بِه‌روش­­‌هایی برای مستند‌سازی درس‌ آموخته پروژه

فهرست مطالب

دقیقه زمان تقریبی مطالعه

اول سند درس‌ آموخته پروژه بعد جشن اتمام پروژه.

شما هم وقتی پروژه‌ای تمام می­‌شود، جشن می­‌گیرید؟ اگر جوابتان مثبت است باید بگویم لطفا عجله نکنید. تا وقتی‌که سند درس‌ آموخته پروژه را مستند نکرده‌اید؛ نباید خوشحالی کنید چراکه هنوز پروژه تمام نشده‌است. سازمان شما به‌عنوان یک مجموعه با جمع‌­آوری و انتشار دروسی که تیم هنگام تکمیل پروژه قبلی یاد گرفته‌است می‌تواند از مزایای درس‌ آموخته‌های پروژه بهره‌­مند شود. اگر بخواهم خیلی خلاصه بگویم، با این کار احتمال اشتباه‌های مشابه توسط سایر تیم‌­ها را کاهش می‌دهید و در مورد چگونگی بهبود فرایندها و روندهای مختلف از تجربیات خود استفاده می‌کنید.

مستند سازی درسآموخته‌های پروژه باعث ارتقا و بهبود مستمر فرایندها می‌شود.

همین اهمیت درس آموخته‌ها باعث شد در این مقاله به بِه‌روش­هایی برای ثبت درس‌‌ آموخته‌ پروژه، نحوۀ ایجاد و مستندسازی آنها و اینکه چطور بِه‌روش‌ها می­‌توانند به سازمان شما در بهبود عملکرد پروژه کمک کنند؛ بپردازم. اکثر مدیران پروژه ارزش مستندسازی درس آموخته‌ها و مزیت آن برای تیم‌­، سازمان‌­ و پروژه­‌های فعلی و آینده را می­‌دانند. چراکه آنها اطلاعات ثبت شده‌ای­ هستند که جنبه­‌های موفق و ناموفق یک پروژه را نشان می­‌دهند. به اشتراک‌گذاشتن درس‌آموخته‌های پروژه میان اعضای تیم، سازمان را قادر می‌سازد از بِه‌روش‌های سازمانی استفاده کنند و در عین حال اشتباهات گذشته را تکرار نکنند.

 منظور از درس آموخته‌ها در مدیریت پروژه چیست؟

در هر پروژه جدید، مدیر پروژه روش‌های جدیدی را برای آزمودن، نوآوری و تحقیق در آن زمینه انجام می‌دهد. او می‌خواهد مؤثرترین روش‌ برای اتمام بهینه پروژه را پیدا کند. به این روش‌های موثر و جدید، درس‌آموخته پروژه می‌گوییم. این روش‌ها حاصل تجربیات مثبت و منفی هستند. حتی اگر پروژه فعلی با پروژه قبلی متفاوت باشد باز می‌توانید از اطلاعات و روش‌های موثر قبلی برای بهبود کارایی پروژه فعلی استفاده کنید. این روش‌ها می‌توانند درس گرفتن از اشتباه و یا کشف روش‌های جدید باشند. لازم است بدانید که اشتباه کردن یک چیز خیلی عادی و عمومی است، اما پنهان کردن این اشتباه‌ها، غیرقانونی و تکرار آن غیر اخلاقی است. پس به‌کارگیری مؤثر درس‌ آموخته‌های جدید و استفاده از آنها در تمام پروژه‌های فعلی و آینده کسب ‌و کار، به تیم‌ها کمک می‌کند از اشتباهات مشابه قبلی دوری کنند و از تجربیات مثبت خود نهایت استفاده را ببرند.

 درس آموخته‌های مثبت و منفی هر دو به یک اندازه برای شما و سازمانتان با اهمیت هستند.

درس آموخته‌ها شامل روند­ی برای شناسایی، بایگانی، اعتبارسنجی و انتشار درس‌ها هستند. استفاده از این فرآیندها نیازمند شناسایی کاربرد، مستندسازی، بایگانی و انتقال آن‌ها به پرسنل مربوطه است. برای اینکار باید اقدام‌هایی که در نتیجه این دروس لازم است انجام دهید را شناسایی کنید و با نظارت بر شرایط، مطمئن شوید که تمامی اقدام‌ها به درستی انجام شده‌اند.

 فرایند شکل‌گیری و مدیریت درس‌ آموخته‌های پروژه

برای شکل‌گیری و مدیریت درس‌ آموخته‌ها معمولا فرایند پنج‌مرحله‌ای زیر را باید اجرا کنید.

تشخیص

مرحله اول، مربوط به شناخت و گردآوری روش‌های جدیدی است که تازه یاد گرفته‌اید. همه ذی‌نفعان پروژه، در جمع‌­آوری درس‌ آموخته پروژه دخیل هستند. اینها همان افرادی هستند که باید در کارگاه­‌های آموزشی شرکت ­کنند تا درس‌آموخته‌ها را به اشتراک بگذارند. هدف کلی این است که بفهمیم چه چیزی خوب پیش رفته؛ چه چیزی خوب پیش نرفته و چه کاری را می‌توانید بهتر انجام دهید. ابتکار عمل‌های بعدی می‌توانند در نتیجه توصیه­‌های موجود در درس‌آموخته‌های فعلی به وجود بیایند.

مستندسازی

همه آموزه­‌های جدید باید به طور رسمی ثبت شوند از طرفی ذی‌نفعان پروژه در داخل سازمان باید از آنها مطلع شوند. نکته بسیار مهم اینکه این مرحله باید در حین انجام پروژه و نه بعد از اتمام آن انجام شود. این کار یعنی، نه چیزی به دست فراموشی سپرده می‌شود و نه برای دستیابی به درس‌ آموخته‌های پروژه نیازمند متخصص یا فرد خاصی هستید.

آزمایش کردن

کارشناسان باید همۀ جوانب درس‌ آموخته‌های جدید پروژه را بررسی کنند و ببینند که بهتر است کجا از آنها استفاده کنند. درس­‌های تازه باید به‌عنوان «پیشنهاد» برای کاربردهای خاص ثبت شوند و اعضای تیم بتوانند به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشند.

ذخیره کردن

برای ذخیره این حجم عظیم از اطلاعات باید از نرم‌افزار مناسب استفاده کنید. نرم‌افزارهای مدیریت دانش بهترین انتخاب برای سازماندهی و ذخیره آن‌ها هستند. این نرم‌افزارها با ایجاد ارتباط معنایی در محتوا و درخت‌های دانش کمک می‌کنند علاوه بر دسترسی ساده و سریع به محتوا، ارتباط معنایی عمیقی بین آموخته‌های مستند قدیمی و جدید ایجاد شود.

بازیابی

از همان لحظه کشف باید جلوی اشتباه مجدد را بگیرید. این یعنی با انجام مراحل بالا اطلاعات و درس‌ آموخته‌های پروژه باید در پروژه‌­های در حال انجام فعلی مورداستفاده قرار بگیرند.

چرا مستندسازی مهم است؟

همانطور که قبلا هم گفتم درس‌ آموخته‌های پروژه، دانش ثبت شده‌ای هستند که جنبه­‌های موفق و ناموفق یک پروژه را نشان می‌­دهند. این دروس نشانه تعهد سازمان برای انجام مدیریت پروژه به نحو عالی است. با کمک آنها مدیران پروژه این امکان را خواهد داشت که از تجربیات واقعی دیگران در پروژه استفاده ­کند. همه ما و در هر جایگاهی اگر ذینفع در پروژه هستیم به‌نوعی در مراحل مختلف ایجاد درس‌آموخته پروژه سهیم هستیم. اما آیا سهم خود را با مستند سازی آنها ادا می‌کنیم.

مستند سازی باید با مشارکت، نظر و تایید تمامی ذینفعان در پروژه انجام شود.

به‌عنوان‌مثال، برخی از ما اگرچه تجربه‌ای جدید در هر پروژه کسب می‌کنیم، اما درس‌ آموخته این تجربه را مستند نمی­‌کنیم؛ شاید به این خاطر که مکانیسم خاصی برای انجام این کار نداریم. بعضی از ما درس‌ آموخته یک پروژه را مستند می­‌کنیم ولی در ادامه از آن هیچ استفاده عملی نمی‌کنیم. بعضی دیگر هم اگرچه درس‌ آموخته‌‌های پروژه را ثبت کرده و قبل از انجام هر گام‌ ابتکاری آنها را بررسی می‌کنند، اما هیچ تجزیه و تحلیلی روی سایر پروژه‌های موفق یا ناموفق قبلی انجام نمی‌دهند. تمام اینها حاکی از این موضوع است: «وقتی مستندسازی اهمیت دارد که به درستی از دانش مستند شده استفاده کنیم».

چگونه درس‌‌ آموخته پروژه را مستندسازی کنیم؟

بارها اشاره کردم که باید درس‌ آموخته پروژه را ثبت کنید و آن را با ذی‌نفعان پروژه به اشتراک بگذارید. حالا سوال این است که چطور این کار را انجام دهیم؟

برای اینکار و باتوجه به مخاطب، می‌­توانید گزارش‌هایی در قالب‌های مختلف بنویسید. این گزارش حاصل جلسه‌ای با ذینفعان پروژه است. اطلاعات جمع‌آوری‌شده در جلسه درس‌آموخته و نظر افرادی که نتوانستند در آن جلسه شرکت کنند را باید در گزارش دقیق درس‌ آموخته پروژه بگنجانید. همه شرکت‌کنندگان جلسه باید یک کپی کامل گزارش را از مجری جلسه دریافت کنند و در مورد صحت و دقت آن نظر بدهند.

 گزارش‌هایی درس 
اموخته پروژه را در قالب‌های مختلف و متناسب با افراد دریافت کننده آن بنویسید.

گزارش نهایی جلسه باید همراه با سوابق قبلی پروژه مستند و نگهداری شود. مجری باید خلاصه‌­ای از این جلسه را برای مدیر تهیه کند. چیزهایی که باید در این گزارش بیاورید شامل نمایی کلی از فرایند درس‌ آموخته‌‌ها، فهرستی از نقاط قوت، نقاط ضعف و توصیه‌هایی برای تغییر پروژه است. اگر مدیر به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشد باید آن را به‌صورت پیوست ارائه کنید.

چگونه گزارش درس‌‌ آموخته پروژه بنویسیم؟

هنگام تهیه گزارش، موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • مخاطبین گزارش را بشناسید. آیا این گزارش برای اعضای تیم پروژه است یا ذی‌نفعان پروژه؟ گزارش‌های مربوط به اعضای تیم، بیشتر شامل فعالیت‌های روزانه پروژه است؛ اما گزارشی که برای ذی‌نفعان تهیه می‌شود باید روی اهداف کلی پروژه تأکید داشته باشد.
  • نکات و نتایجی که برای مخاطب مهم است را در متن خود مشخص کنید.
  • پاسخ­‌ها به نظرسنجی در جلسه را مرتب کنید و آنها را به گزارش­‌های مرتبط ارتباط دهید.
  • موارد کلیدی را شرح دهید. برای بهبود روندها پیشنهاد‌هایی ارائه کنید و حتماً به جنبه­‌های مثبت و منفی پروژه اشاره کنید.
  • گزارش را به اشتراک گذاشته و نگه دارید. برای ذخیره‌­سازی و استفاده از این گزارش در پروژه‌­های بعدی، یک پوشه در فضای ابری، درایو مشترک یا از همه بهتر، در نرم‌افزار مدیریت دانش سازمان ایجاد کنید و گزارش را آنجا ذخیره کنید.

چگونه آنها را به اشتراک بگذاریم؟

بهترین روش برای درک و انتشار یافته‌­هایتان، همان گزارش‌­های اختصاصی است که برای افرادی با درصد مشارکت متفاوت در پروژه نوشتید. جزییات بیشتر این گزارش‌ها را می‌توانید در ادامه ببینید.

  •  گزارش به سهام‌داران: در این مدل از گزارش باید دورنمای کلی پروژه برای ذی‌نفعان و سهام‌داران پروژه قابل‌مشاهده باشد. چراکه آنها مایل‌اند راجع به عواملی مانند هم‌جهت بودن پروژه شما با دیگر اهداف صنعت، ملاحظات مالی، حاشیه سود و ددلاین بلندمدت پروژه اطلاع داشته باشند.
  • گزارش به اعضای تیم: اعضای تیم مایل‌اند بدانند که روند انجام روزانه یک پروژه چگونه است. گزارشی که به آنها می‌دهید باید در مورد ددلاین هر فرد (چه انجام شده و چه نشده)، انسجام و ارتباطات تیم و عملکرد کلی پروژه باشد و حتماً به دستاوردهای آنها هم اشاره کنید.
  • محل ارائه گزارش: گزارش‌­ها باید در یک پایگاه داده کاملاً در دسترس مانند یک درایو مشترک، فضای ذخیره‌­سازی ابری یا نرم‌افزار مدیریت دانش نگهداری شود تا کارمندان مختلف شرکت بتوانند در صورت لزوم به آنها دسترسی داشته باشند.
  • تهیه فهرست درس­ آموخته‌های پروژه: بدون اینکه بیش از حد به جزئیات بپردازید، یافته­‌های خود را به‌صورت یک نمای کلی ارائه کنید. برای این کار می‌توانید از بصری سازی دانش استفاده کنید. با این لیست کلی، مخاطبان بیشتری در محل کار می‌­توانند از طریق ایمیل یا خبرنامه مطلع شوند.

راهنمای تدوین نظام مدیریت درس آموخته‌ها

از اینکه تا این بخش از مقاله همراه بودید ممنونم، در اینجا قصددارم کتابچه راهنمای ارزشمندی را به شما معرفی کنم. با کمک این راهنما می‌توانید کلیه نیازمندی‌های سازمان خود در زمینه درس آموخته‌ها از جمله نیازمندی‌های نرم افزاری، تغییرات فرایندی و ساختاری را تدوین و آماده اجرا کنید. برای تهیه این کتابچه از لینک زیر استفاده کنید.

نمونه‌­هایی از درس‌‌ آموخته پروژه برای ذینفعان

هر پروژه در صورت اتمام، چه موفقیت‌آمیز باشد چه نباشد، برای کسانی که در آن مشارکت داشته‌اند تجربه‌­ای گران‌بهاست. این درس­‌ها ممکن است عمومی و فراگیر یا اختصاصی باشند. برای مثال چند نمونه­ عمومی از درس‌ آموخته‌های پروژه برای سطوح مختلف یک سازمان تهیه شده‌است که در ادامه می‌بینید.

مدیران پروژه:

  • کمک و درک اعضا: وظایف پروژه را متناسب با افراد به آنها محول کنید و ددلاین‌های واقع‌بینانه برای هر وظیفه تعیین کنید. سعی کنید محیطی ایجاد کنید که سبب بهبود همکاری بین افراد شود.
  • ارتباط شفاف و واضح : مرتباً با تیم تماس بگیرید و خطوط ارتباطی را باز نگه دارید. چیزی که از تیم انتظار دارید را به‌صورت واضح بیان کنید.
  • تحسین متناسب با شخصیت و پاداش دهی: وقتی تیمتان کاری را به‌خوبی انجام می­‌دهد آنها را تحسین کنید و به آنها پاداش دهید.

اعضای تیم:

  • استقبال از مشورت کردن: از رهبران و هم تیمی­‌های خود مشاوره بگیرید.
  • چک کردن مداوم پروژه و پیشرفت آن: با تمام افراد درگیر در سطوح مختلف پروژه ارتباط برقرار کنید و به طور منظم به مدیر(های) خود آپدیت جدید پروژه را اعلام کنید.
  • بهبود کار: برای پیشرفت کردن، از دیگران در مورد کارتان بازخورد بگیرید.

مدیر اصلی شرکت:

  • ایجاد تصویر کلی: انتظارهای خود از پروژه را به‌وضوح تعریف کنید. محدودیت­‌های بودجه و زمان باید در همان ابتدای پروژه در نظر گرفته شوند.
  • مقابله با خطر: بخش‌های پرخطر را بررسی کنید و مانع از ایجاد تأخیر طولانی در روند پروژه شوید.
  • آموزش به تیم: از تجربیات خود (و همچنین اطرافیان) برای بهبود فرایندها در همه سطوح استفاده کنید.

چرا درس‌ آموخته پروژه برای مدیریت پروژه مهم است؟

مستندسازی و اشتراک‌­گذاری درس‌ آموخته پروژه در سازمان، تعداد شکست‌های احتمالی پروژه را کاهش می‌دهد. از طرفی می‌تواند کمک کند تا مدیران روش‌هایی را در پیش بگیرید که منجر به موفقیت پروژه‌های آتی شود. برگزاری جلسه‌های پیرامون درس‌ آموخته پروژه باعث افزایش اعتماد بین اعضای تیم می‌شود. اینکار به آنها اجازه می‌­دهد دیدگاه‌شان در مورد درست یا غلط بودن اقدام‌های انجام شده در طول پروژه را به اشتراک بگذارند. همچنین باعث افزایش حس مشارکت افراد می‌شود و آنها را تشویق می­‌کند تا از فرایند مدیریت پروژه حمایت بیشتری کنند.

ایجاد حس اعتماد، همکاری و مشارکت از مزایایی برگزاری جلسات گزارش درسآموخته پروژه است.

با استفاده از درس‌ آموخته‌های پروژه می‌توانید:

  •  از تجربه‌ها درس بگیرید: با کمک موفقیت­‌های خود در گذشته، از اشتباهات احتمالی اجتناب کنید. همه چیزهایی که در لحظه یاد می­‌گیرید یادداشت کنید تا چیزی را فراموش نکنید.
  • فرایندهای ناکارآمد را شناسایی کنید: فرایندهای اضافی را حذف کنید تا کارتان در آینده ساده‌تر شود. هر چیزی که به تیم در مسیر رسیدن به اهدافش کمک نمی‌­کند را حذف کنید.
  • روندهای خود را ثبت کنید: به تیم‌­های بعدی اجازه دهید که از تخصص شما بهره‌­مند شوند. تخصص خود را با کسانی که می‌خواهند راه شما را دنبال کنند به اشتراک بگذارید.
  • مسیر رشد را واضح کنید: از گزارش­‌های سازماندهی شده که مربوط به پروژه‌­های قبلی هستند برای نشان‌دادن بهره‌­وری و نتایج حاصله استفاده کنید. برای اینکه ببینید چقدر پیشرفت کرده‌اید و همین‌طور برای شناسایی بخش‌هایی که هنوز در آنها مشکل دارید، گزارش‌های قبلی را با گزارش­‌های جدید مقایسه کنید.
  • انسجام تیم را افزایش دهید­: با داشتن موفقیت‌های بیشتر به‌عنوان یک گروه، روحیه تیم را بالا ببرید.
  • ارتباطات را بهبود ببخشید: از همان ابتدا، تیم خود را در فرایند مشارکت دهید. به آنچه می­‌گویند گوش دهید و آنها را تشویق کنید که درگیر فرایند بمانند.
  • روش‌­هایی بهتر را توسعه دهید: ببینید چه چیزی برای تیم شما بهتر است، سپس روی آن تمرکز کرده و آن را اجرا کنید.

چالش‌­های درس‌ آموخته پروژه چیست؟

هنگام اجرای فرایندهای درس‌ آموخته با تیم احتمالاً با مشکلاتی روبرو خواهید شد. در اینجا به چند نمونه از این چالش‌ها اشاره می‌کنم:

  • پیاده‌­سازی در آینده: به کار بردن چیزهایی که آموخته‌­اید در پروژه‌­های آینده ممکن است دشوار باشد. چراکه:
    • 1) فرضیات و متغییرها هنگام ایجاد درس‌آموخته در همه زمان‌ها یکسان در نظر گرفته شده‌‌اند.
    • 2) فرد تنها بخشی از درس آموخته پروژه را نوشته و بقیه در ذهن او باقی مانده، به گمان اینکه فرد استفاده کننده آن را می‌داند.
    • 3)درس آموخته‌ها تنها با یک بعد دسته‌بندی شده‌اند.

برای رهایی از این مشکلات باید الگوها و یا رفرنس‌هایی خاص برای ثبت کامل وجود داشته باشد و هر یک از آنها از ابعاد مختلف و به واحدها و موضوعات مرتبط متصل شوند.

  • مدیریت زمان: زمانی که ددلاین شما نزدیک است و از نظر زمانی در فشار هستید، ممکن است برای جمع‌­آوری بازخورد از تیم خود زمان نداشته باشید. باید با وجود زمان فشرده، حتماً زمانی را برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در مورد درس‌ آموخته‌ها اختصاص دهید.
  • سازمان: ثبت تغییرات سازمانی بین شرکت‌ها متفاوت است. در این میان بهتر است به‌جای یادداشت دست‌نویس در دفترچه‌، یادداشت‌های روی تخته سفید یا فلیپ‌چارت‌ها، برای ثبت این اطلاعات از Microsoft Teams، OneNote و یا نرم‌افزار مدیریت دانش که قابل بازیابی و امن هستند استفاده کنید.
  • سرزنش شدن: برای تیمی که عادت ندارد تجربیات منفی خود را به اشتراک بگذارد، نگارش و ثبت تجربه‌های منفی ناممکن است. برای مواجهه با این چالش می‌توانید از پرسش‌نامه‌های ناشناس استفاده کنید. از سرزنش اعضای تیم به‌خاطر اشتباهشان خودداری کنید. بهترین کار این است که از فردی خارج از اعضای تیم به‌عنوان مجری در جلسه‌ گزارش درس‌آموخته استفاده کنید. مجری بهتر است کسی باشد که تیم کاملاً به او اعتماد دارد تا افراد بتوانند به او بازخورد صادقانه بدهند.

درس‌ آموخته پروژه را کجا استفاده کنیم؟

در پروژه‌های جدید

هر پروژه جدید نیازمند تیمی است که تمام درس‌­های مربوط به کار را مستقیماً یا غیرمستقیم (پروژه‌های مختلف، مشتری‌های مشابه) بررسی کند. الزامات مدیریت تیم باید سخت‌گیرانه‌ باشد. مدیر تیم نه تنها باید درس­‌های مرتبط را بخواند، بلکه باید با ارائه طرحی به مدیران اجرایی شرکت نشان دهد که چگونه از درس­‌های موجود در وظایف خود استفاده کنند. عملکرد مدیریت پروژه نسبت به این طرح باید در جلسه درس همین پروژه (به‌عنوان‌مثال، پس از اتمام مرحله اول آن) بررسی شود.

در مراحل یک پروژه

در پروژه‌هایی که از چند فاز تشکیل شده‌اند. تیم و مدیریت پروژه باید ملزم شوند که درس‌ آموخته‌ها را قبل از شروع پروژه مرور کنند. آنها باید هر چیزی که خوب پیش رفته را ادامه دهند و اشتباه‌های انجام شده را اصلاح کنند. مدیر پروژه باید پیشرفت پروژه را بنابر نظر خود در برنامه اجرای دروس بگنجاند و آن را طی بررسی‌­های دوره­‌ای پروژه به مدیران شرکت ارائه دهد.

در اقدامات مربوط به مدیریت ریسک

درس­ آموخته‌های پروژه باید در اقدامات مربوط به مدیریت ریسک هم گنجانده شود و از آنها به‌عنوان ابزاری برای شناسایی بخش‌های پرخطر و روش کاهش این خطرات استفاده شود.

به‌عنوان جزئی از برنامه­‌های آموزشی

حوزه دیگری که باید از درس‌ آموخته پروژه در آن استفاده شود برنامه‌­ریزی آموزشی است. چراکه این دروس، می‌توانند کم‌وکاستی‌­ها را مشخص کنند و درنتیجه مدیران می‌توانند از طریق برنامه‌­های آموزشی مناسب نقص‌ها را اصلاح کند.

به‌عنوان بخشی از فرایند بهبود مستمر

درس‌ آموخته پروژه بازخوردی عالی برای بهبود مستمر است. مواردی که باید در فرایندها و رویه‌های موجود بهبود پیدا کنند، نیازهای احتمالی فرایند جدید، الزامات تطبیقی و غیره از جمله جاهایی هستند که درس‌آموخته‌ها روی آنها اثر گذارند.

ملاحظات جمع‌آوری درس‌ آموخته پروژه در دورکاری (WFH)

تمام آنچه تا الان گفتیم مربوط به فضاهای کار حضوری بود ولی آیا این موارد در دورکاری هم صدق می‌کند؟ در فضاهای کار حضوری، می‌توانید جلسه‌ها و نظرسنجی‌های مربوط به درس‌آموخته‌‌ها را به راحتی برگزار کنید. اما اگر تمام یا بخشی از تیم شما دورکار باشند، این جلسه‌ها به نحو دیگری پیش خواهند رفت. ارتباطات برای کار تیمی مؤثر بسیار مهم است و به جرات مهم‌ترین جنبه زندگی اداری است. خوشبختانه، فناوری تا حدودی این شکاف مهم ارتباطی را کم کرده‌است. بااین‌حال، اگر در یک محیط اداری ساختاریافته کار نمی­‌کنید، احتمال اینکه با مشکل روبرو شوید زیاد است.

ناگفته نماند که شبکه اجتماعی سازمانی موجود در سیستم‌های مدیریت دانش و امکان استفاده آن بر بستر ابر یا اینترنت می‌تواند بسیاری از چالش‌ها و نگرانی‌ها برای این بخش را پر کند. اما با صرف­‌نظر از شرایط، اعضای جدید تیم هم می‌­توانند راه‌­های خلاقانه‌­ای برای ارتباط با همکاران خود پیدا کنند. برای تطبیق زمان هر دو گروه هم بهتر است برنامه جلسه‌ها و نظرسنجی‌ها تاحدامکان انعطاف‌­پذیر نگه داشته شوند.

بِه‌روش­‌های ضروری در فرایند شکل‌گیری درس آموخته پروژه

  • درس‌آموخته پروژه را در طول خود پروژه ایجاد کنید. باید با جمع‌آوری اطلاعات در زمان صرفه‌جویی کنید. زمانی که یک فاز پروژه یا کل پروژه به پایان رسید، این درس‌ها را نهایی کنید. با این کار می‌توانید مطمئن باشید که آن‌ها را به‌صورت دقیق ثبت کرده‌اید.
  • آیتم‌ها را در جلسه‌های درس‌آموخته شناسایی کنید. به طور منظم با تیم جلسات طوفان فکری برگزار کنید تا ببینید چه درس­‌هایی برای پروژه ارزشمند هستند. همان‌طور که گفتم، این موضوع می‌تواند به موفقیت پروژه­‌های آینده کمک کند. بهتر است ثبت درس‌ها را به آخر پروژه محول نکنید چون ممکن است جزئیات را فراموش کنید.
  • تمام تجربیات خود را مستند کنید. شما باید هم تجربیات مثبت و هم منفی را در سند درس­ آموخته پروژه بنویسید‌.
  • در حین آماده‌­سازی درس‌ آموخته پروژه، همه ذی‌نفعان در پروژه را شرکت دهید. در حین آماده‌­سازی درس‌آموخته پروژه، در طول پروژه و پس از آن لیستی از همه افراد، از جمله همه ذی‌نفعان مربوطه را تهیه ­کنید. با این کار مطمئن خواهید شد که همه توصیه و تجربه‌ها در سند ثبت می‌­شوند.
  • از همه ذی‌نفعان بخواهید که بازخورد دهند. پس از اتمام پروژه نظرسنجی انجام دهید و از تیم پروژه، مشتریان و سهام‌دارانی که به‌خوبی با مدیریت پروژه آشنا هستند، بازخورد دریافت کنید. این کار کمک می‌­کند تا درس‌ آموخته پروژه را درحالی‌که هنوز در ذهن کارکنان است، به تصویر بکشید. می‌­توانید نتایج نهایی را خلاصه کرده و پیشنهادهای لازم را به تیم­‌های آینده منتقل کنید.
  • سند درس‌آموخته پروژه خود را در یک بخش مرکزی در سازمان خود ذخیره کنید. این کار دسترسی سایر تیم‌­های پروژه به اسناد را آسان­تر می­‌کند. بسیاری از سازمان‌ها یک پورتال آنلاین (مانند SharePoint، Google Docs، OneDrive یا نرم افزار مدیریت دانش) برای اشتراک‌گذاری اسناد دارند.
  • اسناد آموخته شده خود را آرشیو (بایگانی) کنید. اسناد درس‌ آموخته پروژه باید به‌عنوان داده‌های تاریخی پروژه بایگانی شود و در درس‌ آموخته‌ پروژه سازمانی گنجانده شوند.
  • درس‌آموخته پروژه خود را با سایر تیم­‌های پروژه به اشتراک بگذارید. هدف اصلی از مستندسازی آنها، ارائه اطلاعات به سایر تیم‌های پروژه است تا کارایی و اثربخشی آنها را افزایش داده و بر تجربه آنها بی‌فزاید. به اشتراک گذاشتن درس‌ آموخته پروژه خود با سایر تیم‌­ها به بهبود عملکرد کلی سازمان کمک می‌­کند.
  • کل تیم را درگیر کنید: همه افراد درگیر در یک پروژه، از کارآموز گرفته تا مدیریت، باید بتوانند در این جلسات مشارکت داشته باشند.
  • سرزنش نکنید: تیم نتیجه کار ساختارمند چندین نفر است؛ این مجموعه است که موفق می­‌شود یا اشتباه می‌­کند. پس به‌جای خصومت و ستیزه‌جویی با یک فرد خاص، همکاری و رفاقت را بین اعضای تیم تشویق کنید.

بهبود ثبت و پیگیری درس‌ آموخته‌های پروژه با «رای‌ون»

شرکت­‌ها باید فرایندی برای جمع‌­آوری، پردازش و انتشار درس‌­ آموخته‌های پروژه ایجاد کنند. این فرایند اگر به‌درستی اعمال شود و به طور مداوم در یک شرکت اجرا شود، می‌تواند به ابزار بسیار ارزشمندی تبدیل شود. رای ون نرم فزاری است که کمک می‌کند به این هدف در بالاترین سطح برسید. این پلت­فرم منعطف که متناسب با نیازهای تیم شما قابل پیکربندی است، به تیم قدرت می‌دهد تا کارها را بهتر انجام دهند و متناسب با نیازشان از آن استفاده کنند.

نرم افزار مدیریت دانش «رای‌ون»، ضبط، مدیریت و گزارش کار را ساده‌تر می‌کند. شما می‌توانید با گزارش‌های جمع‌آوری‌شده، داشبوردها و گردش‌ کاری خودکار در این پلتفرم به ایجاد گراف معنایی بین اطلاعات کمک کنید.

اگر هنوز هم در استفاده از این نرم‌افزار برای ثبت درس‌ آموخته‌های پروژه مردد هستید؛ توصیه می‌کنم مقاله تخصصی چرا مدیریت درس‌آموخته‌ها با رای‌ون موفق می‌شود را مطالعه کنید.

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *