خبره‌یاب چیست؟

خبره‌یابی رویکرد و یا ابزاری است برای شناسایی کارشناسان و افرادی با دانش بالا در محیط کار که مورد استفاده کارمندان مختلف قرار می‌گیرد. برای استفاده از این رویکرد، معمولاً یک پروفایل آنلاین و قابل‌جستجو برای کارمند ایجاد می‌کنند. با این حال، خبره یاب می‌تواند شامل رویکردهای زیر باشد:

• سرویس متمرکز «پرسش از متخصص»
• انجمن‌های خبرگی
• برنامه‌های همکاری
• وبلاگ‌ها و میکر وبلاگ‌ها
• ابزارهایی که داده‌های حاصله از مشارکت‌ و رفتار کارکنان را در زمان حقیقی تجزیه‌وتحلیل می‌کنند و به‌صورت پویا توصیه‌های تخصصی می‌دهند.

نکات و به‌روش‌هایی برای خبره یاب‌ها

خبره‌یابی از دیرباز جزو رویکردهای ارزشمند برای سازمان‌های بسیار بزرگ بوده است که شعبات مختلفی در سطح جهانی داشته‌اند. اگر فردی که می‌تواند به سؤالاتتان پاسخ دهد؛ در آن‌سوی دنیا کار کند نمی‌توانید او را فوراً و صرفاً با پرس‌وجو از همکارانتان پیدا کنید. در چنین محیطی، کارمندان به ابزارهایی نیاز دارند تا افراد را بر اساس تخصصشان پیدا کنند و با آنها ارتباط برقرار کنند.

با مرسوم شدن دورکاری، ترکیب دورکاری و کار در شرکت و همچنین کمبود افراد خبره، رویکرد خبره‌یابی برای شرکت‌های متوسط و حتی کوچک هم با اهمیت شد. اگر کارمندی سؤالی دارد که نمی‌تواند صرفاً به کمک اطلاعات مستند به آن پاسخ دهد، باید بتواند جواب سوالش را از فردی دارای آن دانش به راحتی بگیرد. خبره یاب همچنین به سازمان‌ها (در هر اندازه‌ای) کمک می‌کند تا در صورت وقوع بحران یا پیداکردن فرصت، سریعا عمل کنند. خبره یاب زمانی که نیاز به اقدام سریع وجود دارد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌سرعت گروه‌های کاری با تخصص، دانش و قابلیت‌های مناسب را تشکیل دهند.

موارد زیر مهم‌ترین و پایدارترین به‌روش‌های APQC برای خبره یابی است.

ابزار خبره یاب را به استراتژی دانش گسترده‌تری متصل کنید.

سازمان‌ها باید دسترسی به کارشناسان و متخصصان را به‌عنوان بخشی از یک استراتژی گسترده‌تر قرار دهند تا بتوانند جریان دانش را هدایت کنند. داشتن یک زیربنای استراتژیک قوی باعث رسمیت یافتن خبره یاب می‌شود و کمک می‌کند تا بر فوری‌ترین نیازها و اهداف تجاری سازمان تمرکز کنید. اینکار به نوبه خود، باعث می‌شود رویکرد خبره‌یابی در دستیابی به اهداف اعلام شده مؤثر عمل کند.

داشتن یک برنامه مدیریت دانش رسمی باعث می‌شود که مکان و مأمن مناسبی برای خبره یاب داشته باشید.

داشتن یک برنامه مدیریت دانش رسمی باعث می‌شود که مکان و مأمن مناسبی برای خبره‌یاب داشته باشید. با اینکار احتمال اهمیت‌دادن به مدیریت دانش و گرفتن بودجه بیشتر می‌شود. متصل‌کردن خبره یاب به یک استراتژی گسترده نشان می‌دهد که یک سازمان در مواجهه با نیازهای خاص به‌جای اینکه از راه‌حل‌های موقتی استفاده کند، از قبل به‌صورت آگاهانه و جامع در مورد نحوه اتصال افراد به متخصصان فکر کرده‌ است. سازمان‌هایی که در آنها خبره یاب به استراتژی گسترده‌ای متصل است که جریان دانش را هدایت می‌کند، معمولاً گزینه‌های بیشتری را در اختیار کارشناسان و متخصصین موجود قرار می‌دهند. استانداردسازی رویکرد‌ها در سیلوهای دانشی بهتر عمل می‌کند، نرخ‌ اشتغال و مشارکت بالاتری را نیز در میان نیروی کار مشاهده می‌کنید.

کارشناسان رسمی و غیررسمی را شناسایی کنید.

کارشناسان رسمی را معمولاً به‌راحتی می‌توان بر اساس عنوان شغلی یا گواهینامه آنها تشخیص داد. با این حال، تیم‎‌های مدیریت دانش (KM) هوشمند به افراد کمک می‌کنند تا کارشناسان غیررسمی را هم پیدا کنند؛ زیرا:

• برخی از تخصص‌ها در عنوان شغلی یا شرح شغل رسمی قابل نمایش نیستند.
• برخی از حوزه‌های دانش خیلی سریع و پیش از اینکه عنوان شغلی برای آن تعریف شود تکامل می‌یابند.
• برای هر سؤال نیاز به وجود یک متخصص نیست (غالباً افراد برای پیداکردن پاسخ فقط باید فردی را پیدا کنند که تخصص و تجربه بیشتری نسبت به آنها داشته باشند)

برای پیدا کردن کارشناسان غیر رسمی، می‌توانید از دنبال‌کردن کارمندان محتوانویس (در صورت امکان از طریق اتوماسیون)، انجمن‌هایی که در آنها عضویت دارند و بحث‌های آنلاینی که در آن شرکت می‌کنند، استفاده کنید. به کمک این روش‌ها می‌توان افرادی که مایل و قادر به طرح سؤالات هستند را شناسایی کنید و از آنها در زمینه‌های مختلف راهنمایی بگیرید.

برای کشف خبره و شبکه سازی طیف وسیعی از رویکردها را استفاده کنید

بهتر است از ابزار و رویکردهایی استفاده کنید که علاوه بر دسترسی به کارشناسان، امکان ارتباط‌گرفتن، همکاری و شبکه‌سازی را هم فراهم می‌کند. یک راه عالی برای انجام این کار، استفاده از انجمن‌های علمی است، در این انجمن‌ها، کارمندان می‌توانند مستقیماً با کارشناسان شناخته شده ارتباط برقرار کرده و یا سؤالات خود را در یک صفحه بحث یا چت گروهی که کارشناسان نیز در آن حضور فعال دارند، بپرسند.

وجود روش‌های متعدد برای یافتن و تعامل با کارشناسان، باعث می‌شود دانش کارکنان افزایش‌یافته و بار کاری کارشناسان کم شود.

وجود روش‌های متعدد برای یافتن و تعامل با کارشناسان، باعث می‌شود دانش کارکنان افزایش‌یافته و بار کاری کارشناسان کم شود. سازمان‌ها همچنین ممکن است از قابلیت‌هایی چون ویکی‌ها و وبلاگ‌ها برای افزایش مشاهده‌پذیری برای کارشناسان و کارشان استفاده کنند، با این حال، این ابزارها از رویکردهای جامع‌تر و کلی‌تری مانند انجمن‌ها و پروفایل‌های افراد بیشتر استقبال می‌کنند.

تا حد ممکن فرایند را اتوماتیک کنید.

در سال‌های گذشته، کارمندان مجبور بودند بیشتر اطلاعات پروفایل خود را به‌صورت دستی پر کنند. این کار باعث می‌شد تعامل تیم‌های مدیریت دانش (KM) با کارمندان در خبره‌یاب سخت باشد. همچنین برای کارمندان بسیار خسته‌کننده بود و در نتیجه بیشتر کارمندان پروفایل‌های خود را آپدیت نمی‌کردند و این امر باعث می‌شد استفاده از خبره یاب برای افرادی که دنبال دانش و اطلاعات بودند بسیار سخت و خسته‌کننده شود.

امروزه هوش مصنوعی و قابلیت‌های اتوماسیونی، می‌توانند از طریق یک API با پروفایل‌های افراد یکپارچه شوند.

خوشبختانه، امروزه هوش مصنوعی و قابلیت‌های اتوماسیونی، استفاده از خبره یاب را برای کارمندان و تیم‌های مدیریت دانش (KM) بسیار آسان‌تر کرده‌است. با استفاده از این سیستم‌ها کارمندان می‌توانند محتوا را پست کنند و به آن دسترسی داشته باشند، همچنین سیستم‌هایی وجود دارد که افراد با استفاده از آنها می‌توانند در بحث‌های مرتبط با کار، (انجمن‌های خبرگی، سایت‎‌های پروژه تیم و گروه‌های چت) شرکت کنند.

این سیستم‌ها می‌توانند از طریق یک API با پروفایل‌های افراد یکپارچه شوند. به طور مثال یک پلتفرم دیجیتال یکپارچه مانند نرم افزار «رای‌ون» تمام اسناد ثبت شده توسط فرد (مانند مالکیت معنوی، علاقه‌مندی‌ها، خبرگی، گروه‌ها و آیتم های مرتبط با افراد ) را به صورت خودکار در صفحه پروفایل آنها ثبت می‌کند. علاوه بر این، تیم‌های مدیریت دانش (KM) می‌توانند از الگوریتم‌های توصیه‌گر (Recommendation) استفاده کنند. این الگوریتم‌ها به‌صورت خودکار افراد خبره و آگاه را بر اساس ترجیحات، نیازها و عادات کاری کارمندان به آنها پیشنهاد می‌کنند.

عادت‌ها و روش‌های کاری را یکپارچه کنید.

سازمان‌های پیشرو زمان و منابع قابل‌توجهی را به بازاریابی سیستم‌های خبره‌یاب، ارائه آموزش و مهم‌تر از همه فرهنگ‌سازمانی مدیریت دانش (KM) در درون سازمان اختصاص می‌دهند. کارکنان این سازمان‌ها به‌احتمال زیاد در مواقع زیر از خبره یاب استفاده می‌کنند:

• زمانی که جستجوی کارشناسان و به اشتراک گذاشتن تخصص و دانش در پروسه کاری گنجانده شده است (به‌عنوان‌مثال، راه‌اندازی یک پروژه جدید و مواجه با مشکل مشتری)
• زمانی که جستجوی متخصص، به‌عنوان یک کار هوشمندانه در نظر گرفته می‌شود.
• به اشتراک گذاشتن تخصص، ارزشمند است و دریافت پاداش برای آن در نظر گرفته‌می‌شود.

برای ایجاد تغییر قابل‌توجه در این زمینه‌ها باید مدیران اجرایی و سایر ذی‌نفعان برجسته در رویکردهای خبره یاب مشارکت داشته باشند. برای مشارکت هرچه بیشتر، تیم‌های مدیریت دانش (KM) باید مدیران اجرایی را در جریان مراحل غیرخودکار بگذارند و ایده‌هایی را برای پست‌های گفتگو و وبلاگ‌هایی که می‌توانند ایجاد کنند، به آنها ارائه دهند. وقتی کارمندان ببینند که همکاران رده بالای آنها به دنبال به‌اشتراک‌گذاری تخصص خود هستند، اشتیاق بیشتری برای این کار خواهند داشت. وقتی هم که کارمندان دانش خود را به اشتراک گذاشتند، با پاداش‌دادن منظم و به رسمیت شناختن تلاش‌هایشان، آنها را تشویق کنید و به آنها انگیزه بیشتری دهید. حتی یک تشکر ساده هم می‌تواند به کارمندان نشان دهد که مشارکت آنها اهمیت دارد.

خبره یاب باید پایه و اساس محیط‌های کاری دیجیتال باشد.

وقتی که یک سازمان دارای پلتفرم کاری دیجیتال است، استفاده از خبره‌یاب بسیار آسان‌تر است. این سیستم‌ها از قبل پروفایل‌های کارمند قابل کلیک دارند که در بخش‌های مختلف پلتفرم ظاهر می‌شوند. با این حال، کارمندان یا فراموش می‌کنند و یا بلد نیستند که چگونه از این قابلیت‌ها استفاده کنند. APQC متوجه شده که حتی زمانی که افراد به‌صورت مجازی کار می‌کنند، درصورتی‌که سؤال یا نیاز داشته باشند، به‌جای اینکه از پروفایل افراد کمک بگیرند، به سراغ همکارانی می‌روند که آنها را از قبل می‌شناسند.

اگر پلتفرم محل کار شما دیجیتال است، عاقلانه این است که خبره یاب پایه و اساس پلتفرم شما باشد.

بنابراین، اگر پلتفرم محل کار شما دیجیتال است، عاقلانه این است که خبره یاب پایه و اساس پلتفرم شما باشد. این قابلیت به‌اندازه چیزهایی چون اشتراک‌گذاری اسناد و چت‎‌های گروهی مهم و قدرتمند است. پس به کارمندان توضیح دهید که چگونه خبره یاب می‌تواند سبب بهره‌وری بیشتر، نوآوری سریع‌تر و افزایش فرصت‌های شبکه‌سازی شود.

نتایج را اندازه‌گیری کنید.

اندازه‌گیری عملکرد خبره یاب از طریق نرخ مشارکت و نظرسنجی ارزش زیادی دارد. این معیارها و مکانیسم‌ها شواهد مستمر و مداومی هستند که نشان می‌دهد رویکردهای خبره یابی توانسته به اهداف سازمانی کمک کند. سازمان‌هایی در این زمینه بسیار موفق بوده‌اند که رویکردهای خبره یابی را اندازه‌گیری می‌کنند و آنها را به نتایج کسب‌وکار مانند کاهش حوادث ناشی از ایمنی، کاهش چرخه زمانی یا افزایش کیفیت، ارتباط می‌دهند.

جادوی واقعی خبره‌یاب، توانایی آن در ایجاد ارتباطات غیرمنتظره بین افراد است

با این حال، اثر کامل و کلی خبره یاب را نمی‌توان تنها با معیارهای فعالیت و نتایج نظرسنجی به دست آورد. جادوی واقعی خبره‌یاب، توانایی آن در ایجاد ارتباطات غیرمنتظره بین افراد است، برای مثال:

• زمانی که یک رهرو، بهترین رهبر را در آن‌سوی دنیا پیدا می‌کند.
• زمانی که یک تیم پروژه که دچار مشکل است، یک متخصص یا تیم مناسب برای رفع مشکل خود را پیدا می‌کند.
• وقتی که دیگران یک فرد متخصص ولی ناشناس را پیدا می‌کنند و تبدیل به یک فرصت جدید و هیجان‌انگیز برای آنها می‌شود.
• هنگامی که یک مدیر اجرایی از خبره‌یاب برای استخدام یک تیم از کارشناسان شاغل در رشته‌ها و مکان‌های مختلف استفاده می‌کند.

به همین دلیل، باید داستان‌های موفقیت خبره‌یاب را جمع‌آوری کنید و آنها را به اشتراک بگذارید. این داستان‌ها اگرچه همیشه تأثیر نهایی خبره یاب را نشان نمی‌دهند، اما به کارمندان و مدیران اجرایی کمک می‌کنند تا دلیل استفاده از آن را درک کنند. کارمندان باسابقه باید بتوانند دانش خود را به طور گسترده و مؤثر به اشتراک بگذارند. درعین‌حال، همکاران کم‌تجربه نیز باید از روش‌های مختلف برای پرسیدن سؤالات، دریافت اطلاعات، مشاوره و حل مشکلات به‌صورت مشارکتی استفاده کنند.