به‌اشتراک‌گذاری دانش، ایده‌ای است که به مدد آن می‌توان هر نوع اطلاعات مفیدی را از فردی به فرد دیگر انتقال داد. این مفهوم می‌تواند با تمامی افرادی که تمایل دارند تجربیات، داده‌ها، محتوای کنفرانس‌ها، مجموعه مهارت‌ها، و کارهایشان را به اشتراک بگذارند مرتبط باشد. به‌اشتراک‌گذاری دانش یکی از اساسی‌ترین عناصر در دنیای مدیریت دانش است. این کار شامل روش‌های به‌اشتراک‌گذاری دانش، جلسات به‌اشتراک‌گذاری، فعالیت‌ها و فرهنگ آن می‌شود.
همین‌طور که جستجوی عمیق در بین نقطه‌نظرهای موجود در حوزۀ به‌اشتراک‌گذاری دانش، ابزارهای به‌اشتراک‌گذاری دانش و بِه‌روش‌ها را آغاز کردم، متوجه شدم برای درک بهتر این موضوع بایستی اینطور شروع کنیم. ما باید با تمام وجود حس کنیم که دانش سرمایه و ثروت بالقوه است. همیشه این را به خاطر بسپارید، افراد باهوش تنها با کمک دانش است که می‌توانند از همه میدان‌های سخت عبور کنند. این در حالی است که اکثریت هنوز به دنبال راه‌هایی جادویی برای بهره‌وری و کسب ثروت هستند. اما اگر همین ثروت، متروک و دست‌نخورده باقی بماند؛ غیرقابل‌استفاده و غیرقابل بهره‌برداری می‌شود.
خوب است که مرتب تفکرات، ایده‌ها و دانشتان را در مقایسه با تفکرات دیگران قرار دهید تا بتوانید دانش خود را صیقل داده و به‌روز بمانید.
میشل دو مونتنی (Michel Eyquem de Montaigne)
سیستم‌ها، شیوه‌ها و روش‌ها، فرهنگ، فرایند و فناوری همگی تعدادی از پارامترها و ایده‌های بینادی هستند که در انتقال دانش از نسلی به نسل دیگر و از رهبران به پیروان مورد توجه قرار داشتند. خوب است بدانید شما زمانی انتقالِ دانشِ عالی و بی‌نقص را تجربه می‌کنید که از واسطه‌های مختلف استفاده کنید و در ضمن آشنایی و شناخت عمیقی از اهداف شکل‌گیریِ آن واسطه‌ها داشته باشید. حالا به نقطه شروع اشتراک گذاری می‌رسیم. یک نفر فرستنده و یک نفر گیرنده، این شروع فرایند اشتراک‌گذاری است. درنتیجه ایدۀ به‌اشتراک‌گذاری دانش را در سازمان‌هایی می‌توان پیاده‌سازی کرد که تعداد کارکنان از دو نفر بیشتر باشد. همین یک کار یعنی اشتراک گذاری موثر دانش، بینشی برای شما و سازمانتان ایجاد می‌کند که از طریق آن می‌توان یک جرقۀ کوچک را به آتشی سوزان تبدیل کرد.
اهمیت به‌اشتراک‌گذاری دانش
دانش شالودۀ کلیدی و اصلیِ یک مؤسسه، سازمان، تخصص یا تجارت است. هر زمینۀ کاری که بیش از یک کاربر داشته باشد به حوزۀ اشتراک‌گذاری ایده‌ها، ابتکارات و دانش ارتباط پیدا می‌کند (این امری منطقی است). اشتراک‌گذاری درست از زمانی شروع می‌شود که داده‌های یک کاربر به کاربر دیگر منتقل شود. در این بین سیستم‌های مدیریت دانش، بسترهای مناسبی را برای انتقال کامل و کارآمد اطلاعات فراهم می‌کنند. شما زمانی می‌توانید شاهد حداکثر بهره‌وری از دانش موجود در سازمانتان باشید که دید واضح و مشخصی از دانش و شکل‌های ایجاد دانش داشته باشید. بعد از شناخت کامل این موضوع، سیستم مدیریت دانش کمک می‌کند طیف وسیعی از افراد در سازمان شما درگیر اشتراک‌گذاری موثر شده و برقراری ارتباط و همچنین تقویت ارتباطات با سهولت بیشتری انجام شود. این جمله را در ذهن بسپاریم «گنجی بالاتر از دانش و فقری بالاتر از جهل وجود ندارد.»
مزایای به‌اشتراک‌گذاری دانش
اگر بخواهم به نوعی مزایای اشتراک گذاری دانش را خلاصه‌وار بیان کنم، موارد زیر را شامل می‌شود:
- افزایش درک سازمانی و هوش جمعی
- ایجاد فرصت‌های یادگیری
- بهبود تحویل محصول به مشتری
- توجیه قانع‌کننده‌تر برای اعضای تیم
- ارتباطات سودمند
- ایجاد نوآوری و رشد در سازمان
- شکل‌گیری تصمیم‌گیری سریع‌تر
- انتقال یادگیری به شکل اصولی
مفاهیم به‌اشتراک‌گذاری دانش و چالش‌های پیشروی آن
اشتراک‌گذاری دانش استعدادی ذاتی و خدادادی نیست، بلکه باید در کل سازمان جریان پیدا کرده، آموزش داده و در نهایت فرهنگ‌سازی شود. فکر می‌کنید سازمان شما جزو کدام یک از این سه مدلی است که در ادامه نام می‌برم. بعضی از سازمان‌ها فرهنگ به‌اشتراک‌گذاری دانش دارند؛ اما بعضی دیگر صرفاً ادعای داشتن این فرهنگ را دارند و بعضی‌ها هم متاسفانه و در کمال ناباوری این فرهنگ را ندارند.
حالا به این فکر کرده‌اید که چه سازمان‌هایی این فرهنگ را دارند؟ جالب است بدانید سازمان‌هایی که برای خود شخصیتی بسیار قوی می‌سازند، در اغلب مواقع نسبت به دیگر سازمان‌ها، مدیریت دانش و فرایندهای بنیادینِ به‌اشتراک‌گذاری‌شان از منظر کاری موفق‌تر و کارآمدتر است. بر اساس نکات گفته شده کاملا واضح است که این سازمان‌ها چرا موفق‌تر هستند. در نهایت باید بدانید اگر مفاهیم به‌اشتراک‌گذاری دانش به‌درستی بین اعضای سازمان جا نیافتد، ممکن است چالش بزرگی ایجاد شود. در اینجا به چند نمونه از این موارد اشاره می‌کنم:
- تفسیر نادرست اطلاعات در بین اعضا
- اعمال‌نفوذ نابجای بعضی از اعضا بر اهداف میان‌مدت سازمان
- فقدان مشارکت‌های سازنده برای رسیدن به اهداف
- ترجیح بعضی از اعضا برای تنها کار کردن و عدم مطابقت اولویت‌های آنها با اولویت‌های تیم (اولویت‌دهی غیرمنصفانه)
ایده‌هایی جهت به‌اشتراک‌گذاری دانش
احتمالا به این حوزه علاقه دارید که تا این جای مقاله همراه این متن هستید، بر همین اساس احتمالا می‌دانید سازمانهای موفق زیادی را می‌توانید پیدا کنید که با کمک اشتراک‌گذاری موثر دانش و در کنار سایر استراتژی‌ها توانسته‌اند بهره‌وری و کارایی منحصر به فردی را تجربه کنند. پیشنهاد می‌کنم کمی موضوع را واکاوی کنید تا در مورد این افراد و کسانی که متخصص حوزۀ به‌اشتراک‌گذاری دانش و مدیریت دانش هستند، اطلاعات بیشتری کسب کنید. اما در همین راستا من به بررسی روش کار یکی از تاثیرگذارترین افراد در دنیا می‌پردازم: ایلان ماسک.
ایلان ماسک کیست؟
بیایید با مروری اجمالی ببینیم «ایلان ماسک کیست»؟
ایلان ماسک یکی از نام‌آورترین کارآفرینان قرن حاضر است، مردی که در تغییر دیدگاه مرتبط با کسب‌وکار و بازاریابی رقابتی نقش به‌سزایی ایفا کرده است. وی به‌مثابه فرد خلاقی است که قادر است به‌تنهایی در هر کسب‌وکاری تغییر ایجاد کرده و رقابت بیافریند. اگر متعجب و شگفت‌زده‌اید که او چگونه قادر به انجام این فعالیت‌ها است؟ اجازه دهید فقط در چند خط مشاغل متنوع او را عنوان کنم، آیا شما فردی که فضانورد، مهندس مکانیک یا خودرو، مهندس تولید، بانکدار، گیمر، متخصص کامپیوتر و توسعه‌دهنده هوش مصنوعی باشد را از نزدیک دیده‌اید؟ ماسک در تمامیِ این‌ها دستی بر آتش دارد.
بله، ایلان ماسک در عرصۀ فناوری یک کارآفرین، سرمایه‌گذار و مهندس است. او در آفریقای جنوبی به دنیا آمد و در نوجوانی با رویاها و ایده‌های بزرگش به کانادا نقل مکان کرد. آرزوی او تغییر نگرش جهان در زمینۀ تجارت و کارآفرینی نوآورانه بود. ایده اولیه این نگرش را از کتابی در مجموعۀ بنیاد آیزاک آسیموف گرفته بود؛ او از آن کتاب یاد گرفت، باید در تلاش باشید تا مجموعۀ کارهایی را انجام دهید که بیشتر سبب توسعۀ فرهنگ و تمدن در جامعه شود. چراکه با این کار احتمال وقوع عصر تاریک را به حداقل رسانده و حتی در صورت بودن در عصر تاریک، می‌توانید طول آن را کاهش دهید.
به‌اشتراک‌گذاری دانش در نظر ایلان ماسک
با مقدمۀ کوتاهی که از ایلان ماسک گفتم، حالا بهتر است بر روی موضوع عمیق‌تر شویم و ببینیم به‌عنوان افرادی که آرزوی انجام کارهای بزرگ را در دل خود می‌پرورانیم و در ابتدای مسیر قرار داریم، چه چیزهایی را می‌توانیم از زندگی ایلان ماسک بفهمیم و بیاموزیم. پویایی و خلاقیت ایلان سبب شده است که ایده‌هایش فقط در حد و اندازۀ تخیل باقی نمانده و به منصۀ ظهور برسد. در اینجا بحث به‌اشتراک‌گذاری و مدیریت دانش مطرح می‌شود.
او توانست این دو را از سطح تیمش فراتر برده، سهام‌دارانش را برای قبول پروژه‌های با ریسک بالا متقاعد کرده و اعتقاد و عزم کارکنانش برای رسیدن به اهداف را افزایش دهد. این جنبه‌ای کلیدی از تحقق‌بخشی به ایده‌های تحول‌آفرین اوست. اجرای ایده‌های تحول‌آفرین نوعی ریسک است، ریسک بسیار بزرگی هم به شمار می‌رود. همین امر باعث شد تا ایلان به ورای چارچوب‌های موجود بیندیشد و کلیشه‌هایی که پیشروی او گذاشته بودند را در هم بشکند. نمونه این آزاداندیشی و رهایی از بند کلیشه‌ها و ریسک کردن را می‌توانید به وضوح در لیست موقعیت‌های شغلی و شرکت‌های او که در زیر آمده ببینید.
موقعیت‌های شغلی و شرکت‌های ایلان ماسک:
- مدیرعامل و مدیر ارشد اجرایی اسپیس ایکس است که سفر فضایی را با برنامۀ فالکون و موشک قابل‌استفاده مجدد، مقرون‌به‌صرفه کرد. با این پروژه او به اولین سرمایه‌گذاری تجاری فضایی تبدیل شد.
- مدیرعامل و معمار محصولات تسلا. طراحی مدرن خودروی اسپرت برقی با قیمتی مقرون‌به‌صرفه.
- سرمایه‌گذار و ارائه‌دهندة ایدۀ شهر خورشیدی، بزرگ‌ترین نیروگاه‌های تولید انرژی خورشیدی در جهان
- OpenAI، توسعۀ هوش مصنوعی ایمن به نفع بشریت.
- Neuralink، ارائۀ ایدۀ پیوند مغز انسان با هوش مصنوعی، رابط‌های محاسباتی ذهنی.
- شرکت بورینگ، ایده‌ای که ایلان در حساب توییتر خود در خصوص علائم مخصوص عبور وسائط نقلیه توییتی منتشر کرد. نسل سوم دستگاه مکانیزۀ حفاری تونل (Tunnel Boring Machine). آیندۀ حمل و نقل.
- و در نهایت بنیاد خیریۀ ماسک با هدف انجام تلاش‌های بشردوستانه برای تأمین انرژی خورشیدی و پنل‌های خورشیدی برای مناطق آسیب‌دیده ایجاد شده است.
روش‌های تسهیل‌کننده اشتراک‌گذاری دانش، به روش ایلان ماسک:
- به تیم‌های کوچک ایمان داشته باشید.
- جلسه‌هایی 5 دقیقه‌ای، سریع و شفاف برگزار کنید.
- جهتی مخالف جهت شانس و اقبال در پیش بگیرید.
- اگر قصد بازنگری در موضوعی را دارید، کل چارچوب را بازنگری کنید.
- سعی کنید جلسه‌ها را به صورت شخصی برگزار کنید.
- از انتقادات و پیشنهاد‌های منتقدانتان نترسید و به آنها اجازه ابراز وجود دهید.
- اخلاق کاری را رعایت کنید.
- فرهنگ و محیط کاری مناسبی ایجاد کنید.
فرمول محرمانۀ ایلان
پشتکار + عشق = فراوانی (همان وفور نعمت خودمان)
برای بهره‌بردن از مدلِ به‌اشتراک‌گذاری دانش، به روش ایلان ماسک باید:
- سخت‌کوش‌ترین کارمند شرکت باشید به‌طوری‌که شاخص‌های بالا را از آن خود کنید.
- همیشه به یادگیری ادامه دهید و به فکر آینده باشید.
- به‌خاطر داشته باشید که نگاه‌ها همیشه درگیر تصاویر بزرگ‌تر می‌شوند.
- کار عملی بهترین روش ممکن است.
- به فکر جاه‌طلبی‌هایی شوید که از هر رقابتی بالاتر هستند.
- با بهترین تیم باشید چرا که بهترین عملکرد شما در آن زمان پیدا می‌شود.
- اهداف و مقاصد سازمانی شفافی داشته باشید.
- بدانید که چه زمانی باید متوقف شوید و چه زمانی باید ادامه دهید.
تکنیک‌هایی جهت به‌اشتراک‌گذاری دانش
فهرستی از تکنیک‌های که به شما کمک می‌کند به‌اشتراک‌گذاری دانش در سازمان را بهتر انجام دهید:
- داشتن راهنمای ارشد(superior mentorship)
- ایجاد آموزش سایه به سایه در شغل *(Job Shadowing)
- تشکیل جلسه‌هایی جهت صرف قهوه
- ایجاد همکاری‌های چهره به چهره (F2F)
- آموزش‌های سمعی و بصری
- اشتراک‌گذاری تیمی
(*): در این روش فرد نیازمند یادگیری و آموزش، در کنار فرد خبره می‌ماند و تنها با دیدن روش انجام کارها، آموزش می‌بیند.
معرفی ابزاری برای اجرای اشتراک‌گذاری دانش به روش ایلان برای سازمان شما
ابزارهای بسیاری برای این کار وجود دارند و بالطبع برخی بهتر از دیگری است. زمانی را برای ارزیابی و انتخاب یکی از آنها اختصاص دهید، اما اطمینان حاصل کنید که با ابزار جدید به‌طور کامل آشنا شده باشید. در این مرحله اصولاً بر روی چیزی متمرکز خواهید شد که برایتان حائز اهمیت بوده و بهترین قیمت و کارآمدی را داشته باشد. برای اینکه به شما کمک کند تا فرایند به‌اشتراک‌گذاری دانش خود را بهبود بخشید. در همین راستا خوشحالم که می‌توانم نرم افزار مدیریت دانش «رای‌ون» را به شما معرفی کنم. این نرم‌افزار بهترین ویژگی‌ها را برای بهبود اجرای مدیریت دانش سازمان شما از طریق رابط کاربری آسان و کاربرپسند با قابلیت‌های پویا ارائه می‌دهد. همچنین «رای‌ون» مختص تمام کسانی است که در یک تیم به یکدیگر اعتماد دارند، مایل به تبادل دانش و ایجاد فرهنگ اشتراک گذاری دانش هستند تا پایه‌های مدیریت دانش قوی را برای سازمان ایجاد کنند.