مواجهه با شکست به نقل از KM World

چه علائمی نشان می‌دهد که مدیریت دانش در سازمان شکست خورده و در حال سقوط است. این سوالی است که KM World به آن جواب‌ داده‌است و من سعی می‌کنم این جواب را به زبانی ساده برای شما بنویسم.

تصور کنیم سیستم زنده و سالم است؟

در اینجا ما بهترین حالت ممکن را تصور می‌کنیم و آن این است که شما KM را خوب می‌شناسید، آن را بدون کم و کاست به سازمان معرفی کرده‌اید، در فرآیندهای سازمانی جایگاهی خاص برایش در نظر گرفته‌اید و در نهایت اینکه تیمی متمرکز را برای اجرای موفق مدیریت دانش بسیج کرده‌اید. حالا که اینقدر خوب و اصولی پیش‌می‌روید آیا مطمئنید که همه چیز درست پیش می‌رود؟ آیا مسیر پیشرفت را طی می‌کنید یا پسرفت دارید؟ اصلا چطور متوجه می‌شوید که مدیریت دانش زنده و سالم است؟

چه حقایقی نشانگر شکست مدیریت دانش است؟

ساده‌ترین جواب برای سوالاتی که در پاراگراف قبل مطرح شد؛ موارد زیر است:

• حضور در دوره‌های آموزشی مدیریت دانش در حال کاهش است.
• نرخ ورود درس‌آموخته‌ها به پایگاه دانش سازمان کم شده‌است.
• فعالیت انجمن‌های خبرگی در حال کاهش است.
• تغییری در معیارهای کسب و کار رخ داده‌است و هزینه‌ها در حال افزایش هستند.

نکته اینکه افزایش هزینه‌ها ممکن است تصادفی باشد و نباید همیشه آن را نشانه‌ای قطعی برای کارکرد اشتباه مدیریت دانش بدانیم. برای اطمینان بیشتر بهتر است مانند علائم بیماری آنفلانزا و کرونا به موضوع نگاه کنیم. وجود یک علامت به تنهایی نشانگر کرونا نیست. ولی داشتن چند علامت به طور همزمان باید نگرانی ما را بیشتر کند؛ درست مثل تشخیص کارکرد ناقص مدیریت دانش در سازمان. پس اگر شاهد همه نشانه‌های فهرست بالا در سازمانتان هستید، مطمئن باشید که مدیریت دانش در حال شکست خوردن است و باید منتظر تأثیرهای نامطلوبی بر کارایی کسب‌وکار باشید.

چطور چرخ مدیریت دانش را دوباره به گردش درآوریم:

اگر نگذارید این علائم حاد شوند می‌توانیم مدیریت دانش را احیا کنیم. برای اینکار قبل از هر چیز باید سرنخ، موقعیت یا علل شکست مدیریت دانش را پیدا کنید. بهترین راه برای اینکار جواب دادن به چند سوال ساده ساده است.

• آیا پیاده‌سازی در مسیر درست است، اگر نه، چه چیزی باید اصلاح شود؟
• آیا ارزش ارائه می‌کنیم؟ اگر اینطور نیستیم، توقف کنیم، یا راه بهتری پیدا کنیم.
• آیا کارکنان کاری را که قرار است انجام دهند انجام می‌دهند؟
• تسک‌های مدیریت دانش را چه کسی خوب انجام می‌دهد و چه کسی انجام نمی‌دهد؟

بعد از پیدا کردن موقعیت آسیب دیده در مدیریت دانش، با استفاده از روش‌های مناسب آن را برطرف کنید. برخی از روش‌های مقابله با چالش‌های مدیریت دانش عبارتند از:

• آموزش : آموزش و ترغیب کارکنان در حوزه‌های جدید و نوآورانه، بهبود فرایندها و تجارب آنها و بهبود فضای کاری باعث بهبود عملکرد سازمان خواهد شد.
• استفاده از تکنولوژی: استفاده از فن‌آوری‌های جدید و نوآورانه در حوزه مدیریت دانش، مشکلات سر راه کارمندان را کمتر می‌کند البته اگر آموزش های لازم را دریافت کرده باشند.
• برقراری ارتباط موثر با کارمندان: کارمندان مهمترین رکن مدیریت دانش هستند پس فراموش نکنید که برقراری ارتباط با کارمندان و شنیدن نظرات آن‌ها در حوزه‌های مختلف برای بهبود بسیار موثر است.

پیشگیری بهتر از درمان، با معیارهای موفقیت

در ایران ضرب المثلی معروف داریم با این مضمون: پیشگیری بهتر از درمان است؛ این یعنی راهی وجود دارد که به شکست مدیریت دانش نرسیم؛ آن هم داشتن معیارهایی برای موفقیت مدیریت دانش است. فهرستی این معیارها رو در ادامه می‌بینید.

• اندازه‌گیری پیشرفت پیاده‌سازی مدیریت دانش
• اندازه‌گیری ارزش افزوده ناشی از مدیریت دانش
• اندازه‌گیری میزان تطابق یا انحراف از استانداردها
• اندازه‌گیری فعالیت مدیریت دانش
• اندازه‌گیری نتایج کسب و کار (Business Results)