طراحی و تبیین چارچوب مدیریت دانش EFQM
در سال 1997، بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM)، در مشارکت با شرکت هلندی CIBIT و مرکز بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC) در جستجوی تجربه‌ها و دستاوردهای بهینه‌ای در زمینه مدیریت دانش، یک پروژه مطالعاتی بهینه‌کاوی را اجرا نمودند. در سال‌های پس از آن هم سازمان‌های بسیاری اهمیت چارچوب مدیریت دانش را به‌عنوان یک توانمندساز مهم در موفقیت آتی خود دریافتند. مهم‌تر اینکه سازمان‌ها به‌خوبی حس کردند مدیریت دانش، یک تب مدیریتی زودگذر نیست. بلکه آن‌قدر پایدار و همیشگی است که تبدیل به یک دیسیپلین اساسی در سازمان شود.
بر اساس بازخوردهای اعضای بنیاد اروپایی مدیریت کیفیت (EFQM)، سال 2001 یک طرح مطالعاتی دیگر در زمینه چالش‌برانگیز مدیریت دانش کلید خورد. طرح دوم در اواخر سال 2001 در مشارکت با شرکت هلندی CIBIT کلید خورد. 27 شرکت از شرکت‌های قدرتمند در زمینه‌های مختلفی مانند ارتباطات، نرم‌افزار و خدمات فناوری اطلاعات، مشاوره و خودرو در این مطالعه میدانی شرکت کردند. بررسی و تحلیل حرفه‌ای نتایج این طرح‌های مطالعاتی به طراحی و تبیین چارچوب مدیریت دانش EFQM منجر شد.
اصول چارچوب مدیریت دانش EFQM:
- هم راستایی و هم‌خوانی با مدل تعالی EFQM، به سازمان‌های آشنا با این مدل کمک می‌نماید تا به شکل مؤثر و به‌سادگی از این چارچوب برای ارزیابی فعالیت‌های مدیریت دانش خود در مقایسه با بهترین سازمان‌های دنیا استفاده کنند.
- حرفه‌ای‌های مدیریت دانش می‌توانند از این چارچوب به‌عنوان راهبردی استفاده کنند که فعالیت‌های مدیریت دانش خود را با بهبود مستمر سازمان گره بزنند.
- سازمان‌های ناآشنا با مدیریت دانش یا تازه‌کار می‌توانند اولویت‌های خود در زمینه مدیریت دانش را با این چارچوب ارزیابی کنند و گام‌های اولیه را به‌درستی انتخاب نمایند.
- مدیریت دانش، خود یک هدف نیست؛ بلکه ابزاری است برای رسیدن به یک هدف. ازاین‌رو، در این چارچوب، بر روی بخش توانمندسازها به‌وضوح تمرکز شده است. چارچوب مدیریت دانش باید بتواند عملکرد سازمان را بهبود دهد. با استفاده از این چارچوب، یک سازمان می‌تواند دریابد بنا بر دینامیک‌های سازمانی خود، کدام یک از نتایج عملکردش به کدام توانمندسازهای مدیریت دانش پاسخ مناسب می‌دهد.
- مدیریت دانش، بیشترین اثربخشی را زمانی دارد که با یک نگرش کل‌نگر به آن نگاه شود. این نگرش از طریق مجموعه‌ای از فعالیت‌های یکپارچه، هماهنگ و با هم‌راستا کردن منابع انسانی، زیرساخت‌های فناوری و فرایندهای یادگیری عملی می‌شود. با این کار کیفیت دانش سازمان افزایش‌یافته و توانمندی سازمان در ذخیره و بازیابی هوشمندانه دانش بهبود می‌یابد.
چطور می‌توان در مسیر تعالی سازمانی قدم برداشت؟
سازمان‌ها و شرکت‌هایی که در مسیر تعالی سازمانی گام برمی‌دارند نمی‌توانند بدون انجام کارهای اساسی در زمینه مدیریت دانش در مدل EFQM از بخش مدیریت دانش امتیاز مناسبی دریافت کنند. ارزیاب‌های تعالی سازمانی اگرچه ممکن است عمیقاً بر مدیریت دانش و تکنیک‌های عملی آن مسلط نباشند، اما به‌واسطه استفاده از منطق رادار، سازمان را به‌گونه‌ای بررسی می‌کنند که فعالیت‌های بی‌ریشه و پوسته‌ای مدیریت دانش قطعاً امتیاز خوبی نمی‌گیرند. در اصل همان مواردی که ما در متدلوژی پیاده‌سازی مدیریت دانش اینوتکس ایران (iKM) سازمان‌ها را به انجام آنها راهنمایی می‌کنیم تا برنامه‌های اجرایی مدیریت دانش به‌صورت ریشه‌دار و بنیادی پیش برود.
آن چه باید در مورد مدیریت دانش و تعالی سازمانی بدانید:
بهبود وضعیت حوزه‌های دانش
صرف‌نظر از این که چه نوع کاری در زمینه مدیریت دانش انجام شده‌باشد، ارزیاب، ابتدا به دنبال نتیجه یا همان R اول رادار است. به‌عبارتی اصلاً با مدیریت دانش می‌خواهید چه نتایجی به دست بیاورید؟ جواب این سؤال در استراتژی دانش (Knowledge Strategy) نهفته است. مثلاً سازمان باید به‌صورت مدون بیان کند می‌خواهد هزینه‌های کلی نگهداری و تعمیرات را کاهش دهد. نگهداری و تعمیرات به 4 حوزه دانش حیاتی مرتبط است، سازمان در حوزه دانش سوم مشکل دارد و باید در آن حوزه از وضعیت A به وضعیت B ارتقا یابد. پس یکی از کارهای اولویت‌دار مدیریت دانش سازمان این است که وضعیت این حوزه دانش را به شکلی بهبود دهد تا شاخص‌های کلان نگهداری و تعمیرات هم بهبود پیدا کنند.
لحاظ کردن تمام معیارهای مرتبط با رویکرد
پس از آن، ارزیاب به بررسی این می‌پردازد که رویکرد (Approach) برای مسئله بالا چه بوده است؟ چرا این رویکرد انتخاب شده است؟ آیا این رویکرد منطقی است؟ و چندین و چند سوال دیگر که تمام جواب‌های آن در برنامه‌ریزی راهبردی مدیریت دانش (KM Strategy) وجود دارد. به طور مثال مشخص می‌شود برای راهبرد دانش A باید از تکنیک x، ابزار Y، مشوق Z، یا ساختار W استفاده کرد. اینها در اصل نشان‌دهنده رویکردی هستند که باید تمام معیارهای مرتبط با رویکرد در آن لحاظ شده‌باشد. بعد از آن به بررسی نحوه جاری‌سازی رویکرد (Deployment) و در انتها به بررسی نحوه ارزیابی و تصحیح (Assessment & Refine) رویکردهای مدیریت دانش پرداخته‌می‌شود.
راه‌حل اینوتکس ایران برای سازمان شما
این خدمت مشاوره‌ای برای سازمان‌های آشنا با ادبیات خاص تعالی سازمانی و منطق RADAR طراحی شده‌است و به درک بهتر رابطه چارچوب مدیریت دانش و تعالی سازمانی کمک می‌کند. برای اجرای موفق‌تر این چارچوب ما بسته خدمات مشاوره‌ای ارائه داده‌ایم که کمک می‌کند:
- وضعیت مدیریت دانش سازمان خود را به‌صورت کاملاً سیستمی و بر مبنای چارچوب تعالی سازمانی برای مدیریت دانش، اندازه‌گیری و ارزیابی نمایید؛
- نیازهای مدیریت دانش خود را در راستای نتایج تعالی سازمانی شناسایی و تبیین کنید تا تصویر جامعی از مدیریت دانش سازمان شما نشان دهند و با اهداف کسب و کار کاملاً مرتبط باشند؛
- رویکردهای منطقی، مبتنی بر استراتژی و پایدار برای مدیریت دانش خود تعریف نمایید؛
- به کمک روش‌های قابل‌اندازه‌گیری و به‌صورت سیستمی مدیریت رویکردهای مدیریت دانش را عملی کنید.
کلام آخر
- نتایجی که می‌توان با مدیریت دانش بدست آورد بسیار گسترده‌اند؛ اما مهم این است که کدام موارد اولویت دارند؟
- روش‌ها و تکنیک‌های دستیابی به نتایج بالا هم بسیار گسترده‌اند اما کدام یک توجیه برای ذی‌نفعان دارند؟
- جاری‌سازی، بیشتر به تخصص‌های مدیریت دانش و نحوۀ به کارگیری آنها مرتبط است. لزومی وجود ندارد سازمان شما به یکباره همه روش‌ها و ریزه‌کاری‌های آنها را بیاموزد؛
- دو نکته هم در نتایج و هم در تصحیح رویکردها وجود دارد؛ اولاً این که رویکردها چطور بازنگری می‌شوند، دوم این که این نتایج چقدر تداوم دارند؟ که هر دو نشان‌دهنده این هستند که فرایندهای برنامه‌ریزی راهبردی دانش و برنامه‌ریزی راهبردی مدیریت دانش اگر درست مستقر شوند و خروجی‌های آنها به‌خوبی در سازمان اجرا شود، امتیاز کامل مدیریت دانش در EFQM تضمین شده است.
