دانش سازمانی چیست و چرا با اهمیت است؟

فهرست مطالب

دقیقه زمان تقریبی مطالعه

از استاندارهای جهانی تا دانش سازمانی

 قبل از پرداختن به تعریف دانش سازمانی، خیلی کوتاه در مورد تاریخچه این مفهوم در استاندارهای جهانی صحبت می‌کنم سپس به جزییات بیشتری در مورد دانش خاص هر سازمان‌ها اشاره می‌کنم. در آخرین بازنگری استاندارد ISO 9001، پیشرفت جالبی در مورد روش رویارویی با دانش، ایجاد شد (بند 7.1.6). درست است که نسخه­‌های قبل از سال 2015، در بخش مستنداتِ استاندارد، خیلی کم به موضوع «دانش» می‌پرداختند؛ ولی درISO 9001 که سال 2015 منتشر شد؛ روی دانش سازمانی و توانایی تأثیرگذاری آن بر عوامل موفقیتِ آینده سازمان، تأکید شد. این استاندارد دانش سازمانی را وسیله‌ای برای محافظت از سازمان‌ها در برابر از دست‌رفتن دانش معرفی کرد. از دست‌رفتن اطلاعاتی که می‌تواند ناشی از ترک شغل کارمندان از سازمان یا عدم موفقیت در دریافت یا اشتراک گذاری اطلاعات و دانش باشد. اینطور بود که دانش بیش از پیش مورد توجه قرار گرفت.

دانش سازمانی چیست و چرا با اهمیت است؟

امروزه «دانش» به عنوان یک منبع مهم برای همه کسب و کارها شناخته می‌­شود. دانش سازمانی به ما فرصتی ارائه می­‌دهد تا آگاهی خود در رابطه با الزامات دانشی سازمان را افزایش دهیم. به کار گیری درست این مفهوم، ارائه صحیح خروجی­‌های باکیفیت را تضمین می‌کند و باعث پیشروی به سمت یک کسب و کارِ پایدار می­‌شود. البته این موضوع، با چالش‌هایی همراه است. چالش‌های مثل:

  • سازمان چگونه دانش سازمانی خود را دریافت می‌­کند؟
  • سازمان چگونه از تطبیق با الزامات بند 7.1.6 مطمئن می‌شود؟
  • مدیریت دانش سازمانی را چگونه می‌توان ممیزی کرد؟ 
  • چه راهنمایی‌های اضافه‌ای وجود دارد که می‌تواند در ممیزی دانش سازمانی به سازمان یا فرد ممیز کمک کند؟

دانش سازمانی چیست؟

«به دانش خاص یک سازمان که از تجربه جمعی یا تجربه فردی هر یک از کارکنان آن سازمان به‌دست می‌آید، دانش سازمانی می‌گویند. این دانش به شکل صریح (آشکار) یا ضمنی، مورد استفاده قرار می­‌گیرد تا اهداف سازمان را محقق گرداند.»

منبع: راهنمای روش‌­های ممیزی در دانش سازمانی ISO و IAF (2016)

دو مطلب مهم در مورد مفهوم دانش سازمانی

  • قبل از هر چیزی باید بدانیم، «دانش» منبع و دارای مهمی است. یک سازمان نیاز دارد از فرآیندهای سیستم مدیریت کیفیت پشتیبانی کند، سپس منطبق بودن خروجی­‌های آن را تضمین کند. 
  • دوم اینکه، «دانش سازمانی» دارایی است که نمی‌توان آن را کمی‌سازی کرد؛ یعنی مجموعه‌ای از دانش فردی یا جمعی است که نسبت به دیگران با زمینه فعالیت مشابه، مزیت و برتری ایجاد می‌­کند.

چند نوع دانش سازمانی وجود دارد؟

دانش سازمانی در شکل‌ها و قالب‌های بسیاری وجود دارد. در اینجا به متداول‌ترین دسته بندی دانش در مدیریت دانش اشاره می‌کنم.

دانش ضمنی (Tacit)

این دانش معمولاً به عنوان «دانش چگونگی (know-how)» در یک سازمان شناخته می­‌شود. دانش ضمنی دانشی است که در ذهن ذی‌نفعان (افراد در نقش‌های مختلف) شکل می‌گیرد و عمدتاً بر مبنای تجربه ایجاد می‌شود. این دانش به عنوان ارزشمندترین منبع دانش شناخته می­‌شود. دانش ضمنی ماهیتی شهودی دارد، بیان آن دشوار است و عمیقاً ریشه در اقدامات عملی فرد دارد. به‌عبارتی افراد یا گروه‌ها برای کسب دانش ضمنی باید خودشان عملا در فعالیت مرتبط با آن دانش مشارکت پیدا کنند. از نمونه‌های بارز دانش ضمنی می‌توان به مهارت‌هایی که سینه به سینه در مشاغل خانوادگی منتقل می‌شوند اشاره کنم.

دانش آشکار شدنی(Implicit knowledge)

دانشی است که می‌­تواند بیان شود اما هنوز بیان نشده­‌است. شما احتمالا با موارد زیادی از دانش آشکار شدنی در سازمان خود رو به رو شده‌اید. به عنوان مثال، اگر از یک عضو تیم بپرسید که چگونه یک کار را انجام می‌دهد؛ این سوال می‌تواند جرقه گفتگو در مورد طیف وسیعی از ابهامات و مراحل انجام کار او باشد، همچنین می‌تواند باعث شکل‌گیری نتایج بالقوه‌ای شود که منجر به فرآیندی متفکرانه برای تعیین بِه‌روش‌های کارها شود. در نهایت می‌توان اینطور گفت که بهترین شیوه‌ها و مهارت‌هایی که از شغلی به شغل دیگر قابل انتقال هستند نمونه هایی از دانش آشکار شدنی هستند.

 دانش صریح/ آشکار (Explicit)

دانش صریح، که دانش چیستی (know-what) هم نامیده می‌شود دانشی است که نظام‌مند است و اغلب مستندسازی شده‌­است. شناسایی، ذخیره و بازیابی آن آسان است؛ ولی در عین حال مدیریت/کنترل این دانش به دقت و توجه نیاز دارد. بزرگترین چالش این دانش اطمینان حاصل کردن از اطلاعاتی است که باید به‌درستی در دسترس کارکنان قرار بگیرد. برای این کار هم باید فضای ذخیره و محافظت کافی از اطلاعات را داشته باشیم. برای استفاده هر چه کاراتر از این دانش باید فرآیندی وجود داشته باشد تا دانش صریح به طور رسمی بازنگری، به‌روزرسانی یا از چرخه خارج شود. نمونه‌های دانش صریح شامل دیتابیس­‌ها، یادداشت­‌ها، یادآوری‌­ها، اسناد و … است.

دانش اِمبِد‌شده (Embedded knowledge)

در فارسی نزدیک‌ترین واژه برای این مفهوم، دانش تعبیه شده است؛ اما عبارت «دانش تعبیه‌شده» هنوز هم برای رساندن مفهوم اصلی «Embedded knowledge» نارسایی دارد، همین باعث شد تا برای حفظ امانت‌داری در معنا، به این مفهوم اِمبِدشده بگویم. دانش اِمبِدشده به طور رسمی ‌از طریق ابتکارات و اقدامات مدیریتی یا به طور غیررسمی از طریق دو نوع دانش دیگر، استفاده و اجرا می‌شود. درست است که دانش اِمبِد‌شده را می‌توانید در منابع آشکار پیدا کنید، اما نمی‌توانید فوراً مشخص کنید چرا انجام یک کار به روشی خاص برای یک کسب و کار مهم است. یا اینکه چرا انجام کاری خاص در یک کسب و کار نتیجه مثبتی در پی داشته است. برای پیداکردن این دانش باید در فرایندهای سیستمی، روال‌ها، دستورالعمل‌ها، ساختارها و فرهنگ‌ سازمانی جستجو کنید.

انواع دانش از دیدگاه‌های دیگر

  •  «رویه‌­ای»: این دانش خود را از طریق یک فعالیت نشان می­‌دهد. 
  • «اعلامی»: این دانش، شامل توصیفاتِ مربوط به حقایق و چیزها یا روش­‌ها و فرایندها می‌شود.
  • «استراتژیک»: دانشِ زمانِ انجامِ یک کار و چرایی انجام آن است.

شما می‌توانید برای اطلاعات بیشتر در این زمینه انواع دانش در مدیریت دانش را بخوانید.

تفسیر بند 7.1.6 دانش ISO 9001:2015

حالا که با مفهوم دانش سازمانی آشنا شدید دوباره به موضوع با اهمیت استاندارد ایزو و تفسیر بند 7.1.6 آن برمی‌گردم. این زیربند تأکید می­‌کند که سازمان باید تعیین کند چه اطلاعاتی برای عملکرد فرایند‌های سازمانش مورد نیاز است. در این بند الزام آشکاری برای وجود یک سیستم مدیریت دانش رسمی وجود ندارد.ISO 9001 سازمان را ملزم می‌کند که توجه کافی به «دانش» داشته باشد تا مطابقت با سیستم‌­های مدیریت کیفیت تضمین شود. بنابراین سازمان نیازمند اجرای تمهیداتی برای کسب و نگهداری دانش و آموخته‌ها است؛ تا تضمین کند که فرایندهای کاری سازمان به طور مداوم خروجی‌­ها، نتایج و اهداف خواسته شدۀ این بند را برآورده خواهند ساخت. 

رویکرد مبتنی بر شواهد در ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 پیشنهاد می­‌کند که دارایی‌های حاصل از مدیریت دانش بر اساس شرایط متغیری به‌روز می‌­شود و با رعایت بند 4.1 و 4.2، که به ترتیب مربوط به شرایط و الزامات ذی‌نفعان است، شناسایی می­‌شود. 7.1.6 همچنین ارتباط مشخصی با: بازنگری مدیریت، برنامه‌ریزی تغییرات (6.3) و ارتباطات (7.4) دارد. تصمیمات برای برنامه‌ریزی تمهیدات مدیریتی (از جمله توسعه، پیاده‌سازی یا تغییر سیستم مدیریت کیفیت) باید بر اساس حقایق موجود در سازمان گرفته شوند. این امر به منظور ایجاد اطمینان بیشتر در بی‌طرفی تصمیمات گرفته شده‌است. این مجموعه از الزامات، بر پیاده‌سازی یک اصل مدیریت کیفیت یعنی «رویکرد مبتنی بر شواهد» تاکید دارد.

این نوع از اطلاعات و دانش ممکن است از طریق درس‌آموخته‌ها، متخصصان در موضوعات خاص، دانشگاه یا تحقیقات به دست آیند. این دانش برای مواجهه با روندها و تغییراتی است که سازمان با آن‌ها دست و پنجه نرم می‌کند. توانمندی‌های افراد فعال در زمینه سیستم مدیریت کیفیت، نمایانگر توانایی سازمان در به‌­کارگیری تأثیرگذار دانش است. اگر باز هم نیاز به اطلاعات تکمیلی در این زمینه دارید، توصیه می‌کنم مطلب مدیریت دانش و ISO 9001 را مطالعه کنید.

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

18 + سه =