کارآمد‌ترین روش برای جلب مشارکت کارکنان سازمان چیست؟

داستان‌سرایی روشی عالی برای جلب مشارکت افراد در مدیریت دانش (KM) است. اغلب اوقات، شما نمی‌توانید افراد را با الزامات و اهداف عملکردی مجبور کنید تا اقدامات مرتبط با مدیریت دانش را انجام دهند. در نتیجه تیم‌های مدیریت دانش باید به دنبال داستان‌های هدف‌دار و تأثیرگذار سازمانی باشند. داستان‌هایی که نشان‌دهنده عملکرد و اهمیت مدیریت دانش است. با توجه به این موضوع و در این مقاله ابتدا به چیستی داستان سرایی می‌پردازم، سپس سه ایده مهم جهانی که حاصل گفتگوی دو تن از بهترین داستان‌سرایان دنیا است را بیان می‌کنم.

داستان‌سرایی چیست؟

داستان‌سرایی یا استوری تلینگ هنر بیان یا خلق یک موضوع یا واقعه است. این سبک، درست از زمانی شکل گرفت که مردم توانستند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. گذشتگان ما از داستان‌سرایی برای انتقال دانش، اصول اخلاقی و تاریخی استفاده می‌کردند. آنها داستان‌ها را بیان می‌کردند تا انتقال تجربه و رویاپردازی‌های بشر سینه به سینه و در دل کتاب‌ها بیان شود. از نگاهی دیگر می‌توان گفت داستان‌سرایی هنری تعاملی است؛ چراکه خالق داستان‌ها برای بیان واضح عناصر، تصاویر و تقویت قوه تخیل شنونده از جادوی کلمات استفاده می‌کنند تا شنوندگان را تحت تاثیر قرار دهند. با این تفاسیر ما شاهد تعاملی دوطرفه بین داستان‌نویس و یک یا چند شنونده هستیم. اگر این هنر به صورت زنده اجرا شود قادر است بر هر دو طرف تاثیر بگذارد. یعنی تاثیر گوینده روی شنوندگان و عکس‌العمل‌های شنوندگان روی بیان داستان‌ و نحوه اجرای گوینده تأثیر می‌گذارد. این همان نقل قول معروفی است که می‌گوید مستمع صاحب سخن را بر سر ذوق آورد.

همانطور که پیشتر هم گفتم در گذشته از هنر داستان سرایی برای موارد خاصی استفاده می‌شد ولی امروزه ابعاد بیشتری از زندگی بشر را تحت تاثیر قرار داده است. به طور مثال کسب و کار ، آموزش، سیاست، صنعت سینما و … همگی به نوعی از آن متاثر شدند. این تغییرات اتفاق نقطه ورود این ابزار قدرتمند به علوم و مسائل مختلفی شد؛ یکی از این علوم مدیریت دانش است. در ایران این مفهوم را با نام داستان‌ سرایی سازمانی یا استوری تلینگ هم شناخته می‌شود.

داستان‌سرایی سازمانی چگونه به مدیریت دانش کمک می‌کند؟

با قطعیت می‌توان گفت که داستان‌سرایی سازمانی تکنیکِ ارتباطیِ قدرتمندی برای مدیریت دانش است؛ این تکنیک بهترین راه برای استخراج و انتقال دانش ضمنی به دانش آشکار و ایجاد فرهنگِ مدیریت دانش است. مدیران دانش می‌توانند با ارائه ماهرانه داستان‌ها، به معرفی شواهد روایت‌شده، روشن‌کردن نکات ضروری، حمایت از یک دیدگاه و تبلور ایده‌ها بپردازند. داستان‌ها می‌توانند مطالبی را بیان کنند که بازگو کردن آنها در قالب داده‌های تحقیقی ناممکن است. در نهایت یکی از موثرترین کمک‌های این ابزار به مدیریت دانش مربوط به حوزه آموزش است؛ یعنی داستان‌ها می‌توانند سخنرانی‌ها و کلاس‌های کسل‌کننده را جذاب کنند و وسیلۀ ارتباطی موثری بین داده‌ها و واقعیت شوند. این مفهوم به قدری مهم است که مدیران دانش مدرن از داستان‌سرایی به‌عنوان ابزاری برای به‌اشتراک‌گذاری دانش استفاده‌ می‌کنند.

عملکرد داستان‌سرایی در مدیریت دانش چگونه است؟

این ابزار مثل سایر ابزارهای مدیریت دانش در مکان‌ها و موقعیت‌های متفاوتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. مثلا سازمان‌ها می‌توانند با بیان داستان‌های کارمندان خود و به‌اشتراک‌گذاری آموخته‌های آنان به ارتقای سطح آموزشی سازمان و یادگیری سایر کارمندان کمک کنند؛ چراکه اثربخشی آموزش و ارتباطات با کمک روایت‌ها راحت‌تر از بیان فهرست‌های طولانی و کسل‌کننده است. این مورد حتی در زندگی شخصی ما هم ثابت شده‌است یعنی اگر آموختنی‌ها به‌صورت داستان بازگو شوند و در قالب متن و تحت عنوان الزامات نباشند، تأثیرگذارترند.

سه ایده خوب برای ایجاد داستان‌سرایی سازمانی:

به گفتگوهای خودتان در طول یک روز فکر کنید! من و شما روزانه داستان‌هایی را با دیگران به‌اشتراک می‌گذاریم؛ آیا این واقعیت می‌تواند گواهی باشد که استفاده از داستان‌سرایی در یک برنامه مدیریت دانش هم آسان است؛ آیا موافقید؟ اگر موافقید دلایل این موافقت را با ما به اشتراک بگذارید. چرا که پاسخ من به این سوال منفی است و باید بگویم متأسفانه داستان‌سرایی سازمانی به این راحتی‌ها نیست. خیلی از تیم‌های مدیریت دانش برای استخراج داستان‌‌های کسب‌وکار و به‌اشتراک‌گذاری آن‌ با چالش‌هایی مواجه‌اند. برای اینکه بفهمیم چگونه تیم مدیریت دانش می‌تواند داستان‌های بهتری را پیدا کند، بخشی از گفت‌وگوی دو نفر از بهترین داستان‌نویسان حال حاضر به نام Miriam Brosseau، مدیر Tiny Windows و دکتر Carla O’Dell رئیس هیئت‌مدیره APQC در همین زمینه را بازگو می‌کنیم.

1. برای پیداکردن داستان‌ها از سؤالات تحسین‌آمیز استفاده کنید.

ایده داستان‌سرایی باعث ترس و مقاومت برخی از کارکنان می‌شود. ممکن است این افراد تصور کنند که به‌اندازه کافی خلاق نیستند یا نمی‌توانند جزئیات را به‌خوبی بیان کنند. بعضی هم فکر می‌کنند داستان‌سرایی بیهوده و بی‌معنی است؛ بنابراین، اگر مستقیماً از کارمندان بخواهید داستان‌هایشان را در راستای اهداف مدیریت دانش به اشتراک بگذارند، احتمالاً به نتیجه دلخواهتان نمی‌رسید. پس بهتر است از پرس‌و‌جوهای مبتنی بر قدردانی برای بیرون‌کشیدن داستان‌ها از دل فرایندهای مدیریت دانش استفاده کنید. یعنی سؤالاتی بپرسید که افراد را تشویق کند تا بر نقاط قوت خود تمرکز کنند، مانند:

• چرا به این پروژه افتخار می‌کنید؟
• چه چیزی در طول کار لبخند را بر لب شما می‌آورد؟                                             
• چه چیزی باعث غافل‌گیری شما شد؟
• دوست دارید در ادامه چه اتفاقی برای شما بیفتد؟

2. داستان‌سرایی را به فرایند تبدیل کنید.

گنجاندن داستان‌‌ها در قالب فرایندها، کاری هوشمندانه است. البته اینکار نیازمند تجربه و تکرار است چرا که درست گنجاندن داستان‌ها در دل فرایند کار آسانی نیست. به قول معروف کار نیکو کردن از پر کردن است. به‌عنوان‌مثال، Miriam توصیه می‌کند در جلسۀ مجازی بعدی خود از شرکت‌کنندگان بخواهید یک شی که روی میز یا اطراف خودشان هست را انتخاب کنند و در مورد آن با همکارنشان صحبت کنند. Miriam می‌گوید: «من اخیراً این تمرین را با یک گروه انجام دادم و نمونه‌های خلاقانه‌ای به دست آوردیم که آغازگر گفتگوهای جالبی شد.

خانمی اسباب‌بازی بچه‌اش که پلاستیکی گره‌دار بود را بلند کرد و گفت: «من تازه بچه‌دار شده‌ام و احساس می‌کنم مثل یک پلاستیک گره‌دار شده‌ام» شخص دیگری به یک پنجره ویترای اشاره کرد گفت او اخیراً یاد گرفته شیشه‌های رنگی بسازد. او در دوران کرونا این قطعات را برای خانواده خودساخته بود. با اینکار به افراد این فرصت را می‌دهید تا اندکی در مورد خود صحبت کنند و پارامترهای داستان خود را تعریف کنند.» مطمئن باشید که با تبدیل داستان‌سرایی به یک فرایند مداوم، داستان‌های خوبی از مدیریت دانش به دست می‌آورید. در نتیجه داستان‌ها را در فرایندهای موجود تیم مثل جلسات ماهانه بگنجانید.

3. برای اشتراک‌گذاری داستان‌های کوتاه‌ و قدرتمند *(memes یا میم‌ها)، از فرهنگ اینترنتی ایده بگیرید.

در زندگی شخصی‌مان گاهی از memes برای اشتراک‌گذاری داستان و ارتباط آنلاین با یکدیگر استفاده می‌کنیم. پس چرا از meme‌های پرطرف‌دار برای بیان داستان‌های مدیریت دانش استفاده نکنیم؟ Miriam توصیه می‌کند از میم‌های «چگونه شروع شد… چگونه پیش می‌رود» استفاده کنیم. برای اینکار می‌توانید از ابزار Meme Generator کمک بگیرید. مثلا داستان‌سرایی مدیریت دانش چگونه شروع شد؟ و چگونه پیش می‌رود؟.

Miriam همچنین می‌گوید: «با اینکه این memes فقط شامل دو عکس و یک متن کوتاه است، اما روایتگر یک داستان است. یک عکس از آغاز و پایان، نشان‌دهنده قوسِ تغییر است و تغییر را به روشی بسیار ساده به تصویر می‌کشد. Miriam  و Carla  همچنین توصیه می‌کنند که تیم‌های مدیریت دانش از ایده‌های ویدئویی در اینترنت برای داستان‌سرایی استفاده کنند. همان‌طور که Carla گفت، این روزها هیچ‌کس نمی‌خواهد 20 دقیقه صحبت دیگران را گوش دهد. پس تیم‌های مدیریت دانش باید از انیمیشن برای جذابیت بصری بیشتر ویدئوها استفاده کنند. همچنین باید ویدئوهای کوتاه‌تر (مثل استوری‌های اینستاگرام) را جایگزین ویدئوهای حجیم و طولانی کنند.

_{(*): یک تصویر، ویدئو، قطعه متن و غیره، که معمولاً ماهیت طنز دارد، که به سرعت توسط کاربران اینترنتی کپی و در شبکه‌های اجتماعی و وب منتشر می‌شود.}