مدیریت دانش، مفهومی نیست که ناگهان خلق و یا کشف شده باشد.

سازمان‌های موفق، دریافته‌اند دانشی که در ذهن کارکنان و سازمانشان وجود دارد، مهم‌ترین دارایی آن‌هاست. لذا به‌عنوان عامل کلیدی موفقیت سازمان خود به مدیریت دانش می‌نگرند. هر سازمان برای دستیابی به اهداف خود، از مجموعه دانشی استفاده می‌کند که نزد تک‌تک افراد و در ذهن آن‌ها انباشته شده است. در صورت عدم استفاده از این دانش‌ها، می‌توان شکست سازمان، بالا بودن هزینه‌های ناشی از تکرار برخی فرایندهای تصمیم‌گیری و عدم استفاده مطلوب از سوابق تجربی را انتظار داشت. به همین دلیل، سازمان‌های پیشرو اقدام به جمع‌آوری دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌های کاری خود می‌کنند.

جای خالی نظام‌نامه مدیریت دانش در سازمان‌های دولتی

شاید درک مفهوم مدیریت دانش و پیاده‌سازی آن برای سازمان‌های پیشرو، روشن و عملی باشد، اما سایر سازمان‌ها، خصوصاً سازمان‌های دولتی برای درک این مفهوم و پیاده‌سازی آن نیاز به یک راهنما و نظام‌نامه مدون دارند تا بدانند دقیقاً به دنبال درک چه مفهومی هستند. البته پیش از این نظام‌نامه، تلاش‌های مختلفی در بخش‌هایی از بدنه دولت برای ایجاد یک الگوی مشترک برای مدیریت دانش صورت گرفته است؛ مانند نظام جامع مدیریت دانش در وزارت دفاع که از سال 1388 تا 1391 با تلاش کارشناسان اینوتکس ایران انجام شد؛ یا برنامه‌های یکپارچه در وزارت نیرو؛ اما هیچ‌کدام از این تلاش‌ها فرصتی فراتر از یک وزارتخانه یا دستگاه کلان دولتی پیدا نکردند؛ فرصتی استثنایی که نظام‌نامه مدیریت دانش برای تسری به کل نهادهای کوچک و بزرگ دولتی در دست دارد.

چیستی نظام نامه

به‌موجب این نظام‌نامه، مدیریت دانش فرآیندی نظام‌مند و مستمر است که از طریق آن، دانش در دستگاه اجرایی شناسایی، خلق، نگهداری، به اشتراک‌گذاری شده و به کار گرفته می‌شود.

نظام نامه مدیریت دانش، سندی است بر مبنای مدل‌های مدیریت دانش برای ایجاد هماهنگی و وحدت رویه در اجرای مدیریت دانش. این سند شامل اهداف، اصول، ارزش‌ها، راهبردها و فرآیندهای اجرایی مدیریت دانش با در نظر گرفتن ابزارها و تکنیک های مدیریت دانش در حوزه فرایندهای دانشی، شرح وظایف واحدهای مجری، مدل سنجش بلوغ مدیریت دانش، چارچوب سازی و اقدامات انگیزشی برای مشارکت کارکنان و مدیران در دستگاه های اجرایی، توسط سازمان اداری و استخدامی کشور ابلاغ می‌گردد.

_{نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی}

نظام‌نامه مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی کشور طی بخشنامه‌ای توسط سازمان اداری و استخدامی کشور به دستگاه‌های اجرایی ابلاغ شد. به‌موجب این بخشنامه دستگاه‌های اجرایی مکلف‌اند در راستای استقرار نظام مدیریت دانش، ضمن تعیین واحد متولی مدیریت دانش از بین واحدهای سازمانی موجود، نسبت به ایجاد تغییرات ساختاری موردنیاز هم اقدام کنند. كليه دستگاه‌های اجرايی مشمول ماده پنج قانون مديريت خدمات كشوری و ذينفعان دستگاه‌های اجرايی نظير ارباب‌رجوع، پيمانكاران و مشاوران در تمامی سطوح مشمول اجرای نظام‌نامه مديريت دانش هستند. نه‌تنها سازمان‌های دولتی کلان، بلکه هرکدام از شعب و زیرمجموعه‌های ادارات دولتی در شهرستان‌ها و بخش‌های کوچک‌تر نیز مشمول اجرای نظام‌نامه مدیریت دانش هستند. به دلیل ارتباط میان اداره مرکزی و ادارات تابعه در سراسر کشور، روشن است که با استقرار نظام‌نامه مدیریت دانش در ادارات کل، ادارت تابعه نیز، نیازمند استقرار مدیریت دانش و درنتیجه راهنمایی و پشتیبانی در طی مراحل اجرای نظام‌نامه مدیریت دانش هستند.

مزایای نظام‌نامه مديريت دانش

1. ایجاد وحدت رویه

نظام‌نامه مدیریت دانش موجب ايجاد وحدت رويه و استانداردسازی شيوه استقرار نظام مديريت دانش در دستگاه‌های اجرایی می‌شود. وجود یک نظام‌نامه از تشتت و پراکندگی شیوه اجرای مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی جلوگیری می‌کند.

2. همسوسازی مدیریت دانش و استراتژی‌های سازمان

یکی دیگر از الزامات اجرای مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی، همسوسازی و هم‌راستایی ميان مديريت دانش و اهداف، برنامه‌ها و استراتژی‌های دستگاه‌های اجرایی است. استقرار نظام‌نامه مدیریت دانش موجب این همسویی و هم‌راستایی خواهد شد.

3. حمایت و پشتیبانی قانونی، علمی و اجرایی

هر سازمانی برای اجرا و پیاده‌سازی مدیریت دانش، نیاز به حمايت و پشتيبانی قانونی، علمی و اجرایی دارد. نظام‌نامه مدیریت دانش که اجرای آن برای همه دستگاه‌ها ضروری است، این حمایت و پشتیبانی را به وجود خواهد آورد.

4. ارزيابی، نظارت و پايش وضعيت بلوغ

ارزيابی، نظارت و پايش وضعيت بلوغ مديريت دانش در دستگاه‌های اجرایی از مزیت‌های این نظام‌نامه است. یکی از مفاهیم مطرح‌شده در دستگاه‌های اجرایی، بلوغ مدیریت دانش است. دستگاه‌های اجرایی نیازمند ارزیابی بلوغ مدیریت دانش هستند چراکه ارزیابی بلوغ مدیریت دانش به سازمان‌ها فرصتی برای برنامه‌ریزی و ایجاد نقشه راه بر اساس شناخت نقاط قوت، ضعف، چالش‌ها و فرصت‌های پیش‌رو می‌دهد.

توجه به «رهبری»، «فرهنگ‌سازمانی»، «ساختار و فرایندهای سازمانی»، «سرمایه انسانی» و «فناوری» در نظام‌نامه، بسترساز و تقویت‌کننده فرایندهای مدیریت دانش هستند و استقرار آن را در سازمان‌های دولتی تسهیل می‌کنند.

_{نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی}

5. ايجاد شبكه‌های دانش و حافظه سازمانی

ايجاد شبكه‌های دانش و حافظه سازمانی در دستگاه‌های اجرایی یکی دیگر از مزایای نظام‌نامه است. حافظه سازمانی به مجموعه اطلاعات، قوانین، دستورالعمل‌ها، شیوه‌نامه‌ها و آیین‌نامه‌هایی اطلاق می‌شود که یک سازمان برای اداره کردن امور به آن‌ها نیازمند است. این حافظه در واقع محل رجوع کلیه ذینفعان سازمان است؛ به‌گونه‌ای که شناخت جامعی از سازمان را ممکن می‌کند. در واقع ابزاری برای مدیریت دانش است و هدف آن حذف بروکراسی و ساختارهای خشک در به جریان انداختن دانش در کلیه سطوح سازمان است.

6. فراهم ساختن سازوكارهای انگيزشی

پیاده‌سازی و استقرار موفق نظام مدیریت دانش در سازمان، نیازمند ایجاد و یا وجود انگیزه است. فراهم ساختن سازوكارهای انگيزشی مناسب در قوانين و مقررات برای حمايت از دانشكاران و پيشبرد مديريت دانش در دستگاه‌های اجرایی از مزیت‌ها و فرصت‌های این نظام‌نامه است، چراکه با ایجاد تغییرات در قوانین و مقررات به دنبال ایجاد سازوکار انگیزشی است.

دست‌آوردهای اجرای نظام‌نامه مديريت دانش

1. رضایت ارباب‌رجوع و تحقق عدالت

رضایت ارباب‌رجوع و تحقق عدالت در برخود با ارباب‌رجوع یکی از مهم‌ترین پیامدهای اجرای نظام‌نامه مدیریت دانش است. اهمیت رضایت ارباب‌رجوع آنجایی مشخص می‌شود که در قانون مدیریت خدمات کشوری بارها بر آن تأکید شده است. بر اساس ماده 25 قانون مديريت خدمات كشوری مديران و كارمندان دستگاه‌های اجرايی خدمتگزاران مردم هستند و بايد وظايف خود را به نحو احسن در راه خدمت به مردم و با در نظر گرفتن حقوق و خواسته‌های قانونی ایشان انجام دهند.

طبق ماده 27 قانون مديريت خدمات كشوری، مردم در استفاده از خدمات دستگاه‌های اجرایی در شرايط مساوی از حقوق يكسان برخوردارند و در صورت بروز هرگونه تخلف، مسئولين دستگاه‌های اجرایی مسئوليت پاسخگویی به مردم و شكايت آنان را به عهده خواهند داشت. همچنين در ماده 90 قانون مديريت خدمات كشوری كارمندان دستگاه‌های اجرایی موظف هستند كه وظايف خود را با دقت، سرعت، صداقت، امانت، گشاده‌رویی، انصاف و تبعيت از قوانين و مقررات عمومی و اختصاصی دستگاه مربوطه انجام دهند و در مقابل عموم مراجعين به‌طور يكسان پاسخگو باشند.

2. افزایش کیفیت ارائه خدمات

نیاز سازمان‌های دولتی به ارائه خدمات با کیفیت بیش ‌از پیش مشخص شده است. دولت‌ها مايلند خدماتی ارائه نمايند كه رضايت مردم و شهروندان را افزايش دهد. لذا اصلاح نظام اداری يا نظام مديريت را به‌عنوان پیش‌نیاز اصلی توسعه و يک هدف اساسی پيگيری می‌كنند. استقرار نظام‌نامه مدیریت دانش موجب افزایش کیفیت ارائه خدمات خواهد شد.

نتایج استقرار نظام مدیریت دانش در دستگاه اجرایی شامل «یادگیری»، «نوآوری»، «توسعه فردی»، «توسعه تیمی» و «توسعه‌سازمانی» است.

_{نظام‌نامه مدیریت دانش دستگاه‌های اجرایی}

3. افزایش شفافیت و پاسخگویی

استقرار نظام‌نامه مدیریت دانش موجب افزایش شفافیت و پاسخگویی در دستگاه‌های اجرایی خواهد شد. شفافیت و پاسخگویی یکی از چالش‌هایی است كه سازمان‌های دولتی امروزه با آن مواجه هستند و بایستی نسبت به خط‌مشی‌ها و اقداماتشان پاسخگو باشند، چراکه این سازمان‌ها به‌وسیله مردم و برای مردم ایجاد می‌شوند. استقرار نظام‌نامه مدیریت دانش با فراهم کردن مجموعی از دستورالعمل‌ها و استانداردها، توجه به آموزش کارکنان، بهبود و هم‌راستایی اهداف و استراتژی‌های سازمان، ایجاد فرهنگ مشارکتی و به اشتراک‌گذاری دانش، شفافیت و پاسخگویی در سازمان‌های دولتی را افزایش خواهد داد.

4. افزایش بهره‌وری

بهره‌وری در سازمان‌های دولتی به دنبال کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت ارائه خدمات است. افزایش یا کاهش بهره‌وری می‌تواند موجب تغییر در سطح رضایت مخاطبان و ذینفعان سازمان شود. از طرفی، بهره‌وری رابطه نزدیکی با بهره‌گیری از دانش و مهارت کارکنان دارد. به‌عبارت‌دیگر، مدیریت دانش می‌تواند عاملی تعیین‌کننده در بهره‌وری معرفی شود. پیاده‌سازی صحیح نظام‌نامه مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی موجب افزایش بهره‌وری خواهد شد.

موانع اجرای نظام‌نامه مدیریت دانش

1. فرهنگ سازمانی

یکی از بزرگ‌ترین موانع اجرای نظام‌نامه مدیریت دانش، فرهنگ‌سازمانی است. گاهی فرهنگ‌سازمانی موجود در سازمان‌های دولتی، موجب عدم به اشتراک‌گذاری دانش می‌شود. در سازمان‌هایی که حفظ و ارتقای موقعیت شغلی بستگی به دانش افراد دارد و دانشِ کسب‌شده به آنان قدرت می‌دهد، فقدان اعتماد موجب می‌شود اشتراک دانش برابر با به خطر افتادن و آسیب‌پذیری موقعیت شغلی تلقی شود. در چنین فرهنگی ضعف ارتباطات نیز موجب عدم به اشتراک‌گذاری دانش می‌شود.

2. آموزش ناکافی کارکنان

یکی از عوامل شایع عدم موفقیت برنامه‌های مدیریت دانش، آموزش ناکافی کارکنان است. اگر به کارکنان دستگاه‌های اجرایی، آموزش کافی داده نشود و نتوانند فهم درستی از مفهوم و ماهیت مدیریت دانش و نقش خود در آن داشته باشند، پیاده‌سازی نظام‌نامه مدیریت دانش چندان موفقیت‌آمیز نخواهد بود.

3. فقدان آگاهی و درک کافی درباره مدیریت دانش

یکی دیگر از موانع نظام‌نامه مدیریت دانش فقدان آگاهی و درک کافی درباره مدیریت دانش است. برداشت و نحوه نگرش بیشتر مدیران سازمان‌های دولتی نسبت به مدیریت دانش نیاز به اصلاح و بازنگری دارد. برای مثال هر چند نگارش و ثبت تجربه تنها یکی از موارد استفاده از مدیریت دانش است، اما در اذهان بسیاری از سازمان‌ها و مدیران دولتی، این فرایند به‌عنوان مهم‌ترین و تنها روش اجرایی مدیریت دانش تصور می‌شود. از طرفی نحوه نگارش و موارد تدوین شده در ثبت تجربیات نیز باید مشخص باشد تا نشان دهد به چه میزان مؤثر و کاربردی است.

راهکار ما برای اجرا

باوجود پیامدهای ارزنده نظام‌نامه مدیریت دانش، اجرای مؤثر آن منوط به رفع موانع است. در راستای اجرای بند 16 سیاست‌های کلی نظام اداری، اجرای نظام‌نامه مدیریت دانش می‌تواند موجب اصلاح نظام اداری و همچنین دانش‌بنیان شدن آن شود. در همین راستا شرکت اینوتکس ایران سعی می‌کند تا مسیر اجرا و پیشرفت شما در برای اجرای نظام نامه را به شکل قابل توجهی هدایت کند و بالا ببرد. امید است که استقرار نظام‌نامه مدیریت دانش، موجب ایجاد هماهنگی و وحدت رویه در اجرای مدیریت دانش در دستگاه‌های اجرایی شود و همه دستگاه‌ها، چه در سطح کلان و چه در سطح خرد، از مزایای استقرار آن بهره‌مند شوند.