موفقیت مدیریت درس‌آموخته‌ها با نرم‌افزار «رای‌ون»
مدیریت درس‌آموخته‌ها در نرم‌افزار مدیریت دانش رای‌ون بهتر از هر سیستم دیگری امکان‌پذیر است. این ادعایی است که ما را بر آن داشت با فول استک دولوپر (Full Stack Developer) شرکت اینوتکس ایران، مهندس رامین یاوری مصاحبه‌ای ترتیب دهیم. او سالیان سال است که در رأس هرم توسعه نرم‌افزار مدیریت دانش سازمانی «رای‌ون» قرار دارد. آن چه در ادامه می‌خوانید گزیده‌ای از نکاتی است که وی در مصاحبه خود مطرح کرده است.
رامین یاوری در ابتدای صحبت خود گفت مدیریت درس‌آموخته‌ها، یکی از مهم‌ترین الزاماتی است که در به‌کارگیری مدیریت دانش در یک سازمان باید مدنظر قرار گیرد. در همین راستا مدیریت درس‌آموخته‌ها با «رای‌ون» مزیت‌های زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد. مهم‌ترین آن‌ها بهبود عملکرد سازمان است. «رای‌ون» با قابلیت‌هایی که دارد استفاده عملی از درس‌آموخته‌ها را که مهم‌ترین معضل در سیستم‌های مدیریت دانش است، حل کرده‌است. قابلیت‌هایی که او بیان کرد شامل موارد زیر است:
1. اجرایی کردن درس‌آموخته‌ها
با «رای‌ون»، درس‌آموخته‌ها به طرق مختلف به سمت اجرا و استفاده در عمل می‌روند. برخلاف سیستم‌هایی که فقط به ذخیره درس‌آموخته‌ها می‌پردازند و منتظر هستند افراد در آن‌ها به جستجوی درس‌آموخته‌ها بپردازند؛ «رای‌ون» می‌تواند با استفاده از پست الکترونیکی، پیامک و Notification از رسیدن دانش به دست افراد مطمئن شود. این افراد کسانی هستند که یا بر اساس قوانین و قواعد تعریف شده توسط شما یا توسط «رای‌ون» شناسایی و تعیین می‌شوند.
2. ذخیره درس آموخته‌ها در اشکال متناسب با موضوع
درس‌آموخته‌ها با شکل‌های متناسب با موضوع ذخیره می‌شوند. در سیستم مدیریت دانش سازمانی «رای‌ون»، می‌توان برای انواع دانش، فرمت‌های متنوعی ایجاد کرد و با انعطاف بالا مشخص کرد چه داده‌هایی باید به آن مرتبط شود. به‌این‌ترتیب مدیریت درس‌آموخته‌ها با «رای‌ون» به سازمان‌ها کمک می‌کند دغدغه‌ها و مسائل واقعی کسب‌وکار خود را هدف قرار دهند.
3. تگ‌گذاری مداوم و سازماندهی درس آموخته‌ها
درس‌آموخته‌ها به طور مرتب تگ می‌خورند و سازماندهی آن‌ها کامل‌تر می‌شود. کاربران با استفاده از درخت‌های دانش مختلفی که مربوط به کسب‌وکار سازمان است (مانند پروژه‌ها، فعالیت‌های پروژه، محصولات و خدمات، پیمانکاران یا هر تکسونومی دیگر) در مراحل مختلف چرخه حیات یک درس‌آموخته به آن تگ می‌زنند و سازماندهی آن را بهبود می‌دهند. این یعنی «رای‌ون» می‌تواند میزبان هرگونه ساختاری از داده‌های مهم برای شما باشد.
4. کنترل کیفت مداوم برای هر درس آموخته
«رای‌ون» ایستگاه‌های خوبی برای کنترل کیفیت درس‌آموخته دارد. هر درس‌آموخته به‌صورت پیش‌فرض از دو مرحله ارزیابی (ارزیابی شکلی و ارزیابی کیفی) عبور می‌کند. این مراحل می‌تواند در صورت نیاز سازمان‌ها ترکیب شود یا تغییر یابد.
5. مُشترک شدن کاربران برای دسترسی به درس‌آموخته‌ها
کاربران می‌توانند مشترک انواع خاصی از درس‌آموخته‌ها در زمینه‌های مشخصی شوند. بر خلاف سیستم‌های دیگر، کاربران در «رای‌ون» می‌توانند زمینه‌های موضوعی و یا چند نوع درس‌آموخته خاص را دنبال کنند و آخرین درس‌آموخته‌های ایجاد شده را در موبایل یا ایمیل خود دریافت کنند.
6. امکان ردیابی جریان حرکت درس‌آموخته‌ها
تیم مدیریت دانش سازمان یا مدیران در بخش‌های مختلف می‌توانند انواع گزارش‌ها را در مورد حجم، کیفیت، میزان استفاده و مراحلی که درس‌آموخته‌ها در آن قرار دارند، به تفکیک تگ‌ها استخراج کنند و مبنای برنامه‌ریزی قرار دهند.
7. امکان تحویل دانش در سیستم‌های عملیاتی سازمان
مدیریت درس‌آموخته‌ها با «رای‌ون» امکان تحویل دانش در سیستم‌های عملیاتی سازمان را بالا می‌برد. «رای‌ون با معماری سرویس‌گرا و ارائه انواع API می‌تواند در هر مرحله‌ای از چرخه حیات یک درس‌آموخته آن را به سیستم‌های دیگر مانند ERP، مدیریت پروژه، تولید و … تحویل بدهد.
کلام آخر:
رامین یاوری در انتهای این گفتگو افزود اجرایی کردن مدیریت درس‌آموخته‌ها با «رای‌ون»، به‌عنوان یک حرکت استراتژیک سازمانی مطرح است؛ چرا که علاوه بر رفع نیازهای فعلی، نیازهای دوراندیشانه و آینده‌نگر سازمان را نیز به‌خوبی برطرف می‌کند. اگر می‌خواهید چرخه مدیریت درس آموخته‌های سازمانتان را بدون نیاز به مشاور تدوین کنید توصیه می‌کنم کتابچه راهنمای تدوین نظام درس آموخته‌ها را تهیه کنید. برای تهیه این کتابچه می‌توانید از طریق لینک زیر اقدام کنید.
