ارزیابی بلوغ مدیریت دانش با مدل ‌APO

از آنجا که پیاده‌سازی مدیریت دانش برای رسیدن به کمال مطلوب، نیازمند تغییرات فراوان و معناداری در فرایند، زیرساخت‌ها و فرهنگ است؛ غیرمحتمل است که در یک خیز ناگهانی حاصل شود. بنابراین بهبود مستمر، بر پایه مراحل تکاملی و گام‌به‌گام شکل می‌گیرد و نه بر اساس نوآوری‌های انقلابی. از این مراحل تکاملی مدیریت دانش که در خلال زمان شکل می‌گیرد، به بلوغ مدیریت دانش تعبیر می‌شود. به عبارتی، ضروری است تا مدیریت دانش به بلوغ برسد و از حالت جمود، به یک کارکرد بین بخشی، که به شکل مستحکمی در سازمان مستقر شده است، تبدیل شود.

الگوهای فراوانی برای بلوغ مدیریت دانش مطرح ‌شده‌اند که انطباق و انتخاب آن را برای محققان سخت می‌کند. به‌علاوه بسیاری از آن‌ها فاقد عمومیت هستند و به شکل تجربی آزمون نشده‌اند و دارای سردرگمی و فقدان مطابقت منطقی با هدف‌ها و شیوه‌های تعریف‌شده در هر سطح، بر اساس مقیاس بلوغ‌اند. بسیاری از این الگوها نیز بسیار کل‌نگرند. همچنین بسیاری از آن‌ها با وجود ارائه پیشنهادهای فراوان، راه‌های عملی کمی ارائه می‌دهند و بیشتر نگران مباحث فناورانه هستند و کمتر مباحث فرهنگی و مدیریتی را مدنظر دارند. این مسئله را در تمرکز حدود 70 درصدی مقالات مرتبط با مدیریت دانش بر فناوری اطلاعات یا سیستم‌های اطلاعاتی می‌توان مشاهده کرد. در نتیجه بر بسیاری از الگوهای بلوغ مدیریت دانش ایرادهایی وارد است که لزوم درک آن‌ها را ضروری می‌کند.

مدل بلوغ APO چیست و چند سطح دارد؟

بلوغ مدیریت دانش به روش APO توسط سازمان بهره‌وری آسیایی (APO) طراحی و گسترش یافت. این مدل یکی از پرکاربردترین و بهترین مدل‌ها در سازمان‌های ایرانی است چراکه بر اساس داده‌های شرقی و بومی گردآوری و تدوین شده‌است. هر کدام از این مولفه‌ها دارای زیر مولفه‌های مشخص و همچنین سوالاتی هستند که جواب مجموع آنها مشخص کننده نتیجه ارزیابی سطح بلوغ سازمان است.

• رهبری مدیریت دانش (KM Leadership)
• فرایندها (Processes)
• کارکنان (People)
• فناوری (Technology)
• فرایندهای دانشی (Knowledge Processes)
• یادگیری و نوآوری (Learning and Innovation)
• خروجی‌های مدیریت دانش (KM Outcomes)

نحوه ارزیابی سطح بلوغ مدیریت دانش در مدل APO

ابزار ارزیابی بلوغ مدیریت دانش سازمان بهره‌وری آسیایی(APO)، روشی را برای شناسایی حوزه‌هایی که سازمان می‌بایست ابتکارات مدیریت دانش خود را در آن متمرکز کند، ارائه کرده است. نتیجۀ ارزیابی با این ابزار، نقاط قوت سازمان و حوزه‌هایی که نیازمند بهبود هستند را مشخص می‌کند. در واقع، اهداف ارزیابی مدیریت دانش بر اساس مدل سازمان بهره‌وری آسیایی APO عبارتند از:

• تعیین اینکه مدیریت دانش به چه میزان در سازمان جاری شده است؟
• تعیین اینکه آیا سازمان، فرایندهای مدیریت دانش را به شکل درست، پایدار و سیستماتیک انجام داده است؟
• شناسایی نقاط قوت و حوزه‌های بهبود برای استقرار مدیریت دانش.

نتایج ارزیابی درک درستی از میزان آمادگی سازمان در سطوح مدیریت دانش را فراهم می‌آورد و این سطوح از ابتدایی‌ترین سطح یعنی مرحله انفعالی تا مرحله رشد و کمال در بالاترین سطح می‌باشد. پس از پاسخگویی افراد سازمان به سوالات، پاسخ ها جمع‌­آوری و امتیازات آنها محاسبه می‌گردد. امتیاز به‌دست آمده با نمودار زیر تطبیق داده می‌شود و بنابراین وضعیت بلوغ مدیریت دانش سازمان تعیین می‌شود. همانطور که مشاهده می‌شود، 5 سطح بلوغ شامل «واکنش، تکاپو، گسترش، پایش، بلوغ» در نمودار زیر آورده شده است.

مزایای مدل بلوغ و چارچوب مدیریت دانش

زمینه و آغاز شکل گیری چارچوب مدیریت دانش APO به سپتامبر 2007 در کشورهایی نظیر چین، هند، ژاپن و چند کشور دیگر برمی‌گردد که قصد داشتند چارچوبی برای تمامی کشورهای عضو ایجاد کنند که باعث شکل گیری چارچوب مدیریت دانش APO شد. این رویکرد قابل‌فهم برای سازمان‌ها و صنایع مختلف (تولیدی-خدماتی) و همچنین کشورهای عضو APO است. یکی از مزایای اصلی به‌کارگیری این متد کمک به سازمان‌های کوچک و بزرگ در راستای اهرم قرار دادن مدیریت دانش در دستیابی به منافعشان است. در APO مدیریت دانش را به این صورت تعریف کرده‌اند: «مدیریت دانش یک فرایند یکپارچه‌شده برای خلق، به اشتراک‌گذاری و به‌کارگیری مدیریت دانش جهت افزایش رشد، بهره‌وری و قابلیت سوددهی سازمانی است». مدل بلوغ تنظیم شده توسط اینوتکس ایران در نظام‌نامه مدیریت دانش برای دستگاه‌های اجرایی برگرفته از مدل APO است.

اجزاء چارچوب مدیریت دانش چیست؟

1. لایه اول (هسته مدل) بیانگر چشم‌انداز و مأموریت مدیریت دانش در سازمان است. در چشم‌انداز، وضعیت آتی که سازمان در زمینه مدیریت دانش می‌خواهد به آن برسد ترسیم و در مأموریت، نحوه تحقق چشم‌انداز و نقش سازمان در آن مشخص می‌شود.
2. تسهیل‌گرهای مدیریت دانش در لایه دوم مدل قرار دارند که بستری مهم برای اجرا و توسعه فرایندهای دانشی در سازمان هستند که با بهره‌گیری صحیح از این عناصر فناوری، سرمایه انسانی، ساختار، فرایندها و فرهنگ سازمانی روند استقرار مدیریت دانش در سازمان تسهیل می‌شود.
3. در لایه سوم مدل، فرآیندهای دانشی قرار دارند که پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان از شناسایی و کشف دانش تا به‌کارگیری دانش، در گرو اجرای صحیح آنها است. این فرایندها شامل شناسایی و کشف دانش، خلق دانش، حفظ و نگهداری دانش، اشاعه و تسهیم و به‌کارگیری دانش هستند.
4. لایه چهارم مدل دربردارنده نتایج مدیریت دانش در سازمان است و شامل نوآوری، یادگیری، توسعه فردی، توسعه تیمی، و توسعه سازمانی می‌باشد.
5. در لایه پنجم و نهایی، پیامدهای کسب نتایج مندرج در لایه چهارم قرار می‌گیرد. پیامدهای نتایج اجرای مدیریت دانش در سازمان‌ها شامل مواردی نظیر بهبود کیفیت خدمات، ارتقاء شفافیت و پاسخگویی به شهروندان و بهره‌وری هستند.

رویکردهای مختلف استقرار مدیریت دانش:

• بالا به پایین: این نوع رویکرد از سطح مدیران ارشد سازمان به‌صورت دستورالعمل‌ها و نظام‌نامه‌ها ایجاد می‌شود و به سطوح پایین‌تر سازمان ارجاع می‌شود.
• پایین به بالا: این نوع رویکرد برعکس رویکرد قبل است. در این رویکرد ابتدا فرایندها و فعالیت‌هایی در سطوح پایین سازمان شکل می‌گیرد و کم کم به سطوح بالاتر سازمان ارجاع می‌شود و نهایتاً به‌صورت دستورالعمل و نظام‌نامه درمی‌آید.
• کوچک: این رویکرد همان رویکرد پایلوت است. بدین صورت که قسمتی از سازمان به عنوان نمونه برای اجرای دستورالعمل‌های مدیریت دانش انتخاب می‌شود.
• بزرگ: در این رویکرد پروژه مدیریت دانش در سطح وسیعی از سازمان اما با عمق کمی شروع به کار می‌کند.
• شخصی: محوریت اجرا در این رویکرد، تک‌تک افراد هستند و برنامه مدیریت دانش بر مبنای آن طراحی می‌شود.
• تیمی: در این رویکرد محوریت اجرا، گروه‌های کاری یا واحدهای مختلف سازمانی هستند و برنامه مدیریت دانش بر مبنای آن طراحی می‌شود.
• سازمانی: محوریت این رویکرد کل سازمان است و برنامه مدیریت دانش بر مبنای آن طراحی می‌شود.
• اجتماعی: محوریت این رویکرد منابع انسانی سازمان، اجتماعات غیررسمی و گروه‌های غیرکاری است و برنامه مدیریت دانش بر مبنای آن طراحی می‌شود.