فرایند، تکنیک و ابزارهای مدیریت دانش

تعریف IGI Global از استخراج دانش چیست؟ طبق تعریف IGI Global، استخراج دانش فرآیند مصاحبه با کارشناسان برای مستندسازی و به اشتراک‌گذاری دانش ضمنی آنها است. در انتهای این فرایند، دانش کسب‌شده به «دانش عملی» تبدیل و به دیگر کارمندان منتقل می‌شود. یعنی می‌توان گفت اصلی‌ترین هدف استخراج دانش خبرگان این است که دانش ضمنی آنها به دانش آشکار تبدیل شود.* (*): ذکر این نکته ضروری است که تبدیل دانش ضمنی به دانش آشکار، کار سختی است و توجیه اقتصادی ندارد. در نتیجه این فرایند تنها در شرایطی باید انجام شود که دانش بدست‌آمده برای سازمان بسیار حیاتی باشد یا اینکه پروژه‌ای بزرگ در حال انجام باشد و بخواهیم دانشِ خبرگانِ این پروژه را برای انجام پروژه‌های بعدی ثبت، نگه‌داری و استفاده کنیم. به بیانی دیگر استخراج دانش خبرگان، فرایندِ دریافت، جذب، ثبت و انتقال تجربه سالیان سال افرادِ در شرف بازنشستگی یا اشخاصی است که دارای تجربه و دانش‌‏های پروژه‌‏ای، فنی یا مدیریتی هستند. دانش به‌دست‌آمده در این فرایند پس از ثبت به قطعات قابل درک برای کارکنان، تجزیه می‌شود تا دیگر کارمندان بتوانند از آنها استفاده کنند. ولی انجام این فرایند نیازمند صرف هزینه، زمان و به‌کارگیری مدیران و مهندسان دانش است که بتوانند مسیر استخراج دانش خبرگان را

آیا برای خروج از خدمت کارمندان خود چک‌لیستی دارید؟ چک‌لیستی که به شما کمک کند هنگام از دست دادن کارمندانتان، (به هر دلیلی) بدون دغدغه دانش آنها را حفظ کنید. کارمندانتان چند وقت است که برای شما کار می­‌کنند؟، آنها بالاخره روزی شرکت شما را ترک می‌کنند. بعضی از کارکنانتان ممکن است به دلایل شخصی از شغل خود استعفا دهند، بعضی هم به‌اجبار مجبور به ترک شغل خود می‌شوند. مخلص کلام اینکه فرقی ندارد به چه دلیلی کارمند خود را از دست می‌دهید، چون این شُتُری است که دم در هر کسب و کاری می‌نشیند؛ چیزی که در اینجا با اهمیت است داشتن فرایند Offboarding برای مدیریت این چالش است. به دلیل اهمیت مفهوم آفبوردینگ، ما در تیم محتوایی اینوتکس ایران این مقاله را ترجمه و منتشر کردیم. شما می‌توانید تمام بخش‌های مهمی که در این محتوا به آن می‌پردازیم را در فهرست زیر ببینید. البته به دلیل غنی بودن مطلب، در این بلاگ‌پست تنها به بخش‌ 1 و 2 از فهرست پایین اشاره می‌کنیم.  مدیریت خروج از خدمت یا Offboarding چیست؟  Offboarding یا مدیریت خروج از خدمت، فرایندی است که طی آن کارمندان شما از شرکت خارج می‌شوند. این فرایند شامل تمامی مراحلی است که برای جدایی رسمی بین کارفرما

تصحیح یک تصویر ذهنی اشتباه از نقشه دانش در سال‌های گذشته یکی از مشکلاتی که در مدیریت دانش داشته‌ام ایجاد یک تصویر ذهنی صحیح از مفهوم پایگاه دانش در ذهن مشتریان، مدیران و سایر مخاطبان بوده است. تصویری که درون آن، باید درک درستی از مفهوم نقشه دانش نیز وجود داشته باشد. مفهومی که عده زیادی به‌اشتباه برای آسودگی خیال، آن را با یک درخت ساده اشتباه می‌گیرند. این مخاطبان معمولا نمی‌دانند، یکی از گام‌های مهم که بیشتر سازمان‌ها برای استقرار مدیریت دانش، آن را اجرا می‌کنند تدوین نقشه دانش است. نقشه دانش را می‌توان با تعابیر، جزئیات و سطوح متفاوتی برای سازمان ایجاد کرد. این امر وابستگی زیادی به کاربردی دارد که برای نقشه دانش تعریف می‌شود. در این نوشته ابتدا با روایتی ساده مفهوم پایگاه دانش و نقشه دانش را برای شما روشن می‌کنم؛ سپس دورنمایی از یک روش ساده برای تدوین نقشه دانش را در قالب یک اینفوگرافی با شما به اشتراک می‌گذارم. نقشه دانش چیست؟ در تعریفی ساده می‌توان گفت نقشه دانش، یک نمایش تصویری از سرمایه‌های فکری و دانشیِ سازمان است. نقشه علاوه بر این که به سازمان­دهی دانشِ سازمان شما کمک می‌کند، می‌تواند به شما نشان دهد کدام دانش‌ها برای سازمان شما حیاتی هستند. این دانش‌ها

مثل هر موضوعی که در کشور ما شانسِ ترویجِ تعاریفِ درست آن کمتر از تعاریف غلط و سطحی است، مدل‌سازی دانش یا Knowledge Modeling هم دارد بد تعریف می‌شود. مفهومی که خیلی از مدیریت دانش قدیمی‌تر است و بر خلاف خیلی مفاهیمِ دیگرِ مدیریت دانش، دارای استانداردها و الگوهای مدون است. در این نوشتار تلاش کرده‌ام تا حد امکان با زبانی ساده مفاهیمِ مرتبط با مدل‌سازی دانش را به گونه‌ای ارائه کنم که هم برای متخصصان مدیریت دانش هم برای سایر افراد قابل استفاده باشد. لازم است از تمامی دوستانی که تعاریف اشتباه و بعضا ساده انگارانه از مدل­‌سازی دانش ارائه داده‌اند تشکر کنم که انگیزه لازم برای نوشتن این مطلب را به من دادند.

درخت دانش در واقع ایده جدیدی نیست. چرا که ساختار سلسله مراتبی از قرن‌ها پیش وجود داشته و در همه زمینه‌های زندگی مورد استفاده قرار گرفته است. با این حال، اخیراً، به لطف تکنولوژی‌های مدرن، محققان شروع به درک پتانسیل عظیم استفاده از ساختار سلسله مراتبی بعنوان راه حلی کارآمد برای مواجهه با حجم وسیعی از اطلاعات پیرامون خود کرده‌اند. جالب است بدانید اگر درخت دانش را به طور بهینه و اصولی بسازیم، آنوقت درست مثل یک درخت واقعی حتی بعد ما، سالیان سال به عمر خود ادامه داده و رشد می‌کند. اما سوال اساسی اینجاست که آیا درخت دانش، می‌تواند جواب‌گوی این حجم از تغییرات و به‌روز‌رسانی‌های غیر قابل انکار که لازمه سازمانهای امروزیست، باشد؟ و آیا می‌توان به عنوان نسخه‌ای ثابت آن را برای همه سازمان‌ها تجویز کرد؟

مهندسی دانش، علم تازه‌ای نیست؛ حتی از مدیریت دانش نیز قدیمی تر است – شاید عقب تر از دهه 1960 میلادی! و همان طور که از نامش پیداست، خیلی خیلی از مدیریت دانش استانداردتر و شسته رفته‌تر است: چون نگاهی مهندسی شده به مفهوم دانش دارد. اما این مفهوم، از زمانی که زیر سایه مدیریت دانش قرار گرفت، تعابیر مختلفی از آن مطرح شد. در ایران، از آن جا که این مفهوم به صورت عام و فراگیر حتی در سطح خواص و دانشگاه‌ها به سطح بلوغ نرسیده و مدیریت دانش مانند موج جدیدی آن را در نوردید، تعابیر کاملا اشتباهی از آن انتشار یافته است. این نوشته با بررسی چند بعد از مهندسی دانش و نقش آن، به دنبال ایجاد ذهنیتی است که مدیریت دانش را کمی‌تر، تمیزتر، مهندسی‌شده‌تر و مستقل از قیل و قال‌های مرسوم ببینید.

قبل از پرداختن به ده قانون انجمن‌های خبرگی، لازم است توضیحی کوتاه در مورد آنها بدهیم. انجمن‌های خبرگی ساختارهایی بسیار زنده و پویا هستند. آنها در سازمان، چه مدیریت دانش منسجم وجود داشته باشد چه برای آن هیچ کاری نشده باشد، با یک چرخه عمر مشخص به وجود می‌آیند و از بین می‌روند. انجمن‌های خبرگی (یا همان CoPها) یک خرده‌ساختار منعطف سازمانی هستند که از روش‌ها و ابزارهای مختلف برای حل مسئله، تعامل و اشتراک دانش استفاده می‌کنند. وظیفه سازمان در قبال این انجمن‌ها، زمینه‌سازی ایجاد آن‌ها در حوزه‌های دانشی است که این راهکار می‌تواند به بهبود معیارهای دانش سازمانی کمک کند.

راهکارهایی عملی برای مدیریت جلسۀ تدوین نقشه دانش یکی از راه‌های اصلی تدوین نقشه دانش در سازمان‌هایی که به دنبال پیاده سازی مدیریت دانش هستند، کمک گرفتن از خبرگان سازمان است. اما بسیاری از سازمان‌ها این کار را به خودِ خبره واگذار نمی‌کنند. آنها طی جلسه‌هایی با کمک افراد تسهیلگر، خبره را گام‌به‌گام پیش می‌برند و سوالاتی می‌پرسند تا نقشه دانش به تدریج ایجاد شود. در همین راستا این نوشته به 7 نکته کلیدی اشاره می‌کند. نکاتی که می‌تواند به شما (به عنوان یک مدیر دانش سازمان) کمک کند جلسه تدوین نقشه دانش را بهتر و موفق‌تر برگزار کنید. شما به‌عنوان مدیر دانش می‌توانید از این نکات استفاده کنید و آن‌ها را در روند تدوین نقشه دانش خود به کار بگیرید.  نکته اول: انتخاب تسهیلگر تسهیلگری انتخاب کنید که هم مهارت‌های ارتباطی هم دانشِ کافی برای تعامل با خبره را داشته باشد. تسهیلگر جلسه تدوین نقشه دانش باید با حوزه فنی یا مدیریتی مورد نظر آشنایی داشته باشد. این فرد باید بتواند مباحثات را به سمتِ صحیح پیش ببرد و با خبره ها به توافق برسد. افرادی که در سازمان از مقبولیت بالایی برخوردارند یا کسانی که تجربه بالا و طولانی در زمینه مدیریت دانش دارند گزینه‌های خوبی برای تسهیلگری