‌هایی که میخواهند به پرسش‌های مشترکی جواب بدهند.
- میزان استفاده از مدیریت دانش در استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط چه میزان است؟
- استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط بیشتر از ابزارهای فناوری استفاده می‌کنند یا تکنیک‌های مدیریت دانش؟
- رابطه بین ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش روی یکدیگر چیست؟
ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش
سال 2017 برای رسیدن به پاسخ این سؤال‌ها روی 35 شرکت کوچک و متوسط تحقیقی انجام‌شد. در این بررسی ابتدا لیستی از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش متداول تهیه و سپس با کمک مدیران این شرکت‌ها نهایی شد. نتایج بررسی به شرح زیر است:
رابطه مثبت بین استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش
این بررسی نشان داد که در میان استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط مورد بررسی، اکثر شرکت‌ها از تکنیک‌های مدیریت دانش بهره می‌بردند. اما میزان استفاده از ابزارهای مدیریت دانش در میان این شرکت بسیار متفاوت است. همچنین رابطه بین استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش مثبت است؛ بدین معنا که استفاده هر چه بیشتر از تکنیک‌ها منجر به استفاده بیشتر از ابزارها است. در این بررسی به سه گروه متفاوت از استارت آپ‌ها و شرکت‌های کوچک برمی‌خوریم.
- اول شرکت‌هایی هستند که شاخص میزان استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش در آنها پایین است.
- دوم شرکت‌هایی هستند که شاخص استفاده از تکنیک‌های مدیریت دانش در آنها بالا است؛ اما از ابزارهای مدیریت دانش کمتر استفاده می‌کنند.
- سوم هم شرکت‌هایی هستند که شاخص میزان استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مدیریت دانش بالایی دارند.
کلام آخر
تمامی داده‌ها، اطلاعات و دانشی که در این مقاله بیان شد حاکی از این است که استارت آپ‌ها بیشتر از آنچه که فکر می‌کنند نیازمند به‌کارگیری تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت دانش هستند. پس اگر تصمیم گرفته‌اید تغییری در این روند ایجاد کنید می‌توانید از ابزار مدیریت دانش کلیک‌مایند که برای تیم‌های کوچک و متوسط بر بستر ابر طراحی شده‌است استفاده کنید. همچنین کتاب ارزشمند قطب‌نمای مدیریت دانش می‌تواند راهنما و شروعی خوب برای تیمتان باشد. برای ورود به صفحه خرید کتاب روی عکس زیر کلیک کنید.
