هفت نکته برای مدیریت بهتر جلسه تدوین نقشه دانش

یکی از راه های اصلی تدوین نقشه دانش در سازمان هایی که به دنبال پیاده سازی مدیریت دانش هستند، کمک گرفتن از خبرگان سازمان است. اما بسیاری از سازمان ها این کار را به خودِ خبره واگذار نمی کنند، بلکه طی جلساتی با کمک افراد تسهیلگر، خبره را گام به گام پیش برده و سوالاتی می پرسند تا نقشه دانش به تدریج ایجاد شود.

در این نوشته به هفت نکته اشاره می کنم؛ نکاتی که می تواند به شما به عنوان یک مدیر دانش سازمان کمک کند جلسه ترسیم نقشه دانش را بهتر و موفق تر برگزار کنید. از این نکات استفاده کنید و آن ها را در روندِ تدوین نقشه دانش خود به کار بگیرید.

نکته اول: تسهیلگری انتخاب کنید که هم مهارت های ارتباطی داشته باشد هم دانشِ کافی برای تعامل با خبره

تسهیلگر جلسه تدوین نقشه دانش باید با حوزه فنی یا مدیریتی مورد نظر آشنایی داشته باشد. این فرد باید بتواند مباحثات را به سمتِ صحیح پیش ببرد و با خبره ها به توافق برسد. افرادی که در سازمان از مقبولیت بالایی برخوردارند یا کسانی که تجربه بالا و طولانی در زمینه مدیریت دانش دارند گزینه های خوبی برای تسهیلگری هستند.

انتخاب تسهیلگری که با زبان خبرگان آشنا باشد.

نکته دوم: کاری کنید که شرکت کنندگان در جلسات تدوین نقشه دانش درک کنند کار ارزشمندی انجام می دهند.

برخی افراد، خصوصا خبره ها فکر می کنند تدوین نقشه دانش نشانه ایست از این که سازمان به دنبال بازنشسته کردن آن ها پیش از موعد است. شرکت کنندگان این جلسه باید بدانند به این دلیل به سراغ آن ها رفته اید که دانش ارزشمندی دارند نه به خاطر این که قرار است در سازمان به حاشیه رانده شوند.

نکته سوم: تکالیف خود را قبل از شروع تدوین نقشه انجام دهید.

با همکارانِ افراد شرکت کننده صحبت کنید، مستندات مرتبط مانند دستورالعمل ها، روش های اجرایی، شرح مشاغل و محتواهای تهیه شده توسط خبرگان را بررسی کنید. این کار به ذهن تسهیلگر جهت می دهد و جلسه تدوین نقشه دانش را اثربخش تر می کند و بار کمتری روی دوش خبرگان خواهد گذاشت.

نکته چهارم: در جلسات تدوین نقشه دانش یک نفر را به عنوان دبیر جلسه تعیین کنید.

مباحثات جلسه های تدوین نقشه دانش می تواند بسیار سریع و برق آسا باشد، خصوصا اگر شرکت کنندگان متعددی حاضر باشند. یادداشت برداری و ترسیم نقشه حین جلسه هم به تمرکز خبرگان و یادآوری بهتر کمک می کند، هم توان تسهیلگر را برای جهت دهی و مدیریت جلسه بالا می برد.

در جلسه های نقشه دانش حتما یک نفر را به عنوان دبیر انتخاب کنید.

نکته پنجم: اهداف مورد نظر را مشخص کنید و شفاف کنید چقدر تعهد از خبرگان می خواهید.

در مورد محدوده کار و زمانی که باید به آن اختصاص داده شود شفاف و روشن باشید و حتما قبلا تایید کتبی مدیریت سازمان را بگیرید. حتما کمک کنید خبره ها متوجه شوند چرا سرمایه گذاری روی تدوین نقشه دانش ارزش دارد و چه مشکلاتی را در آینده برطرف می کند.

نکته ششم: از یک روش استاندارد و تمپلیت های معین استفاده کنید.

داشتن یک روش استاندارد به شما می کند در قسمت های مختلف سازمان خروجی های همسان و هم شکلی به دست بیاورید؛ در نتیجه نقشه های دانش به دست آمده قابل مقایسه و تحلیل خواهد بود.

می توانید کار خود را با راهنمای مقدماتی تدوین نقشه دانش آغاز کنید.

نکته هفتم و آخر: نقشه ها را قبل از نهایی شدن، با ذینفعان مختلف چک کنید.

از شرکت کنندگان بخواهید نقشه ها را مرور کنند و هر گونه اشکال، ناهم خوانی و بخش های فراموش شده را به شما گوشزد کنند.

کنترل نقشه دانش با ذینفعان

از مدیران و حامیانِ تدوین نقشه بخواهید تطابق خروجی را با آن چه در ذهن داشته اند چک کنند. از کارکنان سازمان که از نقشه استفاده خواهند کرد بخواهید آن را بررسی کنند تا مطمئن شوید واضح، دقیق و مناسب است.

اگر احساس می کنید برای تدوین و ایجاد نقشه دانش سازمان خود راهنمایی و آموزش احتیاج دارید بد نیست در کارگاه عملی تدوین نقشه دانش شرکت کنید.

Share on linkedin
Share on telegram
Share on whatsapp
Share on email