هزینه های مدیریت دانش برای ایزو ۹۰۰۱ نسخه ۲۰۱۵ چقدر است؟

الزام آخرین ویرایش استاندارد ایزو ۹۰۰۱ بر به کارگیری مدیریت دانش در راستای مدیریت کیفیت، ممکن است سازمان شما را نیز به تکاپو واداشته باشد. تکاپویی که شاید پیش از این با وعده و وعیدهای مشاوران مدیریت دانش در سازمان هایی مثل شما کمتر امکان شکل گرفتن داشته است. از طرفی ممکن است با توجه به پروژه های بهبود متعددی که برای انطباق با ویرایش جدید ایزو ۹۰۰۱ در سازمان شما تعریف می شود، هزینه های مدیریت دانش برای شما یک فاکتور مهم به نظر برسد. در این نوشته سعی کرده ام حداقل هزینه های لازم برای راه اندازی یک نظام مدیریت دانش را که بتواند الزامات ایزو ۹۰۰۱-۲۰۱۵ را پاس کند، برای شما تشریح کنم. هزینه های مدیریت دانش را با دو استراتژی برون سپاری به مشاور و استفاده از روش های خوداجرا (Do It Yourself) برای شما تشریح کرده ام و در انتها یک راهکار مقرون به صرفه و خوب برای برآورده کردن این الزامات به شما پیشنهاد می دهم. البته قبل از مطالعه این نوشته که کمتر از ۵ دقیقه طول می کشد، پیشنهاد می کنم نوشته های زیر را مطالعه کنید:

 

بخش اول از هزینه های مدیریت دانش – طراحی فرایند و روش های اجرایی

یک بخش مهم از هزینه های مدیریت دانش شما مربوط به فرایندها و روش های اجرایی مدیریت دانش است. شما باید بتوانید فرایندها و روش های اجرایی زیر را برای انطباق با ویرایش جدید ایزو ۹۰۰۱ ایجاد کنید و آن را با فرایندهای موجود در سازمان خود یکپارچه کنید:

  • روش اجرایی شناسایی و اولویت دهی حوزه های دانش و تهیه نقشه دانش سازمانی
  • روش اندازه گیری وضعیت حوزه های دانش و تعیین استراتژی های بهبود دانشی از طریق منابع دانش داخل و خارج سازمانی
  • روش اجرایی مدیریت درس آموخته ها
  • روش های اجرایی اکتساب و نگهداری دانش افرادِ در شُرُفِ خروج از سازمان

 

دو موردِ اول بیشترین زمان و انرژی را از شما می گیرد. اگر بخواهید این کارها را برون سپاری کنید با قیمت ها و کیفیت های متنوعی روبرو می شوید که می تواند بین حداقل دو سه میلیون تا ۵۰ میلیون تومان برای شما هزینه داشته باشد. بازه اینقدر بزرگ است چون زمانی که در استانداردی فراگیر مثل ایزو به مدیریت دانش اشاره شود، مشاور ایزو شما هم ممکن است ادعا کند می تواند برای شما مدیریت دانش پیاده کند.

راه دومی هم دارید، می توانید کار را به شیوه درون سازمانی انجام دهید که خیلی از مشکلات و زمان های تلف شده در روش قبلی مانند پیدا کردن مشاور، هماهنگی ها و … را ندارد. نقطه ضعف این روش ضعف دانش شماست؛ برای رفع این نقطه ضعف من پیشنهاد می کنم از راهنماهای دقیقی که توسط مشاوران باسابقه در حوزه مدیریت دانش نوشته شده استفاده کنید. نمونه آن پکیج ارتقاء مدیریت دانش در ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵ است که مثل یک مشاور، شما را گام به گام در طراحی و جاری سازی الزامات مدیریت دانش جلو می برد.

بسته ارتقاء مدیریت دانش ویژه ایزو 9001/2015 - طراحی شده برای کاهش هزینه های مدیریت دانش
بسته ارتقاء مدیریت دانش ویژه ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵

به این ترتیب شما می توانید با کمی تلاش هدفمندِ، با استفاده از این روش، هزینه های خود را از بازه چند میلیونی به زیر یک میلیون تومان کاهش دهید.

بخش دوم از هزینه های مدیریت دانش – طراحی و راه اندازی پایگاه دانش

یک بخش مهمِ دیگر از هزینه های شما برای انطباق با الزاماتِ مدیریت دانش در ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵، هزینه های طراحی و راه اندازی پایگاه دانش سازمانی است. شما طبق آن چه به صراحت در استاندارد آمده است لازم است حداقل دو قابلیت اصلی را در سازمان خود ایجاد کنید:

  • امکان ذخیره سازی و نگهداری از درس آموخته ها و سایر انواع دانش کلیدی و مورد نیاز فرایندها
  • امکان دسترسی و بازیابی دانش از روش های مرسوم مانند موتور جستجوی سازمانی و …

مورد سومی هم وجود دارد که می تواند مکمل کار باشد و آن امکان ارائه دانش به صورت اتوماتیک است (Knowledge Push)، یعنی سیستم نرم افزاری و الگوی مدیریت دانشِ سازمانِ شما این قابلیت را داشته باشد که با توجه به شرایط و مقتضیات کاری هر کاربر، دانشِ جدیدِ ایجاد شده در سیستم را برای وی ارسال نماید تا پیش از این که به آن نیاز پیدا کند بتواند به آن آگاه شود.

پایگاه دانش - بخشی از هزینه های مدیریت دانش

شما برای تامین این قابلیت ها ۳ راه دارید:

راه اول. از تامین کننده های نرم افزار مدیریت دانش با هزینه ای بین ۳۰ تا ۹۰ میلیون تومان اقدام به خرید نرم افزار مدیریت دانش کنید. این بازه قیمتی به دلیل تفاوت ها در عملکرد، قابلیت ها و امکانات سیستم های نرم افزاری مختلف در بازار است. در این حالت علاوه بر هزینه خرید نرم افزار، هزینه های پشتیبانی، سخت افزار و … را نیز باید در نظر بگیرد.

راه دوم. که همیشه در اولین نگاه کم هزینه ترین راه به نظر می رسد این است که از تیم نرم افزاری خود بخواهید سیستمی برای شما ایجاد کند که در اغلب اوقات لازم می شود هم اندازه یا حتی بیشتر از شرایط بالا هزینه کنید، ولی اگر تیم نرم افزاری قوی و سطح بلوغ IT بالا دارید شاید این راهکار برای شما مقرون به صرفه باشد. در این حالت هم هزینه های پشتیبانی و سخت افزار هم چنان پابرجاست.

راه سوم. از مدل نرم افزار به عنوان خدمت (SaaS) استفاده کنید. در اصل شما برای تعداد کاربر معین برای زمان مشخصی نرم افزار مدیریت دانش را روی سرورهای امن اجاره می کنید. امنیت داده ها، نگهداری داده های شما، دسترسی مستمر و … در این شرایط از سوی اجاره دهنده تضمین می شود. در این حالت دیگر هزینه های پشتیبانی و سخت افزار نیز ندارید. پیشنهاد می کنم برای به دست آوردن تخمینی از قیمت نرم افزار در این حالت ارزیابی زیر را پر کنید؛ راهنمایی های خوبی به شما ارائه می دهد:

تخمین هزینه های مدیریت دانش از دید نرم افزاری

بخش سوم از هزینه های مدیریت دانش – آموزش، به کارگیری، پایش و بهبود مستمر

نکته مهم این است که فقط داشتن فرایند و پایگاه دانش کفایت نمی کند بلکه باید شواهدی مبنی بر اجرا و بهبود آن ها نیز وجود داشته باشد. شما به عنوان متولی مدیریت دانش در سازمان خود باید به صورت فعال، اقدام به آموزش و ترویج فرایندها کنید و افراد را در به کارگیری پایگاه دانش تشویق و توجیه کنید. تضمین کیفیت نیز باید شاخص هایی برای مجاب کردن مدیران به حمایت از این روند داشته باشد. فعالیت های این بخش را به هر صورت نمی توانید برون سپاری کنید و کلیه هزینه های آن، هزینه های جاریِ داخلیِ سازمان شماست.

جمع بندی هزینه های مدیریت دانش

مدیریت دانش، قابلیتی است که ارزش هزینه کردن دارد؛ اما همیشه راه های بهینه برای اجرای کارها و حفظ کیفیت وجود دارد. در این نوشته ابعاد مختلف هزینه های مدیریت دانش برای انطباق با ایزو ۹۰۰۱/۲۰۱۵ را برای شما تشریح کردم. هزینه ها در حالت های مختلف را می توان به شکل زیر جمع بندی کرد:

  • حالت برون سپاری: مجموع هزینه ها چیزی بین ۳۰ میلیون تا ۱۴۰ میلیون تومان برای راه اندازی و هزینه های نگهداری و ترویج هم به صورت جدا در نظر بگیرید.
  • حالت خوداِجرا: هزینه های بیرونی صرفا شامل خرید پکیجِ راهنما و اجاره نرم افزار که برای سال اول چیزی بین ۲ تا ۳ میلیون هزینه مستقیم دارد. سایر هزینه ها، بالاسری نیروی انسانی است که به عنوان متولی استقرار در نظر گرفته اید.

 

روشِ خوداِجرا در مجموع، هزینه های به مراتب کمتر و شانس موفقیت بیشتری دارد؛ این روش برای سازمان های زیر ۵۰۰ نفر که تمایل دارند در زمان پیشِ رو تا مهلت گواهینامه های ۲۰۰۸ اقدام کنند توصیه می شود.

خشایار جهانیان

خشایار از ۱۹ سالگی شروع به کارآفرینی کرد؛ روندی که هنوز بعد از سال ها با هیجان ادامه می دهد. این دانش آموخته مهندسی صنایع و MBA، در ۲۱ سالگی اینوتکس ایران را بنیانگذاری کرد. وی به عنوان یکی از پیشگامان مدیریت دانش در ایران دارای تجربه مشارکت در طرح ریزی و اجرای پروژه های متعدد، و بیش از ۱۰ مقاله و ۵ کتاب است. وی با تزریق دیدگاه های ناب خود در حوزه مهندسی و مدل سازی دانش در محصولات و خدمات شرکت، تمایزی غیرقابل انکار برای اینوتکس ایران خلق کرده است. ریزبینی، تهور در نوآوری و اجرای پروژه های بدیع، سخت کوشی و سخت گیری، شوخ طبعی و انزجار از فعالیت های تکراری بخش هایی جدانشدنی از شخصیت خشایار است.

مطالب مرتبط