فضای کاری و مدیریت دانش

فضای کاری و مدیریت دانش به هم وابستگی قابل توجهی دارند. وقتی از سیستم مدیریت دانش صحبت می کنیم ممکن است در ابتدا ملزومات پایه ای آن از قبیل: نرم افزار، دیتابیس، افراد خبره، دانشکاران و… را در نظر بگیریم. علی رغم این که مواردِ ذکر شده فاکتور های لازم برای استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان هستند. ولی کافی نیستند. در واقع حتی با وجود این فاکتورها هم نمی توانیم از استقرار مدیریت دانش به صورت صحیح و کامل در سازمان اطمینان حاصل کنیم. فضای کاری، چیدمان سازمانی و نحوه آرایش محیط کار از عواملی است که بر موفقیت مدیریت دانش تاثیر می گذارد. از سوی دیگر در یک سازمان که به بلوغ مدیریت دانش رسیده باشند به چشمِ خود می بینید که طراحی محیط های کاری به گونه متفاوتی است.

فرهنگ مدیریت دانش به مثابه فرمانده

فرض کنید: در یک پایگاه نظامی تمامی ادوات مورد نیاز از قبیل: اسلحه، ماشین آلات، انبار ها، منابع و حتی افراد کاردان و آموزش دیده وجود داشته باشند. ولی با وجود تمام این عوامل، بدون حضور فرمانده و بدون وجود دستورات و ماموریت های از پیش تعیین شده، نمی توان از عملکرد صحیح این پایگاه اطمینان حاصل کرد.

در واقع در مثال فوق، افراد و تجهیزات به مصابه ی ملزومات پایه ای، فرمانده به مثابه ی فرهنگ مدیریت دانش و دستورات و ماموریت ها به مثابه اهداف از پیش تعیین شده برای استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان هستند.سیستم مدیریت دانش بدون وجود یک الزام فرهنگی برای استفاده از آن، تنها باعث سردرگمی و تحمیل هزینه های بی دلیل و گزاف است. ایجاد فرهنگ مدیریت دانش، شرط کافی برای استقرار سیستم مدیریت دانش است.

رعایت چهار اصل ذیل برای استقرار صحیح فرهنگ مدیریت دانش الزامی است:

  1. دستوری یا تحمیلی نباشد
  2. به فرهنگ فرصت کافی داده شود تا به مرور زمان خود را ایجاد و اصلاح کند
  3. ایجاد نقش های مثبت و ایجاد سیستم امتیازده
  4. فرآهم آوردن فضایی که به افراد کمک کند بیش تر یکدیگر را بشناسند.

 

هیچ یک از این عوامل به تنهایی نمی توانند بهبودِ فرهنگ مدیریت دانش را تضمین کنند و باید الزامی برای رعایت تمام آن ها در کنار هم وجود داشته باشد. در ادامه نکات مختصری را در باره مورد چهارم یعنی فضای کاری و مدیریت دانش، با هم مرور می کنیم.

 

بهبود و تحولِ فرهنگی در زمینه مدیریت دانش به زیرساخت (هم رفتاری و هم فیزیکی) دارد. در سازمانی که افراد آن روابط اجتماعی درستی با یکدیگر نداشته باشند و همدیگر را نشناسند، امکان به اشتراک گذاری دانش چه به صورت ضمنی و چه آشکار به شدت کاهش می یابد در واقع در این سازمان تمایلی برای آشکار سازی دانش توسط افراد وجود ندارد . بنابراین هرکس ترجیح می دهد که دانش و تجربه خود را برای خود نگاه دارد.

 تکنولوژی فضا باز (Open Space Technology)

فرآیند طراحی محیط های کاری ورای طراحی فیزیکی یک دفتر کار است برای ایجاد بستری تاثیرگذار برای اشتراک دانش در محیط سازمان باید به رابطه فضای کاری و مدیریت دانش توجه ویژه کرد. تکنولوژی فضا باز (OST) فرمت ها و متغیر های زیادی را شامل می شود. برای ایجاد سازمانی اجتماعی نیاز به زیرساخت های مناسب از نظر فضا داریم.

تکنولوژی فضاباز و مدیریت دانش

فرآیند طراحی فضای کاری و مدیریت دانش

فضای مطلوب برای اثربخشی مدیریت دانش در یک سازمان، عموما فضایی است که از محرَمیت[۱] جلوگیری کند و فضاها را به دو بخش عمومی و نیمه عمومی تقسیم کند. در طراحی فضای سازمان باید استفاده از دیوارهای درونی را به حداقل رساند. فضاهای شفاف و عمومی تر به ایجاد جَوی دوستانه و صمیمی کمک می کند. با این وجود بعضی از سازمان ها امکان بازطراحی درونی در کل سازمان را ندارند. بهترین راهکار برای این قبیل سازمان ها این است که ایستگاه های کاری[۲] ایجادکنند. در ایستگاه های کاری افراد می توانند در آن به تبادل اطلاعات بپردازند و با فرآهم آوردن عوامل مختلف به اثربخشی مدیریت دانش کمک کنند؛ عواملی از قبیل: فرآهم بودنِ تکنولوژی مورد نیاز و حتی ایجاد حس راحتی در فضا (مثلا: استفاده از رنگ های زنده تر، نشیمن های راحت تر و…) و در کل ایجاد فضایی که میل به حضور و ماندن در فضا را زیاد کند.

تبادل اطلاعات

موفقیت تکنولوژی فضا باز در دستیابی به اهدافش بستگی به این دارد که شرکت کنندگان تا چه میزان تمایل به اشتراک گذاشتن دانش خود داشته باشند. که این امر مستقیما تحت تاثیر فرهنگ مدیریت دانش سازمانی می باشد. و برای ایجاد این فرهنگ می بایست: به فرآیند طراحی فضای کاری و مدیریت دانش توجه کرد. تکنولوژی فضا باز، علاوه بر فرآهم آوردن امکان طوفان ذهنی، (Brainstorming) امکان مشخص شدن علایق شخصی و دانش های ضمنی افراد را فراهم می کند، در واقع به افراد شانسی داده می شود که: دانش خود را به اشتراک بگذارند.

طراحی مناسب فضای کاری می تواند در میزان اعتماد متقابل افراد به یکدیگر و افراد به سازمان و بالعکس تاثیر قابل توجهی داشته باشد در یک فضای کاری خوب، افراد یکدیگر را می شناسند و تمایل بیشتری برای تبادل اطلاعات شخصی خود دارند. مخصوصا اطلاعاتی که مورد علاقه هر فرد است و در قالب دانش ضمنی قرار می گیرد. از این طریق می توان به فرهنگ مدیریت دانش فرصت داد تا خود را به مرور زمان ایجاد و اصلاح کند.

نکاتی درباره فضای کاری و مدیریت دانش

در رابطه بین فضای کاری و مدیریت دانش چه نکاتی را رعایت کنیم؟

  • فضاهای کاری را به شکلی طراحی کنیم که علاوه بر حفظ حریم شخصی، گفتگو و تعامل بین افراد را تسهیل کنیم.
  • چیدمان واحدهای سازمانی نسب به یکدیگر به گونه ای باشد که جریان ارتباطی و اطلاعاتی بین افراد را حمایت کند.
  • فضای کاری تناسب کافی بین تفکر جمعی و خلوت فردی فراهم کند.
  • دسترسی به ابزارهای کمکی فناوری یا آموزشی برای تسهیل تعامل یا انتقال اطلاعات فراهم باشد.
  • ایجاد فضاهای محصور کننده و بسته که هم فکر هم جسم افراد را به زنجیر می کشد را به حداقل برسانید.
  • شفافیت ایجاد اعتماد می کند، از این عنصر در طراحی فضاهای کاری استفاده کنید.
  • عناصر سرگرمی و رفاهی را به صورت یکپارچه در کنار محیط کار و در فضای کاری بگنجانید؛ ایجاد آرامش و دلبستگی می تواند اعتماد و به اشتراک گذاری دانش را تقویت کنند.

 

[۱]  فضای خصوصی و محدودتر؛ فضای غیرشفاف و محصور

[۲] Workstation

مطالب مرتبط