راهکارهایی عملی برای مدیریت جلسۀ تدوین نقشه دانش

یکی از راه‌های اصلی تدوین نقشه دانش در سازمان‌هایی که به دنبال پیاده سازی مدیریت دانش هستند، کمک گرفتن از خبرگان سازمان است. اما بسیاری از سازمان‌ها این کار را به خودِ خبره واگذار نمی‌کنند. آنها طی جلسه‌هایی با کمک افراد تسهیلگر، خبره را گام‌به‌گام پیش می‌برند و سوالاتی می‌پرسند تا نقشه دانش به تدریج ایجاد شود. در همین راستا این نوشته به 7 نکته کلیدی اشاره می‌کند. نکاتی که می‌تواند به شما (به عنوان یک مدیر دانش سازمان) کمک کند جلسه تدوین نقشه دانش را بهتر و موفق‌تر برگزار کنید. شما به‌عنوان مدیر دانش می‌توانید از این نکات استفاده کنید و آن‌ها را در روند تدوین نقشه دانش خود به کار بگیرید. 

نکته اول: انتخاب تسهیلگر

تسهیلگری انتخاب کنید که هم مهارت‌های ارتباطی هم دانشِ کافی برای تعامل با خبره را داشته باشد. تسهیلگر جلسه تدوین نقشه دانش باید با حوزه فنی یا مدیریتی مورد نظر آشنایی داشته باشد. این فرد باید بتواند مباحثات را به سمتِ صحیح پیش ببرد و با خبره ها به توافق برسد. افرادی که در سازمان از مقبولیت بالایی برخوردارند یا کسانی که تجربه بالا و طولانی در زمینه مدیریت دانش دارند گزینه‌های خوبی برای تسهیلگری هستند.

نکته دوم: درک ارزش جلسه

کاری کنید که شرکت کنندگان در جلسات تدوین نقشه دانش درک کنند کار ارزشمندی انجام می‌دهند. برخی افراد، خصوصا خبره‌ها فکر می‌کنند تدوین نقشه دانش نشانه ایست از این که سازمان به دنبال بازنشسته کردن آن ها پیش از موعد است. شرکت‌کنندگان این جلسه باید بدانند به این دلیل سراغ آن‌ها رفته‌اید که دانش ارزشمندی دارند. نه به خاطر این که قرار است در سازمان به حاشیه رانده شوند.

نکته سوم: انجام به موقع تکالیف

تکالیف خود را قبل از شروع تدوین نقشه انجام دهید. با همکارانِ افراد شرکت کننده صحبت کنید، مستندات مرتبط مانند دستورالعمل‌ها، روش‌های اجرایی، شرح مشاغل و محتواهای تهیه شده توسط خبرگان را بررسی کنید. این کار به ذهن تسهیلگر جهت می‌دهد و جلسه تدوین نقشه دانش را اثربخش‌تر می‌کند و بار کمتری روی دوش خبرگان خواهد گذاشت.

نکته چهارم: تعیین دبیر جلسه

در جلسات تدوین نقشه دانش یک نفر را به عنوان دبیر جلسه تعیین کنید. مباحثات جلسه‌های تدوین نقشه دانش می‌تواند بسیار سریع و برق‌آسا باشد، خصوصا اگر شرکت‌کنندگان متعددی حاضر باشند. یادداشت برداری و ترسیم نقشه حین جلسه هم به تمرکز خبرگان و یادآوری بهتر کمک می‌کند، هم توان تسهیلگر را برای جهت‌دهی و مدیریت جلسه بالا می‌برد.

نکته پنجم: تعیین شفاف اهداف

اهداف مورد نظر را مشخص و شفاف کنید چقدر تعهد از خبرگان می‌خواهید. در مورد محدوده کار و زمانی که باید به آن اختصاص داده شود شفاف و روشن باشید. حتما قبلا تایید کتبی مدیریت سازمان را بگیرید. حتما کمک کنید خبره ها متوجه شوند چرا سرمایه گذاری روی تدوین نقشه دانش ارزش دارد و چه مشکلاتی را در آینده برطرف می کند.

نکته ششم: استفاده از روش استاندارد

از یک روش استاندارد و تمپلیت‌های معین استفاده کنید. داشتن یک روش استاندارد به شما کمک می‌کند در قسمت‌های مختلف سازمان خروجی‌های همسان و هم شکلی به دست بیاورید. در نتیجه نقشه‌های دانش به دست آمده قابل مقایسه و تحلیل خواهد بود.

نکته هفتم و آخر: چک کردن نقشه با ذی‌نفعان

نقشه‌ها را قبل از نهایی شدن، با ذینفعان مختلف چک کنید. از شرکت‌کنندگان بخواهید نقشه‌ها را مرور کنند و هر گونه اشکال، ناهم‌خوانی و بخش‌های فراموش شده را به شما گوشزد کنند.

همچنین از مدیران و حامیانِ تدوین نقشه بخواهید تطابق خروجی با آن چه در ذهن داشته‌اند را چک کنند. از کارکنان سازمان که از نقشه استفاده خواهند کرد بخواهید آن را بررسی کنند تا مطمئن شوید واضح، دقیق و مناسب است.

الگوهای کاربردیی برای تدوین نقشه دانش

اگر احساس می‌کنید برای مدیریت جلسه تدوین و ایجاد نقشه دانش سازمان خود هنوز هم نیاز به راهنمایی و آموزش دارید توصیه می‌کنم از طریق لینک زیر وارد دانش مارکت شوید و بنا بر نیاز خود یکی از کتابهای راهنمای تدوین دانش را تهیه کنید. اگر تازه کار هستید و نیاز به اطلاعات مقدماتی دارید راهنمای مقدماتی تدوین نقشه دانش، شروع خوبی برای شما است. در صورتی هم که نیاز به راهنمایی‌ تخصصی برای تدوین نقشه دانش بر مبنای فرایندهای سازمان یا پروژه‌ها و … را دارید مناسب‌ترین کتاب از لیست موجود را انتخاب و تهیه کنید.