درخت دانش چیست؟ تهیه آن بر اساس چارت سازمانی اشتباه است یا درست؟

این مطلب مناسب شرکت یا سازمان شماست اگر:

  • در حال حاضر مشغول پیاده‌سازی مدیریت دانش هستید؛
  • سازمان‌ها یا واحدهای شما در حال سازمان‌دهی اطلاعاتی در بخش‌هایی مانند مرکز تماس هستند تا بهره‌وری عملکرد خود را افزایش دهند.
  • سازمان‌ شما یا تیم‌های موجود در آن باید بدنه‌ای از اطلاعات را برای استفاده خود یا مخاطبان خود به‌روز نگه‌دارند؛ مثلا آرشیو اسناد یا حتی برخی وب‌سایت‌های مرجع.

درخت دانش چیست؟

درخت دانش، که با نام تکسونومی دانش هم شناخته می‌شود، مکانیسمی سلسله مراتبی است که اطلاعات دارای وجوه مشترک را نشان می‌دهد، به عبارتی به کمک آن «شاخه‌های دانش سازمان خود» را در موضوعات مختلف ایجاد می‌کنید و در سطوح مختلف یعنی «شاخه‌ها»، «شاخه‌های فرعی» و «برگ‌ها»نمایش می‌دهید. بخش اصلی درخت دانش، «تنه» آن یا همان موضوعات کلی است، «شاخه‌ها» موضوعات فرعی هستند و «برگ‌ها» آیتم‌هایی هستند که محتوای درون سازمان را می‌توانید درون آنها پیدا کنید. درخت دانش یک مفهوم صرفا انتزاعی نیست؛ بلکه ساختاری استاندارد است که به‌صورت عملی در راهکارهای مدیریت دانش، مانند پورتال‌ها، سیستم‌های درس‌آموخته و سیستم‌های هوشمند استفاده می‌شود. می‌توان گفت درخت دانش به‌عنوان «ستون فقرات» سازمان شما برای سازمان‌دهی دانش عمل می‌کند.

درخت دانش چه کاربردهایی دارد؟

  • به عنوان ابزار ناوبری برای دانش سازمانی به‌کار برده می‌شود که در دسترس بوده و کار با آن ساده و راحت است.
  • در انواع مختلفی از راهکارهای مدیریت دانش کاربرد دارد.
  • علی‌رغم اینکه ممکن است شاخه‌ها و برگ‌های آن اصلاح و به‌روز شوند (پوشه‌ها اضافه می‌شوند/تغییرات اعمال می‌شود/حذف می‌شوند)، اما شالوده اصلی آن ثابت می‌ماند.
  • ساختار سلسله مراتبی آن کمک می‌کند تا حدی که نیاز دارید طبقه‌بندی را ریز‌تر کنید؛ صرف‌نظر از اینکه روی کدام بخش از درخت دانش دست می‌گذارید، شما را به مقصدتان (یعنی همان دانش مورد نظرتان) می‌رساند.
  • این امکان را به شما می‌دهد تا انواع مختلف اطلاعات را در کنار یکدیگر قرار دهید، به عنوان مثال، اطلاعات و لینک‌دهی به سیستم‌های کاربردی.
  • می‌تواند به طور مستقل یا به عنوان بخشی از یک «مجموعه درخت دانش» عمل کند.

نسخه‌ای برای همه سازمان‌ها !؟


درخت دانش در واقع ایده جدیدی نیست. چرا که ساختار سلسله مراتبی از قرن‌ها پیش وجود داشته و در همه زمینه‌های زندگی مورد استفاده قرار گرفته است. با این حال، اخیراً، به لطف تکنولوژی‌های مدرن، محققان شروع به درک پتانسیل عظیم استفاده از ساختار سلسله مراتبی بعنوان راه حلی کارآمد برای مواجهه با حجم وسیعی از اطلاعات پیرامون خود کرده‌اند. جالب است بدانید اگر درخت دانش را به طور بهینه و اصولی بسازیم، آنوقت درست مثل یک درخت واقعی حتی بعد ما، سالیان سال به عمر خود ادامه داده و رشد می‌کند. اما سوال اساسی اینجاست که آیا درخت دانش، می‌تواند جواب‌گوی این حجم از تغییرات و به‌روز‌رسانی‌های غیر قابل انکار که لازمه سازمانهای امروزیست، باشد؟ و آیا می‌توان به عنوان نسخه‌ای ثابت آن را برای همه سازمان‌ها تجویز کرد؟

یکی از راه‌هایی که سازمان‌ها برای سازمان‌دهی دانش و تگ‌گذاری اطلاعات خود در پیش می‌گیرند، استفاده از چارت سازمانی است. حتی سازمان‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی مدیریت‌ دانش هستند هم در بسیاری موارد برای ایجاد درخت دانش یا نقشه دانش همین کار را می‌کنند. این اشتباه را سازمان‌های مختلفی در سراسر دنیا مرتکب می‌شوند، هر چند در بین سازمان‌های ایرانی شایع‌تر است. با این روش، اگر نگاهی به سیستم‌های این سازمان‌ها بیندازیم می‌بینیم فایل‌ها، فولدرها و درخت‌(های) دانش انگار همان نام واحدهای سازمانی و تیم‌هایی است که در سازمان وجود دارند!

اعمال تغییرات مداوم در درخت دانش، صبر ایوب و گنج قارون می‌خواهد، دارید؟؟؟

سازمان‌ها و شرکت‌ها حتی در بخش‌های دولتی، مرتب در حال تغییر هستند؛ به‌روزشدن سریع فناوری‌ها، انتظارات کارکنان، خواسته‌های مخاطبان و مشتریان و حتی رویدادهای سیاسی-اجتماعی زمینه‌ساز این تغییرات می‌شوند. از طرفی سازمان‌ها مرتب پروژه‌های جدید تعریف می‌کنند، برخی واحدها را با هم ترکیب کرده یا از هم جدا می‌کنند و حتی برخی تیم‌ها یا بخش‌های سازمان حذف می‌شوند.

اگر تغییرات چارت سازمانی شما در طول زمان قابل توجه است، قطعا عاقلانه نیست که مرتب درخت دانش و سایر ساختارهای سازمان‌دهی دانش و اطلاعات خود را به‌روز کنید؛ خصوصا وقتی صدها و بلکه هزاران سند و درس‌آموخته و … را به وسیله آن سازمان‌دهی کرده باشید. تطبیق با این تغییرات برای سازمان شما یک موقعیت باخت-باخت ایجاد می‌کند؛ از دید طراح درخت دانش باید زمان و انرژی زیادی برای به‌روز نگه‌داشتن درخت صرف شود و کاربر هم مرتب سرنخ‌های پیدا کردن اطلاعات را از دست می‌دهد (مثل این که هر روز که به سراغ کامپیوتر شخصی خود می روید ببینید نام کل فولدرها عوض شده!).

روش‌های جایگزین برای استفاده بهینه از درخت (تکسونومی) دانش

این وضعیت منجر به دوباره‌کاری، کاهش توانایی افراد در پیدا کردن اطلاعات و نقص در فعالیت‌های سازمان می‌شود. جالب این است که برخی سازمان‌ها حتی زحمت به‌روزرسانی را هم به جان نمی‌خرند و تا سال‌ها از همان ساختار قدیمی استفاده می‌کنند. اگر در این طور سازمان‌ها چرخی بزنید متوجه می‌شوید تاریخچه‌ای که در پس هر نامگذاری روی فولدرها و فایل‌ها وجود دارد تبدیل به داستان‌هایی شده که برای درک نحوه سازمان‌دهی اطلاعات به صورت شفاهی بین افراد منتقل می‌شود؛ به عبارتی این که «چطور می‌توان یک سند یا پاسخ به یک سوال را پیدا کرد» تبدیل به قابلیتی می‌شود که نسل‌به نسل بین کارکنان منتقل می شود. مصیبتی غیرقابل تصور! حالا اگر از نام‌گذاری اقلام اطلاعاتی بر اساس واحدهایی که مالک آن‌هاست اجتناب کنیم، باید روش‌های جایگزینی وجود داشته باشد که کارایی بهتری دارند.

روش‌های جایگزین برای استفاده بهینه از درخت (تکسونومی) دانش

روش اول: استفاده از درخت دانش چندگانه با اجزای هماهنگ

یکی از اصول طراحی تکسونومی (درخت) به کارگیری روش‌هایی است که باعث شود اجزای درخت دانش با هم هماهنگ باشند و یکدیگر را تکمیل کنند؛ به بیان دیگر استفاده از درخت چندوجهی (Multi-faceted Taxonomy) به جای درختی که فقط دارای یک سلسله مراتب است، عاقلانه‌تر است. با این روش دسته‌بندی‌هایی از جنس‌های متفاوت برای توصیف دانش و اطلاعات خواهید داشت که پیدا کردن آن را نیز ساده می‌کند:

  • موضوع: محتوایی که قرار است سازمان‌دهی شود چه موضوعی دارد؟
  • فرایند: محتوای مورد نظر ورودی و یا خروجی کدام فرایند است؟
  • محصول / خدمت: محتوای مورد نظر به کدام محصول یا خدمت سازمان مرتبط است؟
  • زمان: بازه زمانی که محتوای مورد نظر به آن مرتبط است؛ مثلا یک فایل می‌تواند مربوط به سال یا رویداد خاصی باشد.
  • و سایر وجه‌هایی که می‌تواند به تفسیر بهتر اطلاعات در یک سازمان مشخص کمک کند، مثلا پروژه‌ها، پیمانکاران، تجهیزات و …

با داشتن یک درخت دانش چندوجهی و استفاده از جستجو یا مرور اطلاعات، کاربرها به راحتی می‌توانند نتایج را محدود کرده و سریع‌تر به پاسخ مورد نظر خود برسند.

روش دوم: استفاده از یکی از وجوه کلیدی درخت دانش چندوجهی

اگر در سازمان‌دهی اطلاعات تازه‌کار هستید یا نرم‌افزار مدیریت دانش شما امکان استفاده از درخت‌های چندوجهی را ندارد بهتر است ببینید کدام یک از وجوهی که در روش اول به آن اشاره شد در سازمان شما تعیین کننده‌تر هستند یا بهتر به طبقه‌بندی اطلاعات کمک می‌کنند. با این روش یک وجه (مثلا فرایند مرتبط) را انتخاب می‌کنید و ساختار اصلی سازمان‌دهی اطلاعات را بر آن سوار می‌کنید. هر چند توصیه می‌کنم از وجوه دیگر غافل نشوید و حداقل از آن‌ها به عنوان کلمه کلیدی یا تگ روی اقلام اطلاعاتی خود استفاده کنید.

روش سوم: استفاده از بخش‌های عمومی‌تر واحدهای سازمانی برای ایجاد درخت دانش

اگر به هردلیل واقعا نمی‌توانید از روش اول یا دوم استفاده کنید یا اصرار عجیبی بر استفاده از چارت در درخت دانش وجود دارد، سراغ روش سوم بیایید. در این روش شما می‌توانید از بخش‌های کلی و کمترتغییرپذیر چارت استفاده کنید:

  • بخش‌های کلان. بخش‌هایی فوقانی چارت سازمانی کمتر دچار تغییرات عمده می‌شوند، برای همین نگهداری درخت دانش را خیلی سخت نمی‌کنند، هر چند زیاد در پیداکردن اطلاعات کمک نمی‌کنند.
  • بخش‌های عمومی و مشترک بین همه سازمان‌ها. معمولا بخش‌هایی مثل منابع انسانی (HR)، مالی، فناوری اطلاعات و بازاریابی و فروش، حتی تا کوچکترین اجزا بین سازمان‌های زیادی مشترک هستند و علیرغم تغییرات کوچک در عنوان، در عملکرد آن‌ها تغییری ایجاد نمی‌شود. به همین دلیل می‌توانید درخت دانش مربوط به این واحدها را بر اساس کارهایی که در این واحدها انجام می‌شود تنظیم کنید.

جمع‌بندی:

دور کردن درخت دانش (یا هر تکسونومی که برای سازمان‌دهی اطلاعات استفاده می‌کنید) از چارت سازمانی، آن را در برابر زحمت‌ها و مشکلات ناشی از تغییرات بیمه می‌کند و از طرف دیگر کیفیت بازیابی اطلاعات را بهبود می‌دهد؛ کارکنان سازمان نیز از آن استقبال می‌کنند. پس سعی کنید از همان ابتدا با اصول پیش بروید.

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email