اشتراک‌گذاری دانش عنصری کلیدی در دنیای مدیریت دانش است.
امروزه کمتر کسی پیدا می‌شود که در مورد اهمیت علم و دانش و تمایزی که در زندگی بشر به نسبت سایر موجودات ایجاد کرده‌است نداند. به همین دلیل صحبت در مورد اهمیت دانش اصلا سخت نیست. تنها مشکل امروز ما گستردگی، عدم تمرکز و متقاعد سازی افراد برای اشتراک گذاری دانش و علی‌الخصوص دانش کلیدی در سازمان است. این چالش باعث شد تا جستجوی عمیقی بین نقطه‌نظرهای موجود در حوزۀ اشتراک‌گذاری دانش، ابزارهای به‌اشتراک‌گذاری دانش و بِه‌روش‌های انجام این کار انجام دهم؛ در همین حین متوجه شدم برای درک بهتر این مفهوم باید با تمام وجود حس کنیم که دانش سازمانی، سرمایه و ثروت بالقوه سازمان است یا بهتر است بگویم دانش شالودۀ کلیدی و اصلیِ یک مؤسسه، سازمان، تخصص یا تجارت است.
دانش اگر متروک و دست‌نخورده باقی بماند هیچ منفعتی برای ما نخواهد داشت. پس بیایید قبل از هر چیز با مفهوم اشتراک‌گذاری دانش در دیدگاه عمومی آشنا شویم؟ اشتراک‌گذاری دانش، ایده‌ای است که به مدد آن می‌توانیم هر نوع اطلاعات و دانش را از فردی به فرد دیگر انتقال دهیم. این مفهوم می‌تواند با تمامی افرادی که تمایل دارند تجربیات، داده‌ها، محتوای کنفرانس‌ها، مجموعه مهارت‌ها و کارهایشان را به اشتراک بگذارند مرتبط باشد. اشتراک گذاری یکی از اساسی‌ترین عناصر در دنیای مدیریت دانش است و شامل روش‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش، جلسه‌های اشتراک‌گذاری دانش، فعالیت‌ها و فرهنگ آن می‌شود.
اشتراک‌گذاری موثر دانش چیست و چرا با اهمیت است؟
اشتراک گذاری دانش به معنای منتقل کردن دانش (یعنی اطلاعات، مهارت‌ها یا تخصص) بین افراد، دوستان، همسالان، خانواده‌ها، جوامع یا سازمان‌ها است. این فرایند می‌تواند به صورت شخصی یا الکترونیکی انجام شود و مزایای زیادی برای افزایش یادگیری، نوآوری و رقابت‌پذیری دارد. به اشتراک‌گذاری دانش بخشی از فرایند مدیریت دانش است که به دنبال سازماندهی، ایجاد، تسخیر و توزیع دانش و اطمینان از در دسترس بودن آن برای همه است.
دو مکانیزم اشتراک گذاری
به اشتراک گذاری دانش می‌تواند با استفاده از مکانیزم‌های مختلفی صورت پذیرد، مثلاً شخصی‌سازی و کدسازی.
- شخصی‌سازی به انتقال دانش به صورت شخصی بین دو نفر یا گروه اشاره دارد، مثلاً با صحبت کردن، نوشتن یا نمایش دادن.
- کدسازی هم به تبدیل دانش به صورت قابل ذخیره و قابل انتقال بین نفرات گفته می‌شود، مثلاً با استفاده از رسانه‌های الکترونیکی، رویدادهای آموزشی یا پایگاه‌های دانش.
ما زمانی انتقالِ دانشِ را به شکلی بی‌نقص تجربه می‌کنیم که از ابزارهای مختلف استفاده کنیم و در ضمن آشنایی و شناخت عمیقی از اهداف و شکل‌گیری این ابزارها به‌دست بیاوریم. سیستم‌ها، روش‌ها، فرهنگ، فرایند و فناوری بخشی از ابزارها، پارامترها و ایده‌های بینادی هستند که در انتقال دانش از نسلی به نسل دیگر و از رهبران به پیروان مورد توجه قرار می‌گیرند. درست اینجاست که به نقطه شروع فرایند اشتراک گذاری می‌رسیم یعنی یک نفر فرستنده و یک نفر گیرنده.
با توجه به آنچه که پیشتر اشاره شد، هر زمینۀ کاری که بیش از یک کاربر داشته باشد به حوزۀ اشتراک‌گذاری ایده‌ها، ابتکارات و دانش ارتباط پیدا می‌کند. اشتراک‌گذاری درست از زمانی شروع می‌شود که داده‌های یک کاربر به کاربر دیگر در معنای مدنظر کاربر یک به کاربر دو منتقل شود. برای انجام این کار سیستم‌های مدیریت دانش، بسترهای مناسبی را برای انتقال کامل و کارآمد اطلاعات فراهم می‌کنند. سیستم‌های مدیریت دانش کمک می‌کنند طیف وسیعی از افراد در سازمان شما درگیر اشتراک‌گذاری موثر دانش شوند درست مانند اشتراک گذاری دانش به روش ایلان ماسک و برقراری ارتباط با سهولت بیشتری انجام شود.
اشتراک‌گذاری دانش سازمانی چه مزایایی دارد؟
مزایای اشتراک گذاری دانش به شکل خلاصه شامل موارد زیر است:
- افزایش درک سازمانی و هوش جمعی؛
- ایجاد فرصت‌های یادگیری؛
- افزایش رضایت و وفاداری مشتری؛
- توجیه قانع‌کننده‌تر برای اعضای تیم؛
- ارتباطات سودمند؛
- ایجاد نوآوری، خلاقیت و رشد در سازمان؛
- شکل‌گیری تصمیم‌گیری سریع‌تر؛
- انتقال یادگیری به شکل اصولی؛
- عدم شکل‌گیری احتکار دانش؛
- افزایش بهره‌وری و کارایی؛
- کاهش هزینه ها و ریسک ها.
مفاهیم به‌اشتراک‌گذاری دانش و چالشهای پیشروی آن چیست؟
اشتراک‌گذاری دانش استعدادی ذاتی و خدادادی نیست، بلکه باید در کل سازمان جریان پیدا کند، افراد آموزش ببینند و در نهایت فرهنگ‌سازی صورت بگیرد. سازمان‌هایی که برای خود شخصیتی قوی می‌سازند، در اغلب مواقع نسبت به دیگر سازمان‌ها، مدیریت دانش و فرایندهای بنیادینِ به‌اشتراک‌گذاری موفق‌تر و کارآمدتری دارند. بر اساس نکات گفته شده کاملا واضح است که این سازمان‌ها چرا موفق‌تر هستند و چه زمانی می‌توانید ادعا کنید که فرهنگ اشتراک گذاری دانش هستید. حالا و با این مقدمه، فکر می‌کنید سازمان شما جزو کدام یک از این سه مدلی است که در ادامه نام می‌برم.
- سازمان‌هایی که فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش دارند؛
- سازمان‌هایی که صرفاً ادعای داشتن این فرهنگ را دارند؛
- سازمان‌هایی که متاسفانه و در کمال ناباوری این فرهنگ را ندارند.
چالشهای اشتراک‌گذاری دانش
گذر از چالشهای اشتراک‌گذاری دانش:
- تفسیر نادرست اطلاعات در بین اعضا؛
- اعمال‌نفوذ نابجای بعضی از اعضا بر اهداف میان‌مدت سازمان؛
- فقدان مشارکت‌های سازنده برای رسیدن به اهداف؛
- ترجیح بعضی از اعضا برای تنها کار کردن و عدم مطابقت؛ اولویت‌های آنها با اولویت‌های تیم (اولویت‌دهی غیرمنصفانه).
- مستندسازی و سازماندهی دانش به روشی قابل جستجو و در دسترس؛
- داشتن فرهنگ باز؛
- تشویق همکاری و بازخورد بین تیم ها و بخش‌ها
- شناسایی و پاداش دادن به کارکنان حامی اشتراک گذاری دانش؛
- ارائه ابزارها و بسترهایی تسهیل کننده اشتراک گذاری دانش؛
- ارائه فرصت های آموزشی و راهنمایی برای یادگیری از یکدیگر.
چند مورد از تکنیک‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش
فهرستی از تکنیک‌های که به شما کمک می‌کند اشتراک‌گذاری دانش در سازمان را بهتر انجام دهید شامل موارد زیر است:
- داشتن راهنمای ارشد(superior mentorship)؛
- ایجاد آموزش سایه به سایه در شغل *(Job Shadowing)؛
- تشکیل جلسه‌هایی جهت صرف قهوه؛
- ایجاد همکاری‌های چهره به چهره (F2F)؛
- آموزش‌های سمعی و بصری؛
- اشتراک‌گذاری تیمی.
(*): در این روش فرد نیازمند یادگیری و آموزش، در کنار فرد خبره می‌ماند و تنها با دیدن روش انجام کارها، آموزش می‌بیند.
خلاصه مقاله در کمتر از 30 ثانیه:
سازمان شما تنها زمانی می‌تواند شاهد حداکثر بهره‌وری از دانش موجود در سازمان باشد که دید واضح و مشخصی از دانش و شکل‌های ایجاد دانش داشته باشد. بعد از اینکه این دیدگاه در سازمان شکل گرفت مهم‌ترین نکته پرداختن به مفهوم با اهمیت اشتراک گذاری دانش و ابزارهای تسهیل‌کننده این موضوع در سازمان است. که از جمله این ابزارها و تکنیک‌ها نرم‌افزار مدیریت دانش، داشتن راهنمای ارشد، آموزش‌های سمعی و بصری و … است.
