نرخ بازگشت سرمایه دانش، یک متغیر نامشهود.

مدیران ارشد شرکت‏‌ها برای کسب اطمینان از بازگشت سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش از تیم‌های مدیریت دانش انتظار دارند تا ارزش‌افزوده و نرخ بازگشت سرمایه دانش را به‌عنوان یک متغیر نامشهود محاسبه کنند. چنین درخواستی از جانب مدیران ارشد کاملاً منطقی است و شما به‌عنوان مدیر دانش سازمان خود نمی‌توانید بر آن‏ها خرده بگیرید. مدیران می‌خواهند بدانند، در قبال سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش چه چیزی به دست می‌آورند. در همین راستا، این یادداشت نگاهی به مسائل مرتبط با نحوه محاسبه و نرخ بازگشت سرمایه در مدیریت دانش (KM ROI) سازمان‌ها می‌اندازد.

برخی سؤالاتی که باید در مورد ROI از خود بپرسید:

• آیا ارزش دانش سازمانی موجود را می‌دانیم؟
• آیا از اثرات مستقيم دانش بر عملکرد و سودآوری مالی سازمان آگاهیم؟
• چگونه‏ مزایای مدیریت دانش را کمی نموده و اندازه‌گیری کنیم؟
• مدت‌زمان مورد انتظار سازمان برای آغاز بازگشت سرمایه از مدیریت دانش چقدر است؟
• چگونه می‌توان ROI مدیریت دانش را به‌صورت پیوسته بیشینه کرد؟
• چگونه نتایج کلیدی عملکرد (KPI) و نرخ بازگشت سرمایه (ROI) و یا دیگر شاخص‌های اندازه‌گیری را برای چنین متغیر ناملموسی تدوین کنیم‏؟

نرخ بازگشت سرمایه‌ در مدیریت دانش چیست؟

نرخ بازگشت سرمایه (ROI) یک مفهوم حسابداری و مدیریتی است که برای تعیین منفعت مالی یا ارزش دریافتی در مقایسه با سرمایه‌گذاری صورت‌گرفته بکار می‌رود. از مدیریت دانش نیز انتظار می‌رود به برگشت سرمایه توجه داشته باشد. مدیریت دانش، نظامی است که هزینه بر نیست، بلکه کاملاً انتفاعی است و در صورت تخصیص بودجه‌ای به آن می‌بایست در مدت کوتاهی شروع به برگرداندن سرمایه بنماید.

شرکت‌ها با نگاه‌کردن به اعداد و تفسیر شاخص‌هایی که معرف پیشرفت و دستیابی به اهداف تجاری هستند، مدیریت می‌شوند. تصمیم‌ها در سازمان‌ چه غلط و چه درست باشند؛ براین‌اساس گرفته می‌شوند. از طرفی دانش یکی از دارایی‌های اصلی سازمان است؛ بنابراین، هر کسب‌وکاری نیاز دارد تا بداند چه میزان موجودی دانشی دارد و بهترین راه برای استفاده بهینه از آن چیست. هر چند دانش يكی از عوامل اصلی تولیدکننده ارزش و سود است، اما قابل دیدن نيست و نمی‌توان سهم آن را به طور شفاف در ميان ساير عوامل مشخص نمود در نتیجه باید به اندازه‌گیری تأثیر آن بر نتایج و خروجی‌هایی که سازمان به دنبال آن‏هاست بپردازیم.

نکاتی برای اندازه‌گیری بازگشت سرمایه در سازمان‌ها:

شرکت‌ها به‌صورت سنتی خود را مجهز به ابزارها و سیستم‌های مدیریتی نموده‌اند تا بتوانند (علائم حیاتی) خود را پیوسته پایش کنند. آنچه به طور معمول رخ می‌دهد این است که این ابزارها و سیستم‌ها برای مدیریت موارد نامشهود سازمان طراحی نشده‌اند؛ وقتی کار به ‌اندازه‌گیری نرخ بازگشت سرمایه‌ در مدیریت دانش می‌رسد، قضیه بغرنج‌تر هم می‌شود. به همین دلیل اکثر اوقات، دانش از رادار سازمان جا می‌ماند. برای عدم بروز این اتفاق، هنگام اندازه‌گیری نرخ بازگشت سرمایه در مدیریت دانش، پیش‌فرض قراردادن برخی نکات به سازمان‌ها کمک قابل‌توجهی خواهد نمود.

1. موقع سرمایه‌گذاری در مدیریت دانش، شما نمی‌توانید نرخ بازگشت سرمایه و ارزش خالص مدنظرتان را به طور دقیق محاسبه کنید.
2. باید از میان شرکت‌های دیگر که در زمینهٔ کسب و کار شما فعال‌اند و در پیاده‌سازی مدیریت دانش موفق بوده‌اند، شرکتی را برای مقایسه انتخاب نمایید.
3. درک اثرات کنونی و آینده دانش به تفکیک حوزه‌های دانشی بر موفقیت فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان و همچنین نقش مدیریت دانش در دستیابی به استراتژی‌های کسب و کار را به‌خاطر داشته باشید.

دو جنبه مهم در محاسبه نرخ بازگشت سرمایه در مدیریت دانش:‏

1. تخمین ارزش حاصل از مدیریت دانش پیش از اقدام به سرمایه‌گذاری؛
2. محاسبه ارزش حاصل از پروژه‌های پایلوت پیش از گسترش مدیریت دانش در کل سازمان.

مدیریت دانش می‌تواند مزایای زیادی را بلافاصله پس از آغاز به پیاده‌سازی نمایان سازد، نشانه‌های اولیهٔ این مزایا احتمالاً ابتدا به‌صورت کلامی در میان کارکنان نمایان خواهد شد تا زمانی که یک دستاورد بزرگ به دست آید. ممکن است 12 ماه یا بیشتر به طول انجامد تا  ROI اولیه را بتوان تعیین کرد. محاسبه ROI در افق 3 یا 5 ساله بسیار دقیق‌‏تر است، چرا که مزایا به‌خوبی روشن شده و ابزار و شاخص‌های اندازه‌گیری تدوین شده‌اند.

آنچه شما برداشت می‌کنید به کیفیت خاکی که در آن بذرها را کاشته‌اید، بستگی دارد.

تجربه می‌گوید: «آنچه شما برداشت می‌کنید به کیفیت خاکی که در آن بذرها را کاشته‌اید، بستگی دارد.» رفتارها و فرهنگ اشتراک‌گذاری دانش پیامدهای بسیار بزرگی در سراسر یک سازمان دارد به طوری که هزینه‌ها سقوط می‌کنند، کارایی افزایش می‌یابد، نوآوری‌ها پدیدار می‌شود و نگرش‌های جدید خلق خواهد شد. وقتی برنامه مدیریت دانش به نقطه تثبیت می‌رسد، منافع شروع به‌ظاهر شدن می‌کنند. لازم است تا به این باور برسیم اما باور به‌تنهایی برای وادارکردن سازمان به شروع کار کافی نیست. نکته کلیدی وجود چند پیروزی کوچک با بازگشت سرمایه خوب برای شروع فرایند است.

روش‌های اندازه‌گیری منافع مدیریت دانش

محاسبه نرخ بازگشت سرمایه­ (ROI) از مدیریت دانش مستلزم اطلاعات عینی و دارای شواهد از هزینه و منافع قابل‌اندازه‌گیری است. اما برآورد منافع اغلب بر پایه ارزیابی‌های ذهنی است و با واژه‌هایی نظیر «مفید»، «کمک می‌کند به» و «من چیز جدیدی یاد گرفتم» توصیف می‌شود. ارزیابی‌های ذهنی به ترسیم یک تصویر کلی کمک می‌کنند، اما  باید به تلاش‌های خود برای تهیه نمونه‌های مالی قوی و عینی ROI ادامه دهید. این بخش از یادداشت، به معرفی تکنیک‌های اندازه‌گیری منافع مالی و غیرمالی مدیریت دانش می‌پردازد:

• نرخ بازگشت سرمایه­ (ROI): سنجش ميزان بازگشت سرمايه يا فوايد مالی مدیریت دانش در مقايسه با هزینه‌های آن است. برای محاسبه (ROI)، هزینه‌های مدیریت دانش را از كل سود حاصل شده كم نموده تا سود واقعی به دست آيد، سپس نتيجه به‌دست‌آمده را بر هزینه‌های مدیریت دانش تقسيم می‌نماییم. در آخر عدد حاصل شده را در عدد 100 ضرب نموده تا درصد بازگشت سرمايه به دست آيد.

• تجزیه‌وتحلیل هزینه و فایده (CBA): از آنجا که نرخ بازده سرمایه‌گذاری (ROI) صرفاً یک محاسبه پولی است، لذا عوامل ناملموس در حیطه آن نمی‌گنجد؛ بنابراین در زمان بررسی برنامه‌های مدیریت دانش، تجزیه‌وتحلیل هزینه و فایده در اولویت قرار می‌گیرد. روش هزینه و فایده، منافع را به دودسته اصلی تقسیم می‌کند. این منافع عبارت‌اند از:
  • منافع ملموس (مشهود، فیزیکی)
  • منافع ناملموس (غیرمشهود، غیرفیزیکی)

• داستان‌سرایی و گزارش ‏دهی: توصیف ساده و روایت­ گونه از نتایج مدیریت دانش از جمله نقش مدیریت دانش در افزایش بهره‌وری، کاهش منحنی یادگیری و نوآوری قبل و بعد از اجرای آن.