هزینه‌های مدیریت دانش برای ایزو 9001 نسخه 2015 چقدر است؟

فهرست مطالب

دقیقه زمان تقریبی مطالعه

انطباق با ویرایش جدید ایزو ۹۰۰۱ در سازمان

الزام آخرین ویرایش استاندارد ایزو ۹۰۰۱ بر به‌کارگیری مدیریت دانش در راستای مدیریت کیفیت، ممکن است سازمان شما را نیز به تکاپو واداشته باشد. تکاپویی که شاید پیش از این با وعده و وعیدهای مشاوران مدیریت دانش در سازمان‌هایی مثل شما کمتر امکان شکل‌گرفتن داشته است. از طرفی ممکن است با توجه به پروژه‌های بهبود متعددی که برای انطباق با ویرایش جدید ایزو ۹۰۰۱ در سازمان شما تعریف می‌شود، هزینه‌های مدیریت دانش برای شما یک فاکتور مهم به نظر برسد. در این نوشته سعی کرده‌ام حداقل هزینه‌های لازم برای راه‌اندازی یک نظام مدیریت دانش که بتواند الزامات ایزو ۹۰۰۱-۲۰۱۵ را پاس کند، برای شما تشریح کنم.

بررسی هزینه‌های مدیریت دانش با دو استراتژی

هزینه‌های مدیریت دانش را با دو استراتژی برون‌سپاری به مشاور و استفاده از روش‌های خوداجرا (Do It Yourself) برای شما تشریح کرده‌ام و در انتها یک راهکار مقرون به صرفه و خوب برای برآورده کردن این الزامات به شما پیشنهاد می‌دهم. البته قبل از مطالعه این نوشته که کمتر از ۵ دقیقه طول می‌کشد، پیشنهاد می‌کنم نوشته‌های زیر را مطالعه کنید:

بخش اول از هزینه‌های مدیریت دانش – طراحی فرایند و روش‌های اجرایی

یک بخش مهم از هزینه‌های مدیریت دانش شما مربوط به فرایندها و روش‌های اجرایی مدیریت دانش است. شما باید بتوانید فرایندها و روش‌های اجرایی زیر را برای انطباق با ویرایش جدید ایزو ۹۰۰۱ ایجاد کنید و آن را با فرایندهای موجود در سازمان خود یکپارچه کنید:

  • روش اجرایی شناسایی و اولویت‌دهی حوزه‌های دانش و تدوین نقشه دانش سازمانی
  • روش اندازه‌گیری وضعیت حوزه‌های دانش و تعیین استراتژی‌های بهبود دانشی از طریق منابع دانش داخل و خارج سازمانی
  • روش اجرایی مدیریت درس‌آموخته‌ها
  • روش‌های اجرایی اکتساب و نگهداری دانش افرادِ در شُرُفِ خروج از سازمان

دو موردِ اول بیشترین زمان و انرژی را از شما می‌گیرد. اگر بخواهید این کارها را برون‌سپاری کنید با قیمت‌ها و کیفیت‌های متنوعی روبرو می‌شوید که می‌تواند بین حداقل دو سه میلیون تا ۵۰ میلیون تومان برای شما هزینه داشته باشد. بازه این‌قدر بزرگ است؛ چون زمانی که در استانداردی فراگیر مثل ایزو به مدیریت دانش اشاره شود، مشاور ایزو شما هم ممکن است ادعا کند می‌تواند برای شما مدیریت دانش پیاده کند. راه دومی هم دارید، می‌توانید کار را به شیوه درون‌سازمانی انجام دهید که خیلی از مشکلات و زمان‌های تلف شده در روش قبلی مانند پیداکردن مشاور، هماهنگی‌ها و … را ندارد. نقطه‌ضعف این روش ضعف دانش شماست؛ برای رفع این نقطه‌ضعف من پیشنهاد می‌کنم از راهنماهای دقیقی که توسط مشاوران باسابقه در حوزه مدیریت دانش نوشته شده استفاده کنید. نمونه آن پکیج ارتقا مدیریت دانش در ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵ است که مثل یک مشاور، شما را گام‌به‌گام در طراحی و جاری‌سازی الزامات مدیریت دانش جلو می‌برد. با کلیک روی تصویر زیر می‌توانید این محصول را خریداری کنید.

بسته ارتقاء مدیریت دانش ویژه ایزو 9001/2015 - طراحی شده برای کاهش هزینه های مدیریت دانش

به این ترتیب شما می‌توانید با کمی تلاش هدفمند با استفاده از این روش، هزینه‌های خود را از بازه چندمیلیونی به زیر یک میلیون تومان کاهش دهید.

بخش دوم از هزینه‌های مدیریت دانش – طراحی و راه‌اندازی پایگاه دانش

یک بخش مهمِ دیگر از هزینه‌های شما برای انطباق با الزاماتِ مدیریت دانش در ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵، هزینه‌های طراحی و راه‌اندازی پایگاه دانش سازمانی است. شما طبق آن چه به‌صراحت در استاندارد آمده است لازم است حداقل دو قابلیت اصلی را در سازمان خود ایجاد کنید:

  • امکان ذخیره‌سازی و نگهداری از درس‌آموخته‌ها و سایر انواع دانش کلیدی و موردنیاز فرایندها
  • امکان دسترسی و بازیابی دانش از روش‌های مرسوم مانند موتور جستجوی سازمانی و …

مورد سومی هم وجود دارد که می‌تواند مکمل کار باشد و آن امکان ارائه دانش به‌صورت اتوماتیک است (Knowledge Push). یعنی سیستم نرم‌افزاری و الگوی مدیریت دانشِ سازمانِ شما این قابلیت را دارد که با توجه به شرایط و مقتضیات کاری هر کاربر، دانشِ جدیدِ ایجاد شده در سیستم را برای وی ارسال نماید تا پیش از این که به آن نیاز پیدا کند بتواند به آن آگاه شود.

پایگاه دانش - بخشی از هزینه های مدیریت دانش

شما برای تأمین این قابلیت‌ها ۳ راه دارید:

راه اول: از تأمین‌کننده‌های نرم‌افزار مدیریت دانش با هزینه‌ای بین ۳۰ تا ۹۰ میلیون تومان اقدام به خرید نرم‌افزار مدیریت دانش کنید. این بازه قیمتی به دلیل تفاوت‌ها در عملکرد، قابلیت‌ها و امکانات سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف در بازار است. در این حالت علاوه بر هزینه خرید نرم‌افزار، هزینه‌های پشتیبانی، سخت‌افزار و … را نیز باید در نظر بگیرد.

راه دوم: که همیشه در اولین نگاه کم‌هزینه‌ترین راه به نظر می‌رسد این است که از تیم نرم‌افزاری خود بخواهید سیستمی برای شما ایجاد کند که در اغلب اوقات لازم می‌شود هم اندازه یا حتی بیشتر از شرایط بالا هزینه کنید، ولی اگر تیم نرم‌افزاری قوی و سطح بلوغ IT بالا دارید شاید این راهکار برای شما مقرون‌به‌صرفه باشد. در این حالت هم هزینه‌های پشتیبانی و سخت‌افزار همچنان پابرجاست.

راه سوم: از مدل نرم‌افزار به‌عنوان خدمت (SaaS) مانند کلیک مایند استفاده کنید. در اصل شما برای تعداد کاربر معین برای زمان مشخصی نرم‌افزار مدیریت دانش را روی سرورهای امن اجاره می‌کنید. امنیت داده‌ها، نگهداری داده‌های شما، دسترسی مستمر و … در این شرایط از سوی اجاره دهنده تضمین می‌شود. در این حالت دیگر هزینه‌های پشتیبانی و سخت‌افزار نیز ندارید. پیشنهاد می‌کنم برای به‌دست‌آوردن تخمینی از قیمت نرم‌افزار در این حالت روی عکس زیر کلیک کنید و ارزیابی را پر کنید. این ارزیابی راهنمای خوبی برای شماست.

تخمین هزینه های مدیریت دانش از دید نرم افزاری

بخش سوم از هزینه‌های مدیریت دانش – آموزش، به‌کارگیری، پایش و بهبود مستمر

نکته مهم این است که فقط داشتن فرایند و پایگاه دانش کفایت نمی‌کند؛ بلکه باید شواهدی مبنی بر اجرا و بهبود آن‌ها نیز وجود داشته باشد. شما به‌عنوان متولی مدیریت دانش در سازمان خود باید به‌صورت فعال، اقدام به آموزش و ترویج فرایندها کنید و افراد را در به‌کارگیری پایگاه دانش تشویق و توجیه کنید. تضمین کیفیت نیز باید شاخص‌هایی برای مجاب کردن مدیران به حمایت از این روند داشته باشد. فعالیت‌های این بخش را به هر صورت نمی‌توانید برون‌سپاری کنید و کلیه هزینه‌های آن، هزینه‌های جاریِ داخلیِ سازمان شماست.

کلام آخر: مدیریت دانش، ارزش هزینه کردن دارد.

مدیریت دانش، قابلیتی است که ارزش هزینه‌کردن دارد؛ اما همیشه راه‌های بهینه برای اجرای کارها و حفظ کیفیت وجود دارد. در این نوشته ابعاد مختلف هزینه‌های مدیریت دانش برای انطباق با ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵ را برای شما تشریح کردم. هزینه‌ها در حالت‌های مختلف را می‌توان به شکل زیر جمع‌بندی کرد:

  • حالت برون سپاری: مجموع هزینه‌ها چیزی بین ۳۰ میلیون تا ۱۴۰ میلیون تومان برای راه‌اندازی و هزینه‌های نگهداری و ترویج هم به‌صورت جدا در نظر بگیرید.
  • حالت خوداِجرا: هزینه‌های بیرونی صرفاً شامل خرید پکیجِ راهنما و اجاره نرم‌افزار که برای سال اول چیزی بین ۲ تا ۳ میلیون هزینه مستقیم دارد. سایر هزینه‌ها، بالاسری نیروی انسانی است که به‌عنوان متولی استقرار در نظر گرفته‌اید.

روشِ خود اجرا در مجموع، هزینه‌های به‌مراتب کمتر و شانس موفقیت بیشتری دارد. این روش برای سازمان‌های زیر ۵۰۰ نفر که تمایل دارند در زمان پیشرو تا مهلت گواهینامه‌های ۲۰۰۸ اقدام کنند توصیه می‌شود.

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

6 + 16 =