مدیریت دانش در دوران ویروس کرونا

ویروس کرونا همه‌گیری کم سابقه ای است که چند ماهی است جهان را با چالش‌های گوناگونی مواجه کرده است. چالش هایی که باعث شده همگی ما حضور این مهمان ناخوانده را در زندگی حرفه‌ای و شخصی خود احساس کنیم. این تاثیر به صورت‌های گوناگون در زندگی ما نمایان شده است. از دلتنگی برای تعاملات روزمره اجتماعی، سفر، گشت و گذار در خیابان و مغازه ها گرفته تا نکات مثبت و منفی دورکاری، جلسات آنلاین، آموزش الکترونیکی و ده ها مورد دیگر.

سازمان ها در دوران کرونا

در شرایط فعلی هر سازمان و شرکتی با مشکلات خاص خودش دست و پنجه نرم می‌کند، اما اکثریت سازمان ها و شرکت هایی که به شکلی دارند از مزایای دورکاری استفاده می کنند با یک مشکل عمده مواجه هستند: آیا همه اطلاعات مورد نیاز برای انجام فرایندهای کاری، تصمیم گیری و پیشبرد کارها از راه دور در دسترس کارکنان هست؟ آیا کارکنان با همان اثربخشی تعاملات حضوری امکان تعامل و گفتگو دارند؟

شرایط این روزه‌ها ساعت به ساعت تغییر می‌کند. کارکنانی که عادت به جلسات و ملاقات های حضوری داشتند به یک‌باره در اتاق نشیمن خانه، به صفحه لپ‌تاب خودشان خیره شده‌اند. بسیاری از افراد در این شرایط در مورد روندهای کاری، بدست آوردن پاسخ سوال ها و تعاملات گروهی به مشکل بر می خورند. سازمان هایی که از قبل آمادگی کافی را کسب کرده اند و زیرساخت های مناسب را فراهم نموده اند اکنون از مزیت های بی نظیر مدیریت دانش در دوران ویروس کرونا به خوبی بهره برداری می کنند.

نقش مدیریتِ دانش

مانند تمامی افراد، اعضای تیم‌های مدیریت دانش نیز، در تلاشند تا بفهمند که به دنبال حل کدام مشکل بروند و چگونه نیازهای ضروری سازمان خود را برطرف کنند. به همان اندازه که این شرایط ترسناک و تکان دهنده است، فرصت کم نظیری برای یادگیری نیز هست. کارکنان در دوران کرونا نیاز دارند تا دانش سازمان را در جریان نگه دارند و راه های متداول این کار هم اکنون مختل شده است. این موضوع آنها را نسبت به یادگیری آنچه مدیریتِ دانش می‌تواند ارائه کند، چگونگی استفاده از آن و چگونگی کمک آن به حفظ ارتباط و بهره‌وری مشتاق تر می‌کند.

نمودار زیر نتایج نظرسنجی انجام شده از مدیران ارشد سازمان ها در مورد نگرش آنها در مورد اقدامات تیم‌های مدیریت دانش در دوران کرونا است.

شکل زیر نشان‌دهنده نظرسنجی در مورد نقش مدیریتِ دانش در دوران همه‌گیری ویروس کرونا است. حدود دو سوم شرکت کنندگان بیان کردند که تیم مدیریتِ دانش آنها راهنمایی برای همکاری به صورت مجازی(دورکاری) ارائه کرده است. نتایج این نظرسنجی به شرح زیر است:

همانطور که مشخص است، بعد از راهنما برای همکاری به صورت مجازی(دورکاری)، داشتن یک هاب برای نمایش اطلاعات، مورد نیاز رهبرانِ سازمان‌ها است. نکته عجیب و قابل توجه، پایین بودن تقاضا برای آموزش کارکنان برای جاگیری در فرهنگ کار مجازی-دورکاری-است!

در ادامه سه راهکار پیشنهادی برای این دوران بحران و روزها و هفته های پیش رو پیشنهاد شده است.

یادآوری کنید که چه چیزهایی در دسترس است و چگونه باید از آنها استفاده کنند

تیم‌های مدیریتِ دانش خبره، به صورت مداوم اینکه چه دانشی، کِی، کجا، چرا و چگونه باید به اشتراک گذاشته شود را یادآوری می‌کنند. کارکنان شرکت را به سمت منابعی که در دسترس است، سوق دهید یا آموزش های هدفمند جدیدی را برای این محیط ایجاد کنید. هر محتوایی که ایجاد می‌شود باید کاربر پسند باشد و به راحتی قابل استفاده باشد. با توجه به فرهنگ سازمان شما، ممکن است استفاده از شوخ طبعی به از بین رفتن تنش‌ها در این دوران سخت کمک کند.

با اینکه ایمیل و شبکه های اجتماعی برای یادآوری کارها مناسب هستند، کارکنانی که در خانه گرفتار شده‌اند ممکن است نسبت به تعاملات مجازی(روش های نوین ارتباطی مانند ویدیو کنفرانس) راغب باشند. میزبان آموزش های مجازی یا جلسات پرسش و پاسخ غیر رسمی باشید و از آنها برای پاسخ دادن به پرسش‌ها و کمک به حل مشکلات کارکنان استفاده کنید. این رویکرد برای سازمان هایی که تعداد قابل توجهی از کارکنان آنها به صورت دورکاری به فعالیت خود ادامه می‌دهند مفید است.

روایتی از خط مقدم مدیریت دانش

برای مثال، یک تیم مدیریت دانش در شرکت مشاوره تکنولوژی و نرم افزاری، هر دو هفته یکبار میزبان تمامی کارکنان است. در نیمه ابتدایی جلسه تمرکز بر روی موضوع روز است (مانند اینکه چگونه از یک ابزار استفاده کنیم) و نیمه دوم جلسه به پرسش و پاسخ سپری می‌شود. این جلسات علاوه بر اعتماد زایی و ایجاد رابطه با تیم مدیریت دانش، مدیریت دانش را برای کارکنان آشکار و در دسترس می‌کند.

مدیران از این جلسات برای شناسایی مشکلات کارکنان استفاده می‌کنند و سپس از تیم مدیریت دانش برای کمک و راهنمایی‌های هدفمند استفاده می‌کنند. با وجود اینکه این جلسات برای کسانی که آشنایی کمتری با مدیریت دانش دارند طراحی شده است، کارکنان باسابقه از این جلسات برای در جریان قرار گرفتن در مورد آخرین تغییرات بهره می‌برند.

وقتی کارمندان سازمان، خسته و بریده‌اند، استفاده از رهیار که قدم به قدم با آنها در این مسیر همراه شود می‌تواند مفید باشد. اگر در دوران ویروس کرونا سازمان شما گروه های همکاری جدید یا نقاط دانشی جدیدی تشکیل داده است، از این جلسات می‌توانید برای ترغیب کارکنانتان برای استفاده از این کانال‌ها استفاده کنید.

در سونامی دیجیتال غرق نشوید

با وجود دورکاری تعداد بالای کارمندان در این دوران، ممکن است که سازمان‌ها سونامی ارتباطات دیجیتالی در ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های ارتباطی را تجربه کنند. به ظاهر این امر نشان دهنده ارتباط و تعامل خوب کارکنان است. اما ممکن است این بروزرسانی‌ها و ارتباطات دیجیتال خیلی زود خسته کننده شوند، مخصوصا اینکه این ارتباطات از موضوعات اصلی کار نباشند.

کارکنان باید برای اینکه بدانند چه چیزهایی را به اشتراک بگذارند(یا نگذارند) و بهترین کانال های ارتباطی که می‌توانند استفاده کنند، چه هستند، راهنماهای مشخصی داشته باشند. تیم های مدیریت دانش می‌توانند برای مشخص کردن اینکه چه چیزهایی ارزش ارتباط دارند و اینکه آیا یک سوال و یا بروزرسانی باید از طریق نشست، ایمیل، سایت های ارتباطی و یا مکالمات خصوصی منتقل شود، قوانین سر انگشتی ایجاد کنند.
وقتی کارکنان تعداد زیادی مطلب را در جای نامناسب منتشر می‌کنند، از مشارکت آنها تشکر کنید و آنها را به سمت کانالهایی که کارایی بیشتری دارند سوق دهید. اگر کارکنان خبره‌ای هستند که می‌توانند یکسری قوانین برای اشتراک گذاری دیجیتال تدوین کنند یا دیگران را یاری کنند، از کمک آنها برای یاری به کارکنانی که نیاز به راهنمایی دارند استفاده کنید.
شما ممکن است کانالهایی برای ارتباطات اجتماعی کارکنان ایجاد کنید. این کانالها کمک می‌کند تا این ارتباطات اجتماعی با تچان اصلی کار تداخل پیدا نکند. بخش‌های سرگرمی و جذاب در پلتفرم مورد استفاده سازمانتان ایجاد کنید یا ویدیو کنفرانس “ساعت خوش” را برای تیم یا بخش خود میزبانی کنید.
این رویکردها کمک می‌کند تا حس اجتماعی که کارکنان ممکن است از دست داده باشد، به آنها برگردد و یک کانال برای هدایت مطالب غیر کاری باشد.

کمک ویژه برای رهبران، خبره ها و اعضای کلیدی

تیم های مدیریت دانش باید تمامی کارکنان سازمان را کمک کنند اما اعضای خاص سازمان – مانند مدیران اجرایی و خبرگان – ممکن است نیاز به کمک ویژه داشته باشند. بسیاری از اعضای ارشد سازمان ممکن است تجربه ارتباط و رهبری مجازی را داشته باشند اما تعدادی ممکن است با این روش و سازکار جدید راحت نباشند. حتی ممکن است عده ای نسبت به فواید استفاده از کانالهای ارتباطی مانند شبکه های اجتماعی سازمانی و عمومی به جای استفاده از ایمیل و تماس، آگاهی نداشته باشند.
مدیریت دانش باید هر آنچه در توان دارد به کار بگیرد تا به رهبران و خبره ها در این دوران بحران کمک کند. ترغیبشان کند تا الگوی نفش خوبی برای سایر کارکنان در زمینه استفاده از فضای دیجیتال باشند. افراد ارشد سازمان‌ها به شدت مشغولند، بنابراین تا جای ممکن کار را برای آنها آسان کنید. برای مثال، نماینده مدیریت دانش می‌تواند ۵ دقیقه با یک مدیر صحبت کند، ایده‌های او را به شکل یک پیام در پلتفرم های ارتباطی ترجمه کند و سپس قبل از ارسال، پیام  را با او بررسی کند.
توجه به نیازهای رهبران و کمک به آنها برای حل مشکلات از کارهای مهم مدیریت دانش است. تلاش نکنید تا به رهبران کارها را دیکته کنید، اما اگر می‌توانید ایده ها و پیشنهادات خود را مطرح کنید. شرایط بحران فرصتی برای مدیریت دانش است که ارزش خود را برای سازمان به اثبات برساند، هیچ راهی هم بهتر از یک ذره آسان کردن زندگی مدیران اجرایی نیست!

راهکارِ ما

ما –شرکت اینوتکس ایران– پیشنهاد می‌کنیم که موضوع آموزش به کارکنان و رهیاری آنها را در این شرایط جدی بگیرید. بسیار مهم است که مطمئن شوید که کارکنان نسبت به ابزارهایی که برای دسترسی و به اشتراک گذاری دانش، ارتباط با همکاران، همکاری در پروژه‌ها و تحویل دادنی‌ها، استفاده می‌کنید آگاهی دارند و با کار کردن با آنها راحت هستند. این موضوع می‌تواند برای بعضی از سازمان‌ها قدیمی و حل شده باشد اما برای شمار زیادی از سازمان‌ها بسیار جدید و چالش برانگیز است.

در قسمت بعدی از این مقاله، به پیشنهاداتی برای استفاده بهینه از مدیریت دانش تا زمان از کنترل ویروس کرونا می‌پردازیم، که می‌توانید در روزها و هفته های پیش رو از آنها استفاده کنید.

این مقاله بر اساس مطلبی در مورد نقش مدیریت دانش در دوران ویروس کرونا منتشر شده در سایت APQC، نوشته شده است.