پایگاه دانش و نقشه دانش؛ روایتی ساده

در سال های گذشته یکی از مشکلاتی که در  مدیریت دانش داشته ام ایجاد یک تصویر ذهنی صحیح از مفهوم پایگاه دانش در ذهن مشتریان، مدیران و سایر مخاطبان بوده است؛ تصویری که درون آن، باید درک درستی از مفهوم نقشه دانش نیز وجود داشته باشد؛ مفهومی که عده زیادی به اشتباه برای آسودگی خیال، آن را با یک درخت ساده اشتباه می گیرند.

تمثیلی بر مفهوم پایگاه دانش و نقشه دانش

با یک مثال شروع می کنم؛ کتابخانه ای عمومی را در نظر بگیرید که از شیوه های سنتی برای دسته بندی و سازمان دهی کتاب ها استفاده می کند. روش مرسوم در کتابخانه برای سازمان دهی و جانمایی فیزیکی کتاب ها، دسته بندی موضوعی است. وقتی به کتابخانه وارد می شوید اولین چیزهایی که می بینید تعداد زیادی قفسه  وکتاب های درون آن هاست. در نگاه اول گیج کننده به نظر می رسد. اما وقتی جلوتر می روید به نوعی سازمان دهی موضوعی برخورد می کنید. قفسه ها یا در سطح بالاتر راهروها (شامل تعدادی قفسه) نام گذاری شده اند. مثلا یک راهرو با نام ادبیات وجود دارد که وقتی وارد آن می شوید، قفسه های آن شامل ادبیات بین الملل، ادبیات معاصر، ادبیات کهن، آثار نظم و … است. در قفسه آثار نظم هم ممکن است طبقه ای به اشعار سنتی و طبقه دیگر به شعر نو اختصاص داده شده باشد. راهروهای دیگری تحت عناوین جغرافیا، تاریخ، فیزیک، کامپیوتر و … وجود دارد. این طبقه بندی موضوعی در اصل، روش اصلی طبقه بندی در آن کتابخانه است که ممکن است با ورود کتاب هایی در حوزه های جدید که پیش از آن وجود نداشته، دستخوش تغییر و به روزرسانی هم شود. وظیفه این تغییر و نام گذاری قفسه ها بر عهده کتابدار است.

سازمان دهی محتوا در کتابخانه

اما این طبقه بندی برای دستیابی به کتاب ها کفایت نمی کند. هر کتابی دارای یک سری اطلاعات کتابشناختی است که در کتابخانه های قدیمی و فاقد سیستم نرم افزاری بر روی کارت هایی مرتب نوشته شده بود و در جعبه هایی قرار داده می شد. در چنین کتابخانه ای اگر شخصی کتاب هایی را می خواست که توسط یک نویسنده خاص نوشته شده است یا توسط انتشاراتی مشخصی منتشر شده است کار سختی در پیش داشت؛ چرا که اصل سازمان دهی بر اساس موضوع گذاشته شده بود و دستیابی به کتاب ها از طریق مشخصه های دیگر کاری سخت می شد.

از طرفی هم طبقه بندی موضوعی در مورد کتاب هایی که به چند موضوع مرتبط می شدند کار سختی می شد؛ مثلا زمانی که به یک کتاب در مورد تاریخ ریاضیات کاربردی در کامپیوتر احتیاج داشته باشی آیا باید در بخش کتاب های تاریخی دنبال آن بگردی یا ریاضیات یا کامپیوتر؛ که در نگاه اول این مساله با قرار دادن کتاب در موضوع اولویت دارتر (یا مرجح) حل شد، اما اتصال آن با دو موضوع دیگر ممکن نبود چون یک کتاب فقط و فقط در یک قفسه می توانست قرار بگیرد.

با ورود سیستم های نرم افزاری به کتابخانه ها چون هر کتاب علاوه بر موضوع به نویسنده، انتشاراتی، سال انتشار، دیگر موضوعات مرتبط و ۱۰ ها مشخصه دیگر متصل می شد، کار جستجو و دستیابی به آن ها بسیار ساده تر شد.

و اما مفهوم نقشه دانش

از روی این مثال می توان مفهوم نقشه دانش را نیز به خوبی توضیح داد:

  • ساختار موضوعی در نقشه دانش می تواند یک درخت باشد که شامل حوزه های دانش سازمان است که باید برای انجام ماموریت خود به خوبی در آن ها تخصص داشته باشد. به این دلیل گفتم “می تواند” درخت باشد، چون در اکثر موارد حوزه های دانش می توانند مشترکاتی داشته باشند که این ساختار را از حالت درخت خارج و به سمت یک شبکه موضوعات پیش ببرد.

 

  • همان طور که در کتابخانه، کتاب ها با قطع های مختلف، مجلات، روزنامه ها، کتاب های مرجع با اندازه ها و ساختارهای داخلی متفاوت وجود دارد، در سازمان هم اقلام مختلفی وجود دارد که می توان آن ها را دانش دانست. نقشه، روند طراحی یا روزنگار شخصی یک طراح، مستندات دریافتی در مورد مشخصات یک قطعه از اینترنت، روش هایی که برای جوش دو قطعه با جنس خاص نباید استفاده شود و …

 

  • همان طور که در کتابخانه، ساختار دسته بندی موضوعی برای سازمان دهی کتاب ها کفایت نمی کند، سازمان دهی دانش با کمک حوزه های دانش هم برای پیدا کردن دانش در شرایط و پروژه های بعدی کافی نیست. حتی زمانی که نیاز داشته باشیم دانش های سازمان دهی شده را بنا بر شرایطی که افراد درگیر آن هستند به صورت اتوماتیک به آن ها ارائه دهیم، وجود مشخصه های دیگر بسیار مهم میشود. این مشخصه ها در سیستم های مدیریت دانش می تواند شامل موارد زیر باشد:
    • پروژه ها
    • فرایندهای کاری
    • تجهیزات و ابزارها
    • اجزاء محصول
    • پیمانکاران
    • شرکت های دانش بنیان
    • سازمان های همکار
    • و …

نمایی شماتیک از مفهوم پایگاه دانش و نقشه دانش

  • زمانی که بتوانیم ساختار فوق را با مختصات مناسب آماده کنیم، قرار دادن یک دانش در سیستم می تواند به شکل بهینه با وصل شدن به هر یک از موضوعات مرتبط در درخت (گراف) اصلی و درخت های فرعی سازمان دهی شود. با این کار مثلا زمانی که فردی به یک نوع عدم انطباق برخورد می کند با جستجوی دانش های مرتبط با آن نوع عدم انطباق بدون توجه به حوزه دانش، به راه حل های مورد نیاز خود می رسد. باز هم اگر نیاز باشد می تواند محدوده نتایج جستجوی دانش خود را با تجهیز مرتبط، فرایند مرتبط و… باریک تر کند تا در اطلاعات انبوه به کیفیت بیشتری پاسخ خود را بیابد.

و اما پایگاه دانش:

با توضیحات بالا، تعریف پایگاه دانش ساده تر می شود. پایگاه دانش در نگاه ساده، همان کتابخانه است که نظام سازمان دهی مناسب در آن حکمفرماست و با کتاب های متناسب با نیازهای سازمان پر شده است. این کتاب ها به بهترین شکل به صورت چند وجهی به ساختار سازمان دهی متصل شده اند.

خشایار جهانیان

خشایار از ۱۹ سالگی شروع به کارآفرینی کرد؛ روندی که هنوز بعد از سال ها با هیجان ادامه می دهد. این دانش آموخته مهندسی صنایع و MBA، در ۲۱ سالگی اینوتکس ایران را بنیانگذاری کرد. وی به عنوان یکی از پیشگامان مدیریت دانش در ایران دارای تجربه مشارکت در طرح ریزی و اجرای پروژه های متعدد، و بیش از ۱۰ مقاله و ۵ کتاب است. وی با تزریق دیدگاه های ناب خود در حوزه مهندسی و مدل سازی دانش در محصولات و خدمات شرکت، تمایزی غیرقابل انکار برای اینوتکس ایران خلق کرده است. ریزبینی، تهور در نوآوری و اجرای پروژه های بدیع، سخت کوشی و سخت گیری، شوخ طبعی و انزجار از فعالیت های تکراری بخش هایی جدانشدنی از شخصیت خشایار است.

مطالب مرتبط

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *