انجمن‌های خبرگی ساختارهایی ارگانیک‌اند نه جلسه!

قبل از پرداختن به قوانین انجمن‌‌‌های خبرگی، بد نیست توضیح مختصری در مورد این مفهوم بدهیم. انجمن‌های خبرگی ساختارهایی زنده و پویا هستند. آنها در سازمان، چه مدیریت دانش منسجم وجود داشته باشد چه برای آن هیچ کاری نشده باشد، با یک چرخه عمر مشخص به وجود می‌آیند و از بین می‌روند. انجمن‌های خبرگی (یا همان CoPها) یک خرده‌ساختار منعطف سازمانی هستند که از روش‌ها و ابزارهای مختلف برای حل مسئله، تعامل و اشتراک دانش استفاده می‌کنند.

وظیفه سازمان در قبال انجمن‌ها چیست؟

وظیفه سازمان در قبال این انجمن‌ها، زمینه‌سازی ایجاد آن‌ها در حوزه‌های دانشی است. این راهکار می‌تواند به بهبود معیارهای دانش سازمانی کمک کند. سپس سازمان باید زمینه دوام و بقاء آن‌ها را فراهم کند. سازمان باید به آن‌ها در راستای مأموریتش جهت بدهد و در صورت نیاز در استحاله آن‌ها به یک ساختار رسمی‌تر کمک کند. حتی سازمان زمانی که دلیل وجودی این انجمن‌ها از بین می‌رود باید زمینه مرگ آن‌ها را فراهم کند. به عبارتی سازمان در زمینه انجمن‌های دانش، نقش یک باغبان را بازی می‌کند، اما نمی‌تواند به انجمن بگوید «ایجاد شو!»، یا «این کار را بکن» یا «جلسه برگزار کن». شاید یک انجمن در طول حیات خود حتی یک جلسه رو در رو هم برگزار نکند.

ساده‌انگاری در مورد انجمن‌های خبرگی را کنار بگذارید.

ساده‌انگاری و پوسته‌بینی در این موضوع باعث می‌شود در برخی ادبیات مرتبط با انجمن‌های خبرگی، به غلط آن را معادل با برگزاری جلسه‌های بین چند خبره خلاصه کنند. این کار راه ساده‌تری برای اجرای یک مفهوم وسیع و کاربردی مدیریت دانش به‌وجود آورده‌است. مطمئناً سازمانی که نگاه صحیح، استراتژیک و سیستمی به مدیریت دانش دارد این تعریف را نمی‌پذیرد.

انجمن‌های خبرگی گروه‌هایی از افراد هستند که در یک موضوع مشخص، تخصص، علاقه‌مندی‌ها، دغدغه‌ها و مسئله‌های خود را به اشتراک می‌گذارند. اعضای انجمن‌های خبرگی، میزان درک خود از موضوع محوری انجمن را به‌صورت مستمر با پرسیدن و پاسخ‌دادن سؤال‌ها، به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات، استفاده مجدد از ایده‌های خوب، حل مسئله‌های یکدیگر و ایجاد روش‌های جدیدتر برای انجام فعالیت‌ها بالا می‌برند.

ده قانون انجمن‌های خبرگی چیست؟

• انجمن‌­های خبرگی باید مستقل از ساختار سازمان باشند؛ مهم­ترین نکته در آن‌ها این است که افراد نیاز دارند درباره چه موضوعی با یکدیگر تعامل کنند.
• انجمن‌­ها با تیم­‌ها متفاوت‌اند؛ محور انجمن موضوع آن است، نه وظیفه یا مأموریت.
• انجمن­‌ها نه جلسه هستند نه وب­سایت یا فروم یا ویکی؛ محوریت آن‌ها تعامل افراد بر مبنای تمایل قلبی و اراده شخصی آن‌­هاست. آنها می‌توانند به‌صورت رو در رو یا با استفاده از ابزارهای IT ارتباط برقرار کنند.
• رهبری و عضویت در انجمن خبرگی داوطلبانه است؛ می­‌توان افراد را به مشارکت در انجمن‌­ها تشویق کرد اما اجبار نه.
• انجمن خبرگی باید بتواند در مرزهای سازمان گسترده شود، فراتر از واحدهای سازمان، پروژه‌ها، فرایندها و محدودیت­های جغرافیایی.
• آن‌ها نباید دوباره‌کاری کنند، قبل از ایجاد یک انجمن جدید باید دقت کرد انجمن‌­های پیشین در موضوع محوری آن وجود نداشته باشد.
• انجمن­‌های خبرگی نیاز به حجم مناسبی از اعضا دارند تا کارکردهای مورد انتظار را برآورده کنند، باید راهکارهای مناسبی برای جذب اعضا اندیشیده شود.
• انجمن­های خبرگی در زمان تولد باید تاحدامکان، موضوعات خود را عمومیت ببخشند و با موضوعات ریز و خاص شروع نکنند. یک انجمن خوب می‌تواند در طول زمان، انجمن­‌های زایشی (Spin-Off) داشته باشد.
• انجمن­‌ها باید با دقت و به‌صورت فعال پرورش یابند و بسته به مرحله آن‌ها در چرخه حیات انجمن مدیریت شوند.
• انجمن‌های دانش را باید به‌وسیله دست‌کاری در شش عنصر زیر حمایت و هدایت کرد:
  1. نوع انجمن؛
  2. فعالیت­های انجمن؛
  3. نیازمندی­های انجمن؛
  4. اهداف انجمن؛
  5. انتظاراتی که از انجمن می‌رود؛
  6. و ابزارها.

چگونه انجمن‌های خبرگی می‌توانند ارزش آفرین باشند؟

در اینجا فهرستی از ۳۰ مکانیسم مختلف را بیان می‌کنیم؛ که با اجرای آنها انجمن‌های خبرگی می‌توانند برای سازمان ارزش آفرین باشند.

به کمک اعضای انجمن خبرگی می‌توانید:

• مشکلات را برای یکدیگر حل کنید؛
• قبل از شروع یک کار از CoP به‌عنوان مکانیزم «همتا یاری» استفاده کنید؛
• «یادگیری در حین کار» را، با تکیه بر دانش CoP تجربه کنید؛
• «یادگیری بعد از کار» را توسط اشتراک گذاشتن درس‌آموخته‌ها با انجمن تجربه کنید؛
• از طریق پیام‌های حمایتی یا تبریک از یکدیگر حمایت عاطفی کنید؛
• معیار عملکرد بین یکدیگر شوید؛ (Benchmark performance with each other )
• منابعی همچون ابزارها، الگوها و رویکردها را از طریق انجمن خبرگی تبادل کنید؛
• همکاری در خرید (خرید چیزهایی که هیچ یک از اعضا نمی‌توانند آن را به تنهایی توجیه کند)؛
• همکاری در قراردادها (با استفاده از قدرت خرید انجمن خبرگی)؛
• در نسخه‌های آزمایشی (Pilot) و آزمون‌های عملکرد (Trial) مشارکت کنید؛
• نتایج مطالعات را به اشتراک بگذارید و شاید نیاز به انجام مجدد همان مطالعه را از بین ببرید؛
• تبادل تجهیزات (استفاده مجدد از تجهیزات قدیمی)؛
• نقش منتورینگ و کوچینگ را برای یکدیگر ایفا کنید؛
• «احساس تعلق» را برای اعضا فراهم کنید.

اعضای انجمن‌های خبرگی در مجموع می‌توانند:

• در یک وبلاگ اجتماعی همکاری کنند تا با کمک داستان‌سرایی در زمان درست به آنچه انجمن یاد می‌گیرد عمل کنند؛
• به‌عنوان یک منبع یادگیری برای کارکنان جدید عمل کنند؛
• اسنادِ به‌روش‌های انجمن خبرگی را ثبت و نگهداری کنند چراکه شاید از ویکی انجمن به‌عنوان پایگاه دانش مشترک استفاده کنید.
• تصمیم بگیرید که اعضا ثبت اطلاعات را به صورت تکسونومی، ابرداده یا هر دو ثبت کنند تا روش ثابت تایید شود؛
• مفیدترین منابع را شناسایی کنند. (به‌عنوان مثال از طریق بازخورد و رای دادن)؛
• کمک‌کننده‌ترین و سخاوتمندانه‌ترین اشتراک‌گذاران را بشناسید؛
• لیستی از خطرات و علائم هشداردهنده رایج (و اینکه با دیدن آنها چه باید کرد) تهیه کنید؛
• چک‌لیست‌ها و الگوهایی را برای استفاده اعضا ایجاد کنید. (مثل چک‌لیست آفبوردینگ و آنبوردینگ)؛
• سؤالات متداول را برای کارکنان جدید یا مشتریان ایجاد کنید؛
• محصولات دانشی را برای استفاده مخاطبان یا مشتریان ایجاد کنید؛
• خطرات احتکار دانش را شناسایی کنید؛
• شکاف‌های دانشی را شناسایی کنید و در ارائه آموزش همکاری کنید؛
• فرصت‌های جدید برای سازمان در حوزه اجرا را شناسایی کنید؛
• محصولات، خدمات یا فرصت‌های جدید را با ترکیب ایده‌های همگان نوآوری کنید؛
• به سازمان در مورد استراتژی در حوزه تمرین و اجرا مشاوره دهید؛

کلام آخر

بخش‌هایی از مطالب بالا از وبلاگ استن گارفیلد (Stan Garfield) و نیک میلتون است که از پیشگامان مدیریت دانش هستند.