یکپارچه سازی مدیریت دانش و فرایندهای سازمان – مدیریت پروژه

همین طور که سازمان شما در زمینه فرایندها (Business Processes) و در کنار آن مدیریت دانش پیشرفت می کند، نقاط تلاقی متعددی بین این دو مقوله توجه شما را جلب خواهد کرد. این نقاط تلقی هم می تواند خطرناک و کشنده باشد هم می تواند سینرژیک و کامل کننده.

خطرناک وقتی است که سازمان شما هنوز در پیچ و تاب های عبور از سازمان واحد محور به فرایند محور است و کاری که مدیریت دانش بر اساس ماموریت خود می خواهد انجام دهد با ماموریت های یک واحد دیگر مانند منابع انسانی، فناوری اطلاعات یا سازمان و روش ها هم پوشانی پیدا می کند. این امر می تواند به یک منازعه دامنه دار تبدیل شود و واضح است چون سایر واحدها از مدیریت دانش ریشه دارتر هستند و طبیعتا قدرت بیشتری در اختیار دارند، کسی که شکست می خورد مدیریت دانش است.

این نقاط تلاقی زمانی می تواند سینرژیک باشد که هم پوشانی بین وظایف و فعالیت ها به خوبی رفع شود؛ به عبارتی یکی از دو سناریو زیر اتفاق بیفتد:

  1. اصلا فرایندی به نام مدیریت دانش وجود نداشته باشد، در عین حال کلیه فرایندهای مستعد سازمان با مکانیزم ها و فعالیت های دانشی ارتقاء داده شوند.
  2. فرایند مدیریت دانش وجود داشته باشد و به صورت ماژولار با فرایندهای دیگر سازمان یک ارتباطِ داد و ستدِ سالم برقرار کند؛ برای این منظور دو کار باید انجام شود. فرایند مستقل مدیریت دانش باید به خوبی طراحی شود، سپس تغییراتی در سایر فرایندهای مرتبط تعبیه شود. به طور مثال در فرایند بازنشستگی باید تغییراتی ایجاد شود تا مطمئن شویم فرایند مستقل استخراج دانش توانسته دانش های حیاتی فرد را پیش از بازنشستگی کسب کرده و در سازمان نگه خواهد داشت.

 

دانستن فهرستی از این نقاط تلاقی احتمالی بین مدیریت دانش و فرایندهای سازمانی به شما کمک می کند مدیریت دانش را در سازمان خود به گونه ای تعریف و راه اندازی کنید که عملا منجر به فایده شود. آشنایی با این نقاط تلاقی مزیت دیگری هم دارد؛ اگر فرایندهای سازمان شما به اندازه کافی برای گره خوردن با مدیریت دانش، بالغ و آماده نباشند، حداقل از قبل به آن اشراف خواهید داشت.

در این سلسله از نوشته ها برخی از فرایندهای مهم سازمانی را که می توان به شکلی به مدیریت دانش گره زد بر می شمارم. برای هر یک از این فرایندها نکات و ایده هایی که برای گره زدن آن به مدیریت دانش وجود دارد مطرح خواهم کرد. در قسمت اول به مدیریت پروژه می پردازیم.

مدیریت و اجرای فعالیت های روزمره پروژه

یکی از فرایندهای اجرایی در PMBOK6 فرایند راهبری و مدیریت کارهای پروژه است. نکته جالب این است که این فرایند که در حوزه یکپارچه سازی قرار می گیرد تنها با یک فرایند ارتباط مستقیم دارد و آن هم مدیریتِ دانشِ پروژه است.

مدیریت دانش در مدیریت پروژه

نکته مهمِ نفهته در این ارتباط این است که فرایندهای مدیریت دانش در پروژه ها مانند درس آموخته ها، نباید به برهه های خاصی از پروژه موکول شوند و باید در فعالیت های روزمره پروژه تعبیه شوند. به عبارتی لازم نیست منتظر مایلستون ها یا پایان پروژه باشیم که جلسه بازنگریِ یادگیری برگزار کنیم. بلکه هر گام (حتی روزانه) در پروژه که دارای تحویل شدنی است به تناسب می تواند دارای یک بازنگریِ یادگیری باشد. یکی از راهکارهای مهم برای گره زدن مدیریت دانش به اجرای پروژه ها این است که انجام جلسه های بازنگری پروژه را حتی به صورت سرپایی و ضربتی، در ساختار شکست فعالیت های پروژه به صورت ریز و موردی وارد کنیم و به آن وزن اختصاص دهیم. به این ترتیب یادگیری از شکست ها و موفقیت ها در دل یک پروژه دیگر وقت تلف کردن نخواهد بود و عملا به پیشرفت فعالیت های پروژه کمک می کند. البته دقت کنید این که انجام این فعالیت مطالبه چه کسی است می تواند بسیار تعیین کننده باشد. هر قدر نقش تاثیرگذارتری مطالبه انجام این فعالیت را داشته باشد شانس موفقیت آن بیشتر است وگرنه شما بهتر می دانید بسیاری از فعالیت هایی که در WBS ها تعریف می شود فرمالیته بوده و اجرا نمی شود!

مدیریت تغییر

در حوزه مدیریت پروژه فرایندی وجود دارد به نام مدیریت تغییر. “تغییر” یعنی هر چیزی که پروژه، فعالیت های آن، ساختارها و یا فرایندها را دچار تغییرشکل می کند و به تبع آن مدیریت تغییر به مجموعه ابزارها و فرایندهایی اطلاق می شود که برای بررسی، تایید و اعمال تغییرات استفاده می شوند. منطقی است که هر تغییری با هدف رفع یک مشکل یا بهبود وضعیت انجام شود. نکته مهم همین جاست؛ تغییر به این دلیل داده می شود که یا اشتباهی وجود داشته یا روش بهتری برای انجام یک کار شناسایی شده است؛ از این رو به احتمال زیاد می تواند حاوی یادگیری باشد. اگر سازمان شما دارای فرایند مدیریت تغییر است یا در حال پی ریزی آن هستید حتما مدیریت دانش را به آن گره بزنید. بهترین مرحله ای که می توان این کار را انجام داد جایی است که تغییر، تایید شده است؛ شما باید فرایند مدیریت تغییر را به گونه ای تغییر دهید که یادگیری نهفته در آن تغییر نیز به شکل مناسبی ثبت و ضبط شود.

این نکته را هم مد نظر داشته باشید با توجه به این که تغییرات بررسی و ارزیابی می شوند شاید به عبارتی تجربه یا درس آموخته پشت هر تغییر نیز به شکلی صحه گذاری می شود، لذا ممکن است دیگر نیازی به ارزیابی درس آموخته ناشی از تغییرات نداشته باشید.مدیریت ریسک

مدیریت ریسک

هم به صورت استاندارد در فرایندهای مدیریت پروژه وجود دارد هم می تواند به صورت یک فرایند مستقل در سازمان وجود داشته باشد. دانش در فرایند مدیریت ریسک دو جنبه دارد: اول خود ریسک ها؛ دانستن این که در شرایط فعلی چه ریسک هایی وجود دارد، چقدر احتمال وقوع دارد و عواقب ناشی از آن چیست، خود یک دانش مهم است. به همین منظور در مدیریت پروژه  (PMBOK6) چیزی به نام Risk Register یا فهرست ریسک وجود دارد که خود آن به نوعی یک پایگاه دانش ریسک به شمار می رود و با شناسایی هر ریسک جدید باید به روز شود.

یکپارچه سازی مدیریت دانش و فرایند مدیریت ریسک

دوم اقداماتی که برای مدیریت هر ریسک تعریف و برنامه ریزی می شود (Risk Response). هر بار که سازمان شما در مواجهه با ریسک ها، اقدامات برنامه ریزی شده را انجام می دهد، متوجه می شوید آیا آن اقدامات موثر بوده یا خیر؛ و همین یعنی یک فرصت یادگیری. فرایند مدیریت ریسکِ سازمان خود را به شکلی تغییر دهید تا در موقعیتی مناسب پس از وقوع ریسک و به کارگیری پاسخ های برنامه ریزی شده، یادگیری ناشی از آن نیز جمع آوری و سازمان دهی شود.

در بخش بعدی این نوشته به یکپارچه سازی مدیریت دانش با فرایندهای مدیریت منابع انسانی خواهم پرداخت.

اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در email