فضای کاری و ارتباط آن با مدیریت دانش

فهرست مطالب

دقیقه زمان تقریبی مطالعه

فضای کاری و مدیریت دانش به هم وابستگی قابل توجهی دارند. وقتی از سیستم مدیریت دانش صحبت می‌کنیم ممکن است در ابتدا ملزومات پایه‌ای آن از قبیل: نرم افزار، دیتابیس، افراد خبره، دانشکاران و… را در نظر بگیریم. علی‌رغم اینکه مواردِ ذکرشده فاکتور‌های لازم برای استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان هستند؛ ولی کافی نیستند. در واقع حتی با وجود این فاکتورها هم نمی‌توانیم از استقرار مدیریت دانش به صورت صحیح و کامل در سازمان اطمینان حاصل کنیم. فضای کاری، چیدمان سازمانی و نحوه آرایش محیط کار از عواملی است که بر موفقیت مدیریت دانش تاثیر می‌گذارد. از سوی دیگر در یک سازمان که به بلوغ مدیریت دانش رسیده‌است به چشم خود می‌بینید که طراحی محیط‌های کاری به گونه متفاوتی است.

فرهنگ مدیریت دانش به مثابه فرمانده

فرض کنید در یک پایگاه نظامی تمامی ادوات مورد نیاز از قبیل: اسلحه، ماشین آلات، انبار‌ها، منابع و حتی افراد کاردان و آموزش دیده وجود دارد؛ ولی با وجود تمام این عوامل، بدون حضور فرمانده، دستورات و ماموریت‌های مشخص نمی‌توان از عملکرد صحیح این پایگاه اطمینان حاصل‌کرد.

برای اجرای درست مدیریت دانش باید جنبه‌های زیادی مورد توجه قرار بگیرد.

در واقع، افراد و تجهیزات به مصابۀ ملزومات پایه‌ای، فرمانده به مثابۀ فرهنگ مدیریت دانش و دستورات و ماموریت‌ها به مثابه اهداف مشخص برای استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان هستند. سیستم مدیریت دانش بدون وجود یک الزام فرهنگی برای استفاده از آن، تنها باعث سردرگمی و تحمیل هزینه‌های بی دلیل و گزاف است. ایجاد فرهنگ مدیریت دانش، شرط کافی برای استقرار سیستم مدیریت دانش است.

رعایت چهار اصل زیر برای استقرار صحیح فرهنگ مدیریت دانش الزامی است:

  1. دستوری یا تحمیلی نباشد؛
  2. به فرهنگ فرصت کافی داده‌شود تا به مرور زمان خود را ایجاد و اصلاح کند؛
  3. نقش‌های مثبت و سیستم امتیازده ایجاد شود؛
  4. فرآهم‌آوردن فضایی که به افراد کمک کند بیش‌تر یکدیگر را بشناسند.

البته هیچ‌یک از این عوامل به تنهایی نمی‌تواند بهبود فرهنگ مدیریت دانش را تضمین کند و باید الزامی برای رعایت تمام آنها در کنار هم وجود داشته باشد.

اینوتکس ایران

بهبود و تحولِ فرهنگی در زمینه مدیریت دانش به زیرساخت (هم رفتاری و هم فیزیکی) دارد. در سازمانی که افراد آن روابط اجتماعی درستی با یکدیگر نداشته باشند و همدیگر را نشناسند، امکان به اشتراک گذاری دانش چه به صورت ضمنی و چه آشکار به شدت کاهش می‌یابد در واقع در این سازمان تمایلی برای آشکار‌سازی دانش توسط افراد وجود ندارد. بنابراین هرکس ترجیح می‌دهد که دانش و تجربه خود را برای خود نگاه دارد.

 تکنولوژی فضا باز (Open Space Technology)

فرآیند طراحی محیط‌های کاری ورای طراحی فیزیکی یک دفتر کار است برای ایجاد بستری تاثیرگذار برای اشتراک دانش در محیط سازمان باید به رابطه فضای کاری و مدیریت دانش توجه ویژه کرد. تکنولوژی فضا باز (OST) فرمت‌ها و متغیر های زیادی را شامل می‌شود. برای ایجاد سازمانی اجتماعی نیاز به زیرساخت‌های مناسب از نظر فضا داریم.

فضای کاری باید به شکلی طراحی شود که نمایانگر بستری تاثیرگذار برای اشتراک دانش باشد.

فرایند طراحی فضای کاری و مدیریت دانش

فضای مطلوب برای اثربخشی مدیریت دانش در یک سازمان، عموما فضایی است که از محرَمیت* جلوگیری کند و فضاها را به دو بخش عمومی و نیمه عمومی تقسیم کند. در طراحی فضای سازمان باید استفاده از دیوارهای درونی را به حداقل رساند. فضاهای شفاف و عمومی تر به ایجاد جَوی دوستانه و صمیمی کمک می کند. با این وجود بعضی از سازمان‌ها امکان بازطراحی درونی در کل سازمان را ندارند.

بهترین راهکار برای این قبیل سازمان ها این است که ایستگاه‌های کاری (**) ایجادکنند. در ایستگاه‌های کاری افراد می‌توانند در آن به تبادل اطلاعات بپردازند و با فرآهم‌آوردن عوامل مختلف به اثربخشی مدیریت دانش کمک‌کنند. عواملی از قبیل: فرآهم بودنِ تکنولوژی مورد نیاز و ایجاد حس راحتی در فضا (مثلا: استفاده از رنگ‌های زنده‌تر، نشیمن های راحت تر و…) و در کل ایجاد فضایی که میل به حضور و ماندن در فضا را زیاد کند.

(*): فضای خصوصی و محدودتر؛ فضای غیرشفاف و محصور

(**):Workstation

تبادل اطلاعات

موفقیت تکنولوژی فضا باز در دستیابی به اهدافش بستگی به این دارد که شرکت‌کنندگان تا چه میزان تمایل به اشتراک گذاشتن دانش خود داشته‌باشند. که این امر مستقیما تحت تاثیر فرهنگ مدیریت دانش سازمانی است. برای ایجاد این فرهنگ باید: به فرآیند طراحی فضای کاری و مدیریت دانش توجه کنید. تکنولوژی فضا باز، علاوه بر فرآهم‌آوردن امکان طوفان ذهنی (Brainstorming)، امکان مشخص‌شدن علایق شخصی و دانش‌های ضمنی افراد را فراهم می‌کند، در واقع به افراد شانسی می‌دهد که دانش خود را به اشتراک بگذارند.

طراحی مناسب فضای کاری می تواند در میزان اعتماد متقابل افراد به یکدیگر و تبادل بهتر اطلاعات کمک کند.

طراحی مناسب فضای کاری می‌تواند در میزان اعتماد متقابل افراد به یکدیگر و افراد به سازمان و بالعکس تاثیر قابل توجهی داشته‌باشد در یک فضای کاری خوب، افراد یکدیگر را می‌شناسند و تمایل بیشتری برای تبادل اطلاعات شخصی خود دارند. مخصوصا اطلاعاتی که مورد علاقه هر فرد است و در قالب دانش ضمنی قرار می‌گیرد. از این طریق می‌توان به فرهنگ مدیریت دانش فرصت داد تا خود را به مرور زمان ایجاد و اصلاح کند.

در رابطه بین فضای کاری و مدیریت دانش چه نکاتی را رعایت کنیم؟

  • فضاهای کاری را به شکلی طراحی کنیم که علاوه بر حفظ حریم شخصی، گفتگو و تعامل بین افراد را تسهیل کنیم.
  • چیدمان واحدهای سازمانی نسب به یکدیگر به گونه‌ای باشد که جریان ارتباطی و اطلاعاتی بین افراد را حمایت کند.
  • فضای کاری تناسب کافی بین تفکر جمعی و خلوت فردی فراهم کند.
  • دسترسی به ابزارهای کمکی فناوری یا آموزشی برای تسهیل تعامل یا انتقال اطلاعات فراهم باشد.
  • فضاهای محصور‌کننده و بسته که فکر و جسم افراد را به زنجیر می‌کشد به‌حداقل برسد.
  • شفافیت ایجاد اعتماد می‌کند، از این عنصر در طراحی فضاهای کاری استفاده کنید.
  • عناصر سرگرمی و رفاهی را به صورت یکپارچه در کنار محیط کار و در فضای کاری بگنجانید؛ ایجاد آرامش و دلبستگی می‌تواند اعتماد و اشتراک گذاری دانش را تقویت کنند.

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بیست − 5 =