مدیریت دانش در مگاپروژه ها

مدیریت دانش امروزه مفهوم غریبی نیست و در بسیاری از شرکت ها و همچنین پروژه ها به کار گرفته می شود. استقرار این مفهوم در پروژه ها از ساختار معینی پیروی می کند که شامل پیش از اجرای پروژه تا تکمیل و اتمام پروژه می شود. از سوی دیگر اجرا و نهادینه سازی مدیریت دانش در مگاپروژه ها و در تمامی مراحل پروژه، چه در مراحل ابتدایی نیاز سنجی و امکان سنجی و چه در مراحل پایانی و تکمیلی پروژه، با توجه به وجود کارکنان و منابع دانشی و حجم فوق العاده اطلاعات در هر یک از مراحل به خوبی قابل توجیه است.

فرایندهای مدیریت پروژه - مدیریت دانش در مگاپروژه ها

ساختار مدیریت دانش در پروژه ها شامل یادگیری پیش از اجرا، یادگیری حین اجرا، یادگیری پس از اجرا و یادگیری از منابع بیرونی تشکیل شده است؛ تا در نهایت به منظور پیش بینی کردن، جلوگیری و در صورت لزوم حل مسایل استفاده شود.

اصول مدیریت دانش در مگاپروژه ها

تفاوت زیادی بین مدیریت دانش در پروژه ها با مدیریت دانش در مگاپروژه ها وجود ندارد. مدیریت دانش در پروژه ها و پروژه های عظیم تا حد زیادی یکسان هستند؛ جز در مقیاس، انگیزه ها و ریزه کاری های اجرا.

مدیران و سایر ذینفعان در پروژه های بزرگ یا مگاپروژه ها می توانند از اصول زیر در مدیریت دانش در مگاپروژه های خود بهره ببرند:

یادگیری پیش از پروژه – مدیریت دانش در مگاپروژه ها

وجود هزینه ها، ریسک ها، خطرات و مجهولات در پروژه ها و به مراتب بیشتر در پروژه های عظیم، موجب می شود مرحله “یادگیری پیش از پروژه” به طور ویژه ای مهم شود. این مرحله، شامل یادگیری و الگوبرداری از ساختار و تشکیلات مدیریت پروژه بکارگرفته شده در پروژه هایِ بزرگِ موفق و یادگیری از عمده دلایل منتهی به تجاوز از برنامه زمانی، هزینه ها یا محدوده از پیش تعیین شده می شود. از عمده ترین دلایل عقب ماندگی و انحراف از برنامه زمانی از پیش تعیین شده برای پروژه ها، تفکرات و محاسبات رویایی و بی پایه و اساس، و نادیده گرفتن مجهولات است. جلوی بروز بسیاری از کمبودها (Shortage ها)، ادعاهای پیمانکاران (Claims)، نقص ها (Defect) و… را می توان با یادگیری هوشمندانه پیش از پروژه گرفت. نمونه هایی از ریسک را مانند موارد زیر در نظر بگیرید:

  • وضعیت خاک شناسایی شده در سایت پروژه به مراتب نامناسب تر و بدتر از آن چیزی است که انتظار داشته ایم.
  • با تغییرات در دولت، انتظار می رود که مجددا مذاکره و هماهنگی هایی درباره استراتژی های کلان پروژه صورت گیرد.
  • تغییرات در قیمت کالاهایی که باید برای مراحلی مثل ساخت، تامین شود
  • عدم بررسی پروژه از جنبه زیست محیطی و طراحی شهری.
  • عدم توجه و هماهنگی با دیگر طرح های توسعه ای و دیگر ارگان های دولتی و غیردولتی.
  • ضعف و نقص در مراحل مطالعات مقدماتی که مشاوران و طراحان مراحل بعدی بر اطلاعات آنها اتکا می کنند.
  • آنالیز نه چندان دقیق زنجیره به هم پیوسته ای از مولفه ها شامل: سازمان افزار، دانش افزار، فن افزار و انسان افزار، که در هر پروژه ای مورد بهره برداری قرار می گیرند.

هر چند امکان تشخیص دقیق این ریسک ها وجود ندارد، اما می توان با مدل سازی آموخته های پروژه های پیشین و مرور آن در ابتدای پروژه جاری، شانس خود را برای شناسایی بخش بیشتری از ریسک های پروژه افزایش داد؛ باید بدانید ریسک ها را نمی توان از بین برد، اما می توان آن ها را به خوبی مدیریت کرد و مدیریت یعنی به کارگیری صحیح دانش پیشین در تقابل با ریسک های پیش رو. پس همه جوانب را باید در نظر گرفت و ریسک ها و خطرات را شناسایی کرد و راهکارهایی جهت مقابله با آنها در نظر گرفت. مدیریت دانش و مدیریت ریسک در پروژه های بزرگ بسیار به هم پیوسته و مرتبط هستند. هر پروژه ای باید میزان زمان زیادی را به نیاز سنجی و امکان سنجی و پیش یادگیری اختصاص دهد و یافته ها را ثبت و ظبط کند.

یادگیری حین پروژه – مدیریت دانش در مگاپروژه ها

پروژه های عظیم به شدت پیچیده هستند و نیاز به سیستمی جامع و یکپارچه برای “یادگیری حین اجرا” در این نوع پروژه ها وجود دارد. رویدادهای یادگیری از قبیل بازنگری پس از اقدام  (After Action Review) باید برای همه پیمانکاران الزامی شود تا تجربه ها و دروس فرا گرفته به صورت یکپارچه در اختیار همه تیم ها و پیمانکاران قرار بگیرد. سیستم مدیریت درس آموخته ها باید به گونه ای باشد که هر پیمانکار با ورود یک درس، متقابلا با دروس دیگر تیم ها باعث هم افزایی و تشدید سرعت یادگیری در سیستم مدیریت درس آموخته ها شود.

یک تیم یادگیری در سطح رهبری پروژه باید تعریف شود و بخشی از نقش آنها باید تحلیل و بررسی روند پروژه باشد، حتی به ضعیف ترین سیگنال های منفی دریافتی به اصلاح شرایط توجه کرده و آنها را تحلیل و بررسی کنند.

به هیچ شکل نمی توان از یادگیری حین اجرا در یک پروژه عظیم غفلت کرد، چرا که یادگیری سریع حین اجرا، می تواند فواید بسیار زیادی به همراه داشته باشد. پروژه های عظیم باید در خود چارچوب مدیریت دانش داخلی ایجاد و  پیاده سازی کنند و آن را توسعه داده، و حتی مرزهای آن را به سایر ذینفعان کلیدی مانند دولت، بهره برداران، و … نیز برسانند.

مدیریت دانش در مگاپروژه ها
مگاپروژه ها می توانند در حوزه نفت و گاز، راه، عمران شهری و … تعریف شوند.

یادگیری پس از پروژه – مدیریت دانش در مگاپروژه ها

هر پروژه عظیم باید پس از هر مایلستون (Milestone) از جنبه های مختلف نگاه به گذشته داشته باشد و این نگاه به گذشته و تحلیل آن نباید صرفا از جنبه های مهندسی باشد بلکه باید مسیر کلی پروژه به طور یکپارچه بررسی و تحلیل شود؛ دلایل هر تاخیر و انحراف از برنامه، و حتی جنبه های نرم تر پروژه همچون فرهنگ، رفتار و ارتباطات نیز مورد بررسی قرار گیرند. ارتباط تنگاتنگی بین سیاست و پروژه های عظیم برقرار است؛ دولت ها و حکومت ها معمولا بر روی پروژه های عظیم خود مانور تبلیغاتی زیادی می دهند و یک پروژه عظیم گاها ابعاد سیاسی و اجتماعی پیدا می کند؛ از این رو برای پروژه های بزرگ و عظیم شاید از لحاظ سیاسی سخت باشد که صادقانه و شفاف اشتباهات و تجربیات و درس آموخته های خود از پروژه را منتشر کند؛ به هر صورت نباید از تلاش و تمرین باز ایستاد و باید از شکست ها درس پیروزی گرفت؛ این آموزه ها و تجربیات کسب شده قطعا رهنمودهایی برای برای پروژه های عظیم آینده خواهند بود. از این رو هر شرکت درگیر در پروژه نیاز به جمع آوری و مستند سازی درس آموخته های داخلی خود برای استفاده های بعدی و در آینده خواهد داشت.

یادگیری از منابع بیرونی – مدیریت دانش در مگاپروژه ها

دانش بیرونی مانند مشاوران، پایگاه های دانش و بهروش ها (Best Practices)، شرکت ها و پروژه های پیشرو و متعالی، همگی از مواردی هستند که در مراحل مختلف چرخه حیات پروژه ها بالاخص پروژه های عظیم می توانند راهگشا باشند.

نکته آخر

در شرایطی که پروژه های بزرگ ما، از لحاظ پیچیدگی، مجهولات و فشارهای سیاسی نگران کننده هستند، پیاده سازی مدیریت دانش کاملا ضروری است. مدیریت دانش اگر به طور صحیح بکار گرفته شود می تواند به عنوان یک عامل اصلی در موفقیت پروژه ها باشد و هزینه، زمان، و ریسک ها را به خوبی کنترل کند.

احسان آذرگون

فارغ التحصیل مهندسی صنایع و دانشجوی مدیریت تکنولوژی دانشگاه شهید بهشتی. پر تلاش و با انگیزه و علاقه مند به ترکیب و تلفیق حوزه های دانش با یکدیگر.

مطالب مرتبط

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *